印章管理制度(同名23329).doc

印章管理制度印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约。为明确使用人与管理人员的责权，特制订本制度。一、印章定义公司印章主要指：集团公司、各分公司、子公司、项目部及驻外办事机构相关的公章、法人代表私章、合同章、财务章等印章。二、各类印章管理的范畴刻制、使用、保管、更换及废止。三、各类印章的使用管理规定（一）公章的刻制1、公章的刻制，必须符合国务院颁布的有关公章刻制的规定，并经重庆市公安局备案（集团下属单位由注册地公安局备案）。2、新公司成立，基本印章(公章、合同章、法人代表私章、财务章)的刻制，应由董事长或集团行政部门指定的印章管理人员负责刻制，后交集团办公室备案，并从刻制之日起执行相关法规和制度。3、各分公司、子公司、项目部及驻外办事机构因业务发展，需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写印章制发申请表经常务副总裁或负责人批准后，送交集团办公室核准刻制并备案。（二）印章的使用1、任何部门在启用印章前，均需与集团行政办公室办理领取手续，接受相应的责权告知，履行印章签收手续并备案。(已经使用的需自通知当日补办理领取手续)2、单位公章：集团公司公章由董事长指定的专人负责保管。各分公司、子公司、项目部、驻外办事机构及集团直属部门有需盖集团公章的文件、资料等，需先到集团办公室领取并填写公章使用申请表，对外的需董事长签字同意，对内的需经办人签字同意，经集团公司常务副总裁或董事长签字同意后方能加盖公章（董事长已签发的集团红头文件除外）。盖章后经手人应在公章使用登记薄上签字。集团行政部门应将公章使用申请表与公章使用登记薄同期留档。各分公司、子公司、项目部、驻外办事机构的公章由董事长任命的分公司、子公司经理、驻外办事机构负责人或者指定的专人负责保管。具体使用管理可参照集团公司的上述管理办法。但每次使用，必须在公章使用登记薄签字。公章使用登记薄由各分公司、子公司、驻外办事机构办公室负责留档备查。3、合同章：集团公司、各分公司、子公司合同章由办公室负责人保管，主要用于签订各类合同使用。盖章前须先到集团公司办公室领取并填写合同章使用申请表，后将董事长亲笔签署的合同与法务部门的审查意见书，一并交由办公室负责人审核签批。经手人需将签批后的申请表交由集团办公室，并在合同章使用登记薄签字。集团行政部门需将合同章使用申请表与合同章使用登记薄同期留档备案。4、财务章：集团公司的财务专用章由董事长指定的财务人员专人保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章。各分公司、子公司的财务专用章由董事长指派到各公司的财务中心人员专人保管，其使用办法按财务中心规定执行。5、法人代表私章：法人代表私章由财务中心或财务中心派驻各分公司、子公司的出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭董事长签发或财务中心负责人已审批同意后方可盖章。6、其他职能部门章：其他职能部门章，原则上不对外，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，需由部门负责人进行保管并按照制度严格规定使用该章。使用后交集团公司行政部门备案。四、公章的废止、更换1、废止或缴销的印章应由保管人员填写印章废止申请单并呈集团公司办公室核实，报集团公司常务副总裁或董事长批准后，由集团公司办公室负责人统一废止或缴销。需交政府职能部门销毁的，交给职能部门。2、遗失印章时应由印章保管人员填写印章废止申请单，呈相关部门负责人，签批遗失处理及处罚意见后，交由集团公司办公室按批示处理。若是遗失公司基本印章时必需登报声明。3、更换印章时应由印章保管人员填写印章废止申请单，写明更换原因并呈分管领导批后，交由办公室按批示处理。如需要新印章，应填写印章制发申请表申请新的印章。五、印章保管人的责权范畴对于集团公司和各分公司、子公司、项目部、驻外办事机构印章的管理，采用的是分散管理相互监督的办法。公司行政部门主要职责是对印章的使用进行综合性管理，印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：1、集团公司和下属各单位各职能部门印章保管人由于在实际工作中对印章具有独立使用的条件，所以必须负全部使用责任。2、公章的保管人无独立使用权力，但具有监督及被允许使用权力，因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任，经手人则负次要责任。而对未经领导批准的公章使用经手人负主要责任，保管人负次要责任。3、财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及被允许使用权力，因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经手人负次要责任。而对未经批准的公章使用，经手负主要责任，保管人负次要责任。4、法人代表私章的保管者是出纳员，出纳员既是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据董事长或财务中心负责人审批的支付申请或取款汇款凭证方可使用，否则负全部责任。5、未经批准严禁将公章、合同章、法人代表私章独立带离公司使用。保管人如需带这些印章外出办事使用时，需与办事人一同前往或指派代表一同前往。如遇要办理工商等年检事务，需将表格带回公司盖章。6、公司高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司董事长或总经理审批并及时归还。7、如遇需要开具个人相关证明，需由部门负责人以上担保签批后方能使用，但如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良后果由签批人与保管人按情节共同负责。8、印章管理人员因公因私外出1天以上的，事前应衔接好工作是否用印的事宜。必要时，应将所管印章交给领导指定的人暂时保管，并办理好交接手续。9、印章保管人如工作变动或离职，单位应明确新的印章保管人员与其办理交接手续。印章交接必须在行政部门负责人的监督下进行。交接记录上必须有移交人、接管人、监交人三位的签名和手印。该手续存档备查。10、所有印章的使用，都必须严格执行本管理制度，做好申请和使用登记。公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。11、印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章，如出现问题，后果自负。给公司造成严重影响或重大经济损失的，公司将依法追究其法律责任。六、附则1、本制度最终解释权归公司行政人事部，行政人事部负责本制度的修订及完善。2、本制度自颁布之日起执行。附件：1.印章制作申请表 2.印章使用申请表 3.印章废止申请表附件1：印章制发申请表日期部门经办人申请印章总类名称材质形式申请理由：使用范围：管理权限：管理人：常务副总裁：年 月 日总裁：年 月 日备注：附件2：印章使用申请表申请日期申请部门经办人印章类别公章 法人章 财务章 合同章用印份数发往单位申请事由常务副总裁审核：年 月 日总裁审批：年 月 日备注：掌印人签字印章使用申请表申请日期申请部门经办人印章类别公章 法人章 财务章 合同章用印份数发往单位申请事由常务副总裁审核：年 月 日总裁审批：年 月