会议筹备方案的拟订

1 / 5 会议筹备方案的拟订 相关知识 1.会议筹备方案的内容 确定会议的主题与议题 会议的主题是指关于会议要研究的问题、要达到的目的。 确定会议主题的要素有 3 点：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。 例：的会议坚决不开 a.条件不成熟 b.目的不明确 c.议题过多 d.地点 答案： b 解析：明确的目的是开会的重点和关键 例：会议主题的确定应 做做到 a.有切实依据 bb.能结合本单位的实 际际 c.主题尽量细化d. 有明确的目的 答案 ： abd 解析：确定 会会议主题的要素有 3 点 ：一是要有切 实的依据 ；二是必须要结合本单 位位的实际；三是要有明 确确的目的。 确定会议 的的名称 确定会议的流 程程：根据到会的主要领 导导，安排会议主持人； 根根据会议的主题，确定 会会议发言人； 确定会 议议的时间和地点 2 / 5 会议 时时间包括实际进行时间 和和会议过程中的体会时 间间。会议的最佳时间要 考考虑主要领导是否能出 席席而定，确定会议的长 短短 会议地点选择的重 点点是会场大小适中、地 点点适中。环境适中。交 通通方便，会议设施齐全 确定会议所需的设备 和和工具 确定会议文件 的的范围并做好文件的印 制制工作 确定会议代表 的的组成 确定会议的 经 费费预算 确定会议住宿 和和餐饮安排 确定会议 的的筹备机构，大型会议 需需要确定筹备机构与人 员员分工 例：秘书人员 应应根据会议筹备方案的 内内容，做好会前的 a. 分工协作 b.统筹协 调调 c.统一汇报 d.综 合合检查 答案： abd 2.会议筹备 方方案的作用 确保会议 的的周密组织 确保会议 服服务质量和沟通协调到 位位 确保领导意图得以 贯贯彻执行。 3. 电话会议及视频会议 3 / 5 电话会议 电话会议 是是利用程控电话的“会 议议电话”功能召集不同 地地方的人员举行会议。 1）电话会议的 交交流的特点 a电话 会会 议方便灵活准备时间 短短，回复迅速，是电子 通通信会议中花费最少的 。 b电话会议缺少 身身体语言，难以进行互 动动交流，而且缺少文本 ，难以传递大量细节信 息息。 c为了提高电 话话会议的效率可以搭配 使使用其他通信方式，增 进进信息的传输与交流。 d电话会议适用于 分分公司不远、规模不大 的的企业 2）电 话话会议信息工作的要求 a准确发出开会信息 b认真分发会议书面 信信息材料 c合理安 排排会场信息传输设备 d按时接通电话 e互相通报出席情况。 f做好会议记录。 视频会议 4 / 5 视频会议是 利利用通信网络传递图像 和和声音信号的一种现代 化化会议方式。适用于布 置置重要工作、宣布重大 决决定 1）视频 会会议的特点 a.实现 了了声音和图像同时传递 b.打破了空间的限制 c.节省时间、费用 。 d.交流效果较好 e.视频会议局限，准 备备时间较长，投入成本 高高，交流不够深入广泛 2）视频会议 信信息工作的要求 a.发发出开会信息 b.分 发发文件信息资料 c.布布置会场 d.设置与 检检查会场信息传输设备 e.做好会议信息准备 f.采用先集中后分散 的的形式。 g.汇总情 况况信息 4.远 程程会议 筹备方案的特点 远程会议具有节省时 间间和金钱，与电话服务 机机构商定使5 / 5 用录音的形 式式做永久记录，交流更 加加直接与简短的优点。 远程会议筹备方案拟 定定时，应先预先了解提 供供电信会议服务公司的 服服务要求，并提前将开 会会内容告知电信公司。 会议材料程序必须 尽尽量寄给与会人员 要 有有专人负责检查远程会 议议设备 例： 1.现代 化化远程会议是建立在高 科科技的基础上的。 2.现代化远程会