外贸办公室

1 / 7 外贸办公室 第一章 办公室管理 第一条 维护公共办公区域的良好环境是每位员工的职责与义务。 1、每位员工均应将本人工作场所必需物品依规定位置摆放，并放置整齐。 2、公共办公场所桌面、地面、烟灰缸做到日日清洁。 3、吃饭要在餐厅，尽量不要再办公的地方就餐。要保持屋内整洁。 第二条 工作纪律： 1、上班时间不准大声喧哗、不准打瞌睡。 2、上班时着装整齐、服装统一、坐姿端正。树立良好的公司形象和个人形象。 3、工作时应注意提高工作效率，尽量减少私人电话及聊天，严禁看与工作内容无关的书报杂志、玩电子游戏、上网聊天等。公司电脑专人使用，并有保密措施。营造良好的工作环境。 4、电话、灯光、传真机、复印机、空调机、电脑及其他电器应按规定使用。下班前每位员工均须关闭电脑后方可离开，最后离开公司的员工应确保门、窗、灯均关闭。 5、危险品严禁带入办公区域。 6、各部门的工作文件作废时，需做撕毁处理；办公2 / 7 电脑及重要电子文档需设置密码，做好保密工作。 7、做好保密工作。尊重别人隐私 和公司制度。做到不听、不问、不传。 第二章 考勤管理 公司实行六天工作制： 周一至周六为工作日；周日和国家法定节假日休息。 每天工作时间为：上午： 8： 30-12： 00 下午： 13：00-17： 00。 第三章 接待管理 第七条 对于有预约的客人，在确认了公司名称姓氏之后，引领至会见室。如所约见人不在，应告知来客详细原因，请他等候或留言；如约见人此刻正开会，应及时告知，并请客人等候。 对于没有预约的客人，应先确认公司名称、来客姓名 、职务及来意，根据实际情况请有关人员接待或请其再约时间。 几批客人同时到来时，原则上公平地按到达的先后顺序来受理。对预约时间较前的客人安排见面，对其他客人讲清情况。 第八条 接听电话应首先说： 您好， XXX 或 您好，XXX。如所找人未在办公室，距电话最近者应代接电话，并礼貌地询问对方姓名、单位、电话、事宜，并做书面记录以3 / 7 便转达。 办公室人员在工作接触中或在接听电话中要使用文明用语：您好 /请 /谢谢 /对不起再见 一、前台接待 接听电话 前台电话铃响，三声前两声后接听电话：“您好， XX中国，请问有什么帮到您？” 转接电话时应说：“请您稍等，我现在帮您转接电话。” 办公室接听电话：“您好，请问有什么帮到您？” 客人来访和迎送 外来人员填写来访人员登记表，一般情况下通知被访人，安排在一楼会议室接见，除非特殊情况被访人自己下来带领方可上去楼办公区。客人离开时起立笑脸送客。 二、后勤保障 办公室清洁 清洁分上下午，早上 9 点 11:30：办公室全面清 洁下午 5:205:50 清理垃圾 清洁阿姨每天清洁范围包括：总经理办公室家私、地板清洁和保养、清扫楼百叶窗灰尘、地毯吸尘清洁、开放办公室台面、男女洗手间、茶水间、楼梯、一楼前台、会议室、大门玻璃、门口青花石。 4 / 7 保持办公室全面清洁卫生，督促每位员工养成良好的卫生习惯。 绿化 大盆栽 10 天淋一次水，小盆栽：每天淋一次。定期用抹布擦拭叶子。 员工安全管理 上下班交通安全问题，信义会馆穿梭巴士晚上点结束，加班的同事需告知。办公设备和电器正确使用操作和保养。办公室内禁止吸烟除非客人特殊要求，仅限在本部的办公室内。非电气作业人员不得装拆修理电气设备。下班前检查个人电脑、打印机、空调等电器设备是否关闭电源，最后离开的人员应检查是否关好电灯、门窗、空调和室内电源开关。 水电系统 督促每位员工节约用水、用电，水费：元立方 电费元度。维持办公室的水电系统正常运作和设施维修。 消防系统 熟悉办公室消防系统、安 全出口位置和灭火器正确使用方法和摆放位置，配合信义会馆每月号做消防检查。 三、员工考勤 每月考勤统计 5 / 7 结合职员手册第三条考勤制度，每月统计各位员工的出勤天数，在每月号之前发给每位员工进行签名确认，未能按时刷卡的填写补考勤申请单，由部门主管签名确认，在号前进行考勤统计。 四、办公物品和设备管理 办公文具 统一每月发放一次，申请人每月 25 填写填写办公文具领取表，递交行政部统一汇总整理进行采购，于次月号前统一发放 。 办公设备 每人各配备一台电脑，贴上固定资产标签和编号。提醒每位员工定期杀毒，如软件问题员工自行解决，硬件问题发回惠普公司维修。要求每位员工自己的电脑要设置密码保护。 现公司有台打印机：兄弟惠普。 五、其他 每周下午茶水果的购买 每周六下午的运动场地的预定 员工生日当月购买蛋糕和制作生日卡片 外贸部管理制度 为了规范公司管理，提高工作效率，特制定如下管理制度，请各位办公室人员严格遵守。 6 / 7 1、 必须保持办公室内部及个人办公区域的卫生，每天都要安排值 日人员对公共区域进行打扫，个人区域在下班前应打扫干净。 2、 个人着装必须整洁大方，不得奇装异服，不得穿超短裙、短裤、 背心和拖鞋等上班，女同事不得画浓妆上班。 3、 办公室谢绝吸烟。严禁喧哗、嘻闹、打牌、趴伏、躺卧、听音 响、用电脑玩游戏，不准聚众闲聊，不准看与工作无关的书籍和报刊杂志，营造良好的工作环境。 4、 办公室人员在工作接触中或在接听电话中要使用您好、请、谢 谢、对不起、再见等文明用语，对待客人热情大方，对待同事要亲切随和，不得因工作或私人问题对同事进行人身攻击或辱骂。 5、 上班过程中，办公室人员应各司其责，并积极完成主管交办的 任务，不得消极工作，不得不服从管理或者刁难主管。 6、 应爱护公共场所及公共物品，不得故意破坏公共物品，否则按 7 / 7 价赔偿，分配到个人的电脑、电话、文件夹、工具等应妥善保管和使用，如有