企业档案工作的主要情况

1 / 13 企业档案工作的主要情况 【原文出处】机电兵船档案 【原刊地名】京 【原刊期号】 XX06 【原刊页号】 7 10 【分 类 号】 G7 【分 类 名】档案学 【复印期号】 XX02 【 标 题】企业档案工作的主要情况 【 作 者】李和平 【摘 要 题】专门专业档案 【 正 文】 一、近两年企业档案工作发生了很大变化 从全国的档案事业来讲，企业档案工作处在最活跃、最生动、最有亮点的一 个个前沿。这几年由于我 国国企业改革的不断深化 ，给企业档案工作带来 了了变化，主要表现在两 个个方面。 1999 年 以以来，组建了一大批中 央央 企业，许多企业由过 去去的主管部门管理，直 接接转变为由国家来管理 。从档案工作上来讲， 过过去由很多个部委管理 的的大企业，脱钩以后直 接接和国家档案局建立了 联联系。中央企业基本上 有有五大类型。 1.由 部部委直接转成的：石化 、石油、国电、国防， 十十大集团； 2 / 13 2.与部 委委脱钩的：电子信息、 电电信、远洋、钢铁、汽 车车制造； 3.与军队 、武警、政法机构脱钩 的的：新兴集团、保利、 远远东贸易等； 4.与 部部委脱钩的大型科研单 位位：钢铁研究总院、冶 金金自动化研究所、机械 科科学研究院等； 5.打打破行业垄断以后分离 出出来的： 民航、电力、 电电信等。 总的来讲， 中中央企业的档案工作基 础础比较好，实力都很雄 厚厚，而且档案工作上升 得得也很快，没有随着企 业业的改革或中央企业的 组组建而受到影响，反而 通通过强强联合，使档案 工工作也上升到一个新的 台台阶。 通过企业进一 步步深化改革和加入世界 贸贸易组织，对企业档案 工工作提出了一些新的问 题题。 1.加入世界贸 易易组织以后，企业要更 加加全面、更加深入地参 与与国际竞争，这就需要 比比以往更多的信息。我 们们档案工作的价值在企 业业的发展过程中体现的 就就越来越明显。因为一 个个科学的决策取决于信 息息的量和正确性 ，档案 是是企业信息整体的一个 非非常重要的部分，企业 对对档案的需求比过去更 迫迫切了。 2.随着现 代代化企业制度的建立， 要要求企业档案工作更加 科科学规范。现代企业制 度度是一个科学的管理制 度度，企业档案工作属于 现现代企业制度基础管理 的的一项内容，也就要求 我我们3 / 13 档案工作要适应现 代代企业制度的建立而规 范范。很多企业特别是外 向向型的企业还要注意本 企企业的档案工作要与国 际际惯例接轨，这也是随 着着企业面向世界、面向 国国际竞争，把档案工作 带带到了这样一个环境。 3.企业活动的范围 逐逐步扩展，企业产生的 档档案种类和数量激增， 应应该优化企业文件材料 的的收集范围。随着我国 加加入世界贸易组织，企 业业活动的范围逐步扩大 ，这是指国内外的范围 扩扩大。过去中央企业很 少少有在境外设机构和企 业业的，现在大多数企业 都都有涉外机构；从企业 自自身的改革来看，过去 企企业只管生产，销售由 国国家来调控，现在企业 是是以营销为主导来带动 生生产。随着企业活动范 围围扩大和内容的变化， 档档案形成的种类和数量 也也就越来越多。因此， 如如何优化企业文件材料 的的收集范围，使保存的 档档案内在质量和数量都 能能适应企业要求，这是 企企业档案工作者需要研 究究的一个课题 。 4.企企业 的法律事务增多， 档档案的凭证依据作用越 来来越显著。随着企业法 律律事务逐渐增多，档案 的的凭证作用也越来越凸 现现，档案具有的这一特 性性是其它文件不可替代 的的，因此要注意发挥档 案案的依据和凭证作用。 企企业在法律诉讼过程中 ，很多是靠档案起了至 关关重要的作用，产生了 可可观的效益。 5.市 场场竞争越来越激烈，要 注注意保护企业的知识产 权权档案，并发挥作用。 一一方面我们要注意档案 的的利用和开发；另4 / 13 一方 面面属于企业商业秘密的 档档案必须要管好。过去 国国有企业对知识产权档 案案和商业秘密档案不是 很很重视，随着市场经济 的的建立，竞 争的激烈， 企企业自己的商业秘密越 来来越重要。 6.档案 行行政管理部门要加强对 企企业中 “ 对国家和社会 有有保存价值的档案 ” 的 监监管，这是符合中华 人人民共和国档案法的 规规定。现在也有一种说 法法，企业现在都走向市 场场了，不要管得那么多 。实际上这不是管得多 少少的问题，该管的没管 好好也不行，不该管的瞎 管管更不行。现在企业逐 渐渐走入市场，以 “ 四自 ” 为原则，在这一前提 下下，怎样对企业特别是 中中央企业中 “ 对国家和 社社会有保存价值的档案 ” 加强管理，确实是档 案案部门必须注意的问题 。 7.实行 “ 走出去 ” 的战略以后，更 多的 企企业走出国门，企业档 案案部门要采取措施，加 强强驻外企业的档案管理 。对境外的企业档案如 何何管理，国内的母公司 对对国外的子公司或分设 机机构的档案怎样进行管 理理，这方面也出现了一 些些问题，有一些企业由 于于没有管好档案，受到 了了严重的损失。我们司 现现在也在进行研究，起 草草了相关的文件，准备 发发布加强境外企业档案 管管理的一个通知。 8. 随着企业信息化建设 的的加速，企业电子文件 的的管理亟待解决。企业 信信息化建设的加速，对 企企业电子文件的管理提 出出了一个非常严峻的问 题题。去年上半年，国家 经经贸委开了一个企业信 息息化建设的会议，吴邦 国国副总理有一个很重要 的的讲5 / 13 话，就讲到现在国 家家要求企业要搞跨越式 发发展，这一方面是从企 业业内部管理来讲，实行 信信息化管理有助于消除 腐腐败，有助于提高效率 ，有助于增强企业的透 明明度；另一方面，从企 业业增强自身竞争能力来 讲讲，必须要实行信息化 。他讲了很多例子，包 括括国外公司与我们合作 ，首先要考察咱们的信 息息现代化建设，有没有 各各种网站及各种他适合 的的软件， 另外国外的东 西西你能不能懂、能不能 搞搞远程合作，这些软硬 件件条件都是竞争的因素 。 总的来讲，国家对 企企业的改革，给企业档 案案工作 带来比较大的变 化化。一是由于中央企业 的的组建，我们的很多关 系系都变了，由过去属于 政政府机构下属的企业， 变变成了直接面向市场的 主主体企业，对档案工作 是是一个很大的影响，要 摆摆脱过去那种行政机关 式式的管理，真正走向企 业业档案管理；二是随着 企企业改革的深化及我国 加加入世界贸易组织，给 档档案工作带来了一些新 的的问题。 二、当前企 业业档案工作的几个主要 问问题 关于企业档案工 作作中的法规规章、标准 的的制定问题 现在我们 档档案管理仍然还在沿用 过过去制定的一些法规、 规规章、标准，这些都是 三三中全会以后恢复时期 制制定的，显然不适合现 代代企业制度的要求，特 别别是最近几年企业改革 的的步伐很大，档案工作 不不能还按照过去的方法 进进行，我们司在制定企 业业档案标准、规章制度 的的体系方面，考虑分三 个个层次。 6 / 13 第一层：行 政政规章法规。这种类型 具具有强制性，企业必须 执执行，不仅是企业档案 部部门要执行，而且要求 企企业法人必须要执行。 如如去年发的企业档案 管管理规定。 第二层 ：标准。这类文件属于 推推荐性。我们比过去扩 大大了标准制定的数量， 对对过去有些强制性的规 章章，我们要把它转到标 准准。企业终究是自主经 营营、自我发展、自我完 善善的主体，从档案工 作 来来讲，企业根据自己的 情情况，有权制定适合自 己己业务的一些规定。我 们们从为企业服务的角度 出出发，把有些涉及企业 档档案业务方面的文件， 用用标准的形式来发布， 包包括：案卷构成的一般 要要求、电子文件的归档 等等。今后我们还要搞档 案案的分类、保管期限、 企企业档案工作评估分成 几几个档次等，都要作为 标标准。这些标准是属于 推推荐性的，企业可以执 行行，也可以不执行，也 可可以结合自己的特点进 行行修改、补充，结合自 己己的实际情况来执行。 第三层：文件。以文件 、通知或加强意见的形 式式下发，这类文件约束 力力更小一点。我们考虑 由由 于企业的改革步伐很 快快，企业档案工作面临 很很多新问题，但是有些 问问题不一定在三、五年 就就拿出一个法规、规章 之之类的文件。因为终究 实实践发展还很不成熟， 如如电子文件，现在各单 位位对电子文件的管理可 能能都不太一样，到底信 息息发展将来是个什么情 况况，现在还很难预测， 企企业的电子文件将来有 哪哪些状态现在也很难把 握握。为慎重起见，现在 出出台这方面的法规、规 章章为时过早，7 / 13 但又不能 在在这一时期对电子文件 管管理上出现空白，国家 档档案局要有一些相应的 要要求，这方面工作就要 以以文件的形式来表示。 上述法规体系的这三个 层层次，各 层有各层的作 用用，最终能够上升为法 规规的归位到法规，没归 到到法规的成为标准。总 而而言之，就是尽量少用 法法规和规章，更多地运 用用标准，为企业档案工 作作提供服务。 深化改 革革和加入世界贸易组织 后后，企业档案工作面临 的的几个具体业务上的问 题题 1.要及时、妥善 处处理好产权变动以后企 业业档案的处置工作 企 业业在改革和竞争中经常 发发生变化，但无论是分 离离、兼并，还是破产， 企企业这部分档案不能没 人人管，档案人员不能撒 ，企业还有许多文件材 料料需要妥善管理好以后 再再撤。特别是随着企业 改改革的深入和加入世界 贸贸易组织，给企业带来 的的变化是极其深刻的， 导导致一批企业迅速成长 ，也导致一批企业顷刻 破破产。现在产权变动的 形形式非常多，对于中央 企企业除了组建以外，可 能能今后更多地要实行股 份份制的改造，如产权重 组组、人员重组、债务重 组组、资产重组、结构调 整整等等，这对产权变化 以以后的企业档案如何进 行行合理的分流、科学的 处处置提出宁很高的要求 ，这是一项政策性很强 的的工作。对产权变动的 这这部分档案不能随便移 交交出去，但是如果应该 往往你那8 / 13 里分流，你不接 收收也不行。特别是国有 企企业，也是国有资产的 一一部分，在这里档案行 政政管理 部门可能要做很 多多工作，要与清算小组 、有关法院等进行协商 ，因为大部分企业破产 要要有一定程序，要保障 档档案工作与破产或产权 变变动同时进行。 2.要要适应企业改革和发展 的的需要，把档案收集齐 全全 企业档案的收集管 理理是一个老问题，但是 老老题要有新唱。目前有 一一些企业对文件材料的 收收集，基本还是按照过 去去制定的范围来归档， 现现在企业的活动范围不 断断扩大，形成的文件种 类类不断增加，已经远远 超超过了那个时期的范围 。除了前面说的电子档 案案，还有厂务公开、电 子子商务、检验检疫、知 识识产权、合同、商业秘 密密、外向型企 业倾销反 倾倾销、补贴反补贴等等 方方面的文件材料，另外 还还有关于企业法律事务 、信用方面的档案。这 些些档案都是非常重要的 ，越是企业出现的新内 容容的档案，就越是重要 ，因为这是企业目前的 中中心工作产生的。档案 部部门要跟上企业改革的 步步伐，把这些档案收集 保保管好。 3.加强知 识识产权档案的管理，为 维维护企业利益做好服务 知识产权是世界贸易组 织织贸易三大支柱之一。 知知识产权竞争在企业竞 争争中地位越来越突出， 很很多是靠产品的科技含 量量来决定产品价格。所 以以，知识产权越来越多 地地表现为科技水平的竞 争争，科技水平里有大 量 的的属于企业自主知识产 权权。要求企业一方面要 遵遵守世界贸易组织的规 则则，这也是今后我9 / 13 国市 场场经济要建立的一个发 展展方向，世贸组织关于 知知识产权的规则应是我 国国制定政策的一个主要 依依据；另一方面还要善 于于利用这一规则来维护 企企业的利益，不能只是 自自己中规中矩，不冒犯 别别人，规则有很多是灵 活活的，企业要熟悉规则 ，善于运用规则，才不 会会吃亏。知识产权档案 是是知识产权的载体，是 企企业档案的重要组成部 分分。现在知识产权的范 围围在扩大，也决定了知 识识产权档案范围的扩大 。 现在我们加入了世 界界贸易组织，就要按照 世世 界贸易组织知识产权 的的范围去执行，这包括 商商业秘密。商业秘密不 是是专利，也不是著作权 、商标权，它专门有自 己己的定义。现在有些知 识识产权文件和档案没有 在在档案部门保存，游离 于于档案部门之外，有些 是是职务发明与非职务发 明明混在一起，职务发明 的的文件材料必须要归档 。知识产权档案是档案 部部门今后管理的一个重 点点。要切实解决知识产 权权档案收集难、易流失 的的问题，要妥善保管好 这这些档案，还要专门研 究究知识产权档案的收集 、管理、应用的具体办 法法。知识产权档案的收 集集与普通档案不同，保 管管也要有特殊的管理方 法法，利用 还要有严格的 审审批手续和详细记录。 4.档案的现代化要与 企企业的信息化同步 企 业业档案必须适应信息化 要要求，把电子文件妥善 保保管起来。我们曾经去 大大连新船公司参观，他 们们的信息化建设程度很 高高，当时他的老总介绍 ：我们企业给外商制造 大大型油轮或10 / 13 客轮，外商 来来与我们洽谈时，我的 办办公室与外商的房间就 一一墙之隔，但是商量工 作作不是面对面，完全通 过过网络进行，最后签订 协协议。我们也要适应这 种种工作方式，搞信息化 建建设。因为现在与国外 企企业合作，如果企业没 有有信息化建设，就很难 与与外界交往。哈尔滨飞 机机制造公司在与 法田进 行行合作时，法方来考察 ，首先要看你能不能读 懂懂他的软件程序，再看 是是否具备远程技术合作 设设计的能力，这是合作 的的基础。 信息化的迫 切切要求及飞速发展，对 档档案部门提出了更高的 要要求和一些亟待解决的 问问题。当前，在企业信 息息化建设过程中，也有 档档案部门不了解、不懂 的的东西，特别是信息管 理理系统、资源管理系统 、 ERP 系统、 CAD/CAM 系统等。在这 种种情况下，档案部门要 知知难而上，积极参与企 业业信息化建设，使档案 管管理成为企业信息化的 一一个重要组成部分。档 案案人员要边干边学，在 管管理的过程中学习和掌 握握信息化的有关知识， 使使档案现代化与企业信 息息化有机结合，同步发 展展。 档案部门要主动 宣宣传电子文件归档的重 要要性，企业在制定信息 建建设规划当中将档案工 作作纳入进去，档案部门 要要参与到企业信息化当 中中去，要对整个电子文 件件的形成和管理提出要 求求，在实践中边学边摸 索索，逐步把电子文件管 理理规范起来。这对档案 人人员是一个难题。首先 要要解决纸质档案与电子 文文件信息的对称问题； 其其次要解决纸质和电子 文文件一致性的问题，电 子子文件看不见，就一张 光光盘，对于它的完整性 、版本11 / 13 等从外观上看不 出出来，所以档案部门要 用用专 门的设备、专门的 部部门负责检验电子文件 ，如果保存的电子档案 有有误，将来在工作中可 能能要造成失误。档案的 现现代化管理一方面要适 应应档案自身的发展，另 外外也要适应企业信息化 建建设的流程，两方面都 要要兼顾。档案毕竟是传 统统的记录和保存方式， 企企业信息化应用起来可 以以很潇洒，实现无纸化 办办公，财务、科研、外 事事等许多部门都进行网 上上办公，最后什么都没 留留下。档案部门搞信息 化化要解决的一个观念问 题题，就是我们档案的现 代代化建设不是简单地用 计计算机代替手工劳动， 也也不是把传统的管理方 式式搬到网络管理上去， 而而是要借助 现代化信息 技技术，引进先进的管理 理理念，对档案管理中不 适适应的一些做法进行改 革革。这是一种高层次的 认认识，要求我们不断学 习习，吸纳新知识，档案 部部门不学习不提高，肯 定定要被淘汰。 5.加 大大对驻外企业档案工作 的的指导力度 无论是档 案案行政管理部门，还是 企企业，都要重视这个问 题题。我国的驻外企业大 部部分都在发展中国家， 那那里经济比较落后，国 情情复杂，突发事件较多 ，不利于档案的安全保 管管。主体公司一定要对 驻驻外机构文件资料管理 情情况了如指掌，重要的 特特别是有法律效力的文 件件资料，能拿回来的， 一一定要带回国内保 存， 不不能拿回原件的，采用 电电子备份的方法。此外 ，驻外人员变换频繁， 管管理比较松散，档案的 流流失也比较严重。因此 加加强驻外机构的档案管 理理，对保持工作的连续 性性很有必12 / 13 要。加强驻外 企企业档案的管理，为企 业业实行海外扩张的战略 提提供良好的服务，这是 我我们档案部门应有的职 责责之一。 6.在应诉 反反倾销案中，企业档案 部部门应配合有关部门， 及及时有效提供档案资料 倾销反倾销是国际贸易 的的专用名词，