关于企业秘书资料整理工作的调查

1 / 8 关于企业秘书资料整理工作的调查 摘要：资料管理是信息工作的一个环节，做好资料管理工作不仅是权利，也是义务，是企业自身发展的客观需要，加强企业资料管理工作，是企业强化基础管理、提高市场竞争力、维护自身权益的客观要求。从企业工作和长远发展的客观需要出发，要把资料管理作为生产、经营、管理的重要资源和必不可少的条件切实加强管理，资料管理不是包袱，是财富，是企业文化 的的重要部分，是企业成 功功的金桥。它在企业中 发发挥了举足轻重的作用 ，直接影响了企业的经 营营和发展。整理。 目 的的：调查文秘的基本工 作作情况了解一些文秘人 员员的情况和对办公室文 秘秘工作的认识，了解 秘秘书 人员的主要工作 以以及其中存在的问题。 时间： 地点：创 新新电子有限公司 一 、调查的基本情况 秘 书书 是指专门从事办公 室室程序性工作，协助 领领导 处理政及日常事 务务并为 领导 决策及 其其实施服务的人员。其 职职能有：调研、咨询、 沟沟通和处理。秘书的日 常常工作都是围绕办公室 来来做的。秘书 就职 的的办公室是一个单位的 行行政指挥中心，是一个 单单位的窗口，是集文字 、信息、办公用品管理 等等工作的综合科室，事 情情琐碎而繁杂，担负着 参参与政务、管2 / 8 理事务、 综综合 服务的任务。 该 公公司的文秘人员工作比 较较繁琐，所做的工作也 比比较多。日常工作中该 单单位文秘工作人员所要 做做下面几项主要工作： 1、 接打电话 一般分为两种情 况况一是各个公司的商品 报报价还让合作意向，有 用用的向领导汇报，无用 的的记在记事本上即可， 作作为备用，以防万一。 二二是客户打电话询问一 些些合作细节问题，然后 记记下报给领导，再给客 户户回电话。接听电话要 做做好做留言记录、讯息 处处理。例如：处理客户 投投诉 2、 收发邮件 收发的也就是各个公司 的的商品报价主要通过传 真真或邮箱收发。收发内 容容 ;商品报 价以及商品 信信息资料。 3、月底 盘盘点 月底盘点秘 书书要做的就是把店内的 所所有机型和报价登记下 来来，核对每个月的销售 业业绩。核对正确无误之 后后，再输入电脑里留作 备备份，以供日后便于查 找找。盘点内容：各个机 型型报价以及商品信息。 4、做标书 平时也 就就是做一些简单的文件 整整理，日常的文件不是 特特别的多，但是在接到 标标书之后就会比较忙， 需需要整理的很多，3 / 8 要给 客客户做标书，商品名称 及及价格，以及竞标资料 的的准备，做完之后要检 查查格式错别字，要注意 文文书的细节问题，价格 是是最主要的不能出错。 5、资料整理 该 公司 秘秘书人员主要整理的文 件件主要有进销存货单据 的的登记、客户档案、促 销销员销售报表、会议资 料料、员工人事档案 材 料料 、各类培训资料、 考考勤资料、奖惩资料、 统统计每月考勤、人事异 动动资料等。日常工作就 是是对这些文件标明日期 ，按月份分类。整理完 之之后必须再把文件做成 电电子档案，备份在电脑 里里保存起来。整理好的 文文件放到文件夹里保存 在在档案柜里。 还 有有就是电子档案整理： 主主要是每个月的月底盘 点点，客户资料和商品信 息息等。然后对整理好的 文文件进行信息备份的。 通过调查，我发现在上 述述诸项工作中，该公司 的的秘书人员大部分做的 还还是不错的，最主要的 问问题是在资料管理工作 中中。 我们知道，资料 管管理是信息工作的一个 环环节，做好资料管理工 作作不仅是权利，也是义 务务，是企业自身发展的 客客观需要，加强企业资 料料管理工作，是企业强 化化基础管理、提高市场 竞竞争力、维护自身权益 的的客观要求。从企业工 作作和长远发展的客观需 要要出发，要把资料管理 作作为生产、经营、管理 的的4 / 8 重要资源和必不可少 的的条件切实加强管理， 资资料管理不是包袱，是 财财富，是企业文化的重 要要部分，是企业成功的 金金桥。资料管理在企业 中中发挥了举足轻重的作 用用，它 直接影响了企业 的的经营和发展。 既然 资资料管理工作对企业的 意意义如此巨大，那么企 业业的秘书人员一定得认 真真做好资料管理工作。 我所调查的公司秘书人 员员虽然也在尽力做好资 料料整理工作，但还存在 很很多问题。 二、该公 司司在资料整理这方面做 的的很不到位，主要表现 在在下面几个方面 1、 资资料分类不科学，排列 混混乱 公司文件和资料 也也只是简单的按照日期 来来分类，标记其时间日 期期来整理，这样太不系 统统，查找起来不方便。 例例如：公司的资料特别 多多，所有的资料都是混 在在一起按日期来分类的 ，在找销售报表时，就 会会浪费很多时间和精力 。 2、保密性做 的的不到位 在公司的文 件件资料中，公司内部信 息息、客户资料、文件、 人人事、档案、客户资料 、商品信息这些都是很 重重要的资料，应该是严 格格保管的。而目前公司 的的秘书人员在处理这些 资资料时，根本就不注意 保保密，而且大部分都堆 放放在桌子上，并没有锁 在在抽屉或柜子里，电子 档档案里面的重要文件没 有有做备份，而且也没有 设设置密码，随便什么人 都都可以打开查阅。 5 / 8 3、不按照要求进行归档 秘书人员在资料整理 之之后，只是简单的放到 了了文件夹里，然后随意 放放进档案柜，没有进行 科科学的 编目、排列，没 有有及时将处理完毕的文 件件归档，纠正文件归错 类类别的现象，导致有重 份份文件以及没有保存价 值值文件 材料 也进行 了了归档。更没有按照档 案案管理的要求对进行处 理理。这样做就使文件还 是是和没有整理是一样的 。 三、对策及建 议议 针对该公司资料管 理理工作中的问题，我认 为为应该下面几个方面着 手手解决。 （一）进行 科科学的分类： 针对该 公公司资料类型多样，内 容容涉及广泛的特点，我 认认为要做好资料的整理 工工作，可以采用年度 部门 问题分类法 进进行分类。例如： XX 年 人事部 员工 人人事档案材料 、人事异 动动资料 财务部 财财务报表 秘书部 会 议议资料、各类培训资料 、考勤资料、奖惩资料 销售部 进销存货单据 、销售员销售报表 这 种种方法是指先保管期限 分分类，然后在每个保管 期期限下面按年度分类， 再再在年度下面按问题分 类类。因为该公司资料6 / 8 比 较较多，采用这种能够很 好好地把该公司的文件分 类类分好。 （二）、做 好好资料的保密 1. 做做好书面信息的安全保 密密工作 接收任何保密 文文件、资料对我那个都 要要签收并登记；机密信 息息和文件应锁入抽屉或 柜柜子；不再需要保密的 文文件要粉碎或用其他方 法法销毁，所有的保密 信 息息资料应归类在专用文 件件夹中，并清楚标明“ 机机密”，保存在带锁的 柜柜子里。 2. 做好 电电子信息的安全保密工 作作 计算机必须经常查 毒毒、杀毒，为了安全， 不不要安装借来的程序； 重重要的文件要做备份， 并并储存在安全、加锁的 地地方，但要记住磁盘不 能能保存在过热和过冷的 地地方；应设定密码来保 护护计算机，并定期更换 。 （三）、按照要求 及及时归档 要注意平时 的的归档整理，及时的收 集集已经处理完毕的文书 材材料，平时归档积累是 文文件归档整理的前期工 作作之一。做好文件材料 的的平时归档积累工作， 对对保证归档文件的完事 齐齐全、平时查阅利用和 年年终整理归档工作顺利 进进行，都具有重要的意 义义。 （四）、合理地 整整理资料 将资料先按 外外来资料和内部资料分 好好，再按部门，内容， 时时间分别进行分类，同 时时做好档案目录归档， 要要查看时既方便又快捷 ，便于公司领导查看。 公公司文件、文档材料众 多多，7 / 8 一时不能看完理清 ，首先划分出文档类型 ，同一类别规放一起， （如公司内部信息外部 信信息、人事、客户资料 、商品信息、档案、财 务务等等）还要掌握时间 规规属，长期的还是短期 的的；其次是填写好各项 档档案记录（如归档时间 ，归档人，归档部门， 查查阅人， 归还时间及领 导导签字）；最后如想加 强强管理的话，最好是采 用用电子管理，将所有的 文文档信息通过输入计算 机机里，可自编简易程序 管管理，以方便公司查找 。 四、 总结 此次调查主要是调查文 秘秘工作的情况，在调查 中中我发现该单位的秘书 工工作的还是比较到位的 ，唯一不足的也就是资 料料整理方面有所缺陷， 需需要在这方面加强，同 时时也让我对文秘工作及 其其工作性质有了更为明 确确的认识。通过调查让 我我更看到了文秘工作地 重重要性，文秘人员身兼 多多职，往往集文秘工作 、财务、统计、人事、 档档案管理等多种工作于 一一身，除了必须 具备的 文文秘专业知识和能力之 外外，还要掌握其他非文 秘秘专