大学管理信息系统教程-应玉龙-PPT文稿资料课件PPT
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,第4章 管理信息系统 总体规划,4.1 总体规划概述,4.2 管理信息系统规划方法,4.3 企业系统规划法,4.4 可行性研究,4.1 总体规划概述,总体规划是对组织在较长时期内关于发展方向、目标方面的计划。管理信息系统的开发通常是一项耗资巨大、复杂程度高、时间相当长的工程，因此要求有一个规划性的设计。应根据组织的目标和发展战略、信息系统建设的客观规律，以及组织的内外环境，科学地指定信息系统的发展战略、总体方案，合理地安排系统建设的进程。,系统规划的主要作用如下： （1）通过管理信息系统规划，可以合理地分配和利用组织中的信息资源，节省信息系统的投资。 （2）制定信息系统规划的过程中，可以找出企业存在的问题，进一步识别出企业为实现其战略目标需要改进的问题和必须完成的任务。 （3）通过管理信息系统的规划，更能保证企业信息的一致性，提高企业决策的及时性和正确性。 （4）通过管理信息系统的规划，可以明确信息系统开发人员的工作方向和工作进度。,4.1.1 信息系统规划的必要性,总体规划的重要性可以用如下关系概括： 好的总体规划+好的开发优秀的管理信息系统 好的总体规划+差的开发好的管理信息系统 差的总体规划+好的开发差的管理信息系统 差的总体规划+差的开发失败的管理信息系统,1 系统规划阶段的主要任务 （1）制定管理信息系统的发展战略 （2）制定管理信息系统的总体方案，安排项目开发计划 （3）制定系统建设的资源分配计划,4.1.2 管理信息系统规划的任务、特点和原则,2 总体规划的特点 系统规划阶段是概念系统形成的时期，是面向高层，着眼全局的需求分析。其特点为： （1）系统规划是面向全局、面向长远的关键问题，具有较强的不确定性，结构化程度低。 （2）系统规划是高层次的系统分析，高层管理人员是工作的主体。 （3）系统规划不宜过细。系统规划的目的是为了整个系统确定发展战略、总体结构和资源计划，而不是解决系统开发过程中的具体问题。它要给后续工作以指导，而不是代替后续工作。在系统规划阶段，系统结构着眼于子系统的划分，对数据的描述在于划分“数据类”，进一步的划分是后续工作的任务。 （4）系统规划是企业战略规划的一部分，并随环境的发展而变化。,3 总体规划的原则 （1）系统必须支持企业的总体目标 （2）整体上着眼于高层管理，兼顾各管理层的要求 （3）系统在方法实现上必须尽量脱离对原有不合理组织机构的依从性 （4）系统的开发必须贯彻便于实施的原则 （5）系统结构必须呈现良好的整体性,采用自上而下的规划方法以保证结构的完整性和信息的一致性是实现系统总体目标的基本条件。图4.1描述了管理信息系统规划和实现的一个大体过程，是一个“自顶向下规划，自底向上实现”的过程。,（1）信息系统的目标、约束与结构 （2）当前的能力状况 （3）对影响计划的信息技术发展的预测 （4）近期发展计划,4.1.3 信息系统规划的内容,（1）确定规划的性质 （2）收集相关信息 （3）进行战略分析 （4）定义约束条件 （5）明确战略目标 （6）提出未来的战略图 （7）选择开发方案 （8）提出实施进度 （9）通过战略规划,4.1.4 信息系统规划的基本步骤,用于管理信息系统规划的方法很多，主要有关键成功因素法（critical success factors，CSF）、战略目标集转化法（strategy set transformation，SST）和企业系统规划法（bussiness system planning，BSP）。,4.2 管理信息系统规划方法,关键成功因素法是由哈佛大学William Zani教授和麻省理工学院的John Bockart教授提出的，关键成功因素是指对企业成功起关键作用的因素。CSF法是通过分析找出企业成功的关键因素，然后再围绕这些关键因素来确定系统的需求，并进行规划。其步骤如下：,4.2.1 关键成功因素法,（1）了解企业战略目标 （2）识别所有关键成功因素 （3）识别性能的评价指标和标准 （4）识别测量性能的数据。 这四个步骤可以用一个图表示，见图4.2。,关键成功因素法源自企业目标，通过目标分解和识别、关键成功因素识别、性能指标识别，一直到产生数据字典。这好像建立了一个数据库，一直细化到数据字典。关键成功因素就是要识别联系于系统目标的主要数据类及其关系，识别关键成功因素所用的工具是树枝因果图。例如，某学校有一个总体目标，就是成为世界一流大学，可以用树枝图画出影响它的各种因素，以及影响这些因素的子因素，见图4.3所示。,关键成功因素法CSF能抓住主要矛盾，使目标的识别突出重点。由于经理们比较熟悉这种方法，所以使用这种方法所确定的目标，经理们乐于努力去实现。该方法最有利于确定企业的管理目标。 但是，如何评价这些因素中哪些因素是关键成功因素，不同的企业是不同的。对于一个习惯高层人员个人决策的企业，主要由高层人员个人在此图中选择。对于习惯于群体决策的企业，可以用德尔斐法或其他方法把不同人的关键因素综合起来。关键成功因素法在高层应用，一般效果较好，因为每个高层领导人日常总在考虑什么是关键因素。对中层领导来说一般不大适合，因为中层领导所面临的决策大多数是结构化的，其自由度较小，对他们最好应用其他方法。,战略目标集转化法由William King于1978年，他把企业的战略目标看成是一个“信息集合”，由使命、目标、战略和其他战略变量等组成。战略规划过程是把组织的战略目标转变为管理信息系统战略目标的过程。这个方法的第一步是识别企业的战略集，先考察一下该企业是否有成文的战略计划，如果没有就构造战略集合。构造战略集可以采用以下步骤： 描绘出组织中各类人员的结构，如经理、雇员、供应商、顾客、政府代理人等。 识别每类人员的目标。 对于每类人员识别其使命及战略。,4.2.2 战略目标集转化法,当组织战略集识别后，下一步工作就是将战略集转化成MIS的战略，MIS战略包括系统目标、约束以及设计原则等。这个转化的过程包括对应组织战略集的每个元素识别对应的MIS战略约束，然后提出整个系统的结构。下面是一个企业目标转化的例子，见图4.4。,企业系统规划法是70年代由IBM公司提出的一种对企业管理信息系统进行规划的结构化方法，它主要是基于用信息支持企业运行的思想。与上面介绍的两种方法类似，也是自上而下的识别系统目标，识别企业过程，识别数据，然后再自下而上设计系统，以支持系统目标。其工作流程如图4.5所示。企业系统规划法的四个基本步骤是：,4.2.3 企业系统规划法,（1）确定管理目标,（2）定义企业过程,（3）定义数据分类,（4）确定信息系统结构,4.3 企业系统规划法,4.3.1 总体规划的准备工作,总体规划的准备工作包括以下几个方面的内容： （1）确定总体规划的范围，一般要延伸到管理的高层。 （2）成立总体规划小组,（3）收集数据，主要包括： 企业的一般情况：组织的环境、地位、特点，管理的目标，存在的主要问题，各种统计资料（人数、产品、产值、客户、合同等）。 现行信息系统的情况，包括基本目标，技术力量，软、硬件环境，通信条件，经费，资源，近期系统运行情况，各类统计数字（如用户数、信息流量）等情况的收集。 （4）制定计划，画出总体规划工作的PERT图或甘特图。,（5）准备好各种调查表格和提纲 （6）开好动员会 动员会的内容包括： 布总体规划的业务领导，成立规划小组。 划小组介绍规划范围，工作进度，新系统的构想及关键问题，并介绍准备过程中收集到的情况，如国内外同类先进信息系统的情况等。,4.3.2 组织结构调查,（1）切实了解各部门的职责。由于现行组织结构的名称有时不能确切的反映该部门实际的工作职责，因此要根据部门的职责，变更组织机构或调整机构。如，现在高等学校几乎都有学生工作部门，但其工作范围可能不尽相同。有的学校报招生、思政工作、学生日常管理、毕业分配等都划为工作部的工作，而有的学校可能把这些工作交几个部门完成。 （2）在组织结构图中重点画出与信息系统有关的部分。实际情况往往很复杂，我们不可能也没有必要收集所有的信息。,4.3.3 确定管理目标,确定管理信息系统的目标是至关重要的。为确定信息系统的目标，需要调查了解企业的目标和为了达到这个目标所采取的经营方针以及实现目标的约束条件。一个企业的目标并不是单一的，而是由若干个子目标构成的目标体系。如高等学校要成为世界一流大学，一要出人才，二要提高学术水平，三要取得教学成果，每个目标又可以分解成若干个子目标，子目标可以用一定的指标来衡量。整个目标体系可以用目标树来表示。图4.7是高等学校目标树的一部分。,4.3.4 定义管理功能,管理功能是指管理各类资源的活动和决策的总体职能。管理人员通过管理这些资源以支持管理目标。 企业系统规划法BSP强调识别管理功能应独立于组织机构，要从企业的全部管理工作中分析归纳出相应的管理功能。这样设计的信息系统可以独立于组织机构，较少受体制变动的影响。,1. 资源及其生命周期 每个资源都有一定的生命周期，资源的生命周期是指一项资源由取得到退出所经历的阶段，可分为四个阶段： （1）产生阶段：对资源的请求、计划等活动属于这个阶段。 （2）获得阶段：指对资源的开发活动。如产品的生产、员工的聘用等。 （3）服务阶段：指对资源的存储和服务的延续活动。如库存控制等。 （4）归宿阶段：指终止资源或服务的活动和决策。如产品的销售。,2. 识别管理功能的方法 资源的生命周期是识别管理功能的一种手段，因为资源生命周期的四个阶段给出了确定管理功能的一般规律。但识别管理功能并没有固定的模式，应根据实际情况来决定。 总体规划小组的参与者都要参加这项工作，各人识别一套管理功能，再集中讨论、汇总，统一集中，并对各个管理功能加以定义。识别管理功能后，就能把功能与组织之间的关系制出一张表，就是所谓的组织/功能矩阵，来反映组织与功能之间的关系现状，表达它们之间的合理关系，为系统分析阶段提供详细调查的依据。,4.3.5 定义数据类,在总体规划中，我们把系统中密切相关的信息归成一类数据，称为数据类。如职工、图书等都可以称为数据类。 定义数据类的目的在于了解企业目前的数据状况和数据要求，查明数据共享的关系，建立功能/数据矩阵，为定义数据结构提供基本依据。,1. 定义数据类的方法 定义数据类，首先要对企业的基本活动进行调查研究，然后从各项活动过程中取得数据进行分析归并。定义数据类的方法有实体法和过程法（功能法）。 （1）实体法 实体就是与企业有关的可以独立考虑的事物，如产品、人员、客户、设备等。每个实体可以用四种类型的数据加以描述，即文档型、事务型、计划型和统计型。其特点可用表4.4来表示。,把实体和数据类以矩阵方式表达，就得到实体/数据类矩阵，如表4.5所示。,（2）功能法 每个功能都有相应的输入和输出的数据类型，对每个功能标出其输入、输出数据类，然后与实体法得到的数据类比较、分析、调整，最后归纳出系统的数据类，一般系统有3060个数据类。 图4.9是一个功能法的例子。,2. 过程/数据类矩阵 功能和数据定义好之后，可用功能/数据类矩阵（U/C矩阵）表达功能与数据类之间的联系，如表4.6所示。功能与数据类的交叉点上标以C，表示这个数据类由相应的过程产生，U表示这个过程使用这个数据类。,4.3.6 定义信息系统结构,1. 子系统的划分 定义了功能/数据类矩阵之后，就可以定义管理信息系统的结构，即进行子系统的划分。具体步骤为： （1）调整功能/数据类矩阵 其具体做法是先将功能这一列按功能组排列，每一功能组中按资源生命周期的四个阶段排列。功能组是指同类型的功能，如“经营计划”、“财务计划”、“资产规模”属计划类型，可归入“经营计划”功能组。然后，排列“数据类”这一行，使得矩阵中的C最靠近主对角线。由于功能的分组并不是绝对的，在不破坏功能组逻辑性的基础上，可以适当调配功能组。经过调整后，得到表4.7所示的功能/数据类矩阵。,（2）在调整后的功能/数据类矩阵中划出功能组对应的方框，并给功能组起个名称，这就是子系统。如表4.8所示。划分时应注意： 沿对角线一个接一个地画，既不能重叠，又不能漏掉任何一个数据和功能。 小方块的划分是任意的，但必须将所有的“C”元素包含在小方块内。,（3）用箭头将落在框外的U和子系统联系起来，表示子系统之间的数据联系，即共享的数据资源。如数据类“计划”由经营子系统产生，而技术准备子系统要用到这一数据类。见表4.9所示。 去掉数据类和功能，将各个系统抽取出来，形成如图4.10所示的信息系统结构图。图4.10是在对现行系统进行调查分析后，提出的全企业信息系统的总体结构。从这个总体结构图中可以反映出信息系统由哪些子系统构成，以及这些子系统之间的数据交流关系。,2. 确定子系统实施顺序 由于资源的限制，各子系统的开发不可能同时进行。因此，要根据企业目标和技术约束条件来确定系统实现的优先顺序。确定子系统实施顺序的原则如下： （1）子系统需求程度与潜在效益评估 根据对管理人员、决策者调查访问的情况，进行定性评估。根据评估准则（如潜在效益、对企业的影响、迫切性等），在管理人员和决策者中对每个系统用评分的办法进行定量评估，各子系统的得分多少作为优先顺序的依据。,（2）技术约束分析 对表4.9进行分析，很容易得出子系统生成的数据有多少被其他子系统共享，并考虑数据的重要性及关联紧密度，有较多共享数据的子系统应采用优先实现的原则。,4.3.7 计算机逻辑配置方案,总体规划的后期，我们要考虑计算机逻辑配置方案。这是从系统需求的角度拟出的对计算机配置的基本要求，但不考虑具体的硬件实现。计算机逻辑配置方案应包含以下几个方面： （1）客观约束条件 （2）处理方式 （3）联机存储量 （4）设备 （5）软件 （6）网络设计,4.4 可行性研究,总体规划的后期，要对项目的可行性进行研究。“可行性”是指在企业当前的情况下，研制这个信息系统是否必要，是否具备必要的条件。可行性的含意不仅包括可能性，还包括必要性、合理性。其实，可行性研究是任何一项工程正式投入开发之前必须进行的一项工作。这对于保证资源的合理利用，避免盲目投资，减少不必要的损失是十分必要的。信息系统的开发是一项耗资大、周期长、风险大的系统工程，因此，在新系统大规模开发之前，必须对系统开发的可能性、必要性和合理性进行分析、研究和评估。没有经过可行性研究的系统，常会因为不符合实际需要而推倒重来。,4.4.1 可行性研究的内容,1. 经济可行性 经济可行性就是计算项目的成本和效益，分析项目在经济上是否合理。如果不能提供研制系统所需要的经费，或者不能提供企业的利润，或一定时期内不能回收投资，就不应该开发该系统。经济可行性主要解决两个问题：资金可得性和经济合理性。,2. 技术可行性 （1）硬件：包括计算机的存储量，运行速度，外部设备的质量、功能及通信设备的性能、可靠性等是否满足要求。 （2）系统软件：包括操作系统提供的接口能力是否符合需要，是否具备实时处理能力或批处理能力；分时
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