GSP关键业务流程方案.doc

GSP关键业务流程方案（医药批发行业）V1.0版本：V1.0ERP事业部起草部门： ERP咨询实施总部2009年5月版本控制修改DateAuthorVersionChange Reference查阅NamePosition分发Copy No.NameLocation目 录第一章前言4第二章GSP业务需求总体分析52.1GSP模块的作用52.2GSP业务分析52.3需求关键点分析6第三章GSP关键业务流程方案63.1质量基础档案管理63.2人员与培训管理103.3设施与设备管理103.4进货环节管理103.5验收与检验环节管理163.6储存与养护管理223.7出库与复核管理313.8销售与服务管理34第四章产品难点344.1不合格品处理344.2业务批次跟踪到供应商344.3多外包装同时存在以及对盘点的影响344.4其他34第五章GSP质量报表34第六章附件34附件1：GSP的典型案例34附件2：行业沟通平台和联系方式34第一章 前言用友公司在20年的发展过程中，已经成功为50万家客户实施交付了企业管理软件。在伴随中国经济高速发展、中国企业快速壮大的过程中，用友公司也发展成为本土最大的管理软件公司。今天中国企业要把自己建设成为世界级的跨国企业，用友公司也肩负着迈进世界级管理软件公司的使命，这就是用友公司制定行业化发展战略的目的。用友公司通过多年的项目实践，积累了丰富的实施经验和项目管理知识，提炼、总结这些项目实施的行业化知识和成果，指导顾问进行项目实施、帮助中国企业全面推动企业经营和管理的创新，是我们编写行业化实施方案的目标。GSP解决方案对医药批发企业与GSP相关的业务管理特点、业务逻辑、关键需求、业务流程、管理目标等进行归纳、总结和分析。本版GSP解决方案的编写，得到了总部和一线专家顾问的大力支持，保证了实施指南编写的质量和进度，对此特别表示感谢：l 感谢EBU客户化开发总部谢宗权总、朱震东高级开发顾问、咨询实施总部的刘利总监、四川分公司的胡国柱经理、陈家洪高级顾问以及产品经理霍凤梅给予的支持和提供的素材。l 感谢给予编写支持的事业部各位领导和同仁。 方案整理者：黄长乐 2009年5月 第二章 GSP业务需求总体分析2.1 GSP模块的作用GSP，即：药品经营质量管理规范，是药品经营企业在经营中必须遵循的一套规范。拿到GSP认证是药品经营企业的门槛。所以是否满足GSP要求也成为ERP软件在药品批发企业能否成功应用的一个关键要素。2.2 GSP业务分析药品经营企业在企业经营和管理中要符合GSP规范的要求，主要体现在以下环节：1、有符合GSP要求的组织体系和管理职责分工；2、对人员与培训的要求；3、对设施与设备的要求；4、对进货环节的要求；5、对验收和检验环节的要求；6、对储存和养护环节的要求；7、对出库和运输环节的要求；8、对销售和售后服务环节的要求；具体请参见GSP规范，在此不再赘述。如果要对GSP进行一些深入分析，我们可以对GSP有多角度的理解：1、从ERP解决方案角度，可以把GSP分成两部分：业务GSP和非业务GSP。业务GSP，即：GSP规范嵌入到业务流程中；非业务GSP，即：GSP非嵌入到业务流程中。比如说，验收检验过程是要嵌入到入库过程中的，而库房温湿度记录却可以单独存在。2、从数据角度，可以分成结构化GSP和非结构化GSP。前者以数据库表形式存在，后者以文件形式存在。2.3 需求关键点分析从上面的分析，我们可以很容易的知道，业务GSP和结构化GSP是我们关注的重点，也是对软件的关键需求，是必须体现在ERP软件中的。这些需求表现为：对标准业务流程的控制，即要增加GSP控制点。要满足以上业务需求，必须对原有的GSP系统进行升级完善，其关键目标是： 1、系统要全面反映GSP管理的要求，不能有遗漏； 2、系统要打通业务流程和GSP管理，实现GSP对业务流程的管控点； 3、满足相应的统计和分析的要求。第三章 GSP关键业务流程方案3.1 质量基础档案管理3.1.1 供应商证照管理 目的对首营的供应商，要对证照效期、经营范围进行设置，以便在业务环节中进行控制。 流程图 业务流程描述序号岗位事件处理说明负责部门和人员时间（及时或按需）质管员设置药品分类按照质量管理的要求对要求进行分类质管部质管员及时质管员设置证照分类对药品企业的各种证照进行分类管理质管部质管员及时质管员设置供应商对应的证照设置每个供应商需要管理的证照，同时要设置对每个证照要管理的内容（效期、经营范围）质管部质管员及时质管员设置供应商对应的经营范围设置供应商的经营药品分类，可以针对每个证照进行设置。质管部质管员及时业务操作者业务控制在各个业务环节，系统会针对供应商的证照效期和经营范围作业务控制各业务部门的操作者及时 单据及报表单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式1供应商预警查询表系统3.1.2 客户证照管理 目的对客户的证照效期、经营范围进行设置，以便在业务环节中进行控制。 流程图 业务流程描述序号岗位事件处理说明负责部门和人员时间（及时或按需）质管员设置药品分类按照质量管理的要求对要求进行分类质管部质管员及时质管员设置证照分类对药品企业的各种证照进行分类管理质管部质管员及时质管员设置客户对应的证照设置每个客户需要管理的证照，同时要设置对每个证照要管理的内容（效期、经营范围）质管部质管员及时质管员设置客户对应的经营范围设置客户的经营药品分类，可以针对每个证照进行设置。质管部质管员及时业务操作者业务控制在各个业务环节，系统会针对客户的证照效期和经营范围作业务控制各业务部门的操作者及时 单据及报表单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式1客户预警查询表系统3.2 人员与培训管理后续结合项目再完善。3.3 设施与设备管理后续结合项目再完善。3.4 进货环节管理3.4.1 供应商首营管理流程 目的对供应商的资质进行审批，并转入档案。 流程图需要指出：具体的审批环节根据企业的实际情况可以调整。 业务流程描述序号岗位事件处理说明负责部门和人员时间（及时或按需）1采购员收集供应商证照和相关资料为供应商资质审批准备资料采购部及时2采购员填制供应商首营审批表系统中制单采购部及时3采购经理审批从采购业务角度对供应商进行审批采购部及时4质管员审批从质管角度对供应商进行审批质管部及时5质管副总审批最终审核质量副总及时6数据管理员转入供应商档案把审批通过的供应商信息转入供应商档案，并补充完整其他信息IT部及时7数据管理员供应商证照管理维护供应商的证照信息IT部及时8数据管理员供应商经营范围设置按照药品分类进行经营范围的设置IT部及时 单据及报表单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式1首营企业审批表系统3.4.2 药品首营管理流程 目的在采购环节遇到新的品种，需要经过质量部门和业务部门审批后才能进入系统开展业务。对首营药品进行审批，转入存货档案。 流程图需要指出：具体的审批环节根据企业的实际情况可以调整。 业务流程描述序号岗位事件处理说明负责部门和人员时间（及时或按需）1采购员收集药品证照和相关资料为药品首营审批准备资料采购部及时2采购员填制药品首营审批表系统中制单采购部及时3采购经理审批从业务角度对药品进行审批采购部及时4质管员审批从质管角度对药品进行审批质管部及时5质管副总审批最终审核质量副总及时6数据管理员转入存货档案把审批通过的供应商信息转入供应商档案，并补充完整其他信息IT部及时7数据管理员维护相关档案维护价格等业务信息IT部及时 单据及报表单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式1首营品种审批表系统3.4.3 采购拒收流程 目的针对前续的采购入库验收流程中明确的验收数量，作出拒收处理。 流程图 业务流程描述序号岗位事件处理说明负责部门和人员时间（及时或按需）1验收员审核验收记录针对前续的入库验收流程进行审核质量部及时2验收员填制拒收报告单针对拒收数量生成拒收报告单质量部及时3采购员填制到货拒收单根据拒收报告单生成到货拒收单采购部及时 单据及报表单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式1拒收报告单系统到货拒收单3.5 验收与检验环节管理3.5.1 药品采购入库验收流程 目的按照GSP的要求，对采购入库流程进行管理。 流程图 流程描述序号岗位事件处理说明负责部门和人员时间（及时或按需）采购员填制到货单无采购部及时收货员收货，通知验收员进行验收系统外动作储运部及时验收员作外观检查，并填制验收单如果发现可疑的情况，则提交检验质量部及时验收员如果提交检验，则填制检验通知单质量部及时质检员作检验，并填制检验报告书不合格数量信息回写验收单质量部验收员审核验收单针对验收单上的合格数量、不合格数量、拒收数量，分别走后续的业务流程。 单据及报表单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式1到货单系统2质量验收记录系统检验报告书系统3.5.2 销售退货入库验收流程 目的按照GSP要求，对销售退货入库验收流程进行管理。 流程图 流程描述序号岗位事件处理说明负责部门和人员时间（及时或按需）销售员填制退货单无销售部及时收货员收货，通知验收员进行验收系统外动作储运部及时验收员作外观检查，并填制验收单如果发现可疑的情况，则提交检验质量部及时验收员如果提交检验，则填制检验通知单质量部及时质检员作检验，并填制检验报告书不合格数量信息回写验收单质量部及时验收员审核验收单针对验收单上的合格数量、不合格数量，分别走后续的业务流程。质量部及时 单据及报表单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式1退货单系统2销退质量验收记录系统3检验报告书系统3.5.3 药品直调业务管理流程 目的根据GSP要求，对药品的直调验收业务流程进行管理。需要说明的是：由于药品直接从供应商发到客户，所以直调业务不需要在企业内体现物流。注意：这只是业务流程规划，产品层面并没有落地。 流程图 业务流程描述序号岗位事件处理说明负责部门和人员时间（及时或按需）业务员和客户签订销售订单销售部部及时采购员参考销售订单生成采购订单采购部及时验收员基于待发货，验收到供应商现场进行验收只有验收合格的药品才能发货质量部及时会计根据采购订单、销售订单生成采购发票和销售发票财务部及时 单据及报表单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式1销售订单系统2采购订单系统3直调业务验收记录系统说明：此流程到现在为止，还没有体现在GSP产品中。3.6 储存与养护管理3.6.1 在库养护(重点品种)业务流程 目的对在库的重点品种的养护流程进行管理。 流程图 流程描述序号岗位事件处理说明负责部门和人员时间（及时或按需）质管员确定重点养护品种一般指贵重、易变质的品种质量部及时养护员参照重点品种养护确认表生成药品养护档案主要登记企业需要养护的药品，养护药品有详细的养护记录储运部及时 单据及报表单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式1重点养护品种确认表系统2高价税计算单系统3其他应收单3.6.2 在库养护业务流程 目的管理在库品种的养护业务流程。 流程图 流程描述序号岗位事件处理说明负责部门和人员时间（及时或按需）质管员根据在库品周期养护预警表生成，或者查询生成质量养护记录质量部及时养护员实地养护，并填制养护记录储运部及时养护员审核养护记录如果无质量问题则结束，如果有，则自动生成停售通知单，后续走报损或者复检流程储运部及时 单据及报表单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式1质量养护记录系统2药品停售通知单系统3.6.3 在库品养护复检流程 目的管理在库养护复检流程。 流程图 流程描述序号岗位事件处理说明负责部门和人员时间（及时或按需）质管员审核药品停售通知单，系统自动生成质量复检通知单质量部及时质检员检验，并填制质量复检记录单质量部及时质管员如果合格，则恢复销售，否则走不合格品处理流程质量部及时 单据及报表单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式1质量复检通知单系统2质量复检记录单系统3药品恢复销售通知单单系统3.6.4 不合格品处理流程 目的针对各个环节（采购入库、销退入库、在库养护）出现的不合格品进行处理。现在问题是：现有的U8产品，针对各个环节出现的不合格品，只能作报损销毁处理，这显然不符合GSP规范以及医药企业的实际情况。新的方案需要重新规划这一点，以便后续的产品能够解决此问题。注意：这只是业务流程规划，产品层面暂时还没有落地。 流程图 流程描述略 单据及报表单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式1不合格品处理通知单系统不合格品记录单3.6.5 不合格品报损流程 目的对不合格品的报损流程进行管理。 流程图 流程描述序号岗位事件处理说明负责部门和人员时间（及时或按需）1仓管员作报损申请只有在填写了不合格品记录单之后才能作储运部及时2质管员通知销毁质量部及时3仓管员办理出库从采购业务角度对供应商进行审批储运部及时4质管员销毁质管部及时 单据及报表单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式1不合格品报损审批表系统2报损药品销毁通知单3不合格品处理单4不合格品销毁结果存根3.7 出库与复核管理3.7.1 销售出库复核流程 目的管理销售出库复核业务流程。 流程图 流程描述序号岗位事件处理说明负责部门和人员时间（及时或按需）1仓管员办理出库储运部及时2验收员复核出库记录储运部及时 单据及报表单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式1销售出库单系统2销售出库质量复核记录3.7.2 采购退货出库质量复核流程 目的管理采购退货出库质量复