呼叫中心59秒管理工具.ppt

呼叫中心59秒管理工具,互联网服务中心 质检与数据监控组,说明： 分享日期：是哪一天分享这通录音档的； 情境说明：是哪个情境或背景下跟用户通话的； 用户问题：用户通话过程中提出的问题是什么； 标杆回答：录音分享中，对用户问题精彩的回答内容； 用户反应：用户提出了问题，客服代表提出了精彩回答，接着用户对这个回答出现的反应； 要如何学习：听到了标杆回答以后，我们可以如何学习这样精彩的问答,管理工具1：录音分享,录音分享是让班组技能成长非常关键的工作，一个好的管理应该是有标准的执行流程、利用了标准的表格、让每次的执行过程都遵守标准步骤。 心理学家证明：写下来、讲出来是提高人学习能力、改变人心最好的做法。,树立标杆； 统计常见问题； 吸取模式； 复制模式,管理工具2：采取措施四步骤,说明： 第一象限：我们爱说，用户也爱听，这是我们产品的强项； 第二象限：我们爱说，可用户不爱听，这可能是我们产品卖点，但对这个用户起不到作用，或是这是我们产品的规定，公司要 求必须要说明； 第三象限：我们不爱说，用户也不爱听，这是完全没有用的象限，因为没人爱说，也没人爱听，我们一般通常不予处理； 第四象限：我们不爱说，可用户爱听，这往往是我们产品的弱项，是减弱用户意愿最重要的因素。,管理工具3：引导地图（话术、规范）,分群管理图把班组成员分成四个象限： 平均值好，离散系数小 平均值好，离散系数大 平均值差，离散系数大 平均值差，离散系数小,管理工具4：班组分群管理图,平均值,离散系数,特征：1.标兵群； 2.班组绩效的稳定来源和引导力量； 3.追求成就感和发展 4.密切关注标杆发展趋势,特征：1.离散系数大，不一定代表这个组员不好，还要搭配趋势值来看（趋势向上、趋势向下、趋势平稳）； 2.给予高度关注（表扬、激励以及经验/方法沉淀）,特征：1.趋势明显进步的，通常为新员工，心态好，技能提升明显，需要及时鼓励和技能指导； 2.趋势平稳，通常是技能没能养成习惯，心态开始慢慢沮丧，需及时正面鼓励； 3.趋势值明显后退，需重点预防进入该阶段,特征：1.“许三多象限”，技能不好，可是又超级稳定，稳定的不好，经常犯错； 2.日管理和提升； 3.一旦改变，会是班组最棒的员工。,正向分析是质量管理经常使用的方法，正向行为分析有非常多种模型，一般采用简易的SPSD（Situation ProblemStrengthDuplicate）循环： S：情境，要研究这个议题到底有什么背景、想要解决什么、想要达成什么目标； P：问题和困难，阻碍我们达成目标的困难是什么、有哪些问题； S：标杆行为，在这种情境之下，遇到了这样的问题，有哪些对象产生了标杆行为，克服了这些困难； D：标杆行为复制，找出标杆行为，找出标兵的特征，找出复制到其它人的方法，验证效果,管理工具5： SPSD正向行为分析,正向行为分析很重要的就是要找出P来，就是要找出面对的困难和问题，首先要收集问题，统计问题，才可 以分析问题。有三项工具可以帮助我们： 问题管理表,共性问题跟踪表,管理工具6：问题管理表、共性问题跟踪表和质量问题七层面,质量问题七层面这个工具就是在帮助我们寻找这个原因存在的可能层面。,个人 组织规范 组织倡导 组织培训 质量检查 找出正确的方法 训练大家养成习惯性的方法 说明： 质量管理主要面对的问题有三类：技能、心态和习惯。呼叫中心的KPI指标刚好也能分成这三类： 第一类：技能类，就是任何需要反复练习才会学会的事物； 例如：通话均长 第二类：心态，跟忠诚度和积极性有关 例如：小休（示忙）率、遵时率 第三类：习惯,质量问题七层面,管理工具6：问题管理表、共性问题跟踪表和质量问题七层面,第五项修炼：“只有学习型组织才能从错误中找到防止错误的办法，一个没有学习能力的组织，只会不断藉由事后的检验，藉由事后检查、犯错就罚的恐吓管理中，试图阻止员工继续犯错。 健康检查第一项：是否有错误原因排行榜？（共性原因，20/80法则图） 质量问题来自两种原因：共同原因（94%）、特别原因(6%) 健康检查第二项：数据是否有效传递？培训部门、流程部门 健康检查第三项：对终极指标是否关注并统计分析？,管理工具7：质量管理健康检查表,健康检查第四项：是否对影响满意度最深的指标进行测量与分析？ 测量一次解决率的真正目的：不是为了知道有哪些电话一次被解决了，而是要统计有哪些类型的电话“没有”一次解决。 一次解决原因有四： 客服代表对业务不熟悉 话术FQ不够完善 知识库等支撑系统不够完善 业务培训不够完善 健康检查第五项：你有投入足够的时间在使用SPSD方法吗？ 健康检查第六项：满意度是否一直维持同样的水平？,管理工具7：质量管理健康检查表,事前预防，而不是事后检查 事后检查远远不如事前预防 用户满意度无法提升的8种根源可能性： 没有收集问题 问题没有分类 没有总结出共性问题 共性问题的统计不科学 共性问题底下的深层原因没有找到 没有采取有效改善措施 缺乏对应的组织结构来处理问题并负起责任 措施的有效与否没有回馈追踪 质检主要目的： 是要在组织、流程和培训当中，设下预防犯错的机制，避免下一次再度出现类似问题； 运用质量管理工具，从表象找出真相，让真相能够达到事前预防的效果。,质检工作的核心,满意度调查的陷阱 1.趋中原则 不满意 一般 满意很满意 非常满意 满意 一般不满意非常不满意 2.选项排列顺序 语音调查 文字调查 ,满意度调查的陷阱,呼叫中心数字化管理,选择7个关键指标？ 选择4个关键指标？ 选择2个关键指标？ 只用一个关键指标？,一次解决率、服务水平、遵时率、预测准确率、自助服务率、质量管理、用户满意度,用户满意度、每通电话成本、一次解决率、人员利用率,遵时率、质量管理（在适当的时间，做适当的事情）,平均通话时长,呼叫中心数字化管理,呼叫中心的关键点： 效率类：通话利用率、小休率、平均处理时长、服务水平 质量类：一次解决率、质检分数 参考标杆数字：,呼叫中心数字化管理,通话利用率（69%74%） 小休示忙率（人员利用率） 平均处理时长（通话时长+平均话后处理时长） 确定效率指标目标值 目的：让通话利用率达到公司满意、客服代表能接受、小休率受到控制、不断改善平均通话时长的效能，然后给大家一个能完成的目标。 在这四个步骤的基础上，不断缩小差异、改善均值、持续进步，这就是呼叫中心效率提升的关键。,呼叫中心效率提升关键四步骤,班组分群管理图实现方法（一）,1、平均值：一组数据平均数值。平均值=一组数据之和/数据个数 2、标准差：衡量一组数据的稳定程度，标准差越小，稳定度越好，标准差越大，稳定度越差。函数：STDEV。实现步骤：公式其它函数统计STDEV选取数据确定，如图示 3、离散系数：同样代表稳定度，离散系数越小，稳定度越好，离散系数越大，稳定度越差。可用于不同业务团队，不同性质数据间的横向比较。离散系数=标准差/平均值。 4、趋势值：通过现有数据预测该数据指标的变化趋势。指标为正向时，趋势值0，表示进步，趋势值=0，没有明显的进步或者退步，趋势值0，表示退步，趋势值=0，没有明显的进步或者退