秘书实务第5章差旅安排.ppt

第五章 差 旅 安 排,案例导入,穆兰大学毕业后，在一家公司做秘书工作。一次，公司汪经理要到外地出，穆兰为他预订了机票，是星期六上午1l点的飞机。星期五的下午,穆兰拿到了机票，把它交给了汪经理。汪经理叮嘱穆兰说：“我晚上有个应酬,怕明天早上起晚了误事。我太太这几天回老家了，麻烦你明早8点以前给我打个电话叫醒我。”可是星期六早上当汪经理睁开眼睛的时候，已经是8点半了，不知为什么穆兰没有打电话来。汪经理急急忙忙赶往机场。到了机场以后，汪经理找不到机票，他才想起来昨天把机票放在办公室的抽屉里了。他赶快给穆兰打电话,想让她把机票取了送来，可是没想到穆兰的手机关机了。汪经理只好匆匆赶回办公室。等他取了票回到机场，已经错过了登机的时间，他只能改签下午的航班。而且这一变故还得通知接待方，免得对方到机场空跑一趟。汪经理出差回来后，问穆兰那天干什么去了，穆兰说因为是星期六，所以早上起晚了，忘了叫汪经理起床这件事，也忘了开手机。,一、需要了解的情况 旅行的原因 时间、地点 人员安排,二、应该做的准备工作 选择、预订交通工具 预订车票 预订飞机票 预订旅馆 预订途径 预订方法 预支差旅费 准备资料和行装 制定旅行计划和日程表,旅行计划表,差旅日程表,一、出国手续 1、办理护照 护照是一个国家的公民出入本国国境和在外旅游或居留时,由本国发给的，证明该国公民身份的合法证件 （1）撰写出国申请：出国事由、出访国名称、出访公司名称、日程安排、出国组团人数 （2）办理护照手续：因公出国人员办理护照到外交部或其授权单位办理，因私出国护照由公安部授权机关办理,2、办理签证 一般身份证做在护照上或其他身份证件上。如前往未建交的国家，则用单独的签证，称为另纸签证，与护照同时使用。 签证种类：入境出境签证、过境签证、旅游签证和居住签证,3、办理国际预防接种证书 俗称“黄皮书”，是世界卫生组织为了保障出入国境人员的身体健康、避免流行病的传播而采取的卫生检疫措施。,4、办理出境登记卡 办理完上述手续后，需携带出国人员的护照、签证、护口本、身份证等证件办理临时出国登记手续 5、订购机票 6、办理保险,二、出入境手续 1、边防检查 出入境者要填写出入境登记卡片，卡片的内容有姓名、性别、国籍、护照种类和号码、有效期限等，还要交验护照和签证 2、海关检查 海关有权检查出入境者的行李物品,3、安全检查 过安全门、探测器近身检查、检查随身携带的手提包等物品，甚至搜身、脱鞋检查等，检查的目的是为了所有乘客的安全。 4、检疫 检疫就是交验黄皮书。对于来自疫区的旅客，检查特别严格。对未进行必要接种的旅客，有时会采取强制隔离、强制接种等措施,三、其他准备 掌握时差换算 兑换外币 准备适当的礼物 了解所到国的背景资料 准备资料和各种证件 准备行装 制定用品行装一览表,可以携带上飞机的物品 一个大包、随身手提包、伞、手杖、读物、儿童食品、摇篮、轮椅、假肢,一、乘飞机的礼节 1、候机时的礼节 不要大声谈笑，当座椅不够时，不要让自己的行李占据座位。把食品残余物、包装袋、看过不要的报纸放进垃圾筒里,2、在飞机上的礼节 上下飞机时，应当向站立在机舱门口的空中小姐微笑致意 进入飞机后，要对号入座，尽量不换座位，隔着别人说话或在别人头顶上递东西都是不礼貌的 飞机起飞前，要关上手机、呼机、手提电脑等明文规定不准在飞机上使用的东西,随身携带的物品可以放在自己座位上方的行李架上，较重的箱子可以放到自己的座位底下 飞机起飞前和降落时，要系好安全带 不可在禁烟区吸烟 使用卫生间时，要尽量快并冲洗干净 飞机上的任何东西不允许带走 与邻座聊天请选择轻松话题，不可谈动机、爆炸等令人不安的话,随身携带的物品可以放在自己座位上方的行李架上，较重的箱子可以放到自己的座位底下 飞机起飞前和降落时，要系好安全带 不可在禁烟区吸烟 使用卫生间时，要尽量快并冲洗干净 飞机上的任何东西不允许带走 与邻座聊天请选择轻松话题，不可谈动机、爆炸等令人不安的话,二、下榻宾馆的礼节 接待来访的客人 在宾馆接待来访的客人，最好的地方是大厅或咖啡厅。 住宿礼节 在宾馆住宿，如果请行李员为你提了行李，要付小费； 不要把房间弄得太乱 在楼道里遇到其他的客人，应该友善地致意。但仅此而已，不能到人家房间串门。,二、下榻宾馆的礼节 不要在房间里大声喧哗 有些电视频道是收费的，而且费用不低，特别是放成人节目的频道 内衣裤洗完后只能晾在卫生间内，不能挂在阳台或房间里，不能穿睡衣走出房间,二、下榻宾馆的礼节 正确使用设备 国家许多宾馆不提供盥洗用具 宾馆的卫生间里的地面多数没有下水道 冰箱里的小食品饮料费用很高，最好看清价格再动用 出门最好带好钥匙且不要弄丢,二、下榻宾馆的礼节 注意事项 钱及贵重物品不要放在行李箱内，可以租一个保险箱 出门前，可向前台要一张宾馆的名片，如果迷路可以凭借名片向别人问路,三、公共场合的礼节 与他人保持适当距离 在一切公共场合都要保持安静 在照相之前，看一看有无禁止照相的标识。,一、遵守外事纪律 1、忠于国家、维护民族尊严 2、拥护党，拥护政府 3、维护国家安全，严守国家机密 4、增强组织意识，服从集体行动,二、国际交往中的注意事项 1、爱护环境 2、保护动物,某公司简一凡总经理带领两名属下王克、李新去欧洲进行商务考察。秘书通过一家旅行社预订了机票和旅馆。到了巴黎后，简总经理发现宾馆位于郊区，虽然号称是四星级的，可是实际上设施很旧。第二天，他们约客户到宾馆见面。宾馆的大厅里总是有不少旅客坐在那里，简总担心在这样的环境中与客户见面会有消极影响，于是决定让客户到自己房间里去。可是客户听说请他们到房间里去，神色有些犹豫。王克赶快向简总建议，大厅旁边有一个咖啡厅，很安静，可以到那里去。简总征求对方的意见，他们欣然同意。 晚上，李新在洗澡的时候，没有把浴帘拉上，结果流了一地水，把房间里的地毯泡湿了一块。第