大学计算机操作基础实用教程-赵平-课件PPT
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大学计算机操作基础实用教程-赵平-课件PPT,大学计算机,操作,基础,实用教程,赵平,课件,ppt
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计算机操作基础实用教程,主要知识点,工作簿的规划及工作表操作 数据单元格格式设置和数据输入 实现数据简单计算 填充柄工具的使用 浏览工作簿的常用方法和技巧,3,目录,9.1Excel工作环境 9.2创建工作簿 9.3浏览工作簿 9.4单元格位置的调整（选修内容） 9.5填充的使用（选修内容）,9.1Excel工作环境,电子表格软件Excel是Microsoft Office办公自动化软件的组件。Excel提供了多种数据格式，可以进行复杂的数据计算和数据分析，在报表和图表的制作上更是得心应手。,启动Microsoft Office Excel 2003软件，工作窗口如图9-1所示。窗口除了包含Office常规的标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏等内容外，还包含编辑栏、名称框、行号列标、工作表标签等。,9.1.1工作表操作,一.默认工作表数的设置 在Excel软件中，新建的工作薄中都包含了指定个数的工作表，这个默认的工作表数可以根据用户的需要进行调整。 使用菜单命令工具-选项，在打开的选项操作窗口中，选择“常规”选项卡，如图所示，当前在“新工作簿内的工作表数”设置为5，即约定了当用户新建一个工作簿时其中就会自动包含5张工作表。根据用户的使用需求，可以修改这个数据值。,二.工作表的增加和删除,通常在同一张工作表中会存储一类相关数据，如学生的个人信息、单位职工工资等，当工作表数量不能满足需要时，可以增加新工作表，也可以删除不再需要的工作表。 使用菜单命令插入-工作表，就会在当前工作表的前面添加一张新的工作表，其标签自动使用sheet。 对于不再需要的工作表，使用菜单命令编辑-删除工作表，就可以将其删除。,三.工作表标签的重命名,每张工作表都有自己的标签，默认的标签名为sheet，为了更好地描述工作表中数据的情况，用户可以重命名工作表标签，只要使用鼠标双击工作表标签，然后手工输入新的标签名称，并单击键盘上的回车键就可以了。,四.工作表的选择和移动,使用鼠标单击工作表的标签，则对应的工作表就成为当前的编辑对象，如果用鼠标按住工作表的标签并拖动鼠标，可以移动工作表的位置。 如果需要同时选择多张工作表，可以使用鼠标单击一张工作表，然后按住键盘上的Ctrl键，同时用鼠标单击其他工作表，就可以选择多个工作表。,9.1.2单元格操作,在Excel软件中，每个工作表都是一张巨大的二维表格，共包含256列65536行，用户的数据是以单元格的形式进行组织的。,一.单元格地址,每个单元格都有一个自己的地址。单元格地址是由列名和行号组成，其中列名是以字母命名的，第1列为A，第2列为B，第26列为Z，第27列以后则是两个字母来编号的，即第27列为AA，第28列为AB，直至第256列为IV。行号则是数值，依次为1，2，3，65536等。具体到每个单元格，其地址为列名行号，如第3行第5列的单元格，其地址为E3。,二.单元格的选择,选择一个单元格时，只需用鼠标单击即可。 选择多个单元格时，用鼠标拖动的方式操作。 选择一个完整行时，用鼠标单击行号标志。 选择一个完整列时，用鼠标单击列名标志。 选择多行或多列时，用鼠标在行号标志或列名标志上拖动。 选择不连续的地址时，就要按住键盘上的Ctrl键再用鼠标操作。 如果是选择整个工作表，则用鼠标单击窗口左上角的“工作表选择按钮”。,在Excel软件工作窗口中，还有一个工具是配合用户进行单元格选择操作的，那就是“名称框”，当用户选择单元格时，这个单元格的地址会出现在名称框中，如果用户选择的多个单元格，在名称框中就会显示所选择的单元格数量，如8R3C，表示当前用户选择了8行3列，共24个单元格。 用户也可以直接在名称框中输入单元格地址，则对应单元格就会被自动选中。,9.2创建工作簿,为了实现公司销售数据的计算机管理，需要使用Excel软件将销售数据进行存储和管理。 本单元要创建一个公司第一分公司销售统计表。,要实现这个统计表的制作，需要先规划工作簿，然后在工作表中输入数据，进行数值计算，最后进行必要的格式设置。,9.2.1规划工作簿,本公司共分为两个分公司，销售的产品由总公司统一配送，为了便于分公司和总公司进行数据管理，在工作簿中需要设置五张工作表，分别存储第一分公司销售数据明细、第一分公司销售数据统计、第二分公司销售数据明细、第二分公司销售数据统计和总公司数据汇总等。,规划设计好的工作簿,9.2.2输入数据,在工作表中手工输入数据时，先要根据以后对数据的应用方式来确定数据的类型。分析“第一分公司明细表”工作表中的数据，产品名称、产品编号等是作为字符串使用的，因此这两列数据是文本类型。产品销售日期数据应该是日期型的，而序号、数量、单价和金额数据，在以后的应用中是要当成数值进行计算的，因此是数值类型的数据。 明确了数据的类型，在进行手工输入时就要考虑到进行必要的单元格格式设置，即约定好单元格中将存储的数据的类型及相应的数据格式。,9.2.3格式设置,正常情况下，工作表是白色的底色，文字是宋体12号，数据的对齐方式取决于数据的类型，通常文本类型左对齐，数值、日期类型数据右对齐。 为了美化文档，我们要设置文字为20号，添加边框线，设置单元格填充颜色，并合并单元格制作表格的标题。,输入数据并进行格式设置后的 “第一分公司明细表”工作表,9.2.4计算金额,在Excel软件中，提供了强大的计算功能，并且根据数据类型的不同，给出了大量实用的函数来辅助计算。 Excel的计算公式有一个统一的格式： 计算公式是以等号开头的，表达式则是由函数、单元格地址和运算符号构成的。,计算功能分析,在“第一分公司明细表”工作表中，“金额”数据应该是由“单价”与“数量”两个数据相乘得到的，也就是说金额是一个计算而得到的数据。 计算的方法是“金额单价数量”。 我们使用手工输入计算公式的方法完成“金额”的计算。,9.2.5计算合计,工作表中还需要实现“季度合计”和“每月合计”的计算。 “季度合计”是每一种产品一至三月份销售金额的和值，而“每月合计”则是每个月所有产品的销售金额的和值。 我们用函数向导来实现计算，使用的函数是求和函数sum 。,9.3浏览工作簿,打开一个工作簿文件，对其中存储的数据进行浏览，往往还需要调整显示比例，遇到较大的工作表，还要对窗口进行拆分或冻结。,9.3.1调整显示比例,显示比例是控制着数据在编辑窗口中显示的大小。当显示比例较小时，窗口中显示的内容较多但数据显示的较小，通常用于查看数据的全貌，如果需要放大以查看数据的细节，则往往需要将显示比例调大，就像用放大镜一样。,在Offfice软件中，都设置了调整显示比例的工具按钮，通常这个工具按钮包含在常用工具栏中，用鼠标单击它右侧的黑色三角形，就会展开常用显示比例的清单，用户根据需要选择其中一个比例值就可以了。 用户也可以在显示比例工具中输入比例值，如60，系统会按这个指定的比例60来显示数据。另外，对于安装了滚轴鼠标的用户，可以在按住键盘上的Ctrl键的同时滚动鼠标的滚轴，来自如地调整显示比例。,9.3.2拆分窗口,对于较大的工作表，通常编辑窗口无法将所有数据都显示出来，用户可以使用水平或垂直滚动条来调整窗口中显示的内容。 拆分窗口功能为用户提供了一个将工作表对折查看的浏览方法。,一使用菜单命令拆分窗口,打开一个工作簿文件，使用菜单命令窗口-拆分，则编辑窗口会自动地分为4个部分，如图所示。,二使用工具按钮拆分窗口,在Excel编辑窗口中，有两个工具按钮代表着水平和垂直分隔线，分别在水平滚动条的左侧和垂直滚动条的上侧。如图所示。 当用户需要拆分窗口时，就用鼠标拖动对应的分隔线工具按钮。不再需要拆分窗口时，就用鼠标双击分隔线。,9.3.3冻结窗格,冻结窗格功能也是针对较大工作表而设计的。当用户使用滚动条调整窗口内容后，原先窗口内的内容会整体地移动。下图左侧窗口中，向下调整垂直滚动条，向右调整水平滚动条后，窗口内容整体地向右下方移动了，表的前几行和前几列移出了窗口，而这些行或列通常是表的列标题和行标题，用户在查看数据时就会不明所以。 冻结窗格就是约定工作表的前几行或前几列数据始终冻结在窗口中，不受窗口内容滚动的影响，下图右侧就是冻结后的窗口显示。,9.4单元格位置的调整,Excel软件不支持插入式的移动，因此，直接移动单元格时，移动的内容会覆盖目标位置的数据。 通常在进行单元格移动时，要先将目标位置的数据移走或处理好，然后再将进行移入。,9.5填充的使用,在工作表数据输入的过程中，Excel提供了填充功能来辅助用户，以实现快速地数据输入。,1.填充相同值,方法一.使用菜单命令 先在一个单元格（如C4）中输入数据，然后选择要填充的范围（如C4到C14单元格），再使用菜单命令编辑-填充-向下填充。可以看到所选择的区域内全部填充了数据。 方法二.使用填充柄 先在C4单元格中输入数据，然后用鼠标向下拖动C4单元格的填充柄，就可以将数据填充到所拖到的单元格中。,2.填充数列,等差数列、等比数列如果出现在Excel工作表中，用户可以使用填充的方法进行数据的快速输入。 填充数列时，通常要打开下图所示的操作窗口。在窗口中指定类型、步长和终止值等信息后，就可以得到所需要的数列。,3.填充有规律序列,按照国际惯例，表示星期的值就是星期日、星期一，星期二，直到星期六，当然这个序列也会
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