国际商务秘书—秘书队伍中的独特分支.doc

国际商务秘书秘书队伍中的独特分支 年月和月应邀分别在吉林市与长沙市参加了两次关于国际商务秘书理论与实务的研讨会这两次会议是由国家商务部门与湖南当代秘书杂志社、吉林金岭职业学校等组织的参加的人不多但有商务部所属机构的领导、来自几所商业大学的教授和北京、东北、广东、湖南等地的经验丰富的秘书职业教师以及曾任驻外使馆商务参赞的国际商务专家；我可说是与会的“外行”特别感到有新的体会与收获 我国秘书学科与对秘书工作的研究近三十年来发展迅速成果辉煌但主流是对党政机关秘书的研究；其次是对民间秘书的研究也有所进展最近几年对于秘书职业技能实务的探索,从深圳到北京也有很好的探索然而对国际商务秘书的研究则是一个空白在全球化的时代国际商贸不仅数额庞大对于中国来说已经是国家富强、和平崛起的支柱试设想假如没有从国际商贸而赚来的万多亿的外汇美元我国今天在国际上能有那样大的发言权可见探讨国际商务秘书问题的迫切性与重要性再从另一角度看也说明了秘书学科的分支广阔不能大家都停留在机关秘书领域里去研究商务秘书是秘书队伍中的一个重要的独特的分支 会议探讨了一些基本问题： 国际商务秘书的概念：是指从事国际间的商务贸易往来的机构中的专业秘书人员具有跨文化传播的特征重在辅助上司外贸经营而不同于“涉外秘书”的概念它们是上司的经营助手而不同于管理行政事务的助手 因此国际商务秘书的素质要求必须通晓有关国家的商业文化善于收集、分析国际商贸信息把握最佳互利互惠的商贸机运当然必要的交际语言、礼仪形象是其素质的一部分 国际商贸秘书信息工作的内容包括：政策信息（本国与外国）、市场信息（也是多国多方的）、内部（含员工）信息、物资信息（库存）等 国际商务秘书还具有培养海外客户、沟通客户感情的任务这也与一般公关不同的它必然涉及国外的不同文化、宗教、习俗而不仅是利益问题比如你不懂基督教就很难与西方国家的商人建立持久的感情；而你完全不懂伊斯兰文化也就不可能做好与中东、北非的商贸分析 国际贸易的分工、国际金融和市场营销原理、进出口有关国家和部门的法规、税收、保险、风险防范等等都必须十分精通稍一疏忽就可能造成重大经济损失可见商务秘书要求之高与专需要专门培养至于国际市场供需动态分析、有关的文书撰写如业务信函、契约文书、也是种类繁多各国国情各异的近年来电子商务兴起它的设计、操作都需要专门训练培养 会上还研究涉及一些对机关和民间秘书都有启发的观点比如认为一切领导活动都是有成本的秘书在辅助领导中应当注意降低领导成本再如一切活动都离不开时间因素时间是无法挽回的财富秘书协助领导安排、掌握时间是最重要的辅助内容不管当助手做参谋都应当做好时间的助手与参谋对于过去秘书“三办”（办文办会办事）的提法有学者认为改为“管理事务”、“办理文书”、“筹办会务”语言比较更准确、规范 会议还研究了国际商务文员的问题文员是上个世纪年代以来从海外流传来的词语年我带团在香港专门了解过文员（那时英国人还在）的含义文员介乎白领和蓝领之间有各种各样的文员诸如报关文员、接待文员等也有的就是店员文员在国际商务活动中是必不可少的工作人员其任务重在实务操作如接待一般客商管理资料档案应用电脑操作等国际商务中的商务单证员、跟单员等都属于文员而不一定是秘书文员属于较秘书低一个层次的工作人员也可算作广义秘书的范畴 以上这些初步认识还可能改正会议认识到培养国际商务秘书和文员的重要、迫切性决定在商务部和国际商务学会领导下编辑商务秘书与商务文员两种教材适应时代的急需 北京的卢教授介绍了她培训职业学生操作的经验在国际礼仪训练中要求男女同学练习拥