商务邮件书写格式及基本礼仪.ppt

商务邮件书写格式及基本礼仪,制作人：lqj制作日期：2011.3.29,目录,一、商务邮件概述二、基本礼仪1、邮件主题2、收件人3、寒暄语4、邮件内容5、结束语6、署名三、注意事项四、邮件常用语句五、布置任务,2,商务邮件概述,商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长，但在撰写格式方面都分为邮件主题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、署名。,3,目录,一、商务邮件概述二、基本礼仪1、邮件主题2、收件人3、寒暄语4、邮件内容5、结束语6、署名三、注意事项四、邮件常用语句五、布置任务,4,邮件主题,必须写邮件主题在写商务邮件的时候，如果不写邮件主题，有人会认为这封邮件不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写商务邮件的时候最好写邮件主题。主题要明确、精练与内容相关主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，将邮件内容概括为1-2个词汇，而且可以区分对同一事物的不同信息，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。如果邮件比较紧急、重要，最好在邮件名称的前面注明“紧急”、“重要”。“关于XX项目的交卷日期”X“您好”,5,收件人,在写商务邮件的时候，部分人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但是，为了自己方便寻找邮件及邮件分类，最好注明收件人的公司名称、部门名称以及对方的姓名，尤其在给日本客户发送商务邮件时，一定要这么做。例：株式会社，开发部先生/女士。传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。CC（抄送）与BCC（密送、暗送）在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。督导抄送给直接主管和项目总监。在收件人(To)、抄送(CC)和密送(BCC)的地址输入框内，可以输入对方的E-mail地址(当有多个地址时用逗号或分号分隔)；也可以分别点击每个输入框前的蓝色链接打开“通讯录”窗口，选中所需的联系人或小组，单击“确定”按钮，将所选地址添加到输入框。需要说明的是，收件人可以看到“抄送CC”中的地址，但看不到“密送BCC”中的地址。如果不希望别人看到一大串的邮箱地址，可以选择“独立发送”。,6,寒暄语,在写商务邮件的时候，需要写寒暄语。例：承蒙您的关照。我是XX公司的督导XX，XX项目由我负责。,7,邮件内容（1）,在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多。邮件内容超过80个文字时，有的邮件可能不会自动换行。如果1行的邮件内容过长，对方读这封邮件的时候可能会不方便，所以在写邮件内容的时候，每行控制在35字左右。为了使邮件内容清晰明了，每56行为一段落，各个段落之间要插入一行空行。在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。称呼，正文，结束，署名/签名四点要尽量完整。称呼1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。2)若知道对方的性别可以用：*先生、*小姐、*女士。3)如果知道对方的身份可以用：*总经理、*经理、*董事长、总、董、经理。,8,邮件内容（2）,正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。1)在撰写英文信函时，只对一两个词进行大写以示强调，全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。2)不要在信件中发泄不满，应面对面的解决。3)回复信件时,有必要加上部分的原文，以方便对方了解回信内容。4)若摘录的原文很长，应先把回复内容放到前面，原文内容在后。5)在收件人明白其意时，可使用俚语或缩写。6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途。附件添加演示，附件太大可以用QQ邮箱的超大附件发送（1G以内）,9,结束语,不同的邮件内容，最好使用不同的结束语。1)如果可提供好的选择，应在结尾处提出。如:请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我。2)最好的结尾要着眼未来。如：希望我们能够达成合作。3)结尾应显示诚恳：如：感谢您抽空洽谈。,10,署名（1）,在写商务邮件的时候，一定要写署名。公司统一署名：签名设置演示,11,署名（2）,在写商务邮件的时候，一定要写署名。公司统一署名：,12,目录,一、商务邮件概述二、基本礼仪1、邮件主题2、收件人3、寒暄语4、邮件内容5、结束语6、署名三、注意事项四、邮件常用语句五、布置任务,13,注意事项（1）,1、乱码现在有很多不同的邮件软件，有的邮件有HTML格式，有的邮件不能正常显示汉字。在使用邮件软件的时候请做适当的设定之后，再发送邮件。2、附件最好不要将Word文档、Excel文档、图像等直接添加到邮箱的附件中。可能因为Word文档、Excel文档等的版本不同，对方无法正常使用该文档。而且，即使Word文档、Excel文档等的版本相同，那些文档中可能有病毒，这样对方的电脑可能会有感染病毒的危险。附件最好使用谁都能用的文档。而且添加的附件最好控制在100K左右。超大附件用QQ邮箱发。3、CC、BCC在发送商务邮件的时候，一定要CC或者BCC给相关人员。督导抄送给直接主管和项目总监。4、发邮件无subject主题，或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关，导致收件人一头雾水，无法快速辨认。,14,注意事项（2）,5、邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文名。建议大家都取一个英文名。后果：导致收件人不知道你是谁？要知道，客户会接触，联系很多地区的不同代理，你在一段时间没有和客户联系后，突然发过去个邮件，对方很难判断你是谁？来自什么地方的什么公司？6、邮件的发件人不要用中文。如联想公司张三zhangsan,“联想公司张三”很有可能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也不一定可以看懂中文。7、客户如果已经，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上（可能是客户的同事或者主管），你回复的时候要按“replyall（恢复全部）”，而不要只回复发件的那个人。客户发邮件的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人。如果是单独向客户反映深圳的执行情况，不涉及其他城市代理的话，可以只抄送客户方的抄送地址，不回复其他城市代理。,15,注意事项（3）,8、回复客户邮件的时候要”replywithallhistory”，不要把历史记录删除，否则客户不知道先前发生的事情和交流的内容。也不要随意改变邮件的主题。一件事情，一个项目的邮件要保持一个邮件主题。同样，不应该给客户看到的内容需要删除再发送。9、不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报。如hv:have等。以免产生误解，也不要用俚语。10、如果事情比较复杂，繁多的话，可以用1234注明。表达要简洁，直接，明确。不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性。11、不要用过多的感叹号。你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的。12、每一段中间要空一行，方便别人阅读。13、如果你是初学者，学习模仿以英语为母语的客户的写邮件方式也不失为一种有效的方法。,16,目录,一、商务邮件概述二、基本礼仪1、邮件主题2、收件人3、寒暄语4、邮件内容5、结束语6、署名三、注意事项四、邮件常用语句五、布置任务,17,邮件常用语句（1）,1.Pleaseacceptourthanksforthetroubleyouhavetaken.有劳贵方，不胜感激。2.Weareobligedtothankyouforyourkindattentioninthismatter.不胜感激贵方对此事的关照。3.Wetenderyouoursincerethanksforyourgeneroustreatmentofusinthisaffair.对贵方在此事中的慷慨之举，深表感谢。4.Allowustothankyouforthekindnessextendedtous.对贵方之盛情，不胜感谢。5.Wethankyouforthespecialcareyouhavegiventothematter.贵方对此悉心关照，不胜感激。6.Weshouldbegratefulforyourtrialorder.如承试订货，不胜感激。7.Weshouldbegratefulforyourfurnishingusdetailsofyourrequirements.如承赐示具体要求，不胜感激。10.Wearegreatlyobligedforyourbulkorderjustreceived.收到贵方大宗订货，不胜感激。11.Weassureyouofourbestservicesatalltimes.我方保证向贵方随时提供最佳服务。12.Ifthereisanythingwecandotohelpyou,weshallbemorethanpleasedtodoso.贵公司若有所需求，我公司定尽力效劳。13.Itwouldgiveusagreatpleasuretorenderyouasimilarserviceshouldanopportunityoccur.我方如有机会同样效劳贵方，将不胜欣慰。,18,邮件常用语句（2）,14.Wesparenoeffortsinendeavoringtobeofservicetoyou.我方将不遗余力为贵方效劳。15.Weshallbeverygladtohandleforyouatverylowcommissioncharges.我方将很愉快与贵方合作，收费低廉。16.Wehavealwaysbeenabletosupplythesefirmswiththeirmonthlyrequirementswithoutinterruption.我方始终能供应这些公司每月所需的数量，从无间断。17.Wetakethisopportunitytore-emphasizethatweshall,atalltimes,doeverythingpossibletogiveyouwhateverinformationyoudesire.我们借此机会再此强调，定会尽力随时提供贵方所需的信息。18.Wearealwaysinapositiontoquoteyouthemostadvantageouspricesforhigherqualitymerchandise.我们始终能向贵方提供品质最佳的产品，报价最为优惠。19.Thisplacesourdealersinahighlycompetitivepositionandalsoenablethemtoenjoyamaximumprofit.这样可以使我方经营者具有很强的竞争力，还可获得最大的利润。20.Anyquestions,pleasedonthesitatetoletmeknow有任何问题，欢迎和我们联系21.Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon期待你的反馈和建议22.Feelfreetogiveyourcomments.请随意担出你的建议。大家可以学习一