建筑工程合同管理办法

1 / 18 建筑工程合同管理办法 建设工程合同管理办法 第一章 总则 第一条 为加强公司合同管理，规范合同管理工作，根据中华人民共和国合同法等有关法律、法规及公司制定的部门职责，结合建设工程合同管理实际情况，特制定本办法。 第二条 本办法所指合同主要为项目前期合同、工程前期合同、工程建设合同、材料设备采购合同等。 第三条 公司所有建设工程的咨询、评价、勘察、设计、监理、施工、材料设备采购等工作，必须签订相关合同，并以书面形式订立。 第四条 合同管 理工作接受公司经营班子的统一领导、协调和监督。 第二章 合同的分类 第五条 项目前期合同，主要包括：土地、委托评估等与项目前期工作相关的合同，由开发经营部负责拟定合同草稿或采用对方标准合同，并负责合同的洽谈。 第六条 工程前期合同，主要包括：临时供水、供电等工程前期合同，由工程部负责拟定合同草案或采用对方标准合同，并负责合同的洽谈。 第七条 工程建设合同及材料设备合同： 2 / 18 1 工程建设合同主要包括：工程勘察、设计、监理、施工及 重要设备采购 等需经公开招标确定的合同，由预算部负责根据招投标文件，参照各类合同的示范文本拟定合同草稿，组织相关部室进行洽谈。 2 根据工程建设实际须经专业分包的合同，主要包括：幕墙、弱电、装修、外围工程等合同，由预算部负责根据招投标等资料，参照各类合同示范文本拟订合同草案，组织相关部室进行洽谈。 3 重要材料设备采购三方签证合同，主要包括：新风机组、组合式空调箱、风机、水泵、冷却塔、热交换器、发电机、消防报警等，由预算部根据内部招投标文件所确定的价格，参照各类合同示范文本拟订合同草案，组织相关部室进行洽谈。 以上工程建设合同详见附件工程建设合同清单。 第八条 其他零星合同，根据公司制定的部室职责，由经办部室负责拟订合同草案，负责合同的洽谈。 第三章 合同洽谈、签订的审批程序 第九条 各经办部室负责牵头，组织相关部室与合同对方进行洽谈，洽谈结果及时向公司经营班子报告，经公司领导批准后，方可签订合同。 1 项目前期合同由开发经营部负责洽谈与签订，合3 / 18 同会签按预算部、分管领导、公司领导顺序依次审批。 2 工程前期合同由工程部负责洽谈与 签订，合同会签按预算部、分管领导、公司领导顺序依次审批。 3 工程建设合同由预算部负责洽谈与签订，合同会签按预算 部、分管领导、公司领导顺序依次审批。 4 其他合同的审批顺序参照上述方式进行。 各级审批人员应对合同详细审核，并签署具体意见。经办部室着重审查合同的真实性、资信能力、履约能力；工程部着重审查合同技术条款，包括技术、质量、工期的标准和要求；预算部着重审查合同经济条款，包括合同价款、计价方式、付款方式是否严密、是否能有效保障公司利益，由公司领导签署意见后， 合同才能盖章生效。 第十条 经办部室根据签署的意见或建议补充、完善合同条款，并将修改后的合同文稿在与合同对方进行技术和商务洽谈后，连同合同会签审批表和合同原件及相关文件备案归档。 第十一条 订立的建设工程合同经双方协商，确有必要变更或撤销的，须按照合同原审批程序重新报批。 第四章 合同的履行 第十二条 合同签订后，即具有法律约束力，合同经办部室、相关部室应本着“重合同、守信誉”的原则，严格4 / 18 执行和履行合同约定的义务，同时督促对方履行合同，以确保合同的全面履行 。 第十三条 合同经办部室、相关部室应及时掌握、了解合同对方的近况，对合同的履行进行跟踪，解决合同履行中出现的问题，以合同法为依据，维护公司利益。 第十四条 合同款支付：经办部室按合同中约定的付款时间，负责填写付款审批表，按公司相关规定审核，报公司领导审批后 方可支付。 1 项目前期合同款支付由开发经营部审核后负责申报，支付按预算部、财务部、分管领导、公司领导顺序依次审批。 2 工程前期合同款支付由工程部审核后负责申报，支付按预算部、财务部、分管领 导、公司领导顺序依次审批。 3 工程建设合同款项支付由工程部负责填写拨付审批表和实际完成工程量、形象进度，由预算部审核可支付额后报财务、分管领导、公司领导顺序依次审批。 第十五条 合同的结算：当合同工作内容全部履行完毕，达到工程结算条件时，进行合同的结算。 工程前期合同、工程建设合同，由预算部负责整理完整的竣工结算资料，其中竣工图、竣工资料需经监理单位、工程部审核签署意见并由工程部负责整理。预算部根据结算5 / 18 资料进行结算审核，将审核结果提交受托的审计单位审核，由审计单位出具审 计报告后，作为结算依据。 材料设备合同，预算部根据工程部签署材料设备的到货进度情况、实际安装使用情况等资料进行结算审核。 第十六条 合同签订之日起至合同工作内容全部履行完毕，余款结清，为该合同的全部履行期。 第五章 合同的管理 第十七条 各经办部室应建立合同台账，预算部负责合同的管理、检查与归档，财务部复核合同支付，其他相关部室配合。 第十八条 公司设有“合同专用章”，由办公室统一保管，合同专用章的盖章由办公室专人登记，并复印合同审批表和相关资料留存 备查。 第十九条 除公司另有规定外，公司所有建设工程合同原则上应加盖合同专用章，任何部门和个人不得利用公司及本部门的行政章等签订建设工程合同，特殊情况经公司领导批准后可用公司行政章签订合同。 第二十条 公司所有建设工程合同实行按项目统一编号制，预算部应按合同编号及时将合同整理归档，根据合同履行情况定期将合同整理后交办公室归档保存。 第二十一条 合同签订后，除交付对方必要的份数外，合同由预算部统一分送合同经办部室及相关部室、财务6 / 18 部、办公室归档，合同签订依据也同时由预算部送办 公室备查。 第六章 附则 第二十二条 本办法经公司办公会议讨论通过，自发文之日起执行。 附件： 1 合同会签审批表 2 工程结算审批表 3 建设工程合同清单 施工合同管理办法实施细则 第一章 总 则 第一条 为了加强对工程施工合同的管理，规范公司的经营行为，依据中华人民共和国合同法、中华人民共和国建设法等有关法律、法规，依据山东地产旅游有限公司施工合同管理办法制定本实施细则。 第二条 合同内容要遵循国家法律、法规和政策，不得损害国家、社会和公司的利益。 第三条 签订合同要贯彻平等自愿、互惠互利和诚实信用的原则。 第四条 依法订立的合同具有法律约束力，应按照合同的约定享受权利、履行义务，不得擅自变更或解除合同。 第二章 适用范围 7 / 18 第五条本办法适用于公司所签订的涉及建筑、安装、装饰、市政、园林、房屋修缮及保养维修等工程合同与相配套的监理合同。 第三章施工合同的拟订及谈判 第六条 施工合同的谈判工作需要在招 标定标工作完成、中标公示期满无任何异议后，方可进行。 第七条 公司收到合同签订依据后，通知中标单位按照招标文件要求提交证明文件及各项材料作为合同的共存附件；同时，公司成本部负责拟稿，并分发给项目公司工程部等相关部门进行合同初审。各职能部门根据其职责范围和要求，对施工合同约定的内容进行相应的调整及补充。 第八条 合同初审通过后，由成本部牵头，组织项目公司工程部等相关 部门共同参与工程承包方谈判。谈判小组必须由两人以上组成，共同参与施工合同的谈判，对达成共识的内容要形成会议纪要 ，参会人员要签字认可，并存档备案。 第九条 公司在组织合同谈判过程中，主要就合同专用条款和附加条款达成一致，对在洽谈过程中无法解决的问题，由成本部及时向公司分管领导、总部工程管理部沟通和汇报，以便于公司领导进行决策。 第十条 合同双方就合同内容达成一致后，由公司成本部完成合同的完善和修改工作，进入合同审批阶段。 8 / 18 说明：施工合同根据工程类别优先使用行业主管部门颁布的示范文本，可在专用条款后添加补充条款，要求内容全部打印，不得手写，空白部分应画波浪线。 第四章 施工合同的审批 第十一条 根据合同价款的范围，施工合同的审批权限和流程： 1、合同价款在 500 万元以下的施工合同： 合同经办人法律顾问成本负责人工程部经理财务负责人分管工程副经理公司经理 2、合同价款在 500 万元 1000 万元的施工合同： 合同经办人法律顾问成本负责人工程部经理财务负责人分管工程副经理公司经理地产旅游公司工程管理部经理 3、合同价款在 1000 万元以上施工合同： 合同经办人法律顾问 成本负责人工程部经理财务负责人总工程师分管工程副经理公司经理地产旅游公司工程管理部经理地产旅游公司总经理 第十二条 合同的审批流程详见附件 1：合同审批表。 第十三条 为了确保施工合同签订的合法性、有效性，在合同审批的过程中，成本部将合同文本提交给法律顾问签署律师意见书，律师意见书在报项目公司分管工程经9 / 18 理签前提供。 第五章 施工合同的签订 第十四条 结合施工合同审批权限的界定，将合同进行逐步审批通过后，项目公司成本部可通知中标单位提供已签 字盖章的定稿合同。 第十五条 项目公司成本部对定稿合同进行审核，并检验中标单位是否已按投标文件办理完相关承诺手续，如无异议，将合同原件提交项目公司经理签字后，由综合部加盖项目公司公章，合同签订完成。按照合同保管原则将正式合同文本存档备案。 说明： 1、无特殊情况下，施工合同应按招标文件中规定的时间内签订完毕。 2、合同双方法定代表人或其授权人在签订施工合同时，要注明合同签订日期，签字并加盖单位公章后，即产生法律效力。 3、需要总部工程管理部审批的合同，成本部须在招标文件定稿前，将招标文件报总部工程管理部审核。 第六章 施工合同的归档与保管 第十六条 在施工合同签定当日，成本部应将所签合同正本一份、合同审批单及相关证明文件原件交综合部存档，合同副本交由财务部、工程部分别留存，成本部及综合10 / 18 部应保存好电子版。 第十七条 根据合同价款合同保存的程序： 1、施工合同价款在 500 万元以下的：一式捌份，合同甲方陆份、乙方贰份；施工合同签定后三日内，成本部将电子版报地产旅游公司工程管理部存档 备案。 2、施工合同价款在 500 万元以上的：一式拾份，合同甲乙双方各执伍份；施工合同签定后三日内，成本部将其电子版及原件一份报地产旅游公司工程管理部存档备案。 根据实际情况，经总部工程管理部或项目公司经理同意后，可增加或减少施工合同的份数。 第十八条 项目公司成本部应设专人负责合同的保管工作。合同管理人员对已生效的合同要及时编号登记，逐项建立档案，凡与合同有关的文书、信函、补充协议等都要附在合同卷内归档，不得出现缺损、遗失。 第十九条 成本部合同管理人员必须建 立合同台帐，注明合同名称、金额、付款方式等主要内容，并于每月的 20号之前发给地产旅游公司工程管理部。 第二十条 所有施工合同均属企业机密。各使用单位或部门在使用合同的过程中，未经公司分管工程经理同意，不得将有关资料在任何商业或技术文献上刊登或披露，或转交、复印给其他无关人员，更不允许将电子版合同随意外传，否则由此造成的后果由责任人承担。 11 / 18 第七章施工合同的执行与监督 第二十一条 自施工合同生效之日起，项目公司工程部应督促合同双方严格按照合同的约定，履行自己的权利和义务。 第二十二条 地产旅游公司不定期的对项目公司合同的签定、审查、履行和归档情况进行检查，以便于施工合同、工程付款、工程结算的统一；地产旅游公司总部将结合施工合同、台帐、结算书以及项目公司的工程形 象进度审核工程资金计划。 第二十三条 在施工合同的执行过程中，如需对合同内容进行变更，需严格按照施工合同变更程序执行，形成施工合同的补充协议。 第二十四条 未签订施工合同的工程一律不予付款。 第二十五条 合同在执行过程中出现纠纷时，项目公司工程部应及时将情况上报， 项目公司成本部组织相关部门和分管工程经理进行处理，并把处理结果以报告形式存档，报地产公司工程管理部备案。 第八章施工合同的变更管理 第二十六条 合同变更分项目公司提出的变更和乙方提出的变更两种。 第二十七条 因项目公司需要提出变更的，可结合实际，按照以下程序办理： 12 / 18 由项目公司与乙方协调达成一致后，项目公司成本部向总部工程管理部提出变更合同的书面请示，请示应包括合同变更的原因、合同变更的内容、合同变更分析等项目，按审批程序报相关部门及人员批准后，依据原合同谈 判、审批及签订程序办理合同变更事宜。 第二十八条 一般情况下，不允许乙方提出合同变更，因特殊原因乙方提出合同变更的，结合实际情况，可以按照以下程序办理： 乙方向监理单位提出合同变更书面申请报告，须详细说明变更理由、内容、造价、结算办法等。监理单位审核申请报告，根据实际情况提出书面意见，报项目公司成本部。项目公司成本部和工程部对乙方申请报告及监理单位审核结果进行核查， XX 工程 合同管理制度 为加强 XX 工程合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠 纷，维护合同双方合法权益，提高经济效益，根据中华人民共和国合同法和有关规定，结合 XX 工程建设实际，制定本制度。 一、合同管理职责 1、项目法人的主要职责 1）、认真学习、贯彻执行中华人民共和国合同法13 / 18 和有关法律法规，依法保护本公司的合法权益。 2）、制定、修订本局合同管理制度、办法，组织实施合同管理工作。 3）、依法签订、变更、解除有关工程合同。 4）、严格审查所签订的合同，重大合同应提交有关方面会审，防止不完善或不合法的合同出现 。 5）、协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。 6）、做好合同统计、归档、保管工作。 7）、监督、检查合同签订、履行情况。 8）、宣传合同法和有关法规，培训合同管理人员。 9）、依法处理合同纠纷。 10）、制止有关单位或个人利用合同进行违法活动。 2、财务部门的主要职责 1）、加强与项目法人及现场管理机构等的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。 2）、做好与合同有关的应收应付款项 的统计、分析，提出处理建议、妥善保管收、付凭证。 3）、配合项目法人做好合同管理工作。 二、合同审签管理 1、本局对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以本局名义对14 / 18 外签订合同。 2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年，以备核查。 3、合同应当采用书面形式，合同文本应当采用国家规定的合同示范文本；合同相对方提供的合同文本必须送交局有关部门审核。 4、所有合同都应按顺 序由项目法人统一编号。 5、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。 6、订立合同，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。 7、对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同取样封存，并加盖公章或合同章，分别交由指定责任人保管。 8、订立依法可以设定担保或者对相对方的履约能力没有把握 的合同，应当要求相对方依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。 对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对相对方的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定15 / 18 进行审查。 9、对外签订合同，要明确选择纠纷审判管辖地，并优先选择由本局所在地人民法院管辖。 10、法定代表人或合同承办人应当在合同文本上签名或盖章。 11、签订合同，应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合 同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 三、合同审签程序 1、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。 对法人必须审查营业执照原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的法人营业执照或营业执照的副本复印件。 对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。 对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、经济组织是否合法存在、法定名称、地址、 法定代表人姓名、国籍及注册地。 2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。 16 / 18 代理人职务资格证明及个人身份证； 被代理人出具的授权委托书； 代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。 3、签订合同，必须认真审查对方当事人的履约能力。