行政工作标准2014514修改稿.doc

连云港兴隆实业集团有限公司行政工作标准二一四年五月55前 言为推进行政制度建设，建立规范有序的行政管理体制，集团行政人事部在连云港兴隆实业集团有限公司规章制度汇编修订版的基础上，制订行政工作标准。旨在促进集团总部及各所属企业行政工作的规范化、标准化、程序化。本行政工作标准按照内容分为两个部分：第一部分是行政工作标准。主要包括印章管理、证照管理、档案管理、公文管理、计划管理、合同管理、法务管理、车辆管理、接待管理、会议管理、出差管理、网站管理、办公用品管理、工作牌管理、卫生管理、名片印制管理、通讯录管理、文案标准等；第二部分是人事工作标准。主要包括岗位编制、招聘录用管理、员工异动管理、出勤管理、劳动合同及薪酬管理等。行政工作标准由行政人事部负责起草、解释。连云港兴隆实业集团有限公司 二一四年五月目 录第一部分 行政工作标准第一章 印章管理1第二章 证照管理2第三章 档案管理3第四章 公文管理7第五章 文印管理9第六章 计划管理10第七章 合同管理11第八章 法务管理12第九章 车辆管理14第十章 接待管理18第十一章 会议管理19第十二章 网站管理23第十三章 办公用品管理24第十四章 办公资产管理25第十五章 工作牌管理29第十六章 卫生管理30第十七章 名片印制管理31第十八章 通讯录管理32第十九章 文案管理33第一部分 行政工作标准第一章 印章管理第一节 印章刻制一、印章刻制流程使用部门印章刻制申请表经部门负责人签署意见分管领导审核总裁审批行政人事部联系刻制使用部门办理签领手续。二、 工作标准1、集团印章由行政人事部负责统一刻制。各所属企业印章由企业行政部门统一刻制。2、印章刻制需求部门应提前2个工作日，填写印章刻制申请单报部门审核后，提交至行政人事部。3、印章管理员接到印章刻制申请单后核实申请单内容及审批手续是否完整，将原印章收回。并在2个工作日内联系公安部门指定刻制单位完成印章刻制工作。4、办理机关单位名称变更的，原单位印章由行政职能部门收回后，经办人需重新刻制新的企业印章。5、印章领取后，印章管理员在半个工作日内通知申请部门领取印章并办理印章领用登记手续，留存印模。印章管理员将申请印章的材料和印模等立卷归档保存。第二节 印章使用一、工作流程经办人填写用印申请单经部门负责人审核行政人事部核定填写用印登记汇总表印章管理人盖章。二、工作标准1、印章管理员接到用印申请单后，核对用印内容及审批手续是否完整，并登记用印登记表后方可用印。2、对一些行文不规范（字迹潦草、有明显涂改痕迹、落款单位不明）的文件资料，印章管理员有权拒绝加盖印章。3、加盖印章，应“骑年盖月”（印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面）；盖章时要用力均匀，落印要平衡，印泥要适度，保证印迹端正、清晰。4、经营证照类复印件加盖公章的，印章管理员需在盖章处标注该复印件的使用范围，并标注“再次复印无效”字样；凡二页及二页以上合同文书加盖公章的，需同时加盖骑缝章。一律不得在空白纸页、表格、信函、证件上盖章。5、特殊情况急需使用印章的，由使用人的主管领导电话告知印章管理员，说明事由后方可先行用章，但公章使用人应在事后半个工作日内补办用印手续。6、每月5日前印章管理员将用印申请单及用印登记表移交档案室归档。第三节 印章保管1、集团公章、合同专用章由行政人事部机要人员保管。公司财务专用章、法定代表人印章由法定代表人指定专人保管。集团党支部印章由党支部指定专人保管。2、各部门印章由各部门负责人或负责人指定专人保管，未经部门负责人批准，不得私自转交他人代管。3、印章保管员要建立“印章使用登记表”，并按规定程序使用，严禁私自交于他人。因事离岗时，须指定专人暂时代管。4、确因工作需要，公章带出公司印章管理人需随同，并确保用章的安全。5、机构撤销等原因停止使用原印章时，使用部门必须将原印章上交行政人事部存档，印章管理人按规定移交档案室。第二章 证照管理一、工作流程（一）借阅流程：需求部门填写证照借阅登记表经档案管理人核定办理证照借阅。(二) 年检流程：证照管理员办理证照年检证照归档。二、工作标准1、档案管理员负责集团总部和连云港所属企业证照的借阅、年检工作。2、借阅人提出借阅需求，档案管理员应核实证照借阅登记表登记的时间、借阅人、用途等内容。3、证照借阅时间一般不超过一周。档案管理员每个工作日核对借阅登记表，超出借阅期限没有归还的，督促借阅人归还证照；需延长借阅时间，需办理续借手续。4、凡使用证照复印件的，档案管理员应在复印件关键处注明“再次复印无效”印章，并注明复印件的使用范围。5、证照归还时，档案管理员应认真检查证照完好性，如出现损坏或丢失，应及时向主管领导汇报，并在损坏或丢失1个工作日内修复或申请补办手续。同时追究证照借阅人责任。 6、每年1-6月办理证照年检手续。证照包括（营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开发资质证、社会保险证及其它企业合法所需的各种证照）。7、证照管理员每年要及时根据各所属企业注册地点，范围、分阶段、分区域办理年检工作。准备年检所需的各种资料，避免延误。8、证照年检材料报送后，证照管理员及时跟进年检进度、年检结果。对于需要补充材料的，应及时予以补齐。年检结束后的1个工作日内，移交至档案室存档。9、证照管理人因工作需要而调动岗位时，应填“证件移交清单”，移交人和接交人在证照清单核对无误后签字确认。证照移交时，行政部门负责人为监交人。第三章 档案管理一、工作流程（一）借阅流程：借阅人填写档案借阅登记表档案管理员核定档案归还。（二）归档流程：相关部门按归档要求定期归档档案管理员核实归档完毕。（三）销毁流程：档案管理员依据档案保管时间定期整理档案废旧档案登记造册申请销毁。二、工作标准1、档案室管理员负责档案的借阅、归档、销毁工作。2、档案管理员凭档案借阅登记表借阅档案。借阅机密档案者，需经行政副总裁批准；借阅绝密档案者，需经总裁批准；档案借阅时间一般不超过一周。3、档案管理员每个工作日核实借阅登记表，超出借阅时间未归还者，档案管理员督促借阅人归还；如需延长借阅时间，借阅人需补办续借手续。4、档案在借阅期间出现丢失，借阅人应立即报档案管理员。档案管理员在接到报失档案1周内，重新补办档案，对于难以补办的档案，应立即报告主管领导。5、借阅人员归还档案时，档案管理员应认真清点核对，检查案卷有无损坏、遗失。6、对于移交档案室的文件资料，归档人应填写归档登记表，档案管理员需仔细核对，确认无误后双方签字移交。7、每年3月初，机关部门、所属企业应整理上一年度形成的档案，集中移交档案室。移交时，归档人和档案管理员需办理交接手续。档案管理员对归档的文件资料进行全面清点检查，交接双方应认真核对移交清册，经确认后履行签字手续，移交清册双方各留一份备查。对于内容不全的，档案管理员有权要求归档人补齐。8、电子文档应随纸质文件一并存档。纸质文件归档时，档案管理员根据档案年份编制文件目录，并将归档文件分类存放于档案柜内。电子文件归档时，档案管理员应将电子文件刻制光盘，注明光盘内容、年限、部门。9、纸质文件应装入档案盒内归档，非纸质文件应注明文件类别，指定某个区域存放归档。档案存放时，档案管理员根据归档文件的年限依次存档。10、档案管理员每年3月整理档案保存期限，凡超出档案保管期限内的或期限未满但已无继续保存价值的档案，登记造册，申请销毁。11、档案销毁前，档案管理员填写档案鉴定表，经部门负责人审核，报集团领导审批，经鉴定确无保存价值的档案方可销毁。12、档案销毁时，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖或做它用。档案销毁清单和档案鉴定表应归档保存。第四章 公文管理第一节 收文程序一、工作流程外来文件行政人事部签收载入收文登记薄填写收文处理笺。二、工作标准1、集团一切外来文件统一由行政人事部签收。签收文件时应核对文件数量、封皮是否拆分，是否破散，检查无误后方可签收。2、文件签收后10分钟内，签收人填写收文登记薄注明来文时间、来文事项、来文性质、来文要求。3、重要文件在收文10分钟内，填写收文处理笺并将所收文件附后，经行政负责人提出拟办意见，报分管领导阅示。4、重要类传真应留存复印件归类存档。5、收文处理笺批办的，转交承办人。承办人要及时办理，办理结果应及时报告批办人。6、收文处理笺批办后需要传阅的，行政人事部填写文件传阅单组织传阅，传阅时间一般不超过2个工作日，文件传阅后按分类存档。7、其他部门文件，文件登记后，移交相关职能部门处理。范围不明的文件，不涉及公司范围的，由行政人事部妥善处理。第二节 发文程序一、工作流程拟稿人部门负责人审核集团领导签发行政人事部编写文号印发存档。二、工作标准（一）文件起草标准1、以集团总部名义对内发出的行政公文，由行政人事部拟稿、用印、印发。机关部门以集团名义对外发出的公文，由部门自行拟稿，报集团领导审批，将电子文稿交行政人事部印发。2、集团综合性文稿（决定、报告、通报、总结）由行政人事部负责人组织起草。对多部门联合发文的，提前与相关部门协商，取得一致意见后方可行文。（二）文件审批标准1、对内发文：（1）拟稿时限：一般性文稿，半个工作日内完成；重要文稿，1个工作日内完成；重大文稿，3天内完成。（2）拟稿经部门负责人审核无误后，填写公文审批单报分管领导审核、总裁审批。在公文审批单审核后半个工作日内完成公文编号、打印、用印、分发、归档工作。2、对外发文：（1）拟稿人在接到对外发文通知半个工作日内拟定初稿，需调研的文稿2日内完成初稿；经部门负责人审核无误后，填写公文审批单报分管副总裁审核、总裁审批。（2）公文审批单审批后，拟稿人办理用印手续，并将公文审批单及文稿原件提交行政人事部归档。第五章 文印管理1、集团行政人事部打印机、复印机由行政人事部负责维护、管理。机关各部门打印机、复印机由各部门指定专人管理。2、凡使用行政人事部打印机打印文稿的，应由行政人事部专人操作。3、复印文件时，根据文件的轻重缓急统一复印。复印单页文件时，可直接复印。复印二页以上文件的，应将文稿装订针拆卸后，单页复印。4、复印文件发生错误时，需要重新复印的，应将错误报告销毁，调整复印格式后重新复印。复印非重要文件产生的废弃纸张，文印人员应将废弃纸张保留，以便再次使用。5、复印内部文件，需双面双印。复印草稿文件时，可使用单面完整的废弃再生纸张复印。复印文件时，禁止使用非复印纸或已经皱折、超出复印尺寸的纸张。6、复印文件卡纸时，打开右边侧门，取出纸张。查看纸张是否完整，如果残缺，请仔细查找纸张剩余，取出剩余纸张后，关严右边侧门。7、复印机需要添加粉末时，及时联系供货商予以补充。私人材料不得在公司打印、复印。8、打印二页以上文稿时，在打印范围内点击文稿的奇数页码。当面文稿打印后，点击文稿的偶数页码，实现文稿双面打印。打印草稿文件，应选择废弃的可再次使用的纸张打印。9、文稿打印时，如出现卡纸时，应立即停机，并将废弃纸张取出，销毁。第六章 计划管理一、工作流程各部门、企业报送工作计划行政人事部汇总分管副总裁审核总裁审批。二、工作标准1、行政人事部每月1日下班前收集机关部门、所属企业书面报送和电子稿发送的月工作总结和月工作计划，并核对报送材料是否规范。对于报送内容不齐全的，责成报送单位补齐。2、行政人事部收齐报送材料2个工作日内，汇总并形成集团公司月工作总结、月工作计划。总结内容包括：机关部门、各所属企业经济指标完成情况、本月未完成工作及未完成原因、本月重点工作完成情况等；计划内容包括：机关部门、各所属企业经济指标、弥补上月未完成工作、本月重点工作等。3、计划总结汇编后，应填写公文审批单，附机关部门、所属企业计划总结材料，经部门负责人签署意见后，报总裁审批。4、批复后，集团公司的计划总结，送集团领导每人一份，档案室存档一份。机关部门的计划总结，发该部门；所属企业的计划总结，发该企业。第七章 合同管理一、工作流程1、经办人填写合同审议单经部门负责人确认行政人事部法务人员签署意见财务部签署意见分管副总裁审核总裁审批。2、经办人填写合同审批单经部门负责人确认分管副总裁审核总裁审批。二、工作标准 1、印章管理员接到合同审批单或合同审议单后，核对审批手续是否完整，并登记合同章使用登记表后方可用印。 2、对用印手续不完整的，印章管理员拒绝加盖印章。 3、合同用印完毕，印章管理人留存合同审批单或合同审议单复印件一份，并于每月5日将合同审批单或合同审议单复印件及合同章使用登记表移交至档案室存档。第八章 法务管理一、 工作流程（一）案件受理流程：立案案件受理开庭判决执行。（二）合同审核流程：合同受理审核合同法律范围签署意见。（三）法律咨询流程：法律咨询受理解决方案。二、工作标准（一）案件工作标准1、集团机关部门、所属企业涉及经济案件或纠纷，合同的审核、法律问题，可提交集团行政人事部法务人员处理、解答。2、法务人员负责重大案件的受理、诉讼、开庭等一系列工作。法务人员接到案件时，应仔细分析案件来源、缘由，并咨询集团法律顾问。3、法务人员接到案件2个工作日内，完成诉讼材料，重大案件需在一周内完成诉讼材料。4、案件受理后，法务人员准备案件相关材料，开庭前30分钟内到达开庭现场，与法院沟通案情。5、案件需要二次开庭的，在第一次开庭结束后2个工作日内，寻找新的法律证据，为下次开庭提前准备。6、重大案件开庭后1个工作日内必须将案件进展、动态报集团主管领导。7、案件判决结果应在宣判后的半个工作日内，报主管领导。如案件办理完结，须将案件资料存档。（二）合同审核标准1、法务人员负责集团公司经济合同、工程合同、租赁合同、销售合同等合同审核。法务人员应当对重要合同或重要问题出具书面法律意见。2、合同标的在500万以上的，法务人员应在接到合同后3个工作日内，完成审核工作。合同标的在500万以下的，法务人员应在接到合同后2个工作日内，完成审核工作。合同标的在10万以下的，法务应在接到合同后半个工作日完成审核工作。遇多份合同招标文件同时会审的，审核时间可相应延长。3、法务人员应审核合同的合法性和严谨性，对于合同内容条款需要调整的，提出调整方案。（三）法律咨询标准1、法务人员应当认真履行职责，主动为业务部门提供法律服务。2、法务人员提供法律咨询服务可以采取口头形式，也可以采取书面形式，但对重要法律问题，必须出具书面法律意见书。3、法务人员接到所属企业提交的需研究、处理或协助办理的重要法律事务后，可出具拟办意见或组织有关部门共同协商拟办意见，报集团分管领导批准后及时作出书面答复。4、法务人员应及时给予咨询人法律意见。咨询问题超出法务范畴的，法务人员应并在半个工作日内答复咨询人，并将咨询事项记录登记。第九章 车辆管理第一节 车辆使用一、工作流程需求部门填写车辆派车单部门负责人确认行政人事部核定车辆使用。二、工作标准1、集团公司公务车辆、专车由行政人事部统一管理。2、驾驶员凭派车单出车。突发性临时用车的，驾驶员接到派车人通知后，方可出车。返回公司后，出车人补填派车单交驾驶员，驾驶员将出车里程数记录登记。3、驾驶员接到用车指令后，根据季节变化（冬季-5以下、夏季30以上），需提前五分钟开启车内空调做好出车准备。4、驾驶员出车前，应详细记录当前里程数、出车时间。到达目的地后，车辆熄火停放。如冬、夏季出车，可到办理事务区域等候，不可启动车辆，打开车内空调。5、驾驶员根据派车单目的地出车，不得私自超出出车范围。返回公司5分钟内，记录返回时间、返回时车辆里程数。并电话向派车人报告已返回。6、驾驶员每月月初上报驾驶车辆的月里程数、加油金额、出车单（当月汇总）及维修保养金额。7、驾驶员无出车任务时，在办公区域等候。下班后，将车停放指定位置，除单位特批出车晚上九时后返回的，车辆方可开回住所。第二节 车辆保养一、工作流程车辆驾驶员填写车辆保养申请单经部门负责人确认车辆保养保养记录。二、工作标准1、驾驶员应在每个工作日上班前10分钟，将驾驶车辆清洗干净。每天对车辆进行基本检查，检查内容包括水箱、油箱、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等。2、驾驶员应记录车辆的保养时间，在车辆保养到期10天内，填写车辆保养申请单经部门负责人确认后，报财务部申请借款。3、车辆送至4S店保养，保养结束10分钟内，驾驶员记录车辆保养时间、范围等相关信息。第三节 车辆维修一、工作流程车辆驾驶员填写车辆维修申请单经部门负责人确认车辆维修维修登记。二、工作标准1、驾驶员每周定期检查车辆易维修部件。车辆需要维修时，填写车辆维修申请单，注明维修事项、维修范围、维修金额。维修金额在1000元以下的，由部门负责人确认；维修金额在1000元以上的，报分管领导审核；维修金额在10000元以上的，报总裁审批。2、驾驶员领取审核后的车辆维修申请单至财务部申请借款。并将维修车辆送往定点维修点（4S店）维修。根据维修范围、维修时间、定点取车。3、车辆在外地使用过程中，出现故障需要维修时，驾驶员应电话告知部门负责人，经部门负责人同意后，方可维修。返回公司半个工作日内，补填车辆维修申请单。第四节 油料管理1、集团公务车加油统一使用车辆加油卡，加油地点统一为中国石化加油站。2、车辆加油卡由行政人事部统一管理。根据公务车的百公里油耗标准核定用油量，建立一车一档，并对车辆油耗进行年度核算。3、车辆需要加油时，驾驶员应提前半个工作日至行政人事部领取加油卡。加油时，驾驶员应拍照记录加油金额，加油公升、加油余额，加油前公里数。返回公司后，立即将加油卡归还行政人事部，并填写车辆加油登记表将加油拍照信息逐一登记。4、公务车出差时，驾驶员应提前半个工作日，领取车辆加油卡。出差返回公司后，立即归还，并填写车辆加油记录。5、公司加油卡除公务车加油外，不得对外借出。如特殊情况需要外借，需经分管领导批准后，方可借出。6、加油卡管理员应做好计划，及时补足加油卡金额。每月月初车辆管理人员需将单车油耗数和行驶公里数进行汇总，计算出百公里油耗，分析油料消耗情况。第十章 接待管理一、工作流程（一）日常接待流程：来访人员行政接待接待引领接待服务接待结束。（二）公务接待流程：需求部门填写招待申请单分管领导审核总裁审批。二、工作标准 1、集团行政人事部为行政接待、公务招待归口管理部门。 2、行政人员负责行政日常来访接待。当客人进入公司后，行政人员应起身迎接面带微笑致意，询问客人是否预约。临时来访人员，接待人员应询问来访目的，来访人员身份，立即通报相关领导。如客人事先预约，电话联系预约领导。将来访客人带至相关领导办公室或行政人事部稍候，主动看座倒茶。 3、接待重要客人需要准备水果的，提前1小时购买水果并摆放领导办公室。领导会客期间，接待人员及时至办公室添加茶水。 4、来访人员离开公司后，接待人员须立即至领导办公室整理茶水及茶具、烟灰缸。 5、行政人事部接到公务招待通知或公务招待单后应在十分钟内预定饭店，并领用酒水。6、招待地点一般安排在集团定点签约单位。特殊情况，可安排其他场所，由招待部门现金结算。第十一章 会议管理第一节 会议管理一、工作流程需求部门填写会议室使用登记表行政人事部核实会前准备会场布置会中服务会后整理。二、工作标准集团行政人事部负责集团总部的会议管理。会议由召集人或召集部门主办，行政人事部承办会务工作。集团总部会议主要包括：年度经营管理工作会议、总裁办公会议、部门会议及其他专项会议等。（一）年度经营管理工作会议1、行政人事部负责人拟定年度经营管理工作会议策划书（策划书包括：会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议议题、会议议程、费用预算等）填写公文审批单报分管领导审核、总裁审批。2、审批后的公文审批单行政人事部根据会议召开时间提前2周拟定会议通知，报批。3、行政人事部收集各单位报送的会议材料，包括但不限于：各单位年度工作总结及存在问题、解决措施分析，各单位当年经营目标责任合同、管理目标责任合同的执行情况，各单位次年各项经济指标的拟定、各项经营管理措施的拟定，各单位次年机构设置、人员定编、岗位调整、薪资调整等。4、行政人事部根据会议时间，提前1周联系广告公司制作横幅，并在会议前2个工作日悬挂指定位置；提前1个工作日摆放台牌；提前2个工作日预定鲜花，在会议开始前半小时摆放主席台和主持台；会议前1天调试音响、话筒；根据参加人数，提前2个工作日摆放会议桌椅。会议开始前10分钟内准备饮用水和茶杯。5、行政人事部指定专人做好会务工作，会务人员负责维护会议纪律，并做好会议签到、会议记录、会议拍照、音响调试、会议用水等工作。6、会议结束后2个小时内，会议管理员通知保洁人员并协助撤下会议横幅、台牌、鲜花、水果，关闭电源、门窗，将桌椅归位。（二）总裁办公会议1、总裁提出召开总裁办公会议，行政人事部根据会议召开时间、十分钟内通知参会人员。2、行政人事部根据会议召开时间提前半个工作日准备会议室，并指定专人负责会议记录。3、行政人事部指定专人做好会务服务工作，会议结束后，会务人员通知保洁清扫会议室。（三）部门会议（工程会议、财务会议、行政会议、其他专项会议）1、部门使用会议室需提前2个工作日填写会议室使用登记表如有特殊需求，需在备注里说明。2、会议组织部门负责准备会议材料，行政人事部负责会务服务工作。如需行政人事部协助配合，须提前半个工作日告知行政人事部。3、行政人事部根据会议室使用登记表时间，提前1个工作日通知参会人员。提前半个工作日准备会议所需物品。提前10分钟准备会议签到表、准备录音笔，茶杯及饮用水。4、会议结束后，行政人事部通知保洁人员清扫会议室。第二节 会议纪要管理一、工作流程记录人员记录会议内容经部门负责人确认分管领导审核报总裁审批。二、工作标准1、集团总部会议记录由集团行政人事部负责。各所属企业会议记录由企业行政人事部负责。2、会议记录人员应在会议开始前10分钟，携带录音笔、笔记本至会议室，记录会议议题、会议内容。3、会议记录人员统一使用固定版本的会议纪要表格，内容包括会议名称、会议地点、会议时间、与会人员、缺席人员、主持人、记录人、议题、主要内容。4、总裁办公会议结束后次日上午完成会议纪要书写工作。经营管理工作会议、机关部门会议纪要需在会议结束后1个工作日内完成书写工作。5、会议纪要书写应简明扼要，文字干净利落，注意有无病句或措辞不当及错别字。6、记录人员拟定会议纪要后，发电子文档报部门负责人审核。审核无误后，填写公文审批单由部门负责人签署意见，报分管副总审核，总裁审批。7、审核后的公文审批单会议记录人员在10分钟内完成会议纪要的打印、印发、归档。第三节 会议室管理一、工作流程提出会议室需求会议室使用会议室归还管理员检查。二、工作标准1、集团行政人事部为集团会议室归口管理部门。各所属企业会议室由企业行政人事部负责统一管理。2、行政人事部指定专人负责会议室日常维护管理，包括但不限于卫生、照明、空调、设备的使用、桌椅的摆放。3、会议室配置的桌椅、设备，未经管理员允许不得随意搬动挪用。4、机关单位提出使用会议室时，会议室管理员应与使用部门进行会议室交接，检查会议设备。5、会议室使用完毕后，管理员应立即检查会议室机器设备及办公设备是否缺失、损坏。如出现损坏或缺失，立即报部门负责人。6、会议结束后10分钟内，通知保洁人员清扫会议室，并协助撤下会议横幅、台牌、鲜花、水果，关闭电源、门窗，将桌椅归位。第十二章 网站管理1、集团网站管理技术支持由网隆科技负责，各所属企业网站管理技术支持由持有资质的的机关单位负责。2、集团网站及各所属企业网站的日常管理及维护由各单位行政人事部指定专人负责。3、网站管理员负责更新网站资讯、上传企业最新信息、维护网站的运行。网站应实时更新，主动联系所属企业、业务部门当月的最新资讯，在各类活动或信息资讯产生的1个工作日内，将最新信息配以文字配以图片形式上传公司网站。4、栏目管理员发布各类活动文档或信息文档时，应审阅文字的正确性，在确保正确无误后，方可上传网站。5、集团网站文稿统一采用5号宋体字，文件上传时，应根据文件的类别，性质分门别类上传。不允许将文件信息混乱上传。6、栏目管理员在发现网站出现故障时，应立即向网隆科技寻求技术支持，及时将故障排除。第十三章 办公用品管理一、工作流程（一）申购流程：需求部门填写申购单经部门负责人确认行政人事部核准分管领导审核总裁审批。(二) 采购入库流程：采购人办公用品入库入库人员核准信息录入。（三）领用流程：领用人填写办公用品领用单经部门负责人确认行政人事部核准办理领用。二、工作标准 1、集体总部及连云港所属企业办公用品统一由集团行政人事部负责采购、发放、管理。2、异地所属企业办公用品由企业办公室负责采购、发放、管理。3、集团行政人事部每月25日汇总机关单位申购单，经部门负责人签署意见，报领导审批。 4、采购人员领取审核后的申购单办理预借款手续，并在借款后的一个工作内日完成采购工作。5、物品采购半个工作日内办理物品入库手续。入库人员核实物品无误后，在半个工作日内打印办公用品入库单，经办人确认后报行政负责人审核。采购人凭入库单及采购发票于半个工作日内办理报销手续。6、每周一下午，机关单位统一领用办公用品。并填写办公用品领用审批表，经部门负责人同意，集团行政人事部（企业办公室）负责人审核，方可领用。7、办公用品管理员按领用定额标准发放。新入职人员：初次领用办公用品定额标准为50元。集团领导班子成员、所属企业总经理：每人每月定额标准20元/月。机关中层及以下人员、企业总经理以下人员：每人每月定额标准10元/月。 8、办公用品管理员打印出库单，领用人签字后报行政人事部负责人审核。第十四章 办公资产管理一、工作流程（一）申购流程：需求部门填写申购单经部门负责人确认行政人事部核准分管领导审核报总裁审批。（二）入库流程：采购人办理入库手续资产管理员核实资产信息标注资产编码明确资产责任人。（三）领用流程：领用人办理领用经部门负责人确认行政人事部核准办理领用。（四）移交流程：需求部门固定资产移交资产管理员核实办理转移手续。（五）维修流程：使用部门填写固定资产维修单经部门负责人确认行政人事部核实办理维修手续。（六）报废流程：行政人事部填写资产报废单行政负责人核实经财务部门审核报分管领导审批。二、工作标准1、集团公司行政人事部负责办公资产购买、发放管理。2、各所属企业超过2000元以上资产购置，必须经集团总部审批后方可办理。3、机关单位申购固定资产，需填写申购单报批。行政人事部根据申购单填写资产比价单经部门负责人签署意见后，报领导审批。采购人凭申购单及资产比价单在半个工作日内办理预借款手续。4、采购员联系产品供货商，预约产品型号、产品规格、及送货地点，并在一周内完成送货及安装。 5、资产到货半个工作日内采购员办理办公资产入库手续。资产管理员核对资产型号、规格、价格，并根据资产发票打印资产入库单，由经办人确认，报行政负责人核准。6、固定资产为大宗物品时，可直接将办公资产运送至申购部门。固定资产为办公设备、电子设备及仪表仪器时，物品需运送至集团行政人事部。7、固定资产入库半个工作日内，资产管理员应对资产进行贴标。固定资产贴标后半个工作日内，资产管理员通知申购部门办理资产领用手续。8、采购员凭入库单及采购发票在半个工作日内办理费用报销手续。 9、固定资产领用时，管理员打印资产领用单，并明确资产责任人，由领用人签字确认后，经部门负责人审核后，报行政负责人核准。10、办公设备、电子设备及仪器仪表设备办理领用时，资产管理员应配齐其设备的附属配件（插排、网线、路由器等）。11、需求部门提出固定资产移交，资产管理员应在部门提出移交30分钟内，核实移交物品、移交对象。12、移交物品为个体物品时，资产管理员应在30分钟内，核实物品的完好性。移交物品为全部个人资产时，资产管理员在十五分钟内，核实物品是否缺失及完好。13、移交物品有直接交接人时，资产管理员配合交接人，清点所有移交物品，并办理移交手续。移交物品无直接交接人时，资产管理员指定移交部门其他人员为交接人，并办理移交手续。14、资产管理员打印资产移交表，由移交人和交接人确认，经部门负责人核实，报行政负责人审核。15、固定资产需要维修时，使用部门提前办个工作日填写固定资产维修单注明维修事项、维修范围等，经部门负责人确认，报行政负责人核实。16、资产管理员根据固定资产维修单内容，在半个工作日内联系维修单位，上门维修。资产维修完好后，资产管理员在半个工作日内通知使用部门领用。17、固定资产无法修复时，资产管理员应在1个工作日内填写资产报废单注明部门、资产总价、折旧价等，经行政负责人核实，财务部审核，报分管领导审批。18、资产管理员根据资产报废单内容，联系相关回收单位，办理资产报废，并打印报废单据，报行政负责人核实。第十五章 工作牌管理一、工作流程工作牌制作工作牌领用工作牌发放工作牌管理。二、工作标准1、集团行政人事部负责工作牌统一制作、发放与管理。2、集团全体员工统一配发工作牌.试用期员工配发普通工作牌。3、工作牌内容应包含员工员工姓名、部门、编号、一寸白底彩色照片。工作牌统一购买白色卡片，将卡片及卡片内容交与广告公司制作。行政人事部根据卡片使用范围，设置卡片门禁功能。4、试用期员工工作牌联系廊桥文化公司制作，打印工作牌式样后，填写员工信息，试用期员工签字领用。5、工作牌制作应在1周内完成，并通知需求部门领取。员工工作牌申请补办，费用由员工承担，支付采用现金方式。6、员工办理入职时，领用普通工作牌，转正时行政人事部配发正式工作牌。7、集团机关中层、所属企业中层以上人员工作牌含有门禁功能。8、集团机关、所属企业中层及以上管理人员配发橙色工作牌。集团机关、所属企业中层以下人员配发蓝色工作牌。临时工、季节性员工、食堂工作人员不纳入工作牌发放范围。9、集团行政人事部每月1日统计转正及补办工作牌数量，联系广告公司制作。10、员工离职时，需归还工作牌。属于辞职的，员工需承担工作牌制作费的百分之五十；属于辞退的，员工不承担工作牌制作费用。第十六章 卫生管理一、工作流程卫生管理员卫生检查检查落实检查登记。二、工作标准1、集团总部公共区域、总裁办公室、副总裁办公室卫生由集团保洁人员清洁打扫。各所属企业区域卫生由企业负责。部门办公区域卫生由部门人员负责。2、行政人事部指定专人负责卫生检查、管理工作。3、保洁人员应提前1小时到岗，3小时内清扫整理总裁、副总办公室及公共区域卫生。各部门人员应提前10分钟到岗，10分钟内清扫办公室卫生。4、公共区域卫生包括走道、电子门、楼梯及扶手、垃圾桶、大会议室、小会议室、卫生间。走道应每个工作日清扫、拖1遍；电子门每3个工作日清洁1次；楼梯及扶手每2个工作日打扫1次；公共区域垃圾桶每2个工作日清空1次。大会议室、小会议室每2个工作日清扫1次。5、各部门卫生应每个工作日清扫1次包括：办公桌椅、沙发、地面（拖1遍）等。6、卫生管理员编制办公区域卫生检查表内容包括检查项目、检查时间、检查要求、检查结果、检查区域等。每个工作日检查各区域卫生，并将检查数据登记记录。7、检查过程中发现未按规定清扫或清扫不合格的，立刻通知保洁人员打扫。发现各部门办公室卫生打扫不合格，通知部门人员及时整改。8、办公区域卫生检查表每月初报部门负责人审核，并存档。 第十七章 名片印制管理一、工作流程需求人填写名片申请单部门负责人签署意见行政人事部核定名片印制。二、工作标准1、集团总部名片印制由集团行政人事部负责。各所属企业名片印制由企业行政部门负责。2、名片印制需填写名片申请单注明姓名、电话、个人邮箱，经部门负责人签署意见后，报行政人事部核定。3、行政人事部核对信息，确认无误后联系有资质的单位印刷（廊桥为合作单位）。4、名片印制报送2个工作日内完成，并通知申请人登记领取。第十八章 通讯录管理1、集团公司、所属企业通讯录模板由集团行政人事部统一编制。各所属企业按固定模版编制。 2、机关单位每月5日前将最新通讯录上报集团行政人事部备案，企业中层及中层以上人员手机号码变更，需在2内上报。3、行政人事部将整理后的通讯录上传集团群共享，便于企业员工下载。第二十章 文案工作标准一 公文行文规范集团内部通用公文有6种：通知、请示、决定、纪要、通报、报告等，对外公文有3种：报告、函、新闻稿。（一）行文标准1、标题：一般用2号宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2、正文：一般用3号仿宋体字，每个自然段左空2字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1、”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。3、附件：如有附件，在正文下空一行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1、XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第3行。4、发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，与发文机关署名居中对齐。5、成文日期中的数字：用汉字数字将年、月、日标全，年份应标全称，零应写为“”。6、页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。（二）行文规范1、以集团名义行文的文件（1）文件编号：集团所有红头文件由集团行政人事部文秘岗统一编号。红头文件含：涉及公司决策、行政、管理、规范等事务公文；涉及人事任免、人员调整、岗位变动等人事文件。（2）秘级：字体为3号楷体，文件等级分：绝密、机密、秘密三类。如属保密文件，应标出该文件秘密等级。（3）发文字号：3号楷体，由单位代字+年份+顺序号组成（连兴集政字2013第1号）。（4）主题词、抄报、送标题均为3号黑体字，主题词内容为3号黑体，间隔1字；抄报、送内容为3号宋体，印发部门及印制份数为3号宋体。 2、签发流程（1）以集团名义编号下发的法规性文件、有关公司机构人事文件，某管理专业领域的法规性文件，有关集团工作指令性文件和以集团名义向外单位报送的业务性文件资料，经分管副总裁审核后，由董事长签发。（2）业务领域的管理类文件，由分管副总裁签发。二、公文写作格式及要求（一）通知的写作格式通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。1、标题：制发机关事由通知。2、正文：（1）通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决的问题，经批准，现将，具体规定通知如下。（2）通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。3、结尾（三种写法）：（1）意尽言止，不单写结束语。（2）在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。（3）再次明确主题的段落描写。(二)请示的写作格式请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。1、标题：制发机关名称事由请示。2、正文：（1）请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。（2）请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。3、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。 注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。（三）决定的写作格式决定是集团及所属企业对某些重大问题或重要事项，经过一定会议讨论研究表决通过后要求贯彻执行的文体。决定除会议作出外，也可以由集团及所属企业制发。决定一般由标题和日期、正文、结尾三个部分组成。1、标题和日期决定的标题要完整地写出发文机关、决定事由和文种三项内容。在决定事由前一般以关于连结。决定的日期即会议通过或领导签发此项决定的日期。它写在标题之下，外用括号。重大法规性的决定，还需注明通过该决定的机关、日期和生效日期。文末不再注明。2、正文决定的主体部分也就是正文。其篇幅长短，由内容多少决定。一个篇幅较长的决定，其内容通常包括两层意思：一层是说明形势和有关情况，作出决定的目的与意义；另一层是说明决定的具体事项，落实决定的政策、措施和要求等等。篇幅较长的决定，正文在结构上可分为开头、主体、结语三部分。开头。这一部分一般用一个自然段落，用特决定如下或特做如下决定与主体部分衔接。开头主要用以说明目前形势，分析或阐述做此决定的原因目的及意义。其语言要求简洁、概括性强。主体。表达决定的具体内容。因为它是下级机关、相关单位及所属个人必须执行的准则，所以要求写得明确、具体、详尽。这一部分的表达方式常采用条文式写法，在这些表现具体内容的条、项之间可以是明显的并列关系，也可以是明显的递进关系，无论何种关系，都一定要形成完整、严谨、清晰的整体。主体部分也可用简述式写法，对所决定的事项作出直接公布。 结语。在这一部分中提出希望、号召和要求。3、结尾在决定的正文之后，可写本决定自发布之日起施行，通常不写成文日期和发文单位。见诸报刊时，可在文末署发文机关名。（四）函的写作格式函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：1、首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。2、正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。3、结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。4、结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。5、结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。（五）会议纪要的写作格式 1、会议纪要是根据会议的宗旨和要求写成的,要准确地反映会议的主要内容、指导思想、主要结论等。会议纪要可以作为向上级机关汇报之用,也可以作为文件向有关单位和下级机关分发。会议纪要可以交流信息、交流经验,对于本单位和下级机关来说,可以作为解决问题、指导工作的依据,并有一定的约束力。2、会议纪要一般根据会议类型分类,在机关工作中,工作性会议、专题研究会、座谈会和日常工作会议都应形成各自的会议纪要。各种会议纪要的写法也稍有区别。3、写作要点:会议纪要的结构,一般由版头和正文两部分组成:(1)版头或标题 一般由会议名称和文种类别(纪要)组成,有的有正副两个标题,正标题概括纪要的基本精神,副标题写明会议名称和文种。如作为文件下发,还应有编号。(2)正文 由三部分组成:首先是会议概况。包括会议召开的时间、地点、主持人、参加人员、议题等。其次是会议基本精神。可以根据会议内容采用归纳的方法,分成若干个问题加以分述。每个议题,可依听取汇报(或报告)、讨论、决定的顺序去写。这部分是纪要的主体,要写得完整、清楚。最后是正文的结尾部分。可以适当写些对会议精神的贯彻执行要求或号召,也可以不写。 作为文件下发的会议纪要,要签上有发文机关和日期的落