合同签订流程及管理办法.doc

合同签订流程及管理办法 为规范公司合同签订、履行和付款程序，并最大限度的避免风险，起草以下管理和签订程序，本办法适用于公司签署的所有经济类合同的管理，不适用于劳动合同等其他类合同的管理。一、合同签订审核流程1、公司各部门负责起草与本部门负责职责范围内合同，参与合同谈判、招投标、组织会签；参加对合同履行的评价。2、审计部负责审核工程合同的各项技术条款；各承办部门负责合同的商务条款，确认待签合同与审批建议的一致性；3、财务部审核合同付款，发票纳税等相关财务有关条款。4、其他部门审核本专业所有合同的技术条款。二、合同执行部门负责起草和谈判，招投标的组织和会签等。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括：1、合同名称；2、甲、乙方名称及地址，经办人联系电话；3、甲、乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或财务、合同专用章；4、合同签订日期；5、标的（内容）；6、数量、质量；7、价款或酬金（计价方法、款项支付方式）；8、履约方式、地点、费用的承担；9、违约责任（甲乙方权利和义务）；10、生效、实效条件；11、争议解决的方法（一般采用诉讼方式不建议采用仲裁方式）12、合同的份数及附件；13、保密条款（视合同性质需要）14、合同负责或主办部门通过邮件方式送达各相关部门进行合同审查，并填写当事人主体资格和资信情况调查表、合同会签审批表等签批手续；15、合同签批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。三、各部门合同审核的重点如下：1、合同执行部门：合同文字格式（详见合同文本格式要求）和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款；2、采购、工程、设备、营销等承办部门，审核合同的相应必要和技术性条款；3、各承办部门审核合同价款及价款调整（项目价款计算书作为合同附件）、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与成本有关的条款；4、财务部审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款；5、最后提交法务审核，分析判断合同风险、与法律相关的内容，包括担不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。四、合同的签署和盖章1、合同原则上由对方先签字盖章；合同按照规定审批顺序全部完成后，由承办部门按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，确认无误后，按照公司印章使用审批权限规定办理签字盖章审批手续；2、合同存档、备案：合同签订一周内，合同正本交财务部一份、合同执行部门留存使用一份，其他合同正本原件及副本原件全部交档案管理部门存档；（原则上合同原件严禁外借，项目报建、报批除外）3、合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件，如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送，并要求对方签收并保留发出的凭证，如对方拒收应即改为EMS特快专递方式重发。（所有合同相关的传真件由承办部门复印，记录对方传真号码及传真时间，并由经办人签字后按以上程序存档待查）。4、合同执行过程中，承办部门应及时对合同履行情况进行监督检查，并定期对合同执行情况进行分析，做到心中有数；5、原则上公司不办理先建设后补合同的程序。五、合同变更、转让及解除必须采用书面形式：1、变更合同范围和付款条件，转让合同义务、解除合同的应采用补充合同的形式；2、工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更；3、变更、转让或解除后，合同执行部门应在一周内完成修改存档和通知，方式和范围同合同存档、备案的相关规定。各部门应对原合同文本进行标示，以免错误的执行原合同。六、本合同签订流程及管理办法自2016年 月 日实施。附：1、当事人主体资格和资信情况调查表样表；2、合同会签审批表样表；合同会签审批表合同编号： 送审部门：合同信息合同名称合同甲方合同乙方合同标的大写：小写：￥合同概要： 职能部门采购部审核：财务审核：审计审核：法务审核：分管副总经理审核：总经理审核：- 5 -合同对方当事人主体资格和资信情况调查表调查项目调查情况调查人调查结果名称或者姓名核实无误住所地核实无误企业注册号/公民身份证号核实无误企业法人、股东(出资人)身份证号核实无误主体资格具有合法有效的营业执照合法有效合同标的符合当事人经营范围，涉及国家行政许可、专业资质要求的，应具备相应的许可、资质证书。合规履约能力具有相应的支付/生产/运输等履约能力，必要时要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。具备其他需要调查的情况是否已经过询价或招投标附件材料三证合一的营业执照复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书（以上三项需盖公章）委托代理人身份证复印件及