外贸部计划书

1 / 16 外贸部计划书 成立外贸部策划书 目录 一， 外部的组建 二， 工作要求 三， 业务流程 四， 外贸部单证要求 五， 外贸业务的开展方法 六， 客户分布群的简要概述及特点七， 业务经理的岗位职责 八， 个人工作进度计划 九， 总结 出口业务的前提条件是公司有自营进出口权，所需手续公司都已具备。在此基础上，成立一个专门的外贸部，个人认为有以下几点。 一，外贸部的组建 1，外贸部成员。 外贸部门作为一个团队，根据分工不同，一般由业务员，单证员，跟单员，业务经理等组成。 A，业务员，要认真做好客户开发和维护工作，完成工作目标。 B，单证员，与业务员常沟通，做到及时配合。相关2 / 16 文件要由业务员和业务主管签 字，及时准备好各种文件。收集货代资料，找到合适的合作公司 C，跟单员，及时跟进生产，协调与生产部门的工作，以便货物准时顺利出运。 D，业务主管，不仅要做好业务，为下属排忧解难，更要管理好本部门的工作。个 人认为有以下几点： ? 公平合理的分发询盘给业务员。对于新成员给予成长的时间、空间及独立处 理各项事情的机会。 ? 定期汇总出货情况，定单合同，成交额等上交上级主管。 ? 定期召开例会，总结近期的工作；集体探讨解决工作中 遇到的问题及如何做好业务完成公司目标；集体分享和交流开发客户的技巧，经验，大家互惠互利，共同进步。 ? 生产协调。出货高峰期公司生产进度安排难免紧张。将本部门出货定单汇总， 根据业务员提供的信息，对客户做一 个系统的分析，合理安排生产，制定出 货计划。同时也可根据不同的客户需求及未来合作的潜力做相应的调整，让 3 / 16 业务员和客户沟通争取缓冲时间，总之，努力做到既不失去客户也兼顾到客 户的利益，并且生产和交货期有保证，公司的利益也达到最大化。 在部门成立初期，可一人多职。随着公司的发展，业务的增多，逐步完善。 另外，业绩是业务部的整体目标而非业务员或业务主管的单打独斗，需要整个部门的合作来完成。 2，硬件设施。 业务部成员有自己的直 拨电话及办公电脑，以便工作有序，权责分明，对树立公司良好形象也起到很大的作用。 3，部门之间的合作。 首先与生产部的合作，在和客人谈判交货期时应和上级领导及生产部负责人确认，以便生产安排，也做到交货有保证。生产过程中如出现无法按客人要求完货，或交期有变动，生产部应随时和业务员沟通，以便业务员和客户做好协调工作，以免造成不必要的费用产生。 核销、退税，开票由财务部负责，但是外贸出口需要财务与业务的相互配合。外贸部定期向财务部提供出货明细及其它所需资料，财务部也为外贸部做好 准备工作，如提前备好核销单，及时通知定金及余款到帐情况，以便业务员与客户沟通及时收款。 4 / 16 4，货运代理，快递公司 CIF 或 CFR 情况下：最好有固定的合作货代。如果年出口量多，可以和货代签定合作协议，取得最好的价格，以节约公司的费用；其次，由于长期合作，在预防风险及风险处理上有一定的优势。 快递公司，依据当地情况，择优而取。 二，工作要求 1，分工明确，权责分明，有团队精神。 2，部门资料要分类归档，清晰明了。客户也 要明确归类。 3，信息要及时处理，尤其是询价。 4，确保按照合同上及生产单要求，按质，按量，按时交货。为了公司的利益，望其它部门给予配合。 5，业务部成员定期对工作汇总。 6，在同客户沟通每一环节中，做好服务，明确记录客户的要求。 三，业务流程 1，询盘与报价 在报价之前了解询盘的虚实。报价时 QUOTATION 要详细，列明货物品名，型号，生产厂家及联系方式，单价，数量，交货期，出货港口，价格条款，付款方式，包装规格及柜型等，最后注明报 价日期及报价有效期。 5 / 16 2，订单及生产。 报价之后，经过洽谈，收到客户的订单，做形式发票或合同给客户。 得到客人的订单确认并收到定金或信用证后，做相应生产单，交负责人签字确认后，下到生间车间。 3，所需单据。 如果做信用证，上面有明确规定。如果是 FOB，就要和客人沟通确定此事。如： CI， PL 几正几副，是否需要 CO，FORMA 或其它的特殊的证明。 4，验货。 如果客户要求验货，提前两周确定验货时间，有利于我方协调生产进度。在验货未完成时，及时跟踪验货情 况，以免耽误了交货期造成可以避免的损失产生。该项在信用证付款条件下尤其要注意。如果客户没有要求验货，质检人员要做好质检工作，创质优口碑以争取更多的客户。 5，出货。 FOB 情况下提前与客人沟通确认货代事宜。我方付运费的情况下，提前与货代联系，制好报关单据，做好出货准备。 四，外贸部单证要求。 业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作，需要有统一的制表格式。单据主要有 1，报价单 2，形式发票 /合同 3，6 / 16 生产单 4， 财务跟踪单， 5 出货明细 6，箱单 7，订舱单，8，出货通知等。 表格见附件，仅供参考，如果公司已经有完善的表格，以公司的为主。 五，外贸业务的开展方法 1，展会。 参加有权威，口碑好的一些本行业的国内外展会。虽然费用高，但是 客户的来源最直接也最有效的方式。 国内的展会推荐： 上海的 FPD ，广州交易会，深圳的 DSE 国外的展会推荐： Digital Signage Expo,拉斯维加斯的 CES，柏林的 IFA,荷兰的 ISE 2，网络推广 通过关键词搜索、 B2B 注册会员等，可以联系到大量采购商，但由于网络存在虚拟性，需要对大量的采购信息进行筛选，确定真实的采购商。依靠免费网络平台找来的客户，直正成交的很少，更多的是探价，或者同行之间的摸底。付费平台相对较好，如果产品独特，价格有竞争力，技术含量高，成交的潜力还是很大的。以下是对网络一些简单的不成熟的看法。 A，阿里：名气大，但是竞争激烈，费用不便宜。比较适合比较特别，竞争少的产 7 / 16 品。 基本费用： 19800 元 /年 *购买固定排名 适用企业： 1.无操作人员 2.没有时间管理阿里巴巴 3.产品关键词少 优势：无需每天更新橱窗产品，排名始终固定，获取询盘几率最大 劣势：只有一个关键词，费用高 费用情况： 固定排名 价格 1 万 /年 2-10 万 /年 11-20 万 /年 B，中国制造：有名气，费用也不高。买家主要集中在欧美国家。 C，搜索引擎： GOOGLE 按点击收费，一般带来的是有购买 意向的买家，可以有针对 性的投放一些国家和地区进行宣传。百度主要针对国内，购买百度的排名对内销会起到很大的作用。 如果准备投资网络，最好从产品的市场，客人的分布考虑，同时咨询网络公司，有个清楚的了解之后再做投资。 8 / 16 外贸发展计划书 第一篇：从事外贸的必要性： 外贸整体趋势以及做外贸的优势条件 第二篇：外贸前期投入有哪些 1.外贸进出口资质的办理， 2.阿里巴巴平台的购买与建立， 3.选择货代、报检行 与快递公司， 第三篇：人员 第四篇： 第五篇：外贸整个流程以及注意事项 第六篇：目标与总结 4.公司形象的建立： 5.资金投入 -成本估算 1.外贸部人员配置表 2.部门各职员责任划分 怎么执行 1、进出口资质的办理事宜： 2、确定经营产品，客户群 3、利润分析表风险评估 4、怎样开发市场 1） B2B 阿里巴巴国际站 2）企业自身外贸营销网站 3）现有客户资源利用 4）客户介绍 5）展会 第一篇： 做外贸的必要性 1.外贸整体趋势：从企业发展的长远考虑，贸易国际化是大势所趋。由于经济危机，国际形势比较严峻，整体的国际贸易发展不是很好，专家预测 2016 年整个进出口行业的将增长，从相关货代行业来看，出货量大大削减，有的9 / 16 减少一半。但是对于行业，其受到的影响与其他行业相比还是比较小的，据商情网资料，欧洲和美国的本土需求正在减少，但是需求并不会大幅减少，由于政府政策的推动，仍将维持向上增长的势头。 2.外贸从事的优势条件 其一：由于目前世界经济危机，整个大环境处于一个相对低潮状况，现在进入外贸行业，挑战和机遇并存。 其二：是产品选择以健康生态木为主，市场前景广阔；并且公司现有技术人员，基础条件比较好。 其三：是贸易公司对于产品的质量要求，价格方面局限性小。 第二篇：外贸前期投入有哪些 1. 外贸进出口资质的办理，行政机关注册、登记。包括工商、税务、海关、外汇局、商检局完成相关手续的办理，整个流程大概要两个月的时间。 2. 阿里巴巴平台的购买与建立，外贸人员使用阿里巴巴平台的培训 ：首先购买阿里巴巴平台，除了平台自身，还有一些附加的能够帮助提高产品曝光量的功能。在阿里巴巴平台使用之前，阿里巴巴公司工作人员会有相关的培训，指导业务员如何利用阿里巴巴搜索客户，上传产品的注意事项，关键词的搜索和应用，排名的原则等等一系列内容。建立平台时间需要一个月。 10 / 16 3. 选择货代、报检行与快递公司：出货港口由自身的产地以及客户要求决定，目前厦门海运货代有两家经常合作的货代，服务和收费比较合理，报价时可比较两家价格进行选择；报检行根据产品生产所在地确定；国际快递：寄样品和小件货都是走国际快递合 算。原因：第一寄样品，一般样品费用需要有客户承担，包括样品自身以及运费，寄样时要替客户考虑到成本，选择性价比高，服务好，时效快的快递，或者是客户提供国际快递账户，我们免样品费，只需要让快递上门取货。第二是很多小订单数量只有几十公斤，客户希望选择含运费的价格，这种更适合国际快递。 4. 公司形象的建立包括三个方面：建立外贸营销网站，建立样品展厅，产品系列的整理。 1）建立外贸营销网站至关重要，能够为外贸企业的营销型网站建设研究大量海外用户的地域特征及浏览习惯，最后敲定的网站主体设计感很 现代化，网站色彩做到简洁明亮。更重要的是，网站非常适合海外电子商务网站的运作，让海外消费者的客户体验变得更加棒，从而让询盘来得更加容易。 2）建立一个样品展厅，一方面便于公司自己的员工学习，了解和熟悉产品，第二在客户来访时候，能够把经营的产品直观的展现在客户面前，增加客户的信任度与专业程度。 11 / 16 3）产品整理，外贸公司的产品经营范围比较广，所以更需要一个系统的整理和编号，以至于业务员自身在报价时候不混淆产品，能够分门别类的对产品进行整理，方便日后管理。外贸主管应当负责制作出一份产品目录， 公司简介电子档，和一份常规产品报价单，给出参考价格以及上下浮动范围，以便整个部门报价参考。 5. 前期资金投入： 合计： 49170 元 费用只是初步进行核定，部分价格根据实际情况进行修改。 第三篇：人员配置 一 人员配置：外贸部门的人员要求少而精，应该热爱外贸木塑行业，有团队精神，能承受工作压力，勤奋，有耐力。初期两个人，外贸主管与业务员，一人多职，包括采购，单证，订单从头到尾全程跟踪与负责。其他配置与整个公司共享， 职位 人数 外贸主管 1 业务员 1 后勤 1 合计 3 备注： 业务员兼采购与单证；后勤人员外贸部与其12 / 16 他部门共享。 二 职能和责任划分： 1、外贸主管：负责整个外贸部的发展，建立外贸工作流程与规章制度等前期工程；负责公司网站，电子简介、产品信息、报价单等建立与完善，维护和运行，与业务员共同开发客户，具体如下： 1 负责对本部门长期规划，带领本部门人员开拓市场。 2 负责部门与客户交流、接触、开发管理。 3 负责订单的统计，定金安排，尾款回收，出货情况，出货之前须通知会计。 4 负责部门的具体工作安排，做到有序。 5 负责公司运作平台的建立与管理以及参展布置与管理。 6 负责订单进展情况的检查与财务状况的账务检查。 7 遇到较难处理的事情，需要向总经理汇报并商议获得一致意见后实施。 8 协助本部门与公司其他部门的沟通。 9 每周组织外贸部开一次例会，总计本周工作进展，与下周工作安排，并以报告方式递交总经理。 2、外贸业务员：了解和熟悉产品 ，利用 B2B 和公司网站的推广平台，开发客户，维护客户，售后服务等。具13 / 16 体如下： 1 深入学习公司经营的产品知识，对其结构，材质，性能，技术参数达到熟知程度。 2 服从主管工作安排，建立和维护公司提供的相关网络平台，积极开发客户。 3 新产品第一次报价前需要经过部门主管审核，报价须根据公司规定的上下浮动区间调整，不得擅自乱报价。 4对自己的订单从头到尾全权负责，分清责任，如果由他人负责应该有书面说明。遇到问题积极处理，自己不能做决定，需要向主管汇报，必要时向总经理求助。 5 在做每项单据时，写明详细要求和内容，确认好每个细节问题，下订单时需要向主管申领订单号，以便公司统一管理。 6 负责自己客户的信息统计，定金与余款的记录，确保发货之前全部款项到位。 7 下达订单以及传达信息时要沟通到位，确保对方清楚意思表示。 8 积极配合其他部门工作，与会计，采购，质量管理需要相处融洽，不能顺便发脾气。 组建外贸部计划书 公司因业务发展需要，需组建外贸部。我作为外贸部的负责人，现对组建外贸部做一份详细的计划如下： 14 / 16 一， 部门人员的完善 目前外贸部暂时只有我一个人，因此部门要成立，人员的完善迫在眉睫。根据公司实际情况出发，我认为外贸部还需要再招两名业务员，其中一名必须具有 1 年以上相关外贸经验，这样便于外贸工作的尽快开展。人员完善工作必须在 3 月份第一个星期之前完成。部门人员招齐之后召开部门会议讨论，对每个业务员再进行详细的分工。 二， 部门人员管理 外贸部人员相对比较少，因此便于管理。外贸部由管理部和业务部组成，管理部主要是部门经理，主要负责整个部门的运行和发展，以及协调与其他部门的工作和做好上传下 达的工作，部门经理有任免的权利。业务部主要负责开发和拓展业务，遵守部门及公司的规章制度，服从上级的安排，根据公司要求开展业务以及主动开展业务。办事程序是先由业务员向部门经理请示，部门经理审批通过之后方可向总经理请示，经理签字方可有效。决策采取民主制，即所有决策都要经过部门内讨论，讨论一致后由部门经理汇总向总经理汇报审批，审批通过之后决策才能实行。 三， 业务开展 1， 准备阶段 由公司提供资料，用最短的时间让部门成员了解公司的基本情况和产品情况，同时要求每个业务员通过自己 上网15 / 16 查资料了解箱包市场以及相关资料，特别是关于外贸这一块。之后要进行一次讨论，共享信息，充分了解。讨论同时分享每个人的外贸经验，互相参考学习。在做这步之前每个人对自己的工作首先要做一份详细的计划。 2， 初步开展业务 每个人根据自己的经验整理一份外贸 B2B 网站的资料，然后进行汇总，人手一份，注册每个网站，发布公司及产品信息。为更好的利用这些免费的平台，提高我们公司及产品在网站上的知名度，我建议每个业务员可以用不同的 ID在一个网站注册，这样就可以发布更多的产品信息，提高询盘