工程合同管理程序

1 / 20 工程合同管理程序 益泉集团工程合同管理流程 1、办法目的：为加强益泉集团房地产项目的工程合同管理，规范工作流程，维护公司权益，根据公司管理组织架构，制定本管理办法。 2、管理职责： 管理办法由工程部制订、修改、解释，由总经理负责对本管理办法的指导、监督检查。 工程部负责签订、履行工程合同的人员贯彻执行本管理办法。 3、 方法与过程控制： 一般规定 本管理办法适用于所有工程合同。 工程合同管理必须全面符合有 关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。 工程施工必须正式签署合同书以明确双方的权利 、义务和责任，金额在一万元以下的零星工程及工程合同履行过程中的变更签证事项可另行办理。 合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可以调整，则应明确调整依据，调整方式，并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。 如采用招标方式确定合作方，合同应 随附招标文2 / 20 件。 合同订立的管理 可应用公司制定的企业标准合同，企业标准合同可在以后逐步建立完善，逐步与国家标准合同接规。 合同的经济条款应包括以下内容： 合同中应明确合同价款，或明确费用计取的依据、主材价格计取办法及结算前双方认可的暂定价格。 为防止施工单位高估结算，应在合同中约定控制方法，可以按报送的结算造价最终核减额的数量按比例递整。 计价依据：注明合同附属文件；包干形式、定额标准、取费方法；甲方分包内 容，定 牌定价材料范围和种类；人工、机械、材料价差的结算办法；总分包关系、配合范围及总包配合费、总包管理费等；各种费用的取舍、计取方法及其具体范围。 合同中注明设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法。 合同中应明确规定验收及付款方法、保修维护办法及保修金处理方法，进度款一律按形象进度分节点分阶段付款，各期进度款累计一般不超过总造价 80%。 廉洁合作约定：为维护公司利益，防止黑幕、保护员工，在合同中应与承包单位另签廉洁合作协议作为合同补充协议。 3 / 20 工 程合同审批流程：通过 招标或议标形式确定合作方后，由主办人填表合同审批表，在征得有关职能部门同意后上报总经理审批。 工程合同审批流程： 合同履行的管理 合同款支付：主办人负责合同款支付的经办，填写付款申请单、工程付款审批表等，经相关职能部门审核、公司领导审批后支付； 工程付款审批流程： 合同的变更按照合同的订立的有关程序办理。 合同结算 当合同中约定的承包单位的责任和义务已全部完成，并且通过验收，达到了工程结算条件，由主办工程师填写工程结算申 请表，并会同综合部收集整理结算资料，在审批表中应对工程存在质量问题或履行过程中承包单位存在违约情况等作出详细说明及处理意见，工程部经理审核签字后送预算科。 结算审计完毕后由工程部经理复核后填写工程结算对账单，由甲已双方签字盖章。 尾款支付：工程达到保修期限，由项目管理部负责尾款支付的经办，填写工程尾款支付审批表等，经相关职能部门审核、公司领导审批后支付 4 / 20 合同档案的管理 合同文本保管应遵循及时整理、分类、归档、保存、以便复查。 合同文本 第一原件应由办公室专人妥善保管；第二原件由综合部保管，预算部、项目管理部应备有合同文本等资料的复印件。 公司公章由集团办公室派专人保管，经法人代表或其授权人签署同意后，合同文本才能加盖专用印章，并作相应的用章登记。同时要求承包单盖有有公章的同时，其法人代表或法人代表授权人还需签字；每份合同原件由发包单位盖两个骑缝章。 工程合同编号 所有合同根据财务部要求统一编号，工程合同由综合部统一编号；因主合同的变更、解除等订立的补充协议，按主合同类别编号； 合同 有关部门皆采用统一编号。 公司合同按内容分类： 以房产公司为买方的工程合同包括以下类型 土地合同 前期合同 施工合同 材料采购合同 合同编号次序：项目名称及期或区、栋 流水号，“如 B12 5 003”；跨期的合同单独编号：项目名称 综合5 / 20 流水号“如 B12 综合 003” 关于合同的保管期限、保密、销毁等规定另作规定 4、相关表格 YQ-GC-表 01绍兴益泉房地产有限公司工程合同审批表 YQ-GC-表 02 绍兴益泉房地产有限公司工程付款审批表 YQ-GC-表 03绍兴益泉房地产有限公司工程结算表 YQ-GC-表04绍兴益泉房地产有限公司工程尾款支付审批表 5、相关文件 YQ-GC-附件 01廉洁合作协议 绍兴益泉房地产有限公司 合同审批表 YQ-GC-表 01 编号： 申报部门： 申报时间： 年月日 合同原件送：财务部 综合部 合同复印件送：项目部 工程部经理 销售部经理 总经理 万科集团房地 产项目的工程合同管理，规范工作流程管理办法 XX-3-15 17:19 来自： 李先生 1.目的 为加强万科集团房地产项目的工程合同管理，规范工作流程，维护公司权益，根据万科企业股份有限公司合6 / 20 同管理规范，制定本管理办法。 2.范围 本管理办法适用于万科集团所属各房地产公司。 3.职责 万科集团总部财务管理部成本管理组负责对本管理办法的制订、修改、解释、指导、监督检查。 万科集团所属各房地产公司负责签订、履行 工程合同的人员贯彻执行本管理办法。 4.方法与过程控制 一般规定 本管理办法适用于直接构成发包单位项目开发成本且需要承包单位通过工程施工形成实体产品的合同；勘测、监理、造价咨询委托类合同参照本管理办法执行；土地、材料设备采购、设计类合同则另按有关管理办法执行。 万科房地产项目的工程合同管理必须遵循以下原则： 合法性原则：工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。 合同书原则：工程施工必须 正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任，但金额在一万元以下且能及时结清的零星工程及工程类合同中已经界定清楚归属的变更签证事项可另行办理。 7 / 20 事前签订原则：工程合同应在经济事项发生前签署，禁止工程类业务未签署合同即先行施工。 招标原则 本原则包括以下两方面含义： 采用招标方式确定合作方。除下列情况外的所有合同的合作方均应通过招标方 式确定：某项工程、产品业已经过万科集团审批确定了长期合作伙伴关系； 某些政府垄断工程；属于万科企业股 份有限公司工程招标管理办法规定的适用情形，经详细填写万科企业股份有限公司考察结果审批表，并按规定经公司有关负责人集体会签批准后，方可采用考察对比的方法确定合作方。 合同随附招标文件。拟签合同正文及其补充协议，应作为招标文件之附件一并发给投标单位，投标单位需对其进行确认。 利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式，并 就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。 8 / 20 合同订立的管理 标准示范合同：在招标及合同签署时，工程合同应尽量应用合同标准文本。 总部有关部门将就房地产业务，逐步建立统一的合同标准文本，各公司应予采用。 合同标准文本内容尽量采用 FIDIC条款模式，内容分为协议条款、通用条款、补充条款和附件，其中协议条款根据具体业务、对象的不同而定，通用条款适用于所有的同类合同，补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款中未尽事宜； 如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行，但必须通过补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。 如公司尚未制定合同标准文本，可以延用以往的合同，但经办部门应联系成本管理部、工程管理部、财务管理部、办公室、法律组尽快制定相应的标准合同。 当客观条件发生重大变化、原有合同标准文本不再适用时，业务部门应及时提出与相关部门共同修改。 合同的经济条款应包括但不限于以下内容： 合同价款或委托酬金：采用招标方式选择合作方的，应以 双方确定的最终报价作为合同金额；提倡在有标底的情况下进行招标并确定合同价款，如果是采用费率折扣方9 / 20 式确定合同价款，合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办法，并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款，以及就确定后的合同价款签署补充协议。 为防止承包单位高估结算，应与承包单位在工程合同中约定控制办法。比如：报送的结算造价最终核减额在审核总价 5以内的造价咨询酬金由发包单位支付，若结算造价最终核减额超出 5，则因造价超出部分而引起的造价咨询酬金之增加部分由承包单位支付；若承包单位报送的结算金额超出最终审定结算金额 10时，承包单位除造价咨询酬金外，发包单位应进一步扣款，直至取消今后对万科工程的投标资格。 计价依据：工程类合同应将施工图、预算书作为合同的组成附属部分，合同附属文件一般还包括：招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款 中明确以下问题： 包干形式、定额标准、取费方法； 发包单位分包工程、甲供材料设备、限价的范围和种类； 人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法； 总分包的关系、配合的范围以及总 包管理费和总包配合费的计取方法等； 开办费、施工组织措施费、扰10 / 20 民费、文明现场施工费、赶工费等费用的取舍、计取办法及其包括的具体范围。 设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法，对于承包单位，可依据万科企业股份有限公司设计变更和现场签证管理办法的规定与其另外订立关于设计变更、现场签证的协议。 总价结算办法：工程类合同可在合同中明确规定按“结算 =合同价 +材料价差 +设计变更 +现场签证 +增加项目 -减少项目 +奖励 -罚款”确定结算总价。 结算和付款办法：合同应明确规定验收及付款办法、保修维护办法及保修金处理办法；进度款的支付一般按形象进度分阶段确定付款金额，不采用分月审核进度款的方法；各期进度款累计不应超过总造价的 80%；无准确施工图预算或无准确合同总价时，应充分考虑付款风险，尤其在施工中后期更应有效地控制好进度款，以防超付。 廉洁合作约定：为维护公司利益、防止黑幕、保护职员，在工程或其他高金额的合同中，应与承包单位另外签署廉洁合作协议作合同的补充协议。 保修协议：对施工合同，为保证工程质量，保护公司利益，应与承包单位另外签署工程质量保修协议作合同的补充协议。 合同起草、谈判与签署的主要职能部门：工程管11 / 20 理部负责工期、质量等技术部分的起草、谈判和合同签署；成本管理部负责其中的合同价款、计价方式、付款方式等经济部分工程的起草和谈判。 合同审批流程：通过招标确定合作方后，由主办工程师填写合同审批表，在征得有关职能部门同意后上报分管副总、总经理审批；合同审批应按照合同的审批流程，工程合同审批流程如“图一”所示。 工程合 同审批流程： 为提高合同审批的效率，公司领导、职能部门经理可根据实际情况需要，在自身职能范围内，对于某些类别、一定金额以下的工程合同，在不违反有关规定的前提下，可对下级部门或人员作一定的授权，但授权人仍为责任人。 第一章合同履行的管理 合同的交底：在合同签订之后，一般要求至少就主体合同填写万科企业股份有限公司工程合同摘要表，发至各部门，并向工程、成本、采购等有关 人员进行合同讲解交底，说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责、总分包的关系 等，以便各岗位人员协调、配合；金额较小的合同交底，可只填写万科企业股份有限公司工程合同摘要表发送到相关部门的有关人员，以便执行。 合同款支付 12 / 20 项目部的工程管理人员负责合同款支付的经办，填写付款申请单、工程付款审批表等，经相关职能部门审核、公司领导审批后支付；合同款支付审批按其支付金额规模确定审批流程。工程进度款的支付流程如“图二”所示。 工程付款审批流程： 工程管理部 复核签字 对保修金等余款的支付办法应作明确规定，除 一般保修金外，可在合同中约定发包单位在工程竣工后一定时间内扣押承包单位一定数额的渗漏保证金。 合同变更的管理 合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者承包单位提出变更要求的，经办人员应及时向部门经理请示报告，部门经理同意变更的，经办人员在与对方协商一致后起草变更后的条款，再按照合同订立的有关程序办理，严禁擅自变更合同。 合同结算 当合同中约定的承包单位的责任和义务已全部完成，并且通过验收、达到了工程结算条件，由主办工程师协助合作方收集整 理结算资料，填写工程结算申请表。 如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等，主办工程师应在结算申请表中作出详细说明及13 / 20 处理意见。 由成本管理部负责按合同确定的结算方式办理结算，并特别注意：奖罚条款的执行、承包方承诺让利、各项费用的计取或扣除、承包单位多报领的甲供材料、变更签证未如实实施的部分、钢材实际用量、主材价格等。 工程结算的具体方法按万科企业股份有限公司工程预结算管理办法执行。 工程结算要注意结算资料的及时整理、分类、归档、保存 。 合同执行情况的评估 主体合同等金额较大的合同执行完后，应由合同主办部门对发包单位的合同管理、承包单位的工期、质量、成本、配合等进行总 结，并填写万科企业股份有限公司合同执行情况评估表。 第二章合同档案的管理 合同文本保管应遵循及时整理、分类、归档、保存，以便复查。 合同文本原件应由办公室专人妥善保管；工程管理部、成本管理部、财务管理部、项目部应备有合同文本等资料的复印件。 公司有关职能部门应全面运用成本 管理软件，设14 / 20 立合同管理台帐，系统地填报合同的签定、履行、结算等动态情况。 公司合同专用章由专人管理，经法人代表或其授权人签署同意后，合同文本才能加盖专用印章，并作相应的用章登记；同时要求承包单位盖有有效印章的同时，其法人代表或法人代表授权人还需签字；每份合同原件由发包单位至少盖两个以上骑缝章。 工程合同编号 合同应该由专人连续统一编号；因主合同的变更、解除等订立的补充协议，按主合同类别编号；合同有关部门皆应采用统一编号。 以公司为买方，房地产项目合 同按内容可分为六大类： 土地合同； 前期合同； 施工合同； 材料设备采购合同； 园林环境合同； 营销包装合同。 合同编号次序为：项目名称及期或区、栋 -分类 -流水号。如“四季花城 -二期 -施工 -003 号”、“四季花城 -跨期待分摊 -前期 -001 号”等。 15 / 20 成本管理部、财务管理部在合同分类登记时，还应对每份合同按总部成本核算科目进行归属，以便动态反映工程成本发生情况。 关于合同的保管期限、 保密、销毁等具体规定按照万科企业股份有限公司合同管理规范执行。 其他规定 本管理办法集团所属各房地产公司务必严格执行，如在执行过程中，与实际情况确有不适合之处，执行部门可根据实际情况作修改之请示，报经集团总部财务管理部成本管理组核实后经总部分管领导批准后方可实施。 本管理办法自 2001 年 6月 1 日起执行。 5.表格 VKCW03-05-F1 万科企业股份有限公司工程合同审批表 VKCW03-05-F2 万科企业股份有限公司工程付款 审批表 VKCW03-05-F3 万科企业股份有限公司工程合同摘要表 VKCW03-05-F4 万科企业股份有限公司工程合同执行情况评估表 VKCW03-05-F5 万科企业股份有限公司考察承包商结果审批表 16 / 20 6.支持文件 合同管理流程 编制 审核 批准 日期 日期 日期 修订记录 1 流程图示 2 流程目的 健全公司合同管理规范，规范公司合同管理程序，控制公司经营风险 ，提高合同审批效率。 3 适用范围 适用于公司项目开发涉及的经济技术合同的管理工作。 4 流程责任人 经营部负责人。 5 术语和定义 合同经办部门：是合同起草、报审、签订的主责部门。 1） 工程类合同 工程部 /经营部 2） 设计类合同 总工室 /经营部 3） 营销类合同 经营部 4） 商业类合同 经营部 合同执行部门：是合同具体实施的执行部门，通常与合同经办部门相同，工程战略采购类合同除 外。 17 / 20 6 工作程序 合同标准文本的编制 1） 根据合约规划，经营部负责编制各类合同标准模板，经营部组织各经办部门核实职责范围内的合 同标准文本。合同经办部门拟制完成后填写宣城市大唐万安置业有限公司合同评审会签表，交审计部、法务部和财务部会签，分管副总审核，执行董事审批，总经理审批。 2） 经办部门根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订，修订完成的合同标准文本由相应部 门分管副总裁审批。 3） 批准后的合同标准文本由经营 部保留正本并公布使用。 4） 根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，应持续及时修改合同标准文本，合同 标准文本修改同编制程序。 合同拟定及签署 1） 合同拟定及洽谈 a) 同除即时结清者外，应当采用书面形式。 b) 合同的起草工作应争取由我方或以我方为主承担。合同经办部门拟定合同文本， 已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本。采用合同标准文本的，经双方协商，可对标准条款进行修改，18 / 20 也可增加补充条款。 c) 政府有关部 门有强制性规定，可采用政府有关部门要求的合同文本。 d) 公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往相类似的合同标准文本或合同示范 文本另行拟定合同。 e) 合同所有条款都必须具体、明确、完整，用词准确，责任清晰，不能含糊不清、模棱两可。手 写部分字体要工整、认真，不得随意涂改。 f) 当通过招投标或其它合法途径确定合同谈判单位后，合同经办部门应在谈判前对合同谈判对象的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、市场需求、产品 /服务质量、价格 等背景资料进行了解和调查。对方委托代理人签订合同的，经办人必须要求对方代理人出具有对方法定代表人签字并盖公章的书面授权委托书，同时要对授权的具体内容和授权期限进行审核。 g) 重大的或涉外的合同谈判，应由法