总裁办项目组申报专项和补助资金管控制度

新凤祥控股有限公司企业标准Q/GMK GL *.*-2011(A)新凤祥控股有限公司申请专项和补助资金暂行管理办法（审议稿）2011-*-* 发布 2011-*-* 实施新凤祥控股有限公司 发布前 言为推动新凤祥控股有限公司及下属各公司最大限度地争取国家和省市县发改委、商务、国土资源、科技、财政、农业等相关政府部门给予的各项优惠扶持政策，规范新凤祥控股有限公司及下属各公司申请政府政策扶持专项和补助资金项目的申报流程及管理规定，提高项目申报质量及效率，加强项目管控和管理。根据公司管控要求，特制定本暂行管理办法。本标准系首次发布，为暂行规定，试行期半年。本标准由新凤祥控股有限公司总裁办提出。本标准由新凤祥控股有限公司总裁办归口管理。本标准起草单位：新凤祥控股有限公司总裁办公室1、 新凤祥控股有限公司及下属各公司申请专项和补助资金工作流程图： 2、管控目标及范围 本管理办法目的在于规范专项和补助资金项目申报流程，保证新凤祥控股公司及下属各公司申请专项和补助资金项目工作目标明确，职责明晰。 本管理办法适用于新凤祥控股有限公司及下属各公司申请专项和补助资金工作整个工作流程。3、管控组织机构 主导部门：控股公司总裁办公室。 参与部门：控股公司及下属各公司财务部、资金中心、安全环保委员会，新凤祥下属各事业部。 决策部门：控股公司董事会（董事长）、控股公司总裁。4、职责说明 控股公司董事会（董事长） 审批总裁办提交的项目申报方案，对项目是否进行申报做出决策。 对总裁办提交的项目申请报告进行审核。 控股公司总裁 审批董事会（董事长）授权范围内总裁办提交的项目申报方案，对项目是否进行申报做出决策。 审批董事会（董事长）授权范围内总裁办提交的项目申请报告进行审核。 控股公司下属各事业部 各事业部总经理负责对本事业部业务部门提出的项目申报需求进行审批，对是否进行申报做出决策；参与讨论项目申报方案。 各事业部业务部门依据项目申报方案提供项目基本情况、工艺技术等有关材料；并提供项目检查、审计、验收等所需的项目建设运营情况、招投标手续、监理手续等相关材料，协助总裁办完成项目检查、审计、验收等工作。 各事业部单独上报的项目需在控股公司总裁办备案，以备公司统一调度。 控股公司财务部及下属各公司财务部 进行项目初步财务匡算，提供申请报告财务数据支持，提出财务意见与建议。 与相关部门一起审查、讨论项目申请报告及具体实施方案，提出意见与建议。 各事业部财务部负责搜集、整理项目申报所需的财务报表、审计报告、费用支付凭证、费用发票、费用支付合同等财务资料及相关文字说明等。 项目申报成功，政府下达资金计划后，跟踪并办理项目资金划拨手续，资金到位后，将资金到位信息（项目名称、到位时间、资金数额等）回复给总裁办。 资金到位后，对专项资金单独建立财务账套，专款专用。 在政府有关部门对项目进行检查、审计、验收时，提供项目所需的财务报表、台账、审计报告、预决算报告等相关财务资料。 控股公司安全环保委员会 参加项目申报筹备会议，对项目申报方案提出意见及建议。 依据项目申报方案办理项目环评报告及批复等相关手续。 办理项目节能评估报告编制、节能评估报告评审及节能审查意见等相关手续。 提供项目验收所需的环评验收、消防验收及安全验收等相关手续。 控股公司资金中心 参加项目申报筹备会议，对项目申报方案提出意见及建议。 依据项目申报方案提供项目申报所需自筹资金证明、银行贷款承诺等附件材料。 办理少数民族定点生产企业民族用品贷款额度确定事宜及额度确定后公司所在贷款行的盖章工作。待总裁办办理完民委系统手续后，办理贴息业务。 办理省基建基金贷款有关事项。提供办理基建贷款所需资料，根据总裁办在发改委办理的基建贷款批复情况，及时办理贷款或转贷手续。 控股公司总裁办 总裁办负责对申请专项或补助资金工作全过程进行综合协调。 搜集、研究政府有关部门出台的各项优惠扶持政策，并就扶持政策疑难咨询。 依据新凤祥公司及各事业部储备项目实际及提交的项目申报需求，结合国家相关政策初审项目是否具备申报条件，符合申报要求。 组织项目申报筹备会议，制定项目申报方案，提交董事会（董事长）审议。 收集汇总项目基础材料，编制或外联有关单位编写可研报告、项目资金申请报告，并逐级进行项目申报。 跟踪项目申报情况，并将申报结果通知项目组成员。项目申报成功后，将资金计划文件转发相关部门。 跟踪项目建设情况，在政府有关部门对项目进行检查、审计、验收时统筹协调有关部门分工完成各自任务，同时收集、整理、汇编项目检查、审计、验收等所需有关材料，完成项目检查等任务。 对项目申报及项目验收材料进行归档。5、流程说明 控股公司各事业部向总裁办提交项目申报需求，总裁办负责收集国家相关政策，并咨询政府主管部门意见，根据现有国家扶持政策审议项目是否可行，并在收到项目申报需求五日内给予反馈意见。 若项目可行，总裁办在反馈项目需求意见后三日内组织召开项目申报筹备工作会议（因该环节需征求有关参会人员的时间情况，时间难以控制，总裁办会尽量在三日内组织召开），明确项目申报编号、项目申报内容、申报范围、申报时间、各部门任务分工等相关要求，提出项目申报方案，提交董事会（董事长）或总裁审批。 控股公司董事会（董事长）或总裁对项目申报方案作出可行申报决策，控股公司财务部提供申报项目所需的财务报表、单据凭证、审计报告及相关文字说明材料；资金中心提供申报项目所需自有资金证明、银行贷款承诺函/意向书等有关材料；安全环保委员会申报项目所需环评报告的批复、节能审查意见等有关材料；控股公司各事业部提供申报项目所需项目基本情况、土建设备合同等有关材料；总裁办汇总整理后报控股公司董事会（董事长）或总裁审核。 控股公司总裁办具体负责向政府主管部门逐级申报项目并跟踪项目审批进度，并将申报结果通知公司领导及相关部门。若申报成功，将政府批复文件和资金下达计划转发相关部门跟踪落实。 控股公司财务办理资金划拨手续，资金到位后给总裁办反馈信息，并建立专项资金台账。 总裁办组织相关部门准备项目执行情况检查/验收，直至得到政府部门组织的项目正式检查/验收。 控股公司董事会（董事长）或总裁对项目申报工作目标和任务、申请材料进行审核；各职能部门主要负责人对本部门提包的材料进行把关。 以上时间节点依据以往国家下发申报项目时间要求设定，如与每年具体申报项目时间不相符，根据项目申报年度通知要求时间，进行时间调整，在规定时间内准备材料，各部门予以积极配合。6、流程执行要求 执行频率 根据各事业部提交的项目申报需求提报。 执行时间 上级主管部门通知下达及本公司实际需求时。 执行质量 按政府主管部门通知要求编写材料内容。 按规定的时间通过内部审批并报出。 项目申报前期，项目工作小组要充分进行相关政策的深入研究、解读，关注政策的时效性，对项目申报全过程各个工作节点进行合理有序规划，根据实际情况随时对工作方向、方法予以调整和完善。 项目工作小组在实际工作中要注意项目所涉及各类信息资源的及时共享，确保小组成员明确知悉并掌握项目各阶段的工作进度情况。 项目工作小组各成员要在工作中确保精益求精，保证项目所涉及材料、图表、数据一定要精准、完备、保密，工作沟通应及时、顺畅，灵活、有序。7、特殊情况说明 因考虑到有些项目申报时间要求非常紧急，公司领导/同事的时间不易安排，没有足够时间组织召开项目研讨会，对这类项目采用特事特办的原则，总裁办将以邮件形式告知大家项目立项、职责分工等相关事宜，如有争议，可采用电话或邮件形式进行讨论。 使用国家扶持资金的项目在土建施工、设备采购环节均需进行公开委托招标。如需办理进口设备确认书的项目需各事业部设备部门与海关报关人员联合规范确定设备名称、设备型号等有关信息，并准确填写所要求的设备清单表，同时要提供委托招标协议、中标通知书等手续，但公司在实际运作过程中很多实行自行招标，对此情