21世纪不动产店务秘书岗位培训.ppt

店务秘书岗位培训,21世纪不动产,一个称职的店务秘书扮演着重要角色：,店长的得力助手经纪人的朋友和后盾承上启下的作用不可替代,一个不称职的店务秘书将会：,店长的“爪牙”或“跑腿”经纪人的“监工”，“打小报告者”拉大店长与经纪人之间的距离，增加矛盾,一个称职的店务秘书的主要特征是：,“眼疾、手快、嘴紧、脚勤、心细”,一个不称职的店务秘书的主要特征是：,“机器人、大喇叭、粗枝大叶、杂乱无章”,店务秘书的为难事：,承上启下做不好就会变成“上压下挤”苦不堪言猪八戒照镜子，里外不是人工作琐碎，难见“业绩”,店务秘书有哪些职责？,文件档案管理会议管理文书工作人事管理广告管理协助店长完善店内的规章制度等，并监督执行。协助店长与经纪人的沟通SIS系统内容的更新与管理收集相关房地产二手房交易的相关知识、新闻、政策法规等文件，建立经纪人学习资料库；收集整理本店内的活动照片、大事记录等维护与监督店内特许视觉识别系统VI的使用协助店长的日常管理工作协助店长与区域分部及其他加盟店的联系协助店长向区域分部订购制式物品,店务秘书岗位职责,一、文件档案管理包括：行政、业务的相关表格、文件、业务合同协议、培训资料等的整理和归档,与业务相关的主要文件和表格：,与业务相关的主要文件和表格：,与业务相关的主要文件和表格：,与管理相关的主要文件和表格：,文件和表格的管理制度：,内部表格管理：行政管理表格，在加盟店日常管理中使用服务表格，使用在与区域的联系中以上两项由店务秘书负责填写与保管；4.销售报表：经纪人每成交一单业务都须填写销售报表,在财务处汇总并定期上报给区域；,1、客户上门查询房源，经纪人协助客户填写求租/求购客源信息登记、求购求租委托协议及买方顾客服务保证书2、经纪人陪同客户看房并填写客户服务确认单。如客户所需房源是体系内其它加盟店的房源，则经纪人与店长填写联合销售合作表取得房源3、客户认可房源，提出报价，经纪人在买卖双方中协商直至达成一致，买卖双方签定购房意向书，双方确定购买意向并缴纳违约金4、买卖双方签定房屋转让合同，同时与加盟店签订委托代理合同5、物业交割完毕，买卖双方签署物业交接表与物业交验收据，经纪人签名鉴证。,买方服务流程与填写表格文件规定,1、客户上门登记房源，经纪人协助客户填写出租出售房源信息登记表、出租出售委托协议及卖方顾客服务保证书2、如果客户将房源钥匙放在加盟店中，则经纪人需填写钥匙收条3、经纪人实地勘察房源，填写物业价格评估初步勘察表，向客户推荐物业的参考价格4、店长审核物业价格评估初步勘察表并填写物业评估意见书5、经纪人在现有资料中为房源配对，如买方资料为体系中其它加盟店所有，则经纪人与店长填写联合销售合作表6、经纪人陪同意向客户看房并填写看房洽谈情况表7、客户认可房源，提出报价，经纪人在买卖双方中协商直至达成一致，买卖双方签定购房意向书，双方确定购买意向并缴纳违约金8、买卖双方签定房屋转让合同，同时与加盟店签订委托代理合同9、物业交割完毕，买卖双方签署物业交接表与物业交验收据，经纪人签名鉴证。,卖方服务流程与填写表格文件规定,1、经纪人定期填写出租出售房源委托汇总表、求购求租客源委托汇总表2、经纪人出外进行商圈调查后填写经纪人商圈调查表3、店长定期填写买方承租方推荐表、卖方出租方推荐表,其他相关表格文件填写规定,二、协助店长会议管理,店务秘书岗位职责,注：晨会和夕会中选择一个即可，不一定每天进行两个会议,三、文书工作根据店长要求起草、打印、装订文件,店务秘书岗位职责,四、人事管理1、协助店长进行招聘；（准备简历表，制订招聘条件及招聘方式，进行招聘预算，应聘者来源统计）2、建立员工档案简历、照片、证书复印件、奖惩记录等3、将新雇员信息表上交区域分部（以便分配经纪人编号/输入SIS系统）4、离职雇员的信息表上交区域分部（以便将其编号在SIS系统中注明作废）,店务秘书岗位职责,五、协助店长进行广告管理,店务秘书岗位职责,区域组织的联合广告相关规定：媒体选择：1.固定版面（区域统一）：钱江晚报（一次/月整版，时间：月日）见报房源量：条状每家店为9条房源（注：版面按加盟顺序排列）2.非固定版面A.都市快报每周二、三、五每条费用50元（店名按房源条收费，折扣以每月实际刊登情况而定）B.钱江晚报每周二、三、四、五费用：450元*8.8折/基本块（周二、三、四）45元/条（周五，每10条送两条另送报头）各加盟店如需刊登广告，钱江晚报必须提前两天和李冲预约，由区域统一和报社联系。,广告发布流程：A.钱江晚报（如：8月12日刊登）8月10日12：00前务必将房源以电子邮件形式传送至李冲处B.都市晚报、钱江晚报（周二刊登）周日12：00前以电子邮件形式传送房源至李冲处C.都市晚报、钱江晚报（周三刊登）周一12：00前以电子邮件形式传送房源至李冲处D.都市晚报、钱江晚报（周五刊登）周三12：00前以电子邮件形式传送房源至李冲处e-mail：richard，并把房源签字确认件务必传真至区域分部。,附：格式为区域编号物业名称楼层年份面积售价：如，西湖K04627、翠苑三区(简装)、2F/7、1988、41.26m2、19万净；下城K04628，流水苑(精装)、18F/20、约1998、107.38m2、75万净（1）区域分为：西湖区、下城区、拱墅、上城、滨江、萧山、余杭、江干区（2）编号为各加盟店联合广告代号加SIS系统后5位数各加盟店联合广告代号为：万众A丰业B中正C信宜朝晖D信宜采荷E信宜城西F三缘G中信大关H中信湖墅I中信文二J德家K华明L名流M腾龙N万城O华宇P中信新华Q住商R和泰S佳苑T欣居U福地V华欣W永安居X畅想Y易安居Z万城白荡海A万城三塘B中信名仕D城东E德家庆春F江岸名家G（3）务必以EXCEL格式上传房源请各加盟店务必准时预约、及时上传房源！并按标准格式上传房源！,六、协助店长完善店内的规章制度等，并监督执行。店内的主要规章制度：1、单店运营手册（区域提供）2、员工考勤制度（各店自定）3、员工奖惩制度（如奖项设立、违规惩罚条理等）（各店自定）4、经纪人底薪及佣金提成制度（各店自定）5、作息时间制度（各店自定）6、店内会议制度（各店自定）7、店内培训制度（各店自定）8、协助店长制定商业计划,店务秘书岗位职责,七、协助店长与经纪人的沟通-建立良好的沟通渠道1、做好上令下达与下情上达的工作，保持信息通畅2、有利于建设沟通型/协作型团队,店务秘书岗位职责,八、SIS系统内容的更新与管理1、相关数据资料上传给区域（销售报表与输入的SIS资料吻合一致）2、每周将上周的成交数据上传给区域（李冲），提供给报社市场分析专栏3、及时整理加盟店的房源和客源信息4、加盟店房源及客源信息及时准确地输入SIS系统,店务秘书岗位职责,九、收集相关房地产二手房交易的资料建立经纪人学习资料库资料如：1、房地产知识2、相关新闻、报道、广告、数据3、相关政策法规4、其他相关信息等文件,店务秘书岗位职责,十、收集整理本店内的活动照片、大事记录等有利于各店的企业文化的建设，培养员工的企业认同和自豪感,店务秘书岗位职责,十一、维护与监督店内特许视觉识别系统（VI）的使用根据VI使用的相关规定共同维护和推广我们共有的品牌具体内容详见“VI培训课程”,店务秘书岗位职责,十二、协助店长的日常管理工作。,店务秘书岗位职责,十三、协助店长与区域分部及其他加盟店的联系工作与区域的联系：1、每天至少检查一次电子邮箱，接收相关通知、资料等，并及时告知店主/店长，尽快回复。2、每天至少浏览一次区域的网站，将相关通知信息传达给店主/店长及经纪人，注意浏览的内容：1）最新体系新闻/地产新闻2）公告栏中最新的培训信息及其他通知3、注意接收传真文件并及时告知店主/店长，尽快回复。4、与区域分部及其他店的联系记录/传真/电子文本等应复印存档以备查阅,店务秘书岗位职责,店务秘书岗位职责,十四、协助店长向区域分部订购制式物品1、了解并熟知制式物品种类/订购流程/付款方式及相关规定等2、及时订购所需物品，及时按要求付款（严禁拖欠费用！）3、负责订购物品的领回、签收、存库、记录、分发及分发记录,物品供应政策,物品供应政策是区域分部对加盟店的服务支持体系中的一部分。,制式物品集中采购的意义,1、统一21世纪不动产体系的视觉识别系统VI有利于提高品牌形象及知名度,2、降低加盟店费用,制式物品集中采购的意义,3、加盟店省心！省力！省时！寻找好的供应商，了解信息，比价与供应商议价检查样品，签订协议，如不符要求，继续寻找,区域分部负责操作,制式物品集中采购的意义,制式物品供应要求,1、符合营业规范手册中视觉识别系统部分的要求（见VI手册）,3、通过21世纪中国不动产总部的审核,2、参考物品供应手册中的样品,4、区域VI专员或总监须审核区域单店的相关事宜,制式物品供应分类,制式物品供应可分为三类：,1、21世纪不动产总部统一授权供应商制作,2、经21世纪不动产总部审核批准，区域分部自行选择供应商提供物品供应,3、向物品供应基地温州区域订购。,物品申购流程：,21世纪不动产杭州区域分部加盟店，现已收到上述制式物品，经核查无误，特此证明。并将按上述金额向杭州区域分部付款。加盟店负责人签名：日期：年月日,物品签收表,21世纪不动产加盟店物品申购表加盟店名称：,申请人签名：日期：年月日,物品订购相关规定,物品供应统一由连锁运营部负责协调，行政管理部具体操作。2、行政管理部尽可能在单店申购物品后一星期内到货，如暂时缺货会及时通知各店。3、物品到货后，区域通知各店派人来取回。4、行政管理部将不断寻找好的供应商，确保价廉物美5、区域分部根据本地区的需求特点，建立适应本地区需求的物品供应体系，更好地为加盟店服务,1、请提前申购物品，并注意起订量及制作周期。2、加盟店在申购物品前请详细填写申购表，并以传真（要有店主签名）方式提交区域分部。3、物品送达时请检查是否有毁坏、破损、短缺，如有请及时通知连锁运营部。,物品申购注意事项,加盟店开业筹备期制式物品采购清单,单店开业获得赠送物品清单,物品展示,物品分类：,装修用品,嘉奖与认证,宣传品,办公用品,宣传品,宣传品,领先一步,租凭流程,公约,客户服务,专业服务,区域分部,宣传品,年度计划,经纪人,买卖流程,服务方程,梦想成真,宣传品,名称：三折页（涉外房地产服务）规格：220mmX290mm，300克铜版纸，可放插页,名称：文件夹规格：黑色纸制，印金色，21世纪标志及权属声明,名称：宣传册规格：黑色纸制，印金色，21世纪标志及权属声明,宣传品,名称：两折页（21个理由）规格：210mmX285mm,157克铜版纸，覆膜,名称：体系宣传片规格：盘面黑白印刷，带彩色封套,名称：空白光盘规格：小型光盘，可刻录250M文件，彩色盘面，带透明盘盒,名称：三折页（调差安家）规格：210mmX285mm,250克无光铜，彩色印刷，覆膜,宣传品,名称：彩色气球规格：10寸进口珠光球,名称：三孔夹规格：两寸三孔夹、黑色、仿皮文件夹,名称：名片夹2规格：黑色牛皮或棕色井纹皮，印21世纪标志,办公用品,名称：文件薄规格：全黑、封面印有21世纪标志,名称：圆珠笔规格：印21世纪标志,名称：胸卡规格：21世纪不动产员工胸卡，配蓝带与塑料卡托,名称：马克杯规格：瓷杯、黑（白）色21世纪标志丝网印刷,名称：领带规格：真丝提花，145cmX10cm,办公用品,名称：胸针规格：铜镀金、填黑漆,名称：胸针规格：铜镀金、填黑漆,办公用品,名称：招募工具包规格：黑色仿皮，包金角，1.5寸三孔夹,名称：仿皮文件夹规格：仿皮制品，烫金21世纪Logo内为1.5寸三孔夹,名称：店内辅导培训VCD教材规格：加盟店室内培训资料，全套共13盘,名称：CD包规格：黑色仿皮，内为14插页,名称：制服面料规格：金色、纯毛华达呢、可到推荐服装厂（红都时装公司）制作,办公用品,名称：T恤衫规格：女士、280g网眼、纯棉白色T恤黑色领口、三粒扣、型号M/L,办公用品,名称：名片规格：51mmX90mm,小布纹纸，烫金,名称：9号信封规格：120克胶版纸，烫金Logo,名称：5号信封规格：110克胶版纸，烫金Logo,名称：信纸规格：A4，120克刚古纸，烫金Logo,名称：王朝式标志牌规格：木制、有机板丝网印、尺寸m,名称：资料架规格：金属架、喷塑、印世纪标志,名