南大之星档案管理系统使用说明.ppt

南大之星档案管理系统 使用说明,浙江农林大学档案馆 二一六年四月, 系统登录,用户在使用该系统前，应与档案馆联系，取得相应的用户名和初始密码，修改密码。,在IE浏览器的地址栏中直接输入51，进入系统登录界面。,各单位输入相应的用户名和密码，即可进入系统,登录系统后，由于每个用户所赋予的权限不同，看到的档案类别和数据表会有所不同。 单击打开一类档案的数据表，进入相应的档案著录页面。 此处以人事处为例。,单击“新数据”，进入下一个界面,单击“行政”，进入档案著录界面, 添加文件,用户首次著录文件信息，请点击左栏上方的“添加文件”按钮，出现文件信息著录界面，此时标题栏显示为“添加文件”。,用户首次登录，请先点击页面左栏上方的“添加文件”按钮，系统进入文件信息录入页面,选择类目：一级目录输入案卷年度“2009”，二级目录输入分类号“XZ12”。三级目录为空。,实体分类号：它由年度+分类号，要求用大写字母填写，短横杠连接。以人事处的档案实体分类号为例：2009-XZ12。,文件案卷号及件号由整数+小数组成，如1.0001。其中整数代表文件所在的盒号，小数显示这是第几份文件。如“1.0001”代表第1盒中的第1份文件。,保管期：根据需要选择“永久” 、“30年”或“10年”,正题名：文件题名。,责任者：文件落款的单位或个人（如：浙江省人事处）。如有多个责任者，第一责任者之后的责任者填写在其他责任者处。,页数：文件的总页数。,文件时间：文件的落款日期，由年、月、日组成，格式为20090124。,单位：归档单位，如“人事处”。,文号：如果文件有文号，请填写（如：浙人发200922号），没有则此项保持为空。,主题词：按后面的两点自动生成。,输入员：输入兼职档案员的姓名。,确认信息填写无误后，点击“添加”按钮。,此时出现“添加案卷、文件完成”的对话框，点击“确定”，即可完成本份文件的著录，并出现下一份文件的著录界面。,在这里件号自动向下顺延一位。例如，刚才添加成功的是1.0001，现在自动生成1.0002，其他著录项目的内容继承上一份添加成功的文件，此时只需要修改相应内容即可。,这时在档案文件信息管理界面可以看到刚添加的文件信息。,如果您之前已经添加过文件信息，现在需要继续添加，请单击左栏“文件夹2009”下的分类号“XZ12”。,点击右侧页面的“添加文件”按钮,此时文件件号会在最后一条已录入文件的件号基础上向下顺延一位，其他著录项目的内容继承最后一条已录入文件的信息，用户可根据需要修改相应的内容。在确定著录内容准确无误后，点击“添加”按钮即可。, 对已录入文件的修改,如果已经添加完文件后，发现有的著录项填写错误，那么只需要对此文件进行修改即可，不需要重新添加，方法如下：,单击要修改的文件条目后的“编辑”图标，进入编辑界面。,对错误或漏填的项目进行修改，确认无误后点击下方的“保存”按钮完成本份文件的修改。,注意：编辑界面和添加界面基本相同，但是在标题栏有所区分，编辑界面左下方为“保存”按钮，添加界面左下方为“添加”按钮。修改文件保存成功后，如需继续添加文件，必须关闭编辑窗口，点击“添加文件”按钮进行添加。, 给文件添加电子文件全文,大部分单位的文件都在计算机中直接用办公软件形成，系统为这些电子文件提供了上传功能。方法如下：,单击要粘贴全文的文件条目后的“全文”图标，进入上传文件界面。,单击“浏览”按钮，选择需要上传的电子文件。“上传方式”选择“上传整个文件”，“提取全文”选择“将附件内容追加到全文”。,确认信息无误后，点击“上传”按钮，完成文件上传。,文件上传成功后会在这里显示上传的文件信息，单击“转换”图标，可以将WORD格式转换为PDF格式。,单击“转换”图标后，出现“转换中”格式，,文件上传成功后会在这里显示上传的文件信息，单击“浏览”图标，可以预览已上传的电子文件。确认信息无误，直接关闭该窗口。,对于已经成功上传了电子文件的文件条目，其“全文”图标为亮黄色，并在图标下显示上传的文件份数。, 删除文件,如果已经添加文件后，发现文件重复，可以将重复文件删除。方法如下：,单击要删除文件条目后的“删除”图标,点击对话框中的“确定”,点击“确定”按钮，系统会将剩下的文件重新排序。, 文件漏输的处理,如果发现有一份文件漏输了，如漏输了第2份文件，首先将原先输的第2份文件及该卷后面的所有文件的文件号批量+1（注意：只能一页一页操作）。具体操作过程见下页：点“辅助组卷”，将“批量数据修改”中“修改项目”选为“文件件号”，“修改为：+1”，再点“修改”。最后将漏输的第2份文件（1.0002）通过“添加文件”按钮进行添加。,点击右侧页面的“添加文件”按钮,新添加的文件件号为1.0002，将相应的项目填写完整后，点击“添加”按钮, 文件目录打印,用户可以通过系统自动生成文件目录，并打印输出。,点击“打印当前 ”按钮，进入打印设置界面,选择“归档文件目录（A4纵向）”选项,去掉“自动设置