秘书实务实训总结

1 / 26 秘书实务实训总结 秘书实务实训小结 一、 实训项目名称：秘书 实务实训 二、 实训时期： 2016 年 11 月 7 日 2016 年 11 月 11 日 三、 指导老师： 李兰英、葛红岩 四、 同组人： 江源、施志浩、曹舒倩、李晓莹、赵梦婷、王峥嵘、王博威、周雯、刘畅、乌日娜 五、 本项目实训目的： 2 / 26 通过案例形式密切联系实际，潜移默化地进行综合素质、职业素质教育，增强我们综合运用所学的知识去解 决实际问题的能力。 六、 实训内容： 实训的第一天，老师对我们进行了秘书实训安排 的告知，之后由我们自行分配小组的抽签决定所要模拟的秘书接待案例，分配角色。下午我们进行编剧，排练。第二天上午老师对我们进行了考核，指出不足之处同时抽取第三天上午所要模拟的案例并在当天下午编剧，排练。第三天上午，我们进行了第二天下午所抽取的案例的演练，老师进行指导，下午要考秘书中级的同学听了讲座，而没有报考的同学则在寝室做老师布置的题目。第四天我们再一次的进行了模拟演练，老师进行考核。第五天上午我们听了各组组长的总结以及老师对我们的评价，同时前几天没有通过老师考核的组留下来继续补考。一周的秘书实训让我们都感到 很充实，学到很多！ 实训课题一 一日午休，小王在一叠文件上睡着了。 3 / 26 一名男子急匆匆地来访：我要找你们的董事长谈谈。 小 王：您好。请您现在沙发上稍做休息 。来，请喝茶。请问您这次来找我们董事长有什么 事情吗？ 男 子：我是 XX 公司的项目经理，我姓江。我们公司与贵公司合作的项目工地上出了些题， 我希望与你们王董面谈。 小 王：好的，请您稍等片刻。 小 王：赵主任，您好。 XX 公司的江经理说与我公司合作的一个项目工地上出了些问题 他希望能与王总面谈。 赵主任：好的，这个项目我了解的。王董很重视这个合作项目，你把电话转接给王总吧。 小 王：好的，赵主任。 小 王：往东，您好。 XX 公司的江经理称我公司与 XX 公司的一个合作项目工地上出了一 些问题，希望与您面谈。 4 / 26 王 董：是关于什么事项的呢？ 小 王：我让江经理和您说吧。 男 子：王董您好，我是 XX 公司的项目经理，我公司与贵公司合作的一块工地上缺了一大 批货物，希望您速来解决。 王 董：不好意思，我现在在香 港出差，稍后与您联系。 小 王：王董。 王 董：我现在在香港出差有公务，不能接待他。你帮忙招呼一下他，我会再联系他。 小 王：好的，我了解了，王董再见。 王 董：嗯，好的。再见。 小 王：不好意思，领导没办法接待您，您先请回吧。 5 / 26 赵主任：刚刚有位客户向我投诉，说你在接待时睡觉，有这回事吗？睡觉会影响我公司的形 象。不仅如此，你还让客户长时间得等待，没有做好董事与客户之间的沟通情况。 你应该双方进行调解，正确处理好客户与董事之间的沟通。你应该好好学习如何做 好秘书的接待工作。 实训课题四 总经理：江源 副总经理：王博威 王秘书：周雪珺 办公室主任：赵梦婷 总经理办公室内 总经理：请进！哦，王副总，有什么事找我么？ 6 / 26 副总经理：江总，我这有一个世博会的项目想让你看一下。 总经理：嗯，好的，让我看一下。 副总经理：这个项目我觉得很有前景，利润也相当可观，届时世博会开展，汇集国内外众多游客，将会是我们打响知名度的一个良机。 总经理：但是这个项目所需要的资金太过庞大了，公司最近资金周转还有些紧张。 王秘书：总经理，这些是今天等待您签字的文件。 总经理：嗯 王秘书站在一边等待，总经理一边签署文件，一边继续和副总经理讨论 副总经理：资金问题可以和财务部协调，同时暂停几个项目，资金问题，我想应该可以解决。 总经理：对方要确保工期，对交货日期严格控制。目前以我7 / 26 们公司产量，是很难准时交货，如遇突发情况没能准时交货，这可不是一个小数目！ 副总经理：工期我们可以赶，可以通知让全体员工加班，确保工期。 总经理：你这样赶工期，产品质量是得不到保证的。 副总经理：眼下这个项目可是公司走上国内一线品牌的一个可遇不可求的机会。 总经理：但是你有没有想过如果产品质量出了问题，会给公司带来多么大的打击 么！你我作为经理更需要为公司的后路着想。 副总经理：正好王秘书也在，你来说说，你赞同 谁的想法。 王秘书：正如副总经理说的这个项目确实是个机会，我觉得这个项目可行。 总经理 :好了这里没你的事了，出去吧！ 总经理：我觉得这件事事关公司未来的发展，我觉得有必要召开董事会继续讨论。好了，这件事就先这样吧，你可以在董事会上陈述你的方案，到时候再做最后的决定。没什么事的话，你就 先去忙吧。 8 / 26 主任：听说那天总经理和副总经理争执时你附和了副总经理让总经理不悦了？能说说是怎么回事么？ 王秘书：那天两位经理在为公司接下来的计划争论，然后争执中副总经理就询问问我赞同谁的想法。就我个人来说我更倾向于副总经理创新的想法，没想到这么一附和引起了总经理的不悦。 主任：小王你这就不懂了，调和领导间关系是需要 很多技巧的。首先，作为一个秘书，是不应该参与领导间的争执的。不管是领导之间的个人争执还是对于公司决定上的争执，秘书应该做的应该是协调 ，而不是参与其中附和其中的任意一方。你要记住你是一个秘书，领导间的决策是你的职权范围之外的，况且不管你赞同哪一方，都会引起另一方的不悦。这种时候你可以通过请示工作或者接电话之类的事物分散他们的注意力，停止他们的争执，或许在他们冷静下来后深入探讨会达成共识呢？你要好好记住我说的这些，在你未来的工作中一定会起到作用的。 王秘书：谢谢主任的教导，以后我在工作中一定会注意的。 案例三 9 / 26 上海立峰公司总经理：江 源 、 秘书：乌日娜 台湾益明公司总经理：王博威 、 秘书：曹舒倩 公司员工代表 2 名：李晓莹、赵梦婷 服务人员 2 名：刘畅、王峥嵘 主持人：周雪珺 、 酒店前台：周雯 摄影摄像：施志浩 江源坐在办公室里打电话叫乌日娜进来 江 源：明天有个和台湾益明公司的签约仪式，这是这次签约仪式 的信息表，你 去准备一下签约的场地，这次签约很重要，一定要一个个确认。这是签约仪式的时间地点，你去写个邀请函发给益明公司的总经理，然后写份会议策划给我，把这次签约的预算也写上交给我 10 / 26 乌日娜：好的，我这就去做 江 源：去吧 乌日娜走回自己的办公室，起草通知，发给台湾益明公司的总经理，然后去了酒店会议室进行筹备工作然后将签到本交给酒店负责人 乌日娜：明天有个重要的签约仪式，麻烦你负责签到 王峥嵘，您放心 (乌日娜回到办公室后，打电话给台湾益明公司秘书曹舒倩 ) 乌日娜：您好请问是台湾益明公司的曹秘书吗，我是上海立峰公司总经理秘书乌 日娜，关于明天的签约仪式定在上午 10 点，我们准备了专人去接机，麻烦您告诉我你们的航班号和到达时间，还有是否需要派车接送呢 曹舒倩：您好乌秘书，很感谢贵公司的11 / 26 接待，但是很抱歉，我们已经准备了接机 人员并派有专机接送，非常感谢 乌秘书：好的，那我和我们江总就在酒店门口恭候您和王总的到来 曹舒倩：好的好的 秘 书 111 邱 月 仙 35 号 秘书实务实训小结 在方燕妹老师、谢国伟老师和周莹萍老师指导下，我们圆满地完成了两周的秘书实务实训课。虽然两周的秘书实务实训课时间短，但是课程任务较繁重，相当充实收益匪浅，其中课程包括秘书资格考证的四五级录像题目练习及讲解、 DV 机使用及视频剪辑、制作情景模拟视频和信息能力综合训练等相关知识的学习。这些课程让我们将理论与实践结合起来，当场学习及时实操的方法，感觉有较好的学习效果 ,12 / 26 现有几点实训小结。 一、我们进行了一次头脑风暴，自己的观点获得肯定，发现自己还是不错的，以及能力的提高需要锻炼和指导。 实训课一开 始是练习和讲解秘书资格考证的四五级录像题目，让我们对这类题目有了初步的认识以及对本学期学过的秘书实务知识的回顾，而我也能够达到老师的基本要求即能找出 8 个得分点以上，不过往后还需加强语言表达的简洁性和找出情景中隐性及准确的得分点的练习。这些录像也为我们接下来制作情景模拟视频奠定基础。接着我们组成一个小组就开始围绕秘书事务讨论要制作什么样的三个情景，我们各抒己见反而弄得有点混乱。因此，我们决定把本学期学过的项目分配到每个人，针对各自项目提出 1 2 个情景，最后筛选出最切实际的三个情景 秘书在会议前的资料准备及会后 的总结整理、协调两个部门因车费报销的矛盾和收发文件及文件登记工作。课堂上有老师和同学对 我们方案提出疑问和建议，最终敲定三个情景，分别是秘书会前指导新的办公室秘书布置会议室、协调两个部门因车费报销的矛盾和收发文件及文件登记工作，其中第二情景由我提出能够得到老师认可，感到非常高兴，有时怯于表 达自己13 / 26 观点而认为自己很差劲，这次提升了我的自信心。 二、情景模拟的视频制作不仅要求我们充分做好幕后工作，还要考验我们的团队精神和认真对待的态度。 课后我们井然有序开展工作，写脚本、制作文件登记表格、排练和打印一些资料。我们商定时间进行排 练，排练时虽然各有自己的意见，有争执，但每个成员都以小组利益为先不断磨合、商量。由谢国伟老师讲解 DV 机使用知识，每个小组成员认真听讲，负责拍摄的同学再上台使用一遍不懂就问。重要一环 拍摄。虽然那天气温十几度，但同学们还是穿着正装来到拍摄现场，忍受着风寒直到拍摄完毕。我在我们小组里是负责拍摄，一开始进行一轮模拟拍摄时就发现场地有限机器难以移动。我在正式拍摄时就遇到机器没有移到适合位置致使拍摄效果差、演员笑场和光线等问题，而我的拍摄技巧不过关，当时只能尽量选取好角度，排除一些不良因素。 三、也许结果不尽我们所想的，但我们享受了过程。 虽然视频经过后期的剪辑还是没有达到我们预想的效果，但我们在制作视频前前后后的工作中收获知识、体验了秘书工14 / 26 作，又回应了秘书资格考证的录像题目加深了对其的认识。我们也观 看其他小组的作品，汲取他们好的经验，其他小组成员也给我们提出不足之处如秘书工作的疏漏、场景摆设、拍摄技巧等。老师点评我们的视频，因我们对脚本不熟悉在模拟时没能把将书面语言转化为口头语言，表演者表现得不自然。希望我们以后有类似的机会再接再厉，做得更好，而我也要再深入学习 DV 机使用和拍摄技术。 四、深一层学习信息工作知识，与不同做事风格的人一起共事需要耐心和不断沟通来达到一个平衡点。 最后的实训内容是周莹萍老师给我们上的信息能力综合训练。老师让我们完成一个主题的调研来强化信息工作处理能力，在调研过程中涉及信息收集、整理、传递、利用、反馈及储存程序，系统地将学到的信息工作知识运用到实际上并加深对信息工作的认识。先由老师指导我们开展调研工作的程序，即每个小组讨论确定调 研主题，然后小组长分配具体工作，最后小组作报告。我们小组调研主题是广东省大学生婚恋性爱观，以网上调查问卷的形式来获知广东省大学生对恋爱、婚姻及性的一些看法。而我具体负责设计问卷题目，15 / 26 主要通过网络这一工具收集资料。网络上相关资料满目琳琅，因此要多次筛选和整理有用的资料而且还需另加一些关乎主题必要的问题，从而使问卷题目更加完整全面。令我印象最深的是，负责问卷设计的我们几个同学不断地擦出火花，也正因我们提出各自看法并倾听其做法的原因，取精去粕才整理和加工成一份较完善的问卷，我们也 就在实操中提高信息工作处理能力。 秘书实务实训结束了，我们回顾和强化了学过的知识，学习到新知识，也发现我们在这些方面的不足之处，在往后时间针对不足的地方加以学习锻炼，争取更进一步。 邱 月 仙 2016 年 1 月 16 日 秘书实训报告 专业： 实训人： 学号： 一、实训目的： 16 / 26 秘书模拟实训是学习本课程管理秘书实务的主要的主要组成部分，是实现教学与实践的零距离，是培养学生实际动手能力和岗位适应的重要环节。根据本课 程设计的实训内容，结合秘书工作实际，针对秘书岗位标准，安排综合实训。通过实训，增强学生的实际动手能力，增强秘书职业素养。 二、实训时间： 2016 年 4 月 15 日 三、实训地点：秘书实训室 四、实训内容 : 1. 邮件处理的内容：传统邮件：接受程序、寄发程序 电子邮件处理程序：主题 合宜的称谓 内容 结束语 注意： 尊重对方认可的礼貌习惯 邮件群发时，一定要做到一下整理，尽量控制数量在最小 17 / 26 机密与敏感的话题不要应用普通电子邮件发送 收发邮件时，若能从小处注意一下礼仪，定能凸显秘书自身良好素养和组织单位 的形象 合宜的称谓是指电子邮件虽已表明邮自哪里，寄与何人，但在邮件中注明收信者及寄件者大名，这是必须的礼节。 2时间管理已成为人们的关注点，时间作为一种重要的资源，在现代管理中发挥越来越重要的作用。 秘书的时间管理就是对自己和领导的工作时间进行有效的计划和控制，它分为两个部分：一部分是规划好自己的时间、做到忙而不乱，提高工作效率；另一部分是替领导掌控时间，为领导节省大量的时间和精力，保证领导工作高效。 需要掌握时间 “ 四 ” 象限法、计划法等时间管理理论及方法技巧 五、实训要求： 1. 每两位同学即兴对发一封有关 “ 祝贺 ” 、 “ 通知 ” 任选18 / 26 一的邮件 注意有关标准的问题：书写的格式、礼貌用语、快速准确到位、邮件软件熟悉的程度 2. 完成小周秘书合理使用 ABCD 分类法的一天工作日志 六、实训总结 我把这次实训看作是 “ 理论与实践又一次相结合的桥梁 ” 。通过这次的实训和学习，我知道了此次实训的目的，也清楚目前自己的不足，那就是缺乏相应的知识与经验，对所学的专业知识不能够很好地运用于实践操作。但是我也有许多收获，在这次实训中，我熟悉邮件的收发和处理，学会了如何利用 ABCD 法完成秘书工作日志。通过这次实训，我大大提高了自身的 操作技能，也发现了很多不曾注意到的细节。把理论知识和实际操作结合起来，相信这对我以后的工作大有帮助。 首先谈谈邮件的收发和处理带给我的体会，一直觉得邮件收发处理很简单，一直都接触的到，但是，通过这次实训，我掌握了以前未曾注意到的细节：比如尊重对方认可的礼貌习惯、要从小处注意一下礼仪等等。所有这点点滴滴的细节，都体现了一个出色秘书人的良好修养。将实训课学到的这些19 / 26 东西带入以后的工作中，我想我会很好地 胜任秘书人的工作。 其次，再谈谈秘书工作日志。秘书面对的工作纷繁复杂，很琐碎，很多也无法预料。但是有一个好的工作日志，便能减少时间浪费，提高工作效率，避免盲目无章。在有效管理时 间的方法中，我学会了 ABCD 法，将工作从 A 类开始依轻重缓急循序着手，便能充分利用时间，取得最佳效益。这个方法是非 常有效的。通过实训，掌握这个方法，我非常开心。我也会在以后的学习生活中运用这个方法，安排每天的学习、作业、工作，然后等到真正踏上秘书人工作岗位的时候，相信便能应用的如鱼得水了。 总之，这次实训为我提供了与众不同的学习方法和学习体会，从书本中面对现实，为我将来走上社会打下了扎实的基础。从实践操作中，我总结出一些属于自己的实践经验，社会是不会要一个一无是处的人的。作为在校大学生，现在我能做的就是吸取 知识，多把理论知识应用于实践，提高自身的综合素质，这样日后才能面对残酷的社会竞争。我相信在不久的未来，会有属于我自己的一片天空！ 发件人： 08171-18-汪丹婷 20 / 26 这次到丁老师所在的华东理工网络学院实训，主要内容是抄写一秘书实务实训周一周总结 些毕业生的个人小结，以及资料的录入。相比较之前的为档案编号、文件的登记、校对、整理等比较枯燥的工作，此次试训真的是学到不少多东西。 我一边仔细的抄写毕业生们的个人小结，一边体会了那些毕业生们的经验之谈，都是自己子在工作中总结出来的，很生动，很真实，很有用。真的值得我好好学习。这让我对学习与实践密不可分的重要关系有了更 进一步的理解。其中最让我值得一提的是那些工整的字体，好的字体，一目了然，作为秘书写得一手的好字也是很有必要的。 说完了抄写工作再说说录入工作吧。中英文录入是我的老本行，经常在学校或者家里使用五笔。但是一拿起药录入的资料，我就傻眼了，很多都是专业术语。学校里的打字软件是固定一篇反复的连打，速度是越大越快的。打资料的时候发现有很多字都不知道要怎么用五笔去拼。我一定会再多打些其他的文章，扩展我的打字范围。 通过一周的实训我明白了，工作中可能会碰到个中各样的问题和困难，不是所有的领导都会像老师那样帮助你、耐心的教你。 谢谢丁老师给我这次实训机会，让我在您那里学习。21 / 26 所以在今后的工作中我会加倍仔细，做好自己的本份工作，尽力做一名有责任心、称心、细心地秘书！ 秘书实务实训总结报告 一、 实训项目名称： 秘书实务实训 二、 实训日期： 2016 年 11 月 5 日星期一至 2016 年 11 月 9 日星期五 三、 指导教师： 李兰英、薛丽丽、郭威 四、 同组人： 顾韵嘉、李敏、黄惠琳、乔淑颖、浦育春、唐 金凤 陆永蕙、乔荆晶、胡雯倩、陈晨 22 / 26 五、 实训目的： 1、接待训练： 本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，强化秘书人员的基本接待、接待程序、接待 规格、接待计划等知识，切实将理论知识转化为实际技能，使学生掌握基本的接待技能，熟练各种不同情况的接待程序与处理方法，根据情况确定接待规格，制订并实施接待计划，能够具体安排操作各项接待事宜。 2、沟通训练： 本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，使学生切实认识到 沟通协调的重要性，强化学生的沟通协调意识，并能准确地分析出沟通协调中 存在的问题，有针对性地使用合适的方法与技巧进行沟通协调，从而提高其沟通协调能力。 3、会议训练： 23 / 26 本实训通过案例和情景模拟、现场演示、等不同的训练方法，强化秘书人员的会议组织与管理知识，切实将理论知识转化为实际技能，使学生切实认识到办理会议的重要性，提高学生组织与管理会议的技能。使学生对会务工作有一个具体、清晰的认识，能够做好 “ 会前 ” 、 “ 会中 ” 、 “ 会后 ” 的各项会务工作。 4、商务活动训练 ： 本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，强化学生掌握组织商务活动与商务旅行的相关知识，切实将理论知识转化为实际操作技能，使学生切实掌握商务活动组织与