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大学计算机 操作 基础 实用教程 赵平 课件 ppt

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内容简介：

主要知识点使用Excel函数向导学习新函数常用文本函数的使用常用日期和时间函数的使用常用统计函数的使用复杂情况下多层嵌套判断的应用数据引用的方法选择性粘贴功能的使用单变量求解功能的应用目录11.1Excel的函数11.2创建学生和课程信息11.3制作学期成绩表11.4制作汇总工作表11.5选择性粘贴（选修内容）11.6单变量求解（选修内容）11.1Excel的函数Excel软件除了提供常用的求和、求平均、计数等函数外，还根据不同的数据类型给出了文本类函数、日期类函数、数值类函数、统计类函数，还有财务类函数、逻辑类函数、查找类函数等。每个函数虽然功能各不相同，但是基本格式是一致的，都是由函数名开始，然后是写在括号内的函数参数。函数参数设置窗口用户在使用函数向导时，可以看到如图所示的操作窗口。图中显示的是财务类函数DB的参数设置窗口。在窗口的下方，首先给出的是这个函数的功能，DB函数是求资产折旧值的。窗口的上方用于函数参数的设置，当前光标位置在参数cost中，在窗口下方就给出这个参数的具体说明。用户通过这些提示信息，可以很好地掌握函数的使用方法，也就能够应用函数来解决自己的实际问题。案例分析在“学习管理.xls”文件中，我们用不同的工作表将学生的基本情况、进修课程的情况，以及各学期学习情况进行了统一的存储和管理。为了实现对学习情况的管理，需要对学生每学期的成绩进行汇总，得出总分、名次、各分数档人数等数据，需要通过计算实现奖学金等级的自动评定，还要掌握学生的学分情况等，这些都需要应用到不同类型的函数。11.2创建学生和课程信息 学习管理最基础的数据是学生信息和课程信息，我们将学生数据存储在“学生基本情况”工作表中，将课程数据存储在“课程设置”工作表中。案例分析在这两个工作表中，序号、学号、姓名、性别、身份证号、民族、学期、课程和学分数据是手工输入的，满学分数据是五个学期需要进修课程的学分的总和，年龄是根据身份证号中的出生年份与当前的年份相减得到的。在这些计算中需要用到取子串、取时钟日期等函数11.2.1取子串函数文本数据是指由中英文字符和符号组成的字符串。例如姓名、课程名称、身份证号等数据。文本类函数包括取子串、求串长、串连接、子串替换等。取子串函数主要有三个：Left(单元格地址，字符数)，用于在指定单元格中左侧取出指定个数的字符。right(单元格地址，字符数)，用于在指定单元格中右侧取出指定个数的字符。Mid(单元格地址，起始位置，字符数)，用于在指定单元格中从左侧开始数，从指定的趣始位置开始取出指定个数的字符。在我们计算学生年龄时，需要使用取子串的函数在身份证数据中，从第7个字符开始，共取出4个字符，就能得到学生的出生年份。所使用的函数表达式为：mid(身份证单元格地址,7,4)11.2.2时钟函数系统时钟是日期类数据，可使用的函数包括取系统时钟、求年份、求月份、求日期、求小时、求分钟等。在计算当前年份时，需要使用两个函数：now( )，用于将系统编钟当前的数据取出，函数结果如2009-2-7 11:40。year(日期数据或单元格地址)，用于取出指定日期中的年份。在计算当前年份时，先要将系统时钟取出，然后再将其中的年份取出，所以是将两个函数套用在一起，表达式为：year(now( )11.2.3制作“学生基本情况”和“课程设置”工作表制作“学生基本情况”工作表时，先手工输入基本数据，然后将取子串函数和时钟函数结合在一起就可以实现学生年龄的计算。制作“课程设置”工作表时，也要先手工输入课程数据，然后进行总学分的求和计算。最后，对两个工作表进行简单的格式设置。11.3制作学期成绩表以学生在校三年来进行学习管理，每学期都要记录学生进修课程的成绩，并要计算总分、名次，还要按照各科成绩评定奖学金等级。同时，还要为各科进行成绩的汇总以方便教师改进教学。作品展示右图是第一学期的学习情况。包含了基本数据、成绩和学分统计，以及各科目成绩分布图表。 制作要点在这张工作表中，序号、学号和姓名数据是引用自“学生基本情况”工作表的，课程数据是从“课程设置”工作表中选择性粘贴过来的。除去考试成绩是手工输入的以外，其他数据均使用计算得来。其中，学分数据在计算时要使用绝对地址，名次计算要使用函数rank，奖学金等级的计算使用的是if函数的多层嵌套。在这张工作表中还使用了条件格式使不及格的成绩以红色显示，并使用图表来描述成绩分布状况。11.3.1引用学生数据进修课程的学生，是当前在校学生，也就是在“学生基本情况”工作表中登记的学生。因此，在“第一学期”工作表中学生的序号、学号和姓名是使用引用的方式填写的。11.3.2选择性粘贴课程信息第一学期要开设的课程，应该是在“课程设置”工作表中规划好的三门课。由于“课程设置”工作表中课程名称是纵向排列的，而在“第一学期”工作表中课程名是横向排列的。因此，在进行课程数据复制时，就要使用选择性粘贴进行转置复制。11.3.3使用绝对地址计算学分通常情况下，单元格的地址表示为列名行号的形式，如B14，D39。这种地址表示方式称为相对地址。还有三种地址表示方式，分别是绝对地址、行相对列绝对地址、列相对行绝对地址。用这三种方式表示单元格B14的地址，分别是$B$14，$B14，B$14。所谓绝对的意思，就是无论公式扩展到何处，单元格的地址都不做相对改变。 应用示例如图所示，公司每月都会给销售人员发放提成，提成的比例写在单元格B8中，是10，现在要在每人完成金额的基础上计算各自的提成。 在计算公式就使用了绝对地址进行了计算。学分计算方法在“第一学期”工作表中，我们要用if函数计算每位学生所得的学分，规则是只要每门课程的成绩大于等于60分，则可以得到学分，否则学分为0。在I3单元格中应该输入公式：=IF(D3=60,$D$1,0)+IF(E3=60,$E$1,0)+IF(F3=60,$F$1,0)公式中，用了3个if函数，分别计算3门课程的学分，然后再相加就得到了第一学期的取得学分值。其中单元格地址$D$1、$E$1和$F$1就使用了绝对地址，这样无论计算的是哪位学生的学分，都会到唯一的位置取到对应课程的学分。11.3.4使用rank函数计算名次rank函数是统计类的，其功能是计算次序号。我们要以学生总分为依据，求出每个学生在本学期中成绩的名次，使用的就是这个函数。rank函数的格式为：rank(单元格，范围，序)其中第一个参数提出要知道名次的数据地址，第二个参数给出排名次的范围，第三个参数指定按什么序来定名次。由于计算名次通常是在一个固定的范围内进行，所以，通常函数的第二个参数是用绝对地址表示的。而第三个参数的取值，如果按降序排名次就指定0或忽略，按升序就给一个非0值。我们在求成绩名次时是按照分数的高低来定的，因此，就可以将这个参数忽略。所以，写在H3单元格中的公式是：=RANK(G3,$G$3:$G$22)11.3.5使用if函数的嵌套计算奖学金等级if函数可以实现两种情况的判断，我们之为分支结构的数据处理方法。以判断学生成绩是否及格为例，要使用的表达式为：if(h3=60,”及格”,”不及格”)分支结构的图示表达式的功能是判断H3单元格中的数据是否大于等于60，如果是，就是“及格”，否则是“不及格”。它所表示的分支结构可以用图表示，如图所示。这个分支结构对应着一个if函数，其中的菱形对应着函数的第一个参数，即判断条件表达式，另外两个矩形对应着两种判断结果“及格”和“不及格”。案例中判断的计算为了实现单科成绩所获奖学金的等级计算功能，我们需要进行多次的判断，如下图所示，共使用了三层if判断，才实现了三种等级和无奖学金的判断。对应的计算公式如下：为了能够综合所有学科奖学金的等级，来得出一学期的奖学金等级判断，我们用数字来表示奖学金等级，一等奖为4，二等奖为3，三等奖为2，无没有奖学金用1。然后用最小值的方法算出学期奖学金等级，使用的公式如下： 11.3.6计算各科成绩分布情况为了教师对第一学期的教学情况进行分析，我们需要计算各科成绩的最高分、最低分、平均分，以及各分数段的人数。计算最高分要使用最大值函数max(范围)，计算最低分使用的是最小值函数min(范围)，计算平均分使用的是平均值函数average(范围)。这三个函数都是数值型的函数。计算各分数段人数，需要使用统计类的函数countif(范围，条件)。11.3.7绘制成绩分布情况图表根据各科成绩分段统计的人数，制作成绩分布图表，使用的是数据点折线图，其中对于线条和数据点进行了简单的设置，最终生成的图表和设置窗口如下图所示。11.3.8进行工作表保护在“第一学期”工作表中，只有考试成绩是允许用户编辑和修改的，其他数据都是自动计算的结果。因此，在进行工作表保护时，要将其他单元格设置为不可操作的。11.4制作汇总工作表在“汇总”工作表中，需要将学生学分的情况按学期形成一张汇总表，并且计算出总学分，并使用条件格式将那些学分未修满的学生标识出来，用一个图表反映所有学生的学分情况，最后制作学生学分条。作品展示制作要点一.制作学分汇总表 学分汇总表中，使用引用功能将学生各学期的学分情况进行了引用，并计算出已获得的总学分，并用堆积柱型图表的形式显示所有学生的学分情况。二.制作学分条为了通知每位学生并告知家长学生的学分获取情况，我们要制作每位学生的学分条。其中使用了查找函数lookup，函数格式为Lookup(查找值,查找范围,返回值)11.5选择性粘贴在正常情况下，Excel单元格中相同的数据可以使用复制和粘贴的方式进行，如性别数据，多个单元格中使用了“男”，因此，可以先在一个单元格中手工输入字符“男”，然后选择这个单元格，单击 工具按钮复制，再选择目标单元格，单击 工具按钮粘贴就可以了。Excel还提供了一种粘贴方式，称为选择性粘贴。当我们需要将已复制的数据进行指定方式的粘贴时 使用菜单命令编辑-选择性粘贴，就打开了的操作窗口 。这里有三类设置与粘贴有关：粘贴内容运算方法粘贴位置11.5.1粘贴内容粘贴内容可以是全部、公式、数值等，正常情况下我们按工具按钮实现的就是全部粘贴，即将源数据的所有内容和格式一起粘贴到目标位置。如果源数据是使用公式计算得来的，而我们只是希望将其计算结果复制到目标位置，这时就应该选择粘贴数值。当然，如果想将目标数据套用源数据的格式，则使用格式粘贴的方式就可以了。11.5.2运算方法选择性粘贴还可以将源数据与目标数据在复制粘贴时进行计算。可以使用的计算方法有加、减、乘和除四种。左图就是使用“加”运算实现了平时成绩累加到考试成绩形成结课总成绩的示例。11.5.3粘贴位置粘贴位置除了转置方式以外，还有一种选择是“跳过空单元”。这个选项可以避免源数据中的空白将目标数据覆盖。右图中为了将个别补考成绩复制到成绩表中，就要选择B30：D35 单元格，然后单击B21单元格，使用选择性粘贴，并“跳过空单元格”，则张鑫同学的计算机操作技术课程成绩修改成了补考后的73分，而其他同学的成绩不受影响。11.6单变量求解在数据计算的应用中，我们使用函数和运算符组成公式，根据原始数据计算出所需结果。计算功能实现后，用户即便是修改了原始数据，Excel还是会自动按照指定的公式求出结果。 应用示例图示是学生活动的经费预算表，本次活动除去活动准备要花费的80元以外，还计划设立三种等级的奖项，当前的花费总额为380元整。 由于活动的经费增加了200元，达到了580元，需要重新规划活动的各项预算。我