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第三部分表处理软件Excel,本章以中文Excel2000为版本，主要介绍它的一些基础知识、基本操作、工作表编辑与修饰、工作簿编辑、绘制图表和数据库管理。,Excel概述Excel2000的功能及特点,1Excel2000的功能Excel是一个优秀的电子表格软件，它主要包括三大功能：(1)电子表格中的数据处理在电子表格中允许输入多种类型的数据，可以对数据进行编辑、格式化，利用公式和函数对数据进行复杂的数学分析及报表统计。(2)制作图表可以将表格中的数据以图形方式显示。Excel2000提供了十几种图表类型，供用户选择使用，以便直观地分析和观察数据的变化及变化趋势。(3)数据库管理方式Excel2000能够以数据库管理方式管理表格数据，对表格中的数据进行排序、检索、筛选、汇总，并可以与其他数据库软件交换数据，如FoxBASE、FoxPro等。2Excel2000的特点Excel2000是美国微软公司推出的新版本，与早期的Excel5.0、Excel7.0、Excel97相比，在上述三个功能的基础上又增加了新的功能与特点：(1)Web网页制作功能，用户可以方便地在Excel2000中制作网页页面。(2)对数据透视表的使用进行了改进，增加了数据透视图。(3)字体设置进一步完善，可以直接地观看字体的显示效果。(4)用户可以将工作表保存为网页,Excel2000的启动与退出,1Excel2000的启动（1）击Windows桌面底部的“开始”按钮，打开“开始”菜单，把鼠标指针移到其中的“程序”选项，在其右侧的级联菜单中选择“MicrosoftExcel”。（2）如果Windows桌面上有MicrosoftExcel图标，双击它即可启动Excel。（3）通过双击Excel文档启动Excel。2Excel2000的退出(1)单击Excel窗口右上角的“关闭”按钮。(2)单击Excel窗口的“文件”菜单，选择“退出”命令。(3)单击Excel窗口标题栏左端的控制菜单按钮，选择控制菜单中的“关闭”命令。(4)快捷键Alt+F4。,Excel窗口的组成,1.基本概念一个Excel文件是一个工作簿，如果把工作簿比喻成一本书，工作簿名就是书名，它也是保存在磁盘上的文件名，其扩展名系统默认是XLS；一个工作簿由若干工作表组成，每个工作表可以看成是书中的一页，工作表名相当于书的页码；每个工作表又由若干单元格构成，每个单元格相当于书中的一个文字位置。描述一本书中某个字的具体位置一定需要三个参数，即这个字在这本书的第几页、第几行、第几列。同样，描述一个工作簿中的某个单元格也需要三个参数，即哪个工作表、哪一行、哪一列。因此，可以把工作簿看成是三维表，而每个工作表则是一张二维表，工作表是由行列坐标指示的若干单元格构成，单元格是组成工作簿的基本元素。,2.Excel窗口完成Excel的启动后，系统打开Excel窗口并自动建立一个名为“Book1”的空工作簿，光标定位在第一张工作表Sheet1的第一个单元格位置等待用户输入数据。Excel窗口的组成如下图所示。,中文Excel2000窗口，其中：名字框：用于显示或定义单元格名或单元格区域名。编辑按钮：依次是“取消”、“输入”和“编辑公式”。其功能是在编辑栏内输入或编辑数据时，单击“取消”按钮会取消刚刚输入或修改过的字符，使之恢复原样；单击“输入”按钮表示确认单元格中的数据；单击“编辑公式”按钮会打开函数对话框，在对话框中选择需要的函数，被选中的函数会自动插入到当前文本中的光标位置。编辑栏：用于显示或编辑活动单元格的内容。在单元格内输入或编辑数据的同时也会在编辑栏中显示其内容。全选按钮：单击全选按钮会选定当前工作表的所有单元格，再次单击则撤消。列号和行号：列号和行号连接在一起构成单元格在工作表中的地址，即坐标。描述时先列号后行号。如A1、B5、D20等。列号用字母表示，从AZ、AAAZ、BABZ、IAIV，共256列。行号用数字表示，从165536。单元格与活动单元格：工作表中行与列围成的矩形区域称为一个表格单元，简称单元格。每个单元格都有其固定的地址，用户可以把数据输入到单元格中保存起来。如果用鼠标指针(空心十字形状)单击某单元格，使它呈现黑色的边框，这个单元格就是活动单元格，用户输入、编辑数据都需要在活动单元格进行，每个单元格最多可以容纳32000多个字符。标签滚动按钮：从左向右依次是翻到第一个工作表、向前翻一个工作表、向后翻一个工作表和翻到最后一个工作表四个按钮。工作表标签：新建的工作簿系统默认提供3个工作表，可以增加工作表数量，但最多不能超过255个。Excel为每个工作表进行了自动命名。如Sheet1、Sheet2等，用户可以重新定义工作表名。用鼠标左键单击工作表标签可以实现工作表之间的切换，被选中的工作表称为当前工作表，即Excel窗口当前显示的工作表。状态栏：用于显示当前命令或操作的有关信息。,Excel的基本操作工作簿的创建、保存与打开,1.工作簿的创建启动Excel之后，系统首先显示Excel窗口，并自动建立一个名为“Book1”的空工作簿；也可以在Excel窗口中，单击“文件”菜单的“新建”命令，在弹出的“新建”对话框中选择需要的某种模板，以创建基于该模板样式的工作簿；还可以单击常用工具栏的“新建”按钮，创建新工作簿。Excel允许创建多个工作簿，它将按照新建工作簿的顺序，分别赋予新工作簿一个临时的文件名，如Book1、Book2、Book3等，保存工作簿时再重新命名。2.工作簿的保存(1)新工作簿和换名工作簿的保存新工作簿的保存可以单击工具栏中的“保存”按钮，或单击“文件”菜单的“保存”命令。如果把当前编辑的工作簿换名保存，需要单击“文件”菜单的“另存为”命令，它们都会弹出一个“另存为”对话框。在对话框的“保存位置”可以打开下拉列表，从中选择需要的磁盘及文件夹，系统默认是当前盘的MyDocuments文件夹。在对话框下方的“文件名”栏中输入一个新的文件名，因为Excel文件的扩展名默认是XLS，因此可以省略。如果需要更改保存的文件类型，可以打开“保存类型”下拉列表，选择其中的任何一种类型。输入完毕后单击“保存”按钮或按回车键。换名工作簿的保存是把当前正在编辑的工作簿用另外一个新的文件名保存在磁盘上，不破坏磁盘原文件内容，可起到工作簿备份的作用，同时，当前窗口打开的是这个新保存的工作簿。(2)旧工作簿的保存如果当前编辑的是旧工作簿且不需要换名保存，可以单击工具栏中的“保存”按钮，或单击“文件”菜单的“保存”命令，系统不会出现“另存为”对话框，而直接保存到原来的旧工作簿之中，以新内容代替旧内容，当前编辑状态保持不变。,3.工作簿的打开与切换被保存的工作簿（文件）被放在软盘或硬盘，若要重新进行编辑首先需要打开，把它读到内存并显示在Excel窗口。打开工作簿常用两种方法：单击“文件”菜单的“打开”命令或单击工具栏的“打开”按钮，系统都会弹出打开对话框，在对话框的“查找范围”下拉列表中选择驱动器名和文件夹名，随驱动器和文件夹的确定，在对话框的列表框中会显示该文件夹中所有Excel文件名，双击某文件名左侧的图标，或选定某文件名再单击“打开”按钮都可以打开Excel文件。单击“文件”菜单，在下拉菜单的底部有4个最近保存的文件名（可重新设置，最多为9个），只要单击某文件名即可打开，这种方法操作简便。Excel允许同时打开多个工作簿，每打开一个工作簿Excel就为该工作簿自动建立一个窗口，最后一个是活动窗口，即当前编辑的窗口。多窗口之间可以进行切换，单击“窗口”菜单，在下拉菜单的底部会显示出被打开的所有窗口的工作簿名，用鼠标单击其中的任一工作簿名就能实现活动窗口的切换。窗口的切换还可以采用另一种较为简单的方法。用户每打开一个文档，在屏幕底端的任务栏中就会出现一个相应的图标按钮，只要单击它即可切换到相应的窗口。关闭工作簿只需单击“文件”菜单的“关闭”命令，它只关闭当前工作簿，不会退出Excel窗口。,输入数据,1单元格与单元格区域的选定Excel启动之后，光标自动定位在第一个工作表Sheet1的A1单元格，它的周围呈现黑色边框，称活动单元格，即当前接收输入数据的单元格。(1)活动单元格的选定用鼠标左键单击某单元格，光标就会立即移到那个单元格，使其变成活动单元格。使用键盘的上、下、左、右光标移动键可以移动光标到某一单元格。如果先按住Ctrl键不放，再按光标移动键，光标就会按键头指示的方向，跳过中间所有的空单元格而定位到下一个非空单元格，使用这种方法可以把光标移到最后一行或最后一列。PgUp键和PgDn键可以进行上翻屏和下翻屏。(2)单元格区域的选定选定单元格区域可以用鼠标左键单击起始单元格，然后按住鼠标左键不放，拖动鼠标至终止单元格，释放左键，两个单元格所围成的矩形区域被被选定。也可以单击起始单元格，按住Shift键不放，再单击终止单元格。如果选定不连续的单元格，可先按住Ctrl键不放，然后再用鼠标一个区域一个区域的选定。,2.输入数据Excel的数据类型包括字符型、数值型、日期型、时间型和逻辑型，另外还可以在单元格输入批注信息及公式。(1)输入字符型数据字符型数据是指首字符为字母、汉字或其他符号组成的字符串，字符数可达32000多个，在单元格中默认是左对齐。如果输入的字符数超出了单元格的显示宽度仍可继续输入，表面上它会占据右侧单元格的位置，实际上仍属本单元格内容，一旦确认将出现两种情况：若右侧单元格为空，当前输入的字符照原样显示；若右侧单元格非空，超宽的字符就会隐藏，但不会丢失，右侧单元格中的内容又会立即恢复显示。确认输入的数据有几种操作，可以按光标移动键、回车键或用鼠标单击其他单元格等。有时需要把一些数字串作为字符型数据输入。如电话号码、邮政编码、身份证号码等。为避免直接输入这些纯数字串Excel把它当作数值型数据，可以在输入项前面添加撇号或者是=”数字串”。如62574832、=”100872”，一旦确认，输入项前后添加的符号会自动取消。,(2)输入数值型数据输入数值型数据可以使用普通记数法。如256、-16384、3.14。也允许使用科学记数法。如1024.768可输入1.024768E3或者1.024768e3。0.0321可输入3.21E-2，其中的E3和E-2表示10的3次方和10的-2次方，字母E大小都可以。正数前面的加号可以省略，负数可用一对圆括号代替负号。如+512可输入512，-15.8可输入(15.8)或直接输入-15.8。数的前面可以加$或￥符号具有货币含义，计算时不受影响。若在数尾加%符号，表示该数要除以100。如26.75%，在单元格内虽然显示26.75%，但实际数值是0.2675。纯小数可以省略小数点前面的0。如0.384可输入.384。允许加分节符。如65536，可输入65,536。可以用分数形式输入数值，但输入时必须先以零开头，然后按一下空格键，再输入分数。如02/5、05/12、07/16。输入的数值型数据在单元格中只保留15位数字精度，其后的数字自动为0，并右对齐。(3)输入日期/时间型数据输入日期型数据的常用格式为：年/月/日或年-月-日，如2002/9/1或2002-9-1。可以省略年份，如1/5、12-26，在单元格中显示的结果为一月五日、十二月二十六日。若在单元格中插入当前系统日期可按Ctrl+；(分号)。输入时间型数据的常用格式为：小时分:秒。如518:30、2048:45。若在单元格中插入当前系统时间可按Ctrl+Shift+；(分号)。输入的数据在单元格中右对齐。(4)输入逻辑值型数据可以直接输入逻辑值TRUE(真)或FALSE(假)。一般情况是数据之间进行比较运算时，Excel判断之后，在单元格中自动产生的运算结果TRUE或FALSE，并居中显示。,(5)输入批注信息选定某单元格，单击“插入”菜单的“批注”命令，在系统弹出的批注编辑框中输入批注信息，然后单击编辑框外某一点表示确定。一旦单元格中存有批注信息，其右上角会出现一个红色的三角形标记，当鼠标指针指向该单元格时就会显示这些批注信息。如果单击鼠标右键，在出现的快捷菜单中可以选择“编辑批注”、“删除批注”、“隐藏批注”或“显示批注”。(6)自动填充输入数据自动填充输入数据是利用电子表格存储记忆的特点，自动完成有一定顺序的数据输入。可以为数值型数据建立等比、等差序列，为日期型和时间型数据建立等差序列，可以直接使用系统提供的文本序列，还允许自定义文字序列。下面介绍部分内容。使用鼠标输入等差序列时，首先在相邻的两个单元格中输入数字或日期或时间并选定，将鼠标指针移到所选区域的右下角填充柄位置，如左下图所示。当鼠标指针变成黑色十字形状后，沿两个单元格排列方向拖动鼠标，Excel会记录两个数的差值完成等差序列的输入。如右下图所示。Excel内置了一些常用的文本序列。如星期一、星期二、星期日；Jan、Feb、Dec（月份）等。详见“工具”菜单的“选项”命令，在弹出的选项对话框中选择“自定义序列”选项卡，可以浏览并添加自定义文本序列。此后，只要在单元格中输入其中的一个数据，用鼠标拖动即可得到该序列的文本数据。,输入公式及函数,1运算符的使用公式中可以使用圆括号，并允许圆括号嵌套，计算顺序是先内层后外层。下面是Excel常用的一些运算符。(1)算术运算符算术运算符包括：+加、-减、*乘、/除、乘幂、%百分比。其运算结果为数值型。如A1单元格中输入=48+7*3-36/2+42，确认后，在A1单元格中只显示67。(2)字符串运算符字符串运算符也称字符串连接符，用&表示。它用于将2个及2个以上的字符型数据按顺序连接在一起组成一个字符串数据。如A1单元格输入的是“计算机”，A2单元格是“应用”，A3单元格是“基础”，若在A4单元格输入=A1&A2&A3，A4单元格中的结果就是“计算机应用基础”，其结果仍是字符型数据。(3)比较运算符比较运算符包括：=大于或等于、大于、不等于。如=2487，其结果是逻辑值，TRUE或FALSE。(4)引用运算符引用运算符也称区域运算符，用冒号表示。它实际是两个地址之间的分隔符，表示地址的引用范围。如A1：B3，它表示以A1为左上角，B3为右下角所围城的矩形的单元格区域。,2地址及函数的引用公式中允许使用单元格地址和函数。地址分相对地址和绝对地址，函数分常用函数、财务函数、逻辑函数等各种类型。(1)相对地址相对地址是用列号和行号直接表示的地址。如A1、B6、H30等。如果把某个单元格中的公式移到另一个单元格时，在原单元格内公式中的地址在新单元格中保持不变。如果复制单元格中的公式，在复制的新单元格中，公式中的地址将作相应的变化。如C1单元格的公式是=A1+B2，如果把C1单元格公式移到C2，C2单元格公式仍是=A1+B2。若把C1单元格公式复制到C2，C2单元格中的公式会变成=A2+B3。这是由于把C1单元格公式复制到C2单元格的过程中，行号加了1，由此引起公式中的行号也自动加1。若将C1单元格公式复制到E5单元格，E5单元格中的公式就是=C5+D6，列号与行号分别在原来的基础上加了C1至E5的差值。(2)绝对地址在列号或行号前加$符号的地址称绝对地址。它的最大特点是在操作过程中公式中的地址始终保持不变，相对地址和绝对地址可以混合使用。如=$A$4-$B$6、=$F7+H$10等。(3)跨工作表的地址表示在当前工作表的单元格中引用其他工作表中的单元格地址，首先要输入被引用的工作表名和一个惊叹号，然后再输入那个工作表的单元格地址。如当前工作表A3单元格输入公式=A1+Sheet2!A2，在A3单元格中显