办公室5S管理82022865.ppt

办公室,目前在许多公司企业的办公现场中，都经常会出现很多不良的现象，例如：工作人员仪容不整、办公设备的摆放和保养不当、工具随意乱摆放等。这些不良现象的存在，会在资金、场所、人员、士气、形象、效率、品质、成本等多方面给企业造成严重的浪费。,面对此时的场景，你是否会焦头烂额？,如果你的办工桌上摆的是这样，你会崩溃吗？,经5S改善后的办公桌，井井有条，赏心悦目。如图：,在这样的办公环境下，也是一种享受,5S它是管理的基础，是全员高效工作的前提，是TQM的第一步，是推行ISO9000的结晶。公司办公室的活动，如果有了5S的推动，就能收到事半功倍的效果。5S就是这么的神奇，只有你想不到的，没有你见不到的。5S效果看的见，持之以恒是关键！,内容：一、实施“5S”的好处二、何为“5S”三、“5S”具体操作细节,一、办公室实施“5S”的好处：,“5S”有助于改变公司的形象。整齐、整洁的工作环境，容易吸引顾客，让顾客心情舒畅；同时，由于口碑的相传，企业会成为其它公司的学习榜样，从而能大大提高企业的威望。可以说，“5S”是公司的最佳推销员,2“5S”有助于提高工作效率。当所有物品分类、摆放整齐后，一方面可以提高统计的工作效率，另一方面则将可能出现的错误降至最低点，如下图所示。,3“5S”有利于节约有限的空间。很多企业都苦于办公空间太小，但是，如果有效的实施“5S”，将会极大节约空间，将原本狭窄的办公室空间变为整齐、有序、宽敞。,4提高工具、机器设备的最大使用寿命。当实施“5S”后，原本长时间不保养的办公设备，有了习惯性的维护、保养、清洁、有利于降低磨损，提高寿命；原本随意丢弃的物品则放置于固定场所，避免了践踏或其它无意的损坏，当然可以提高其现有寿命。,5实施“5S”对工作人员的身心健康有极大好处。可以提高士气，提高工作效率，当实施“5S”后，空间大了，摆放整齐了，污渍灰尘少了，看的是赏心悦目，员工感觉很舒服，士气自然高涨，同时由于都有明显标志，摆放又整齐，搬运，寻找时间减少，工作效率便会大大提高。,二、何为“5S”“5S”实际是五个单词的简称，就是整理、整顿、清扫、清洁、素养，其日文的罗马拼音的第一个字母都是S，故称之为“5S”。,5S是什么,区分要物与不要物，将不要物处理掉。,将要物规范放置，使寻找时间为零。,使工作环境变得无灰尘、干净整洁。,保持前3个S，制度化，规范化。,形成习惯，提高整体素质。,（一）整理的含义：把所有的物品（硬件）分为两大类，要与不要的，把不要的物品变卖、拆掉、丢弃、清除。内容及要求：1、每半年对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部销毁。根据公司要求，必要文件上交法务部送档案室归档。2、每半年对表单记录（包括电子文档）作盘点，根据公司要求，盘点后的有效表单记录上交法务部送档案室归档。3、各中心对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”，分类如下：,4、依据必要品的使用频率和常用程度基准决定物品的“要”与“不要”。,5、“不要”物品经各部门经理判定后，集中报行政部报废。,1）用与无用物品的判定（二）、要1、正常的设备、机器、照明或电气装置；2、附属设备（工作台、料架）；3、正常使用中的工具；5、尚有使用价值的消耗用品；6、使用中的垃圾桶、垃圾袋、清洁用品；8、办公用品、文具；9、推行中的海报、目视板、看板、文件；11、消防设施、安全标识；12、使用中的工具柜、个人工具柜和更衣柜13、饮水机、茶具；14、最近三天的报纸、未枯死发黄的盆景；15、其他物品。,不要1、地面上（或地板上）的、废纸、灰尘、杂物、烟蒂；、不再使用的办公用品、垃圾桶；、过时的定置线、标识。2、桌子或柜子、破旧的书籍、报纸；、无用的劳保用品、须丢弃的工作服；、损耗的工具、余料、样品；3、墙壁上（目视板上）的、蜘蛛网、灰尘、污渍、胶渍；、过期的海报、公告物、标语；、乱写乱画的字迹、残留的张贴物。,要与不要，,（四）、不需要品的处置1、经整理出的不需要设备、工夹具、模具或产品，以“5S标示基准”贴上红牌，并按类别登记到“5S红牌作战统计表”上；红牌样板如下图。2、对有一定变卖价值的不要设备等，固定每月的一天须呈请总经理核准批示，做是否变卖结论。,2）判定后的处理一般有以下几种处理方法：退货或作价卖掉；挪用于其他项目或部门；修理、修复，恢复其使用价值；无使用价值废弃处理；3）建立一套无用物品废弃的程序要领：马上要用的、暂时不用的、长期不用的要区分对待；即使是必需品，也要适量；将必需品的数量降到最低程度；在哪儿都可有可无的物品，不管是谁买的，有多昂贵，也应坚决处理掉，决不手软！,整理前,根据一要一不要原则，贴上彩色标签,（二）整顿的含义：把要的物品分为几大类，经常使用；不经常使用的；长时间不使用的；按照相应的明确规定摆放好，并加以标示。内容及要求：普通办公桌坐椅办公桌桌面：横式屏风转角屏风桌面上的资料整理：报刊文件资料办公桌外的资料整理：储藏间铁皮柜各种线路生活必需品的摆放：水吧个人物品主要行政区：中心领导区会客区环境的设计：过道墙面门窗暂放物品,彻底地进行整理,确定放置场所,规定放置方法,进行标识,整顿的流程,整顿,不必要不能使用,不大可能用到,很少使用,偶尔使用,抛弃或删除,抛弃、删除或捐出来,远距离或电子形式存放,存放在附近，便于取到,使用频度处置,经常使用,存放在手边，随时能拿到,5S过程,（三）清扫含义：所有要的物品及场所不间断的进行打扫，维持上述物品和环境的较好的状态。清扫内容及要求：办公室的工作人员，对公共区域（如通道、楼梯等）负责清扫，个人清扫区域：桌面、桌下、电脑、传真机、复印机、打印机等等。清扫基准-对象-清扫标准要求-周期-清扫时间,（四）清洁的含义：经常性保持上述的行为结果。内容及要求：彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。清洁的主要内容(1)有无文件档案管理制度；(2)有无依照档案制度将文件归档；(3)本部门重点目标管理有无目视化；(4)供应开水(水吧)处有无标识清扫责任人；(5)有无指定书库、书架维护负责人。,办公室必备的办公用品,（五）素养的含义：当上述的四大方面能够实现时，不是依靠公司的强制性法令或约束性制度，而是要求员工形成习惯化，员工都把那些方面看成自然而然的事，不做就会不适应，这便是素养。素养内容及要求：1.遵守员工守册、公司日常管理规定2.养成良好的行为习惯，提升个人品质。,问候、礼貌语,您好!早上好!下午好!大家好!,语言,着装,3.素养巡查：(1).5S推行小组每周将对各办公区域进行检查。(2).行政管理中心后勤服务部对各办公区域不定期进行巡查。(3).巡查时，发现违规现象将落实相关责任人，并要求限期整改。若未如期进行整改的将给予记小过处理，并在公司内通报批评。,办公室布局,过道,过道,花木,花木,花木,花木,花,花,内容及要求：普通办公桌的5S：办公桌坐椅办公桌桌面的5S：屏风文件资料其他资料的5S：铁皮柜电脑的5S：电脑内部电脑桌面各种线路生活必需品的5S：饮水机个人物品环境的设计的5S：过道墙面门窗花木,1.普通办公桌（1）桌面除公司购置的文件架-盘（外侧）、电话机（中间）、键盘（中）、显示器(内侧角)、鼠标、水杯(靠文件架)、台历除外无其他物品；人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。,整理：以“5S标示基准”贴上红牌，并按类别登记到“5S红牌作战统计表”上,经过贴上红牌，进行分类。,分类整顿,整顿,抽屉,抽屉,文件夹的5S,活页夹管理活页夹颜色管理：管理类：制造、其他类：蓝图类：标准规格类,蓝色,绿色,黄色,红色,分类方式：按客户分类按形式分类按一般文件分类按标题分类,简单的目视化管理体系清楚显示了归属和是否遗失什么东西。目视化管理使你能进行“例外管理”,整顿前,整顿后,屏风的5S,屏风作用：似隔非隔,在空间上起着神秘作用,功能与美感相结合的东西.既起分隔作用,又是艺术点缀,而且可以挡风,在空间上还是流动的.,内外侧不允许有任何张贴,屏风内侧张贴了好多东西，看似分取、拿取方便了，其实不然，物品摆放张贴过于混乱，及时在好的头脑遇到这种情景也是忙手忙脚。降低了工作效率。,处理方式：对在屏风上的文件进行重新定位。把文件分类进行放置。整理：“红牌标示”进行要与不要的分拣。,红牌标示,5s之后的效果,清理,对屏风上的物品及资料进行分类后的文件，需要的放在文件夹中，不要的处理掉。,办公桌,资料柜,桌面文件转移到文件柜,清洁：人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。负责人时时保持屏风的干净，内外不能有东西。,素养,屏风在使用过程中，及时清洁，不但不会影响到它的美观，还会增加它的使用寿命，要习惯的定期对它进行清洁保养，保持洁净的美好环境。正确的清洗屏风步骤，也能省掉不少成本。,电话5S的管理,电话是必不可少的办公工具，给工作带来了方便。经过5S管理后，电话的位置应该固定，放在离手能够够得着的范围内。,台历的摆放,台历的作用就是醒目的提醒人日期的工具。他的摆放直接影响到人对时间的计划。因此，经过5S的目视化管理，进行定点放置在电脑左侧。让人一目了然。,电脑的5S,文档桌面、电脑中不能有失效文件，重要文件必须设置密码，当你离开半小时以上必须锁定桌面，避免无关人员看到机密文件第一步：电脑硬盘整理第二步：电脑文件整顿第三步：电脑垃圾文件清扫,整理发现问题：不用的图标很多不用的程序较多旧文件或将旧文件存档较乱、无规则,整顿,一.建立快捷键收藏夹,二.建立“菜单”,三.增加快捷方式,四.关闭工具栏,文件划分,文件夹和内容没有有意义的名称,清扫,改善前,改善后,电源线进行5S前后的对照,改善前,改善后,电源线的捆绑束缚,清洁,时常清洁电脑：要即时整理自己创建或者下载的文件，分门别类地去保存。经常注意电脑周围环境的干急整洁，市场清理电脑旁边的污物。,素养：养成良好的习惯,习惯是养成的，需要你长期不懈地去努力。这样，你就可以享受每次打开电脑的整洁了。,座椅的5S管理,工作椅摆放标准,人离开办公室短时外出，座位半推进；,桌子,人离开办公室短时外出，座位全推进；,外出标识,（2）抽屉的5S管理,办公桌抽屉合理的利用，为办公人员暂时储存、保存提供了便利。,充分利用了抽屉的内部空间，而且还整洁了外部空间。,整理,凌乱的抽屉内部不禁让人反感，而且为自己寻找东西的时候带来不便。有时还需要话费大量时间去找寻自己所需要的物品。下面两个图的截然不同，就会得出结论。,改善前,改善后,办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，集中放置右侧第一抽屉内；可放置第二抽屉；左侧有序的放置文件资料;书本类可以放置右侧第三抽屉内；个人的参考资料、文件卷宗、空白稿纸、各种表格及个人物品等。,第一抽屉,第二抽屉,第三抽屉,整顿,清理、清扫,在抽屉里，任何超过最大数量的物品，均需从抽屉中剔除，放在室内一个角落的办公用品储存区，即“循环金库”,素养,办公桌整体完成后的效果这一切的一切都是这么清晰、整洁、赏心悦目，只要坚持，工作效率不高都难！,文件柜,整理：资料柜摆放不合理，内部混乱。直接影响办公效率。,整理前,整顿靠墙放置，内放各部门在过去的一个月或一周内使用的资料文件;必须分类整齐，并加以标识。,定位、标识方法,连接线标识,影绘表示（形迹管理）,文件柜的整顿,连接线标识,清扫,对文件柜做整体定置线，且制定文件借阅一览表以防文件的丢失,清洁,自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行),责任人一定要负起责任，做好清扫文件柜里外的任务。,素养,长持以往，坚持整理、整顿、清理、清洁的任务和工作，必定能保护好并能维护好文件柜，时时保持着文件柜的干净整洁。,5S后的效果,打印机,通过对打印机进行5S能够：使工作人员正确处理及操作打印机，增强操作人员的安全性延长打印机使用寿命减少打印机损耗,打印机的整理,a.打印机应放置在平稳的桌面上使用，严禁放在不稳定的推车、椅子或桌面上，以免滑落损坏；b.打印机上的槽及开口不得堵塞，不得将物体插入这些孔槽中；c.使用打印机时应尽量避免潮湿、极端温度、震动、阳光直射及落尘量多的环境。,打印机的整理,把打印机旁边的书籍及文件夹贴上标签，进行“红牌运动”，不能让物体挡住打印机的槽及开口。,整顿,把不需要的物品清理掉，需要的物品进行分类。贴上彩色标签，按照分类进行摆好。,清理,打印机周围的物品及场所不间断的进行打扫，维持打印机周围物品和环境的较好的状态,清洁,经常性的进行整理、整顿、清理活动，保持打印机的清洁。,素养,把打印机的5S责任进行宣传教育，责任到人。让员工正确的按打印机操作规程操作打印机，保持打印机的干净整洁。最终养成习惯。打印机更能完成机器本身的任务。,员工休息室,员工休息室主要用于当班员工中午、晚上吃饭，上班前更衣及储物使用。为使员工休息室保持良好的清洁卫生，整齐的环境及公共秩序，使员工获得充分的休息，以提高工作效率，特制定本制度,员工休息室管理办法,无灰尘、无水渍、无杂物，无划痕，保持皮质颜色；靠垫按图示摆放,员工休息室管理办法,无指印、无污渍、无水印、无灰尘,完整无破损，纸张半露扯平于盒外。,无指印、无污渍、无水印、无灰尘、无破损。,无破损、无灰尘、无水渍，糖果数量标准为糖盘整体的三分之二，糖果数量即缺即补。,员工休息室管理办法,清澈见底无混浊,装饰用品颜色鲜艳，无破损、无脏污,员工休息室管理办法,衣架无污渍、无灰尘、无损坏缺失,饮水机,饮水机的使用说明：初次使用饮水机时，应用清水对饮水机各容器及管路进行清洗，然后旋开排水阀，待排完机内余水后拧紧排水阀。加上大瓶水后，打开热水龙头，有水流出后方可插上电源、打开加热开关，避免干烧，延长机器寿命。建议根据具体情况3个月左右清洗消毒一次，使用一年，可请专业维修人员对聪明座及内胆进行清洗。家长应该注意，小孩勿在饮水机旁边玩耍，有必要的可把热水龙头换上安全型水龙头，防止烫伤小孩。,饮水机,整理：人们喝桶装水图的是水质纯净、有益健康，但饮水机的给水环节如果清洗不彻底，也会导致水质的二次污染。,整顿,饮水机摆放位置：摆在沙发旁边或矮柜边上，要放在不挡事又方便够到的地方。尽量放到边角,别摆在太显眼的地方.客厅沙发边的墙角,清扫,洗饮水机的几个步骤：1.拔掉电源插头，取下水桶，打开饮水机后面的排污管口。然后，再打开冷热水开关放水。2.往逆时针旋转，取下“聪明座”（就是饮水机内接触泉水桶的部分），用酒精棉仔细擦洗饮水机内胆和盖子的内外侧，为下一步消毒做准备。3.按照去污泡腾片或消毒剂的说明书配置消毒水，导入饮水机，使消毒水充盈整个腔体，留置10-15分钟。4.打开饮水机的所有开关，包括排污管和饮水开关，排净消毒液或开水。为确保消毒液被排出干净，尽量用开水或纯净水反复冲洗几次。5.冲洗几次后，把饮水机向后侧倾斜，排出清洗过程中不慎滴入的液体，并用干抹布擦拭机身外侧和后背。6.饮水机清洗完后，还可能有微量的饮水机清洗液残留，不能马上饮用。应该先放水，直到排出的水没有氯气味才能放心饮用。,清洁,坚持整理、整顿、清扫三个环节。把饮水机的5S进行到底，完成清洁工作。,素养,养成清理饮水机的习惯。责任到人，为了自己和他人的健康，必须对饮水机进行彻底的保护。,办公室的花木,整理：随着办公自动化的普及，打印机、复印机等设备的应用，加上地毯、壁纸、粘合剂等，不同程度地污染了室内空气。要有效治理办公室污染，除加强通风透气外，最简单有效的方法就是摆放盆栽花卉，因为绿色植物是办公室内有害物质的“吞噬者”。,整顿：1.有枯枝败叶及时剪掉，2,不能摆有刺的。3.树的外表形状要好看，不要有断枝。4.注意花盆上的字及画，这个影响也很大。5.尽量放崔财的，吉祥的，又能净化空气的。如发财树，虎尾兰，步步高，红运当头，米兰，黄金万两，开运竹，红掌，滴水观音等等。各种树要各得其位，各尽其用。风水与美化融为一体。,清扫,为了有效清除办公室内多种污染物，应同时摆放不同种类的花木，每十平方米的面积至少摆放治污花木1至2种。吊兰、非洲菊、长春藤、铁树、菊花、红颧花、龙血树,清洁,（1）阳光：明亮到半阴。.环境：温暖，适量的湿度。.施肥：每半月一次肥，冬季每月一次。.浇水：保持湿润，对水分需求量较大，避免积水。.备注：可吸收丙酮、苯、甲醛、能吸收空气中化学污染、可清除二氧化硫等。,素养,绿色能缓解办公室一族的情绪。除此以外，不少植物还具有很好的净化空气、杀灭细菌的作用。这种种的好处，都需要让每个工作人员对花木进行保护到底。,办公室花木的养护方法,养护标准：1、植株丰满健壮，株型自然匀称。叶面干净光亮，无灰尘赃物，无明显病斑，无明显虫害，无残留害虫。2、植株无残枝、黄叶。3、保证植物见干见湿，不过量浇水，又不缺水份，保持植物对生长水分的需求。4、保持植物的花盆、器皿干净整洁，无赃污，花盆内无杂物、垃圾，对损坏残缺的花盆套缸及时更换，做到进场无烂盆坏盆。5、植物的底碟、套缸、花盆应合适配套，不大不小美观大方，底碟、套缸、花盆的颜色搭配适当。6、保持花盆、底碟，套缸内无泥垢，脏水，定期清洗，干净整洁，每次养护完毕，清理现场保持现场清洁。7、植物花卉在摆放期间要保证其生长需要，必需定期施用肥料，施用的肥料应无异味、无毒的有机肥或高效无机肥。但要保证无刺激性气味，保证摆放环境清新自然。对虫害严重的应更换。8、保证摆放植物观赏性，对叶片少于植株1/2以上的、或没有观赏性的植物定期更换，公司护理人员每周反映并登记植物情况，公司主管安排下周更换。原则上每月换花不少于二次，对特殊情况，配合甲方做好更换调整。9、养护人员每次养护工作完毕必须接受客户监督并检查，给予评定，对服务态度，工作不到位的可以要求改正，客户在护理卡上签实评定，本公司主管每天检查护理卡及时解决客户反映的问题。10、保持植物历旧常新，植物摆放时间较长或客户提出的更换植物，公司应安排定期更换调整。,过道过道是办公室内的通道。办公人员之间的交流必须通过于此。而过道的通畅程度又影响文件资料及信息的传达。对过道提出的要求是：保持畅通，不得占道放置任何物品，地面保持干净、清爽。,进行5S前,进行5S后,清洁用品的管理,整理：垃圾桶、抹布、扫帚、簸箕、拖布垃圾桶的摆放影响过道通畅；抹布、扫帚、簸箕、拖布等保洁用品随处乱放。,整顿,垃圾桶的：垃圾桶一般置于个人办公桌下方右侧位置，公共垃圾桶放于空间适当且方便使用的办公区域,清扫,垃圾桶的定制管理：垃圾桶根据情况合理放置，放