采购概述(4).ppt

第一章绪论,本章学习知识点了解采购的基本概念和分类；熟记采购管理的内容；掌握采购部门的组织结构；采购人员的职责。本章学习技能点分析采购管理案例和采购组织设计；,第一节采购管理概述,采购是最常见的一种经济活动，从个人到企业、团体、政府都离不开它。采购是企业、超市的一项重要的业务活动。同样是增加1元钱利润，靠销售要有20元的业绩。采购成本占企业总成本的60%。,第一节采购管理概述,一、购买、采购的概念什么是“采”什么是“购”采购是指企业根据生产经营活动的需要，通过信息搜集、整理和评价，寻找、选择合适的供应商，并就价格和服务等相关条款进行谈判，达成协议，在市场上获得所需资源的过程。,开发供应商谈判议价信息搜寻等,跟货跟付款票据等管理解决纠纷,第一节采购管理概述,二、采购管理采购管理是指为保障企业资源供应而对整个采购过程进行计划、组织、指挥、协调和控制活动。供应？供应链？,试判断：下面业务活动可称为,和供应商进行谈判，并签订合同用转账支票付款采购人员配合仓库验收商品在阿里巴巴搜寻合适的供应商采购部组织结构优化设计采购制度用制度防范采购人员收取回扣,第一节采购管理概述,三、采购的类型广义采购和狭义采购集中采购和分散采购（p5）内部采购和外部采购按采购主体分类（个人采购、企业采购、事业单位采购、军队采购、政府采购）按采购地区分类（全球采购、国内采购）,依据不同的标准对采购进行分类（见表1.1），有助于企业依据每一种采购的特点，合理选择采购方式。,第一节采购管理概述,四、采购管理的内容（一）采购管理的内容（p9）案例分析：试分析日本A超市的采购管理（p11）对采购管理的内容、采购的业务和程序要熟练掌握,链接：采购管理的地位和重要性,1采购管理在成本控制中的地位2采购管理在供应中的地位3采购管理在企业销售工作中的地位4采购管理在企业研发工作中的地位5采购管理在企业经营中的地位6采购管理在项目中的地位,链接：采购的流程和主要业务,（1）接受采购任务（2）制定采购计划和预算（3）根据既定的计划联系供应商（4）与供应商洽谈、成交，签订订货合同（5）订单（6）运输进货及进货控制（7）到货验收、入库（8）支付货款（9）善后处理,图：采购业务流程,第二节采购组织,一、采购组织的建立二、商品采购的渠道选择和经营目录（二、采购组织的分类）三、采购部门及人员职责四、采购人员的素质要求,第二节采购组织,一、采购组织的建立组织就是指人们为实现一定的目标，互相分工协作而成的集体。组织设计一般过程：一是确定组织目标和主要业务；二是岗位分析和部门划分。岗位是完成工作的基本单位，要根据组织使命提出其数量、类型以及要求的基本素质。将相同或联系比较密切的岗位集中在一个单元中，就形成了部门三是流程分析和岗位（部门）职责。主要是规定部门之间的关系，要界定部门的属性和层次；所有业务能够顺利执行；形成有效的管理框架和组织体系（组织结构图）,金店发生劫案！,2010年11月25日12时50分许，姜文兮、张胜强、肖勇、姜波4人开车来到某县张万福金店门口，姜文兮将车停靠到了张万福金店门口，张胜强、姜波、肖勇从张万福金店的大门直接冲到店内右边的黄金柜台，张胜强、肖勇各持自制手枪威胁柜台工作人员，姜波则用铁锤砸烂黄金柜台玻璃，张胜强、姜波分别将柜内的黄金手圈、项链、耳环等首饰装入各自携带的旅行袋中，后4人驾车逃离现场。他们是不是组织？组织如何设计？,组织结构设计的合理，则工作清晰、无歧义、不互相重叠而又能覆盖全部的工作任务。常出现的问题包括：决策迟缓或质量不高组织不能对变化的市场环境做出反应组织中存在冲突推诿、扯皮,第二节采购组织类型,二、采购组织的分类1采购部在组织中的地位采购对企业的重要性有关最高级别的采购执行官是采购经理采购人员的收入低于平均收入公司的高层有没有采购部门的代表新产品开发等重要活动有没有采购部门参与,2.连贯作业形式的采购组织结构优点：一位采购人员可以综合管理全部采购过程，权责明确，不易造成扯皮现象。由固定的人负责一个供应商的相关业务，利于与供应商建立良好的关系。由于对供应商有取舍的权力，可以增强对供应商的控制力。,2.连贯作业形式的采购组织结构缺点：分散精力，因此难以做到非常专业精通。如果没有有效的监督系统，会使采购人员权力过大，容易产生徇私舞弊,3.分段作业形式的采购组织结构特点：分工更细，便于提高工作效率，减少失误。相互制衡分工太细，配合度要求很高，同时还会造成人员之间相互扯皮，影响采购工作效率,试思考：,连贯作业采购和分段作业采购是采购组织的两种基本构成形式，分别在什么情况下适用？采购物品品种较少、交货期长的企业宜采用分段作业采购各段业务复杂时，宜采用分段作业采购超市用连贯业务多，有些工业企业用分段业务,4集中采购还是分散采购,集中型采购组织,分散型采购组织,5.按采购地区划分的组织形式如果采购的货源来自不同的地区。可以按采购地区的不同，将采购组织机构分为不同的部门，每个部门负责某地区的采购。,6.按采购物品的价值划分为了加强对物品的管理，一般将采购的对象按其价值和品种分为A、B、C三类物品,7.混合型组织形式不同的企业有不同的特点，一般企业将以系列的物品、地区、价值、业务等为基础，混合式构建组织形式，可以形成不同的混合式组织形式。,混合型采购组织,试分析下列采购组织结构,小结,通过采购组织的分类我们看出，集中还是分散采购、连贯作业还是分段作业、是按地区划分还是按产品类别划分，这些都是采购组织设计的重大决策，决定了采购的绩效、采购的效率、采购部门目标的达成。,三、采购部门及人员职责要求,2采购部门的职责供应商的调查与选择。与供应商协商对采购最有利的供货条件。收集市场信息，作出价格变化的调查分析，掌握市场的需要及未来的趋势。核对请购单所购物料的技术规范和技术标准。供货商交货时品质、数量的验收追踪和处理。询价、洽谈采购条件，填制定购单并签订采购合同。通过不懈的努力，降低采购运作的成本，提高采购效率，提高内部和外部的客户满意度。,采购经理职责1.主持采购部的全面工作，直接对总经理负责，确保各项采购任务的完成。2.制定部门工作计划和汇报3.审批订单。4.重要商品采购业务洽谈并检查合同执行情况。5.采购部门人员培训。6.控制采购成本7.协调采购部与其他各部门之间的关系。8.完成总经理交办的各项工作。,2采购员的职责和要求（1）热爱本职工作，注意市场信息的收集。（2）工作要细，采购要精，行动要快，质量要高，服务要好。（3）廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，讲究职业道德。（4）采购必须按照采购单进行，金额超过规定数额时须经采购经理批准。（5）采购多种物品时，要分轻重缓急，合理采购。大宗高额物资须经采购中心招标采购，小宗大量物资则应同申购部门代表一同采购。（6）严把质量关、价格关，不采购假冒、伪劣、不符合质量要求的商品，及时做好入库报销工作。,四、采购人员的素质要求,SKA要求,SKILL时间管理能力表达力应变力观察力电脑操作技能,knowledge行业知识（技术、供求、替代品、营销）产品知识法律知识,attitude诚信积极自信合作,复习思考题,1.采购部门为什么重要？2.常见的连锁企业采购组织类型有几种？它们各自有何特点？3.为什么连锁企业采购实行集中采购的形式？你认为集中采购和分散采购形式有何区别？4.如何协调与沟通连锁企业采购部门和其他业务部门的关系？5.采购部门的职责有哪些？6.一个优秀的采购人员应具备哪些基本素质？,实训采购组织的建立,1实训目的要求通过实训，使学生了解采购的地位、采购的组织形式、商品采购流程，熟悉掌握采购组织主要岗位及组织职责，根据不同企业采取不同的采购组织形式，能够制定相应的采购流程。2实训内容编制采购组织结构图，编写重要岗位职责书。3实训方法与步骤（1）教师讲解实训要求和内容；（2）将学生分编成相应采购组织；（3）小组讨论；（4）每组完成相关文件；（5）教师点评，进行小结。,实训：“张仲景大药房”采购部的设计,河南张仲景大药房股份有限公司成立于2004年8月，注册资金6000万元，是河南省宛西制药股份有限公司投资的大型医药连锁企业，总部设在河南郑州。公司于2004年12月、2009年3月两次通过国家GSP认证，目前主要经营地道中药材、中成药、化学药制剂、抗生素、生化药品、生物制品、保健食品及诊断药品、医疗器械等，共近8300多个品种。,要求：设计采购部门组织结构图。描述采购部职责。写出一个岗位的岗位职责。,案例：伊藤,拓展：采购部门与营业部门的协调,1明确各自岗位分工及职责作为采购部门，其主要职责为“开源”，而营业部门的职责为“节流”，明确这一点相当重要。采购部门要认真组织商品货源、管控商品品质、合理制定商品价格，要获取商品进场营业外收入、保证稳定的商品货源供应、协调好与重要商品供应商之间的关系，还要了解商品市场信息、取得商品供应商支持、及时安排商品促销活动。,2具体操作流程营业部具体操作流程,（1）断缺货商品处理（2）查询商品处理（3）店内码,采购部门与营销部门的协调采购部门与财务部门的协调1新开发的供应商的备案2财务结算通常情况下，结算期的安排是：每月25日为关账日，当月26日至次月5日对账，次月10日前按合同注明账期结付支票。,商品供应商凭送货单（入库单）及采购订货单至财务部门核对账目后，由采购主管填写付款审批单交采购部经理核准，供应商凭单据（包括税票、销货清单、采购订货单、送货回单和付款审核单）经各级审批后至财务部门结算，采购主管应将供应商在本账期内应扣费用（月返点、“DM”制作费、违规处罚款、店内条码费、促销费、端架专柜费及其他应扣的款项）注明在扣款通知单上，送财务部门具体操作。对部分存在设定信用额度（如商品铺底额等）的供应商，各采购主管应将该类供应商列明清单（注明信用额外负担度及超过额度部分的付款方式说明书）交财务部门备案，以便在超过信用额外负担度时，重新办理超额付款手续，保证供货稳定。,对变更商品交易条件的供应商，采购主管应将其商品变更单（经审批）交给财务部门作相应商品变更，保证采购部门与财务部门在对账和结算付款操作上的连贯性。财务人员在接到仓储部门转来的“商品入库单”及“供应商送货单”后，经核对发现商品有数据串错、进价有误、入库数不对等问题时，应及时与采购主管联系，尽快解决并汇集单据予以备案。采购部门在签订购销合同时，遇有供应商只能提供普通发票、小规模纳税人发票、农副产品交易发票、免税发票等情况时，应事先征询财务人员意见，然后再确定商品进价和售价。,采购部门与配送、存货部门的协调采购人员限定时间送订单给供应商，特殊情况由采购部经理签字后可临时送订单给供应商。若供应商无订单送货，原则上仓库可拒收；特殊情况由采购主管临时补机制定单，交采购部经理认可并签字后，仓库方可予以验收入库。如果供应商提供的货品临近过期时间或外包装不能达到要求，仓库有权拒收，并立即通知采购主管作补货调整。,门店退货时，由营业主管开具机制退货单，采购人员确