如何利用word制作“邮件合并”

如何利用word（2010版）制作“邮件合并”,2017年10月,目 录,一、软件介绍,二、软件应用方法与策略,1、建立数据源 2、创建合并主文档 3、连接到数据源并选择工作表 4、插入合并域 5、合并数据源到新文档，保存。,三、成效分析,一、软件介绍,邮件合并是讲多个记录合并在一页上，在一份主文档上面，只有少数的几个地方不同，而别的地方都是相同的，例如学生的成绩通知单，邀请函，录取通知书等，如果用手填的话，就太麻烦，并且工作量很大。这是就可以利用邮件合并的方式来制作。,邮件合并发送功能是office2010版以及之后的版本增加的功能，同样在wps上也可以使用。 邮件合并发送，不但能对多个文档进行合并，还可以对制作好的文件，按照对应的邮箱号码，统一发送。 使用这个功能，对我们做教师的来说，是最好的，再也不用为一个班几十名学生的成绩通知单的填写发愁了。,（续）,邮件合并的应用领域,1、批量学生打印信封。 2、批量打印邀请函。 3、批量打印学生成绩通知单。 4、批量打印学生录取通知书。 5、批量打印准考证。 6、批量打印获奖证书等,二、软件应用方法与策略,为了更好地看懂邮件合并的操作步骤，我就以制作“2017年春节学期大坪子小学四年级学生成绩通知单”为例，来加以说明。,注（1）(数据源)2017年春学生成绩表.xlsx （2）成绩通知单主文档（通知书）.doc 这两个文件是开始准备好的。,1、建立数据源,启动Excel2010，建立工作簿-(数据源)2017年春学生成绩表.xlsx （如下图）,注意：这个工作表是开始自己制作的，里面包含了，姓名、语文、数学、科学、思品、英语、总分、名次、班主任评语，家长邮箱的内容,2、创建合并主文档,启动word2010，创建合并文档-成绩通知单主文档（通知书）.docx,注：主文档的格式，决定了以后所有各个副本的格式和效果，也就是，最后制作出来的成绩通知单全班都是一样的，出来名字，分数，评语等，其他的都是相同,3、连接到数据源并选择工作表,通过1和2的准备工作，现在可以正式的进入邮件合并的步骤了,1、打开合并主文档-成绩通知单主文档（通知书）.docx 点击邮件-开始邮件合并-文件合并分步向导（w） 如下图：,：,下图,选择信函，点击下一步,点击“使用当前文档”和下一步,下图,点击下一步,从桌面选择数据源-(数据源)2017年春学生成绩表2.xlsx 打开,点击浏览，出现右图的表,点击确定,下图,1,4、向主文档插入合并域,在主文档连接到数据源工作表以后，就要在主文 档里面的部分内容，插入数据源工作表的一些域， 而这些域，都是在工作表里面的，我们只是把它 分类插入到主文档中。,具体步骤如下：,插入合并域-按照需要插入项目。 如：表里的“*同学之家长”这里该插入姓名，因此，选择”姓名”，点击“插入”，再点击“关闭”，表头的姓名就查进去了。,3,依次点击，完成姓名的插入。,同理，可以插入语文成绩。 注意：在哪里插入，鼠标就要移到哪里。然后再点击“其他项目”进行添加。例如：插入姓名时，鼠标要放到姓名处，要插入语文成绩，就把鼠标移到语文处，直到插完。,同理插入数学成绩：,同理，插入英语成绩。,同理，插入科学成绩。,同理，插入思品成绩。,同理，插入总分成绩。,同理，插入班主任评语。,5,同理，插入姓名。,全部插入完成后的样子,全部插入完成后，点击下一步“预览信函”,点击完成合并。,。,预览的效果,5、合并数据到新文档,到此，邮件合并就完成了,合并到新文档。,可以在左边的导航栏查看全部的文档。,也可以在标题栏查看任意的文档。,保存,可以用“另存为”的方式保存全部文档。保存为-合成的全班学生学生期末成绩报告单.docx,合成的全班学生学生期末成绩报告单.docx,三、文件打印,现在所有学生的期末成绩通知单，已经做好了，可以打印出来发给学生，（当然，电脑和打印机在已经连接的情况下，才可以打印。）,三、成效分析,通过两篇文档的合并，已经在数据源和主文档之间建立了联系，同时，主文档和数据源之间的合并是成功的。在此我总结了一下合并的效果和需要注意的地方。,1、数据源电子表格不能有“表头”即第一行不能有表的名称。,2、在班主任评语栏，我没有设置好格式，导致了一些字被覆盖。,3、电脑自动检视是，发现了一些语法拼写的错误，被我忽律了，没有去改正。,4、在做主文档的时候，由于格式多，我就有电子表格来做，但是到后面“插入域”的时候，插不进去，我就在主文档的相应地方插入了文本框，这样虽然有一些不规范，但效果是一样的。,5、纵观全部文档，除了在班主任评语方面，有一些错误之外，没有什么错误。,6、原计划，在文档合并之后，还有一个内容