会议手册(2010).doc

保险家传媒培训活动指导手册 （内部资料，严禁外传）2009年，通过全国各地“我的MDRT之路高峰论坛”的召开和“梅第大师中华行”活动的顺利举办，确立了大型演讲会在保险家传媒赢利模式中的重要地位，它将是保险家传媒今后几年内重要的运营项目。同时，通过活动的开展也暴露出了我们在培训活动的项目经营、项目管理中的一些问题。回顾过去，展望未来，总结经验，规范项目运营，避免新问题的出现，确保培训活动能够创造出更大的赢利。 一、 项目简介：1、“我的MDRT之路高峰论坛” 美国百万圆桌会议（Million Dollar Round Table，缩写MDRT）是代表着全球最顶尖的寿险从业者及金融理财顾问的协会，有寿险界奥林匹克之称，是全球寿险精英的最高盛会，在全球寿险代理人中有着极高的地位。以省或大区域为单位在某中心城市举办高峰会议，邀请全球顶尖MDRT寿险大师进行现场演讲，起到对代理人激励、提升综合从业技能和素质的作用。主要经营模式以个人和团体售票为主。会议时间可为一天或两天。2、寿险大师专场演讲会邀请业内顶尖寿险大师，现场演讲、交流培训，其运作模式与MDRT高峰论坛大致相同，特点在于会议主角是以某顶尖大师为主，这也是该会议营销的主要卖点，围绕会议的主角，根据情况邀请一到两名讲师参与演讲。本专场演讲会议可以地区各寿险公司参加为主，也可以是以某寿险公司单独参与的独家专场为主，可根据买方情况定为半天或全天。营销方式主要以团体营销和公司独家包场营销为主。3、寿险团队培训会是针对某寿险公司或团队进行针对性培训的小型培训课程，通过与某寿险公司或团队的沟通接洽，找到对方需要解决的问题和购买趋向，根据对方的需求有针对性的邀请相关问题解决专家，以独家包场的形式进行短期有效的培训授课，内容包括增员管理、行销技巧、保险心理学、养生学、团队管理等综合项目的培训。二、市场定位1、“MDRT高峰论坛”针对的对象是中国寿险界的精英代理人，论坛力足高端定位，为参会者提供一次盛宴式的荣耀聚会，并通过活动的举办开拓和培养更多保险家品牌的忠实读者和产品用户，把论坛打造成具有国际化水准的周期性会议，并逐步树立保险家传媒的品牌地位。2、寿险大师专场演讲会会议主要定位于寿险公司的一线营销人员，他可以是公司业绩最高的代理人，也可以是刚刚加入寿险业的后备力量，通过大师的演讲在分享成功的同时，对坚定信心提升技能有着直接的推动作用。3、寿险团队培训会我们关注的对象是需要解决公司和团队发展中遇到的各种问题的寿险公司或团队，他可以是省公司下属的地市寿险公司也可以是某个地市寿险公司所属的营业区，或某个营销团队，我们关注解决的是团队整体发展中遇到的瓶颈。4、其他合作伙伴的培训活动推广。三、项目理念通过几种会议类型的开展，提升保险家传媒各产品在当地保险市场的品牌认知度，拓展寿险业区域客户资源，获取寿险市场资源，创造更多的项目经营利益，从而推动保险家传媒全国寿险市场的渗透和发展。四、项目申请标准：为保证该项目的经营成功率和品牌美誉度，降低项目经营的风险，各地在向保险家传媒总部申请运做会议前，必须遵循统一的项目运做标准，不具备该标准的地区和地方站，保险家传媒总部将不予批准立项，具体如下：1、MDRT高峰论坛：参加人数：各地统一规定基础人数为1500人以上；统一票价：各地统一规定售票价格为300-500元/人（各地可根据实际情况制定票面价格和折扣，但需经保险家传媒批准）；最低毛收入：45万元；各地举办活动的最低标准是参加人数为1500人或毛收入为45万元。2、其他活动：梅第大师专场演讲会：最低收费标准不得低于25万元以上；梅第大师及夫人美国往返机票（商务舱）14万元，讲课费用（3个小时内）7万元，翻译费用2万元（含机票费用）；如梅第夫人不陪同前来，最低收费标准不得低于18万元以上；培训时间必须接受总部的统一调配，以节约成本，增加效益。其他大师演讲会，如日本柴田和子、美国林国庆等，根据情况而定。ABC培训：3-4天训练营课程费收费12万元，每班学员人数最多60 人，每超出一人加收人民币800元，学员最多人数66 人。（ABC每班收费6万元，马高老师主讲收费8万元，不包括企业学员的交通费及营中食宿费、ABC导师团来回深圳至开班城市机场机票费用、火车票或租车费、上述开班城市的机场或火车站到开班地点的接送或的士费、以及开班前后的住宿和餐饮费用）。新ABC课程：四场活动收费最低10万，其中3A收费5万。A、全体伙伴专场（蜕变的奥秘），1000人以内；B、业务员专场（业务员的蜕变），500人以内；C、主管专场（主管的蜕变），250人以内；D、高级领袖专场（领袖的蜕变），50人以内；每个专场都是一天（七个小时）的半互动式训练。新的培训课程以新颁布规定为准。3、会议费用开支： 以下费用可以在会议总收入中列支： 专家、讲师、总部陪同领导往返差旅费（主要为机票和交通费用）及相关正常的会务费用；总部前期市场调研差旅费用；经总部批准的专家招待费；专家讲课费；经总部审核批准的场地租赁费（须有正式合同）、场地制作费用（含条幅、背景板、背景布、音响、摄像、鲜花、化妆、会议牌、矿泉水等）；图书往返运送费用、现场售书人工费、杂支费；经总部批准的杂志、图书赠阅成本费；前期海报印刷费用；票务印刷费用；总部派出的剪票人员、图书销售人员差旅、餐饮、住宿费用；因票务销售、会务筹备所产生的差旅费、交通费、通讯费等费用，一律控制在总销售票款的1%以内；其他经总部批准的相关费用。以下费用不能在会议总收入中列支：因票务销售而产生的相关招待费、礼品费、回扣等；超出规定的差旅费、交通费、通讯费；未经总部批准的其他费用。4、利润分配： 所有会务、票务账目全部结清后方能进行分配； 总部与承办方按照利润6：4的比例进行分配（开票部分应扣除相应税款）； 总部或兄弟单位销售的票务按照到款的25%进行提取，费用一律自理；对于销售任务达不到45万元或总人数不足1500人的单位，总部将依据未完成比例相应降低承办方的分配比例。【如总销售额仅达到35万元，则分配比例为40%（3545）=31%】。5、几个需要注意的环节： 海报、票务一律由总部印刷；会场剪票由总部派员实施，票价统一，不得更改，凭票入场；会场现场售书由总部派员实施；所有会务、票务收入必须在活动开展前打入公司账户；因特殊情况未能及时付费的，必须附有正式的销售合同；会场现场销售的票务、书籍、礼品等现金由总部财务人员负责；违反总部规定的经办单位，总部有权视情予以处罚。五、 会议筹划会议开展必须遵循系统性的原则，既系统性筹备、系统性推广、系统性开展。在决定市场营销活动开展前都必须以市场为导向，依托当地保险市场的特性来进行筹备。其包括会议的场地规模、讲师的选择、会议举办地点、会议时间及价格的制定，成本的控制等。1、会议时间的确定会议举办的时间直接影响市场推广的成功率和会议收益，会议时间的确定必须要根据当地各保险公司的经营节奏进行确定，以保证会议举办档期与保险公司的年度经营奖励计划相符，也可根据某公司的情况合理制定。2、会议地点的确定会议举办地点的确认非常重要，直接关系到参会公司的差旅成本，从而影响参会人数，成本越低参加会议的人数越多，亦会影响我方成本的控制。会议地点的确认要紧紧围绕会议营销的计划来运作。3、会议场地的确认主要根据参会人数的多少来确定，一般按照1500人2500人来选择场地，目前市场上专业的剧场以1700人左右的为主.会议场地的选择要根据会议举办形式和规模确定，原则是在符合会议的规模和级别的基础上节省预算。由于场馆的内部设计不同，在确认完毕后，必须根据场内座次的情况提前制定票面的座次分布。所有会场布置物品的制作都是按照相应位置的尺寸确定，会场确认后必须把相关的尺寸数据报给有关部门制作采纳。场地确认后须把详细的地址和场地情况报给票务组以便业务的开展，同时确认场地内能否用餐，以便给参会来宾提供便利。在确认场地的同时，找到相关的会展公司商谈会场的布置与展品的制作事宜，具体情况以当地为主。价格可视具体情况进行洽谈，会场内需要的基本设施有：升降幕、会议音响、无线麦可、投影设备（5000流明）舞台灯光。4、会议价格的确认会议的价格确认也就是票面价格的制定，主要依托会议的成本、参会人员数量和实际当地消费水平综合评估，因实际销售都存在打折的情况，票面的价格可统一制定相对较高的水平，实际折扣可统一执行，票面价格和折扣的制定必须是在会议营销开始前慎重制定完毕，一经确定就不能更改。所有会议的价格都统一实行通票制，不设贵宾票和低价票，票面价格一般可定600元，折扣一般最低5折，价格300元，各地根据情况制定。5、讲师的确认所有会议营销成功的根本在讲师的选择与确认上，他直接关系到，参会人员的多少、品牌的提升、公信力的建立、会议的质量等方面，是整个会议的灵魂所在，在选择讲师上要综合考虑南北方的差异，语言的问题，讲课的专业趋向等，要提前获知讲师所讲的内容，如是增员管理还是展业技巧，还是信心激励，要充分了解讲师的从业履历和背景，为会议营销做好前期准备。要与当地保险市场的特点结合来起来。6、会议附加值产品的准备每场会议的举办都要放大会议的赢利点，充分利用现场参会人员的购买力，把会议利益最大化，根据当地的情况和会议的主题，提前制作会议纪念品，包括各种皮具、杯子、商务产品，实用纪念品等，价格不等。7、书刊杂志的准备书刊和杂志始终是会议现场最受欢迎的产品之一，根据当地实际情况提前把相关的书籍储备充足以供现场销售。8、会议营销的准备与开展在以上所有元素都准备完毕后，就进入会议营销阶段，既对会议进行市场的销售和拓展，前期准备的有：海报、会议策划方案、会议营销PPT文件、各寿险公司总经理名单和各大营业区名单。六、 营销推广会议筹划完毕后，开始进入会议营销阶段，既向各大寿险公司推广该会议，推广中作到：1、主题鲜明，海报印刷的品牌视觉识别系统突出。2、 卖点突出，找到让买方直接需求点。3、覆盖全面，在以公关总经理团体售票的基础上，选择各大营业区进行一线的宣讲推广。（具体措施见宣讲流程参考）4、活动本身无论规模大小都是在保险家传媒的基础上进行，市场推广中要有机的与保险家的各个产品的结合起来，并通过打包、优惠回报的形式增加票务推广的砝码。（具体价格和优惠形式须报总部批复） 5、在设计制作现场展品中，围绕保险家的产品、宗旨、理念进行宣传，其形象和标语可体现在喷绘、条幅、票面、会议指南、资料袋、名片、工作证、会议服装、易拉宝、纪念品、标志贴等物品上。6、在会议进行中提前设定某个时间段，增加由我工作人员策划的节目环节，在增加会场气氛的同时起到推广品牌的目的。其方式有：有奖问答、票号抽奖、现场征集特约通讯员等。7、每场论坛的举办中，无论规模的大小都必须设立专门的展示设备、区域进行保险家产品的展示，并设立订阅处及时的进行杂志的订阅。七、举办形式 根据现有的会议经验，论坛活动可分为以下几种形式进行举办：1、主会场形式 根据场地情况进行集中布置，在依托票务卖出数量和到场人员数量的前提下，集中在一个会议环境内展开会议程序，论坛只设置一个主会场，不设分会场或小型会议室。2、分会场形式 在设置主会场的前提下，增加一个或以上数量的小会场，目的是通过小型论坛的大会环节集中把不同级别层次的客户群分类，并增加会议运营的利益回报方式，充实会议内容、提升会议规格。八、 会议分工当确认论坛举办的地后，承办单位立即进入会议的到计时筹办阶段，并成立论坛组委会，具体分工落实到人，以小组的形式划分工作职责，具体可分为：1、 宣传组 主要负责本次会议的宣传推广、媒体联络、新闻发布、宣传品制作设 计、会议指南制定、官员的邀请、现场音频视频资料准备、采访安排、席签制定等；2、 票务组 本组是关系着参会人员数量及会议效益回报的重要分组，其职责是负责会议所有票务的外联和出售工作，包括根据场地情况合理安排座区、售票情况的统计、价格折扣的制定、现场广告的出售；3、 会务组 是整个会议的中心统筹部门，为分工明确又分为以下几个小组：（1）保安组：负责现场秩序维护、各区域的划分、检票、现场资料发放、资料收集；（2）制作组：会场落实、会场内外布置、宣传品制作、鲜花准备、礼仪用品制作；（3）礼仪组：主持人及解说稿制定、音响设备、舞台效果、现场音乐（登场音乐、开场前音乐）会议互动环节制定、嘉宾引导、礼仪人员确定、会议进程掌控、嘉宾签到卜或题词卜等；（4）摄影组：负责整场会议所有影像资料的拍摄搜集，会后相关资料的制作；4、 接待组 本组承担着整个会议的人员接待送行、食宿安排、礼品准备、会议车辆等重要环节的重任，主要分工包括：来会嘉宾的行程掌握、机票制定、酒店确认、酒宴安排、下榻房间布置、水果鲜花采购等，接待注意事项：（1） 演讲嘉宾行程的落实 在确认论坛举办时间的同时，对每个嘉宾的行程必须一一联络落实，包括往返票务。（2） 接送物品的准备包括接机牌和鲜花，要提前了解嘉宾的人数和行李的情况以便车辆的安排能富足。（3） 就餐安排要务实到为，即不能有失地主之仪又不要太奢侈浪费，规模上及时了解参宴人数和档次。（4） 及时与礼仪组和摄影组保持沟通，在嘉宾有限的时间内留下珍贵的影象资料。以上各环节工作必须落实到人，每个小组安排专人负责统筹，以细心负责的态度把每项工作做到位落实好。九、现场布置 会议现场的布置与氛围的烘托、赞助商回报密切相关，布置的原则是无论的会议的规格大小，都要把保险家的所有的产品和宗旨体现在宣传品上，并切充分体现出论坛的宗旨理念。按照由外到内的顺序可分为：（1） 会场外：彩虹门、空飘气球、彩带、指示牌、条幅、标语、演讲嘉缤展示喷绘、赞助商展示牌等；（2） 大厅：（可根据现场情况人工划分出大厅的区域）各种易拉宝展示、条幅悬挂；（3） 区域划分：媒体采访区、嘉宾签到区、资料发放区、进场区、出场区、大会服务站、杂志展示区域（杂志订阅区、会议资料预定销售区）；（4） 主席台背景布置、演讲桌鲜花布置、台前点缀、会标悬挂、裙幅悬挂、席签摆放、礼仪人员的位置分布、音响师的位置、主持人及鲜花人员；（5） 音响系统的调试非常重要，在会场布置的同时把所有与会议有关的音响系统、灯光全部的调试到位；（6） 主持人选定：会议整体的发展与场面的控制与主持人息息相关，选定一个合适的主持人是必须的，包括其风格类型、外形特点、经验水平等都是必须要提前掌握，同时包括解说词在内的所有设定环节的过场都要进行实战排练，做到滴水不漏。十、现场控制从观众准备进场的那一刻开始时就要对整场进行有效控制，各区域都要安排专人指挥负责，以确保每个环节的正常运转，具体分为：1、严格检票制度，并确认没有危险品或小孩的进入，在第一时间给参会人员正规严格隆重的印象。2、提前与礼仪组制定会场各区域的负责人，对辖区内进行专人负责，包括时刻关注有无人员对会议进行拍摄，以保护我方权益。3、幻灯片的播放、音响中控室、向嘉宾鲜花都要有专人负责，做到时机把握恰当分秒不差。4、突发事件的处理是必不可少的，在会议筹备过成中就要有所预见。如果发生演讲嘉宾不能到场或延误演讲时间的话，现场会出现极其尴尬的局面，为了能尽量地避免这种情况的发生，必须提前安排好相应的补救措施：（1）提前安排几个待场的节目，具体内容以当地为准；（ 2） 安排我们自己的品牌宣传的环节，包括有奖问答等；（3）其他防止突发性时间的好的处理方式，目的是要有对突发事件的应急处理。5、特别嘉宾的效果处理 会议中如果要设定某些嘉宾做为特别嘉宾增加效果的话，必须借助特别设计的舞台效果来体现特别之处，如舞台追光、出场方式、现场明暗变化等每个环节要严密把关。6、合影专区的控制要恰当 嘉宾在下场的时候往往会有众多参会人员同其合影拍照，为了能使现场有序进行，必须在专门区域进行合影，并安排专人进行负责。7、音响系统是整场会议的重要设备，在会议进行时必须保证音响系统的正常运转，包括话筒、音响、现场音乐播放、影象资料播放，当一个相关资料将要播放时必须提前510分钟的时间到达相关位置准备。8、演讲嘉宾的即兴应急，在会议现场有的嘉宾往往情绪高涨，会即兴安排一些临时的环节，有时会让主办方措手不及，对于此种情况的控制在提前与演讲人沟通的情况下，做好事件的处理准备。在嘉宾演讲完毕后，由礼仪小姐引导致会场外并安排专人送嘉宾到指定场所休息。9、座次区域的划分与容纳场面的掌控 根据会议现场的坐席情况提前在票面上分配好，人对票、票对坐一般不会出现坐席差错，但是各个会议场所的实地情况不太一样，要提前做出相应安排。原则必须以主席台前范围为主会场，如果在现场一但出现主席台前的坐席空挡