《Outlook邮箱》PPT课件.ppt

Email & Outlook,贝业新兄弟物流,培训内容,Email基础知识 Outlook基本设置 Email基本操作 通讯簿的使用,2,Email基础知识,Email的概念 Email基本组成 Email工作原理 Email地址的组成 Email服务器的类型,3,Email的概念,Email即electrical mail的缩写 直接翻译过来就是电子邮件的意思 它的概念就来自于普通的邮件,4,Email基本组成,Email的组成与普通邮件的组成相类似 包含了 收件人地址 邮件主题（即邮件标题） 邮件正文 发件人地址（自动生成） 附件（不是必要的）等,5,Email基本组成（续）,6,Email工作原理,Email的工作原理与普通邮件的工作原理相类似,7,Email地址的组成,以为例 其中“abcde”是发件人或收件人的名字 “”的意思是“位于”，类似“住在”哪里的意思 “”就是邮件地址所在的服务器的名字，叫做域名，类似住在“哪里”的意思 整个地址的意思就可以表示为“住在哪里的某某”,8,Email服务器的类型,发件服务器：一般的表示形式为，即在邮件地址所在服务器前加上“smtp.”，就类似于邮局里的发件窗口。 收件服务器：一般的表示形式为，即在邮件地址所在服务器前加上“pop3.”，就类似于邮局里的收件窗口。 公司的发件服务器和收件服务器都是：66,9,Outlook基本设置,新建邮件账户 关闭自动存档 邮件保存位置设置 文件夹管理,10,新建邮件账户,打开菜单“工具”“电子邮件账户” 在打开的“电子邮件账户”对话框里选择“添加新电子邮件账户” 然后按“下一步”,11,新建邮件账户（续）步骤1,12,新建邮件账户（续）步骤2,13,新建邮件账户（续）步骤3,14,新建邮件账户（续）步骤4,15,关闭自动存档,打开菜单“工具”“选项” 在弹出的对话框中选择“其他”选项卡 然后选择“自动存档”,16,关闭自动存档（续）,17,邮件保存位置设置,打开菜单“工具”“选项” 在弹出的对话框中选择“邮件设置”选项卡 然后选择“数据文件”,18,邮件保存位置设置（续） 步骤1,19,邮件保存位置设置（续） 步骤2,在弹出的对话框中选中“个人文件夹” 然后按“设置”,20,邮件保存位置设置（续） 步骤3,在弹出的对话框中“路径”中显示的就是outlook邮件保存的文件名,21,邮件保存位置设置（续） 步骤4,关闭outlook，在“我的电脑”中找到将该pst文件复制到非系统盘的文件夹中 将原来的pst文件重新命名，如“outlook1.pst”,22,邮件保存位置设置（续） 步骤5,重新启动outlook，系统会提示你指定pst文件，此时指向非系统盘文件夹中的pst文件即可 在确认邮件没有问题之后，将原来目录中改名后的“outlook1.pst”文件删除,23,文件夹管理,收件箱和发件箱： 已经接受的邮件保存在“收件箱”里 已经发送的邮件备份保存在“已发送邮件”里 草稿： 新建且还未发送出去的邮件保存在“草稿”里,24,文件夹管理（续）1,新建文件夹： 右键单击上图中的“个人文件夹” 选择菜单命令“新文件夹” 在弹出的对话框中输入需要新建的文件夹的名称，然后按确定 用相同的办法可以创建各种用途的文件夹，用于保存不同分类的邮件以方便管理。,25,文件夹管理（续）2,26,Email基本操作,收发邮件操作 查看邮件 新建邮件 回复及转发邮件,27,收发邮件操作,手动收发邮件：按“F9”即可 自动收发邮件的设置： 按“Ctrl + Alt + S” 在弹出的对话框中设置希望每隔多少分钟“安排自动发送/接受” 设置完成后关闭即可,28,收发邮件操作（续）,29,查看邮件,单击需要查看的邮件所在的文件夹，如收件箱、新建的文件夹、发件箱等。 双击需要查看的邮件即可,30,新建邮件,按“Ctrl + Shift + M”即可 也可以使用菜单命令“文件”“新建”“邮件” 或用工具栏按钮“ ”,31,新建邮件（续） 写邮件步骤,输入/添加收件人及抄送人 在“主题”输入框中直接输入邮件的主题内容 在“邮件正文”输入框中直接输入邮件的内容， 可以像编辑Word文档一样对邮件正文进行各种格式化的编辑,32,新建邮件（续） 输入收件人及抄送人1,在收件人输入框中可以直接输入收件人地址 如果有多个收件人 每个收件人的地址用“;”分隔开来 抄送人的输入方法一样,33,新建邮件（续） 输入收件人及抄送人2,34,可以按图中的“收件人 ”进行添加收件人及抄送人的操作,新建邮件（续） 添加收件人及抄送人1,35,新建邮件（续） 添加收件人及抄送人2,在弹出的对话框中 先选择需要添加的联系人（可以按住Ctrl键或Shift键同时选择多个联系人） 然后按“收件人-”按钮即可 添加抄送人的方法一样 完成后按确定即可,36,新建邮件（续） 添加收件人及抄送人3,37,新建邮件（续） 添加附件、发送、保存,添加邮件附件 按工具栏中的按钮“ ”，在弹出的“插入文件”对话框中选择需要作为邮件附件的文件。 发送邮件 按“Alt + S”即可 或者按工具栏中的按钮“ ”。 保存邮件而不发送 按“Ctrl + S”即可 或者按工具栏中的按钮“ ” 经过保存的邮件可以在“草稿”文件夹中找到，并且可以打开再进行修改。,38,回复及转发邮件,选中需要回复或转发的邮件。 进行回复 回复发件人 全部回复 进行转发,39,回复及转发邮件（续） 回复发件人,答复发件人： 按“Ctrl + R”即可，或者按工具栏中的按钮“ ”或使用菜单命令“动作”“答复发件人”。 在打开邮件编辑窗口中，将回复内容添加到邮件内容中即可。然后发送即可。 答复发件人时，默认的收件人是原发件人。 当然在写回复内容的同时，可以按需要添加收件人和抄送人。,40,回复及转发邮件（续） 全部回复,全部答复： 按“Ctrl + Shift + R”即可，或者按工具栏中的按钮“ ”或使用菜单命令“动作”“全部答复”。 在打开邮件编辑窗口中，将回复内容添加到邮件内容中即可。然后发送即可。 全部答复时，默认的收件人包括了原发件人、原收件人、原抄送人。 当然在写回复内容的同时，可以按需要添加收件人和抄送人。,41,回复及转发邮件（续） 转发,按“Ctrl + F”即可，或者按工具栏中的按钮“ ”或使用菜单命令“动作”“转发”。 输入或添加收件人及抄送人的地址，对邮件内容进行必要的编辑。完成后发送即可。,42,通讯簿的使用,添加联系人 添加通讯组列表 编辑联系人、通讯组列表 通讯簿的导入与导出,43,添加联系人,新建联系人 保存联系人,44,添加联系人（续） 新建联系人1,单击Outlook窗口左侧的导航栏中的“联系人”一栏 按“Ctrl + N”，或使用工具栏按钮“ ”“联系人”或使用菜单命令“文件”“新建”“联系人”。 在弹出的对话框中填写联系人的个人信息和邮件地址 完成后按“ ”即可。,45,添加联系人（续） 新建联系人2,46,添加联系人（续） 新建联系人3,47,添加联系人（续） 保存联系人1,在邮件查看和编辑状态（读邮件、写邮件、转发邮件等），右键单击收件人或抄送人中的邮箱地址，然后选择“添加到Outlook联系人” 在弹出的对话框中对联系人信息作必要的修改 完成后按“ ”即可。 如果按“ ”或使用菜单命令“文件”“保存并新建”，可以保存当前的联系人同时新建下一个联系人。,48,添加联系人（续） 保存联系人2,49,添加联系人（续） 保存联系人3,50,添加通讯组列表,按“Ctrl + Shift + L”，或使用工具栏按钮“ ”“通讯组列表”或使用菜单命令“文件”“新建”“通讯组列表”。 在弹出的对话框中输入通讯组列表的名称 点击上图中的“选择成员”按钮，会弹出“选择成员”对话框 ， 在成员列表中选择需要添加的联系人（可以多选），按“ ”按钮，就可以将选中的联系人添加到现在的通讯录列表（联系人组）中， 然后按“确定”返回“通讯组列表”对话框，刚才添加的联系人就出现在对话框下面的列表中 完成后按“ ”即可。,51,添加通讯组列表（续）1,52,添加通讯组列表（续）2,53,添加通讯组列表（续）3,54,编辑联系人、通讯组列表,单击导航栏中的“联系人”一栏，在旁边会出现联系人及通讯组列表 双击需要编辑（修改）的联系人或通讯组列表，在弹出的对话框中就可以进行编辑和修改了。 右键单击需要删除的联系人或通讯组列表，选择右键菜单命令“删除”即可。,55,编辑联系人、通讯组列表,单击导航栏中的“联系人”一栏，在旁边会出现联系人及通讯组列表 双击需要编辑（修改）的联系人或通讯组列表，在弹出的对话框中就可以进行编辑和修改了。 右键单击需要删除的联系人或通讯组列表，选择右键菜单命令“删除”即可。,56,通讯簿的导入与导出,通讯簿里的联系人和通讯组列表都可以进行导入和导出。 通讯簿的导出 通讯簿的导入,57,通讯簿的导入与导出（续） 导出1,使用菜单命令“文件”“导入和导出”，在弹出的对话框中选择“导出到一个文件”，然后按“下一步”,58,通讯簿的导入与导出（续） 导出2,在弹出的对话框中选择“个人文件夹文件(.pst)”，然后按“下一步”,59,通讯簿的导入与导出（续） 导出3,在弹出的对话框中选择“个人文件夹”中的“联系人”文件夹，然后按“下一步”,60,通讯簿的导入与导出（续） 导出4,在弹出的对话框中按“浏览”选择导出文件要保存的位置，完成后按“完成”，在弹出的对话框中直接按“确定”完成,61,通讯