邮件礼仪.ppt

邮件礼仪,为何要学习电子邮件礼仪？,？,反映文章的内容和重要性,一定不要空白标题,巧用特殊字符突出标题,一封邮件只针对一个主题,标题要简短，不宜冗长,回复邮件时适当更改标题,1、恰当地称呼收件者，拿捏好尺度 对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理” 不清楚职务，则应按通常称“X先生”、“X小姐” ，但要把性别搞清楚 不熟悉或级别高于自己的人不宜直接称呼英文名；称呼全名也是不礼貌的； 不要逮谁都用“Dear XXX”. 收件人多的情况下可称呼：大家、ALL 以上总结： A：称谓+礼貌用语 如：xxx（名字），您好！ B: 姓氏（或姓名）+职位 +礼貌用语 如：X经理/XXX经理（姓氏/姓名+职位），您好！ C: XXX先生（女士），您好！,2、Email结尾最好要有客套语 例如：Best Regards !、顺祝商祺、 祝您工作顺利！,Email 正文要简明扼要，行文通顺 注意Email 的论述语气 Email正文多，可用1234之类列表，清晰明确 一次邮件交待完整信息 尽可能辟免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 合理提示重要信息 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 不要动不动使用 （笑脸）之类字符，在商务信函里面这样显得轻佻 字体：字体大小一般选择1012号字，宋体，黑色。,正文内容编排 原则：要事第一，结论在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容.,张经理，您好！ 邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议”。 会议的具体安排如下：,会议前请您准备以下资料： 1.第一季度销售指标完成中碰到的难点； 2.第二季度销售二部的指标设定； 3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。 对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。 谢谢！,大家现在可以思考一下，此封邮件它的优点在哪里呢？,Dear all: 附件为实习生考勤反馈表，你们明天开始就按照表格上的形式进行填报，然后发送给我，如实习生考勤正常，就无需填写，只需在每天九点半前发邮件告知我一下考勤正常即可，谢谢。,以上说明： 主题：实习生考勤反馈表 收件人：各部门助理并抄送各部门长官,找出以下案例问题点：,4,5,6,10,11,12,13,1、签名信息不宜过多,签名包含：姓名、公司、电话、传真、地址等信息,2、不要只用一个签名档,对内、对私、对熟悉的客户等群体应该简化签名。 设置多个签名档，灵活调用。,3、签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文，以免成出现乱码； 字号一般应选择比正文字体小一些。,签名信息内容（范本）,签名设置,* 人力资源部(PN)/张X 中南创发集团 地址(Add)：深圳市龙岗区坂田南坑村XX Shangzheng,Yuanhong Road,Fuqing City,Fujian Province,PRC 邮编(Postcode)：350301 电话(Tel)：+86-591-85285555-2510 传真(Fax)：+86-27-68849906 手机(Mobile)电邮(E-mail)：dion.yang MSN：dion_yang 网址：http:/www.tpv- *,内容依实际情况填写,签名，可以让收件人了解您的信息！,* Best Regards 张三(HR&A) Vitalink Industry(shenzhen)Co.,Ltd. Pinghu Branch Member of CN-Innovations Group Tel: 86 755 33829333 Short No:678512 - *,内部邮箱,及时回复Email 进行针对性回复（请勿随意全部回复） 回复不少于10个字 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 主动控制邮件的来往,正确使用发送、抄送、密送,注意事项： 第一、TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则 (如：按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高) 第二、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 第三、转发邮件要突出信息,无任何内容提要 只有一个附件,不可一句话讲述完毕无论多长的内容； 应将其分点陈述,署名过于简单,无须将此附件发送全公司,邮件无标题,详见附件却无附件,邮件撤销设