会议接待职责

1 / 8 会议接待职责 会议接待岗位职责 1. 根据会议接待预定单，做好会场布置工作； 2. 上岗应统一着装，佩戴工牌，做好会议接待服务工作； 3. 仪表清洁，举止端庄，保持微笑服务，使用礼貌用语； 4. 会前，根据客户要求，做好会前桌椅、灯光、空调、音响和会议用品等设施及各项服务的准备工作；平时，注意会议室开窗通风； 5. 会中，应随时满足宾客的服务需求，原则上每 15分钟添加一次茶水；接待员要对会议全过程进行陪同，随时提供服务，中途不得离开会 场； 6. 会议结束时，及时收拾清理茶具，整理桌椅，关闭照明、空调、音响等设施。检查是否有客人遗留下来的物品，如有应及时联系相关人员； 7. 负责各会议室之间的工作协调配合； 8. 组织保洁员做好每日会场清扫保洁工作，包括地面、门窗、桌椅、植物及部分室内设施并及时发现问题； 9. 负责做好每月会议室物资的盘存及统计工作，采取积极有效的方法，设法降低各类物资、能源的耗损； 10. 熟悉会场内各类设施设备的使用维护的基本常2 / 8 识； 11. 完成 上级安排的其他工作： 卫生巡查。巡查范围：停车场、大堂、办公室、楼道、客房、电梯间、餐厅、后厨。岗位监督。监督岗位：保洁员、保安、前台收银员、客房服务员、万能工、餐厅服务员、厨师。对以上岗位人员的违纪、违规现象有制止并开具罚单的权利；对表现优秀的人员有开具奖励单的权利； 12. 积极安排客户食宿问题，最大程度的使客户满意； 13. 接待会议劳务费提取方案：每场会议劳务费 20元；如果客人投诉，对接待员不满意，则取消当场劳务费；若接待员懒散、怠工、不务正业、工作态度不端正 、不能履行职责，则处以取消劳务费、停发奖金提成、停发工资等直至开除。 香河汉格菲尔酒店管理有限公司 2016 年 8 月 15 日 会务工作细则 目的 规范会务工作标准，提高工作积极性，促进会务工作品质的提升。 范围 适用于腾讯管理处会务人员。 3 / 8 职责 会议会务工作 会议室日常检查，每天进行日常的会议室巡查制度，检查内容：会议室内文具、网线、 电话等物品摆放整齐，增补 相应的文具；设备设施正常；环境设施整洁；室内各类指示牌挂放端正、清洁无损；保持室内通风、无异味； 会议室预定管理及会议协调：在会议日常巡查中，发现有未使用会议室时，需要即 时向预定人确认该会议室的使用情况，以便及时释放会议资源，提高会议室使用率；当遇到会议资源紧张、而急需会议室的同事时，可以帮助同事在不影响其它会议的前提下，协调相关的会议资源。 会务人员在接到 7000 或员工的相关会议报障需求时，须在 3 分钟内到达会场、了解 具体需求，当有问题时必须在现场解决 问题，如不能即时处理的，在不影响会议的正常情况下，向员工说明情况、得到员工的认同并提出解决时间及问题追踪反馈。 会议室应保持整洁，会务人员负责检查会议室的环境卫生、监督清洁人员的作业情况、 发现问题督促清洁人员及时整改。 会务人员在每次巡查楼层时，需要整理各楼层的报4 / 8 刊架、文印区、信件架，保持各区 域的物品摆放整齐。 每天下班前，会务人员需要统计整理出当天的会议数据，记录每天的物料消耗数目， 在 OA 系统上查看下个工作日的会议预定情况 ，安排好第二天的工作计划。 每周一会务人员输出上一周的工作总结，制定本周工作重点；每月第一个工作日输出 上月的月报表 公共区域资产管理 : 会务人员负责会议室、文印区、报刊架等公共区域的物资设备管 理，当设备出现故障、损坏、遗失时，必须在第一时间向 7000 平台或资产管理员反馈。 接待会务工作 会议室接待工作支持：当有接待任务时，由会务主管发出接待会议通知单，接到会议 通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及物资需求，按照如 下步骤进行： 矿泉水、饮料； 会议桌椅 .设备 .文具、姓名牌等物品； 会议设施设备，如麦克风、投影仪等； 5 / 8 空调； 会服人员于会前 30 分钟到岗，在门口迎候，当客人来到时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。 会议进行时，会服人员应站于会议室门口随时待命，直至会议结束。 如遇全天会议，会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。 会议结束后，配合安排礼品的派发、相关领导的送行等工作；检查是否有遗失物品和文件，及时交与接待负责人处理；会后将会议物资整理好，关闭空调、照明、设备等。 当公司有重要来访客人，会务人员接到需求时，到前台将客人引导至会客地点，提 供茶水服务；会谈结束后，指引访客离开公司。 会务人员需要每天了解接待物资的储备情况，当出现物资预警时，需及时向会务负责 人提出申请需求。 经理室会务工作 工作环境检查：每天早上 8： 30 分至各经理室检 查环境卫生，做好物品摆放； 报刊、信件发放：每天早上 8： 40 将每日最新的报刊杂志摆放在经理室固定位置上， 6 / 8 以供经理翻阅；当经理有信件时，会务人员应当及时领取并摆放于经理室桌面，告知经理本人及时查阅。 办公用品检查：每星期不定期至各经理室检查办公用品 . 需要经常检查并领用的易耗品：签子笔、笔芯、大头针、别针、橡皮、稿纸、便签、记事贴、铅笔、茶叶。一旦发现物品缺少，马上到对口部门领用并及时补给； 需要经常注意使用性能的器具：玻璃杯、咖啡杯是否出现缺 口、纸篓是否老化或破碎；订书机、计算器、灯具是否能正常使用，水壶是否保温。 临时性服务 :会务人员通过 RTX、电话、对讲机等通讯方式接到经理室需求后 ,需在 2 分钟内响应。 经理室日常会务支持 :接到经理室会务需求时，应对经理室提供必要的服务。内容包 括茶水服务、记录所使用的纸笔，以及经理室所需要的其他物品。 其它 BU 会务工作支持： 各 BU 的大型会议，会务支持 各 BU 的生日会工作支持。 其它会务类工作支持。 会议室资源管理规 7 / 8 定 会议室物资摆放标 准规范 会议接待标准化操 作规范 会议接待员工作职责 1、在会议中心主管的领导下 ,负责各类会议的接待、服务工作 ; 2、遵守酒店各项规章制度 ,用员工手册的规定规范自己的行为 ; 3、根据会议接待单相关内容 ,配合会议主办方做好会场布置及会议前期各项准备工作 ; 4、遵守服务程序和服务规范 ,热情、主动、有礼貌地接待客人 ,提供令客人满意的服务 ; 5、工作中仪容整洁