部门职责和岗位说明书编写培训（PPT45）.ppt

部门职责和 岗位（工作）说明书编写培训,二00六年十一月三日,部 门 职 责,根据各单位属性所赋予的部门所承担的职责，或上级有关文件（部门）规定部门所承担的职责，或集团及各单位有关文件规定的部门所承担的职责。 体例要求：首先概述本部门的职责范围；其次分类简述各项职责。,部门职能 1、概述本部门的职能范围：用3-5个关键词概述，如：学生管理、学籍管理、人员招聘、就业指导 2、分类简述各项职责：根据大类职能范围，分类简述。 以人事处为例作说明,一、概述职能范围：人事处在分管院长领导下负责全院人力资源的管理和开发 ，包括人员招聘与调配、干部任免与考核、师资培训与管理、薪酬福利管理、人事统计等项工作。 二、分类简述各项职责 1、人事工作 负责学院人员招聘和人才引进工作，审核各部门人员需求申请，拟订招聘计划，发布招聘信息，办理拟聘教职工有关聘用手续； 协助用人部门对新聘教职工进行试用期考核，办理试用期满的教职工转正和签订劳动同； 办理学院教职工的内部调配，办理批准离职的教职工的离校手续； 劳动合同的管理：办理教职工劳动合同续订、解除、终止； 实习生管理：安排实习生到有关系、科、处（室）实习，协助用人部门对实习生进行考核； 办理应届毕业生的接收和教职工调动； 协调处理学院与教职工间的劳动关系，做好辞职、离职教职工解释、面谈工作； 拟订学院人力资源编制方案； 对岗位进行科学分析，编制学院所有岗位岗位说明书。,2、师资干部工作 组织对全院教职工进行绩效考核，参与对有关人员的考核； 负责学院干部的任免，对拟任免人员进行面谈和考核，做好拟任免职人员的思想工作； 负责全院学科（专业）带头人、优先中青年骨干教师的考核、评聘； 负责全院教职工职称评审工作，根据政府有关规定和安排，组织教职工报考或参评； 办理教师资格认定工作，根据教育部门有关规定和安排，组织教职工申报； 拟订学院教职工培训计划，组织实施各项培训（入职、岗前、转岗、专项培训），负责教职工外派培训管理，审核、登记培训费用，签订服务协议。,3、薪酬福利工作 通知试用期及试用期满转正定级教职工薪酬； 根据教职工工作岗位、职务、职称、技能等级等变动情况，调整工资、福利、津贴等薪酬事项； 根据学院规定，为符合条件且提出申请的教职工办理社会保险、商业医疗保险的参保，为离校的教职工办理停保，为教职工办理保险待遇的申领和养老基金的转入、转出； 根据学院规定，为提出申请的教职工办理住房公积金的缴存，为离校的教职工办理封存，办理教职工住房公积金的转入、转出，对教职工住房公积金提取进行审核； 对教职工享受国内旅游津贴进行审核、登记，协助发放节日慰问品,4、文档、统计工作 人事处文件的收发、传阅、催办、归档； 人事处会议的通知、组织，并做好会议记录，人事处办公用品的领用与管理、办公设备维护管理、清洁卫生等内务管理工作； 进行人力资源的统计、分析，编制人力资源报表； 为学院教职工开具证明其身份、薪酬、工作关系等证明，为人事档案由学院管理的教职工开具婚姻状况、计划生育情况的证明，负责教职工胸卡的制作； 登记、审核教职工的出勤情况，对违反考勤制度的教职工进行处罚，办理教职工请假、休假、销假事宜； 搜集、整理、保管教职工个人档案，办理教职工档案的查阅、借阅、转递事宜，登记教职工学历学位、职称、技能等级变动情况；,岗位（工作）说明书 一、基本信息 二、工作描述 三、任职资格,什么是职位说明书？ 职位说明书又称职位描述，职位界定，岗位说明等，用来定义，辨别和描述一个职位的最重要特征。它仅描述职位本身，而与从事或即将从事此工作的人员无关。 通俗地讲，就是通过对职位的工作内容，责任范围等的分析，给工作岗位画像、照相。,岗位说明书的意义与作用,岗位说明书的意义： 落实组织职责，支持实现组织目标,岗位说明书能够把组织实现战略的 职责落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。,岗位说明书的意义： 奠定人力资源管理体系的基础,在人力资源管理系统中，岗位评估是最基础的工作，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。,岗位分析,员工 招聘,员工 培训,薪酬 福利,绩效 管理,职业生 涯规划,长期 激励,能力 模型,岗位继 任计划,岗位 评估,人员 规划,人力资源战略,岗位分析三大原则 1、分析，而不是列清单； analysis,not lists 2、分析工作，而不是在职人； jobs, not people 3、分析实际工作，而不是做主观臆断。 Facts, not judgements,一、基本信息 1-1职务名称 1-2编 号 1-3所属部门（处室/系/部/中心/本部门） 1-4职务等级（院、处/系、科/室、组） 1-5工资等级（管理、教师、工勤级/档） 1-6所辖人员 1-7定员人数 1-8岗位性质(管理、教师、教辅、工勤) 1-9编写日期,二、工作描述 2-1工作概述 2-2工作内容 2-3工作职责 2-4权限范围 2-5工作结果 2-6工作设备 2-7工作环境 2-8工作关系 2-9绩效标准 2-10职业发展路径,2-1 工作概述 工作概述是对工作职责、性质、任务的总体表述，应简明扼要，但应突出工作重点。 例如: 常务副院长工作概述：在院长领导下，主持学院日常工作，负责学院行政工作，统筹协调学生工作和就业实习指导工作。 教务处处长工作概述：在主管院长领导下，主持教务处全面工作。 人事处招聘主管工作概述：在人事处长领导下，负责学院人员招聘、人才引进、劳动合同管理工作。,2-2工作内容 工作内容概括本职位的主要职责及要求达到的目标。要求表述概括简洁、全面而又切中要点，含义明确。 做什么达到什么目的 例如:人事处招聘主管的工作内容 做好人员招聘、人才的引进工作，把好面试关，保证新聘人员的水平、质量；按照用人部门需求，及时补充所需人员，降低人员流出对学院工作造成的损失；按时完成劳动合同续签工作，做好辞职教职工的挽留和解聘教职工的解释工作，降低人员离职率，维护学院的声誉。,2-3工作职责 列出本岗位的主要职责。要求：每一条职责的陈述力求简洁、准确；每一条职责代表工作的一个方面，切忌一条叙述内包含两个或两个以上工作内容；相近职责列在一起；按重要程度排列各项职责。 做什么负什么责任 例如：财务总监工作职责 1、利用财务核算与会计管理原理为集团经营决策提供依据，协助董事长制定集团战略，并主持集团财务战略规划的制定； 2、建立和完善财务管理制度，建立科学、系统符合集团实际情况的财务核算体系和财务监控体系，进行有效的内部控制； 3、制定集团资金运营计划，监督资金管理报告和预、决算； 4、筹集集团运营所需资金，保证集团战略发展的资金需求，监管集团重大资金流向； 5、主持重大对外投资项目的风险评估、指导、跟踪和财务风险控制； 6、协调集团同银行、工商、税务等政府部门的关系，维护集团利益； 7、参与集团重要事项的分析和决策，为集团的经营、业务发展及对外投资等事项提供财务方面的分析和决策依据； 8、审核财务报表，提交财务管理工作报告； 9、完成董事长交办的其他工作。,职责描述句式规范 一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”等笼统的词。例如： 每季度起草报告向 倾听客户的买卖指令 比较部门实际费用与预算费用的差别 用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。,职责描述语句通常包含的内容 1）动词；2）宾语；3）目的描述。如下表所示：,决策或设定目标 批准 指导 授权 建立 制订 规划 决定 准备 预备 发展 执行管理 达成 增进 评估 建立 赢得 评定 吸引 限制 确保 维护 评估 衡量 监控 取得 认同 审核 找出 设定 执行 指明 改善 标准化 专业与支援 分析 辨明 界定 建议 提议 促使 建议 预测 协调 解释 支援 特定性或基层工作 检查 检验 执行 履行 对照 提出 分配 处理 收集 汇集 生产 制造 分发 进行 提供 获得 提交 操作 执行 供应 一般性 管理 联系 协助 控制 监督 协调,2-4权限范围 权限范围包括工作权限、费用权根、人事权根。 例如：人事处长权限范围 工作权限：人力资源规划权；劳动合同履行权；违纪处理的建议权；各类假别审核、批准权 ；部门内部工作考核权；部门文件的批准权。 费用权限：培训经费使用管理权；工效分配审核权；处内二次分配权。 人事权限： 人力资源调配使用权；中层管理人员监督考核权；处内人员调配权；处内员工奖励、惩罚权； 处内人员提升建议权和聘用权 ；人员聘用考核、建议权。,2-5工作结果 主要描述工作：事项；数量；质量；程度,2-6工作设备（信息） 主要描述工作中需要使用工具、作业(办公)设备及信息。 例如：综合办公室文印文员 本岗位人员能熟练使用电脑、复印机、速印机，对设备故障会简单排除、处理。,2-7工作环境 主要描述工作场所、工作危险性程度、有无职业病发生可能、工作时间、工作均衡性、工作舒适程度、所处社会环境等。 例如：维修工 本岗位主要在室内工作，有时需要在户外工作；工作有一定危险性，但危险性较低；一般不会发生职业病；八小时工作制，晚间需要值班，有时需要加班；工作舒适度一般；社会评价一般。,2-8工作关系 主要描述工作中的直接上级（上级）、直接下级以及工作需要内部联系、外部联系部门。 例如：人事处长工作关系,内部工作关系 1、各职能部门 2、各系部中心,外部工作关系 1、省、市教育部门 2、省、市组织人事部门 3、省、市劳动保障部门 4、省、市人才交流中心 5、省、市劳动力市场 6、省、市专业资格考试中心 7、各大、中院校 8、咨询顾问公司,分管人事副院长,人事处处长,人事处所属员工,院长,2-9绩效标准 KPI(Key Performance Indication) 根据工作内容、职责，列出本岗位应达到标准和要求。 1、数量、质量、时间、成本 2、认识、态度、行为、责任心、纪律、结果,数量 每月、每季度顾客的数量 每周、每月处理的项目（报告、表格）数量 每月、每季度处理的诸如咨询、投诉的事件 每月、每年顾客投诉的数量 （在具体项目中）员工参与的百分比 每月、每季度由于旷工而消耗的劳动时间,质量 （部门、计划等的）差错率 每季度、每年由于严重失误而造成的生产时间损耗 正确无误的订单比例 员工流失的比率 重复检测的百分比 返工（或完全废弃）的百分比 故障或停产（停工期间）时间的百分比,时间 错过截止期的百分比或数量 铃响三声之内回复电话的百分比或数量 完成工作的天数 月末或季度末还需工作的天数 流失的时间（经营突然好转的时间） 每月/季度某一件事的发生频率,成本 与预算偏差的百分比 预算中的生产开支（包括超工作量或其他成本） 比上期或上个季度所节省的金额 完成每个单位工作的时数,KPI类型四个方面的举例,KPI考核评分标准设定示例,SAMPLE,2-10职业发展路径 列出本岗位在学院职业发展基本路径。 例如：教务处教务科长职业发展路径,三、任职资格 3-1教育水平 3-2先期培训 3-3工作经验 3-4能力（技能） 3-5兴趣爱好 3-6个性特征 3-7性别及年龄 3-8体能要求,3-1教育水平 列出工作岗位对人员教育水平的最低要求。 毕业院校 学历（学位） 所学专业（方向）,3-2先期培训 列出工作岗位对人员接受相关知识、或技能、或技术、或业务、或核心能力或职业道德等方面培训的要求。,3-3工作资历 列出工作岗位对人员相关专业（职业）工作资历的要求；对于领导岗位，还应列出对