秘书基础的名词解释

1 / 35 秘书基础的名词解释 秘书基础复习题 第一章秘书工作及其发展趋势 一、填空题： 1、汉书 刘向传中记载：成帝“诏向领校中五经秘书”这里的秘书是皇宫内秘藏的书籍或谶纬图篆之类的文图资料，东汉时设“秘书监”，曹操为魏王时，设“秘书令”这里的秘书是指一种官职。现在的秘书是指一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。 2、秘书工作的基本属性有：辅助性、政治性、服务性。 3、秘书工作的本质就是为 领导服务 4、秘书工作的政治性主要体现在三个方面，即：鲜明的阶级性、明确的政策性、高度的机要性。 5、我国党政机关的秘书部门，历来坚持“三服务”的宗旨，即为领导机关服务、为各部门服务、为人民服务。 6、秘书工作具有收录整理、录入打印、信息传递、会务服务、事务管理等多种手段。现在科技的发展使秘书工作手段不断开拓与创新，将为其工作开辟更为广阔的服务领地。 7、根据秘书工作的各项具体任务的性质，可分为政2 / 35 务和事务两大类主要任务。 8、以“三个代表”为指导， 做好办公室工作，必须在指导思想和工作把握上切实处理和解决好以下几个方面的问题：在思想认识上，要强化“三种意识”在工作目标上，要做到“三个满意”在工作措施上，要实现“三个转变”在工作安排上，要抓好“三个环节”。 9、我国秘书工作呈现出三大发展趋势是：参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。 10、办公手段现代化的发展大体经历四个阶段，即起始阶段、发展阶段、完善阶段、成熟阶段。我国秘书部门的办公手段处于起步阶段。 二、单项选择题 1、汉书 .刘向传中记载：成帝“诏向领校中五经秘书”，说文“秘书说曰：日月为易”，这里的秘书是指 A、皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料 B、一种官职 C、一种职称或职务 D、秘密的书 2、秘书工作的本质是 A、为领导服务 B、为人民服务 C、为各部门服务 D、为私人服务 3、在办公手段现代化中是处理信息使办公室设备智能化的主要工具 3 / 35 A、信息来源 B、计算机 C、互联网 D、通信技术 4、是在办公手段现代化的环境 下办公室之间相互传递信息所依赖的主要技术手段 A、计算机 B、互联网 C、激光排版 D、现代通信技术 5、秘书工作的政治性主要取决于的政治性 A、国家的 B、机关的 C、领导工作 D、秘书个人 三、多项选择题 1、秘书工作的基本属性有 A、明确的政治性 B、辅助性 C、服务性 D、政治性 2、秘书工作的的政治型主要体现在三个方面 A、鲜明的阶级性 B、明确的政策性 C、服务性 D、高度的机要 性 3、秘书工作具有等多种服务手段 A、政务和事物 B、处理整理录入打印 C、信息传递 D、会务服务事务管理 4、我国秘书工作呈现出的三大发展趋势是 A、参谋职能强化趋势 B、领导多问趋势 C、秘书工作管理科学化趋势 D、办公手段现代化4 / 35 趋势 5、办公手段现代化追求的目标是 A、尽量减少差错 B、提高办公效率和质量 C、缩短活动周期 D、减少行政开支 6、办公手段现代化的发展大体经历四个阶段即 A、起始阶段 B、发展阶段 C、完善成熟阶段 D、顶峰阶段 四、名词解释 1、秘书 2、秘书工作 五、简答 1、秘书工作的基本属性是什么？其中的政治性主要体现在哪几个方面？ 2、新时期秘书工作参谋智能化主要原因有哪些？ 3、办公手段现代化的含义是什么？ 4、办公手段现代化追求的目标是什么？ 5、完善的办公手段现代化系统，一般具有哪些功能？ 6、秘书工作的繁杂性表现 在哪几个方面？ 六、综合题 新领导今天上任，秘书小李心里忐忑不安。以前在老领导身边鞍前马后地跑，现在新领导会怎样待自己呢？无5 / 35 论怎样，先把精心准备好的新领导施政演讲稿、欢迎会上的讲话稿、单位基本情况汇报材料等都恭恭敬敬地送到新领导的手里。谁知新领导不领情，反批评小李没做好基层调研的准备。请你根据所学知识，分析小李挨批评的原因。 职业高中文秘专业秘书基础复习题参考答案 第一章秘书工作及其发展趋势参考答案 一、填空题 1、皇宫内秘藏的书 籍或谶纬图篆之类的图文资料 一种官职，是指对担任某种工作的人的称呼是指一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。 2、辅助性、政治性、服务性 3、为领导服务 4、鲜明的阶级性、明确的政策性、高度地机要性 5、为领导机关服务、为各部门服务、为人民服务 6、录入打印、信息传递 7、政务 事务 8、在思想认识上，要强化“三种意识”； 在工作目标上，要做到“三个满意”；在工作措施上，要实现“三个转变”；在工作安排上，要抓好“三个环节”。 9、参谋职能强化趋势 秘书工作管理科学化趋势 办公手段现代化趋势 10、起始阶段 发展阶段 完善阶段 成熟阶段 6 / 35 二、名词解释 秘书：是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。 秘书工作：是指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动。 三、单选 1、 A2、 A3、 B 4、 D5、 C 四、多选 1、 BCD 2、 ABD3、 BCD 4、 ACD5、 ABCD6、 ABC 五、简答题 1、基本属性是：辅助性、政治性、服务性。政治性主要体现在：鲜明的阶级性、明确的政策性、高度的机要性。 2、主要原因有两方面： A、飞速发展的经济建设的客观需要 B、领导决策由经验决策向科学决策转变的需要。 3、含义是把计算机技术和现代通信技术，系统科学和行为科学应用于办公室，使办公室内数量庞大而且无规律的业务活动进行智能化、电子化、自动化处理。 4、提高办公室的办公效率质量、尽量减少差错、缩短办公活动 周期、减少行政开支。 5、具有文字处理、文件处理、事务管理、图形图像处理、声音处理、提供轻型印刷手段、辅助决策、通信网络技术、警戒和保卫等功能。 7 / 35 6、整理办公室、收集情报、领导的保健、工作程序化等 7、在思想认识上，要强化“三种意识”即要强化政治意识、要强化大局意识、要强化责任意识；在工作目标上，要做到“三个满意” 即让领导满意、让部门和基层满意、让人们群众满意；在工作措施上，要实现“三个转变”即要转变工作职能、要转变工作方法、要转变工作作风在工作安排上，要抓好“三个环节 ”一是在领导决策前，深入调研，提供预案 二是在领导决策中，积极主动地进行协调 三是在领导决策后，要及时督查反馈。 六、综合题 答：小李所犯的是工作“唯上”的错误。他的准备内容体现了“为领导服务”的宗旨，但一切考虑都围绕着领导进行，眼中只有领导，没有群众。“三服务”中最重要的是为人民服务，新局长走的是“唯实”的路子，而小李违背了这以思想，所以他挨新领导的批评。 秘书学名词解释 1、秘书 2、秘书学 秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的 科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。 3、秘书工作机构 有广义和狭义之分。广义的8 / 35 是指秘书长或办公厅主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门。 4、秘书岗位责任制 秘书岗位责任制是秘书工作的制度和规定之一。就是由秘书部门或行政管理部门规定每一个秘书人员的工作岗位名称和实质内容，包括：职务、职能、责任、权利、义务、纪律以及与上下左右成员的 合作要求等。 5、信息系统 所谓信息系统，就是由若干个运动着的子系统构成并相互连接、相互作用，形成信息环流、回路的工作系统。 6、行业知识 行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。 7、心理 心理是人脑的机能，是客观现实在人的头脑中的反映，它决定于人的内在需要和周围环境的相互作用。 8、兴趣 兴趣是指个人对客观活动、事物、人物积极的、选择的爱好倾向上所产生的 情绪紧张态度。 9、思维 思维是人的认识过程，是把感觉、知觉加以抽象、概括、比较、综合，或是利用概念进行判断、推9 / 35 理，即感性思维和理性思维。 10、性格 性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。 11、先赋地位 人的社会地位一部分决定于他所属的阶级、阶层、家庭出身及亲属关系、就读和毕业的学校，即他周围和经常接触的人群，决定于他经常活动的地域、场所以及他拥有的财产、权力等。这些形成了人的“规定性地位”，也称之为“先赋地位”。 12、社会角色 是指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的意识和行为。 13、人际关系 指的是人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系，被称作“业缘”关系，而不是指亲属邻里间的感情与道德关系。 14、订约事宜 是指秘书为上司接受邀请出访或同意客人来访所作的预先约定，属于日程安排的一部分。 15、督查 指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促 、检查，使之落实、妥善。 16、保密 保密就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄漏或失密。 10 / 35 17、印信工作 印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信和管理、使用工作，属于秘书工作范围。 18、电子签名 是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。 19、政策法规信息 这主要是指中央领导人的有关方针、政策的重要讲话，国家和地方政府颁布的法令、法规、条例等，通常以文件形式下达或在报刊杂志 上公开发表、刊登。 20、社会反馈信息 这主要是指人民群众对政府机关，顾客、客户对企业的信件、访问、电话中所反映的正反两方面的反馈信息，也包括报刊杂志、电台、电视台等新闻媒介对本单位的评论。 21、可比信息 这是指不同地区、不同国家的同类事务可作横向比较的信息，以便参照学习，取人之长，补己之短。 22、调查研究 调查与研究，是既有密切联系又有区别的两个不同的概念。调查，是指采用种种科学的方法和手段以取得客观世界材料的过程。研究，则是指对调查得来的材料进行分析、比较、归 纳、演绎等一系列过程。 23、普遍调查 普遍调查，简称普查，它是指对总体对象中每个具体的单位无一例外地进行调查。 11 / 35 24、重点调查 重点调查就是对调查对象总体中部分起主要作用或决定性作用的单位作调查，再将其结果推论至其他一般单位。 25、抽样调查 抽样调查，就是从总体中抽取部分样本进行调查，将其结果推断总体。 26、观察法 就是调查者对调查对象的状态、变化进行直接凭肉眼或借助于工具、仪器作观察、记录。 27、问卷绕法 就是调查者把需要了解的 情况设计成不同类型遥题目并组合成书面问卷，由被调查者做书面答案。 28、归纳法 就是将多件同类的个别事物归在一起，从中概括出共同属性或者特征以加深认识的研究方法，也是常用的逻辑推理方法之一。 29、比较法 就是把两个或两个以上既同类又有不同之处的事物放在一起比较、分析，可以更深刻地认识各自的特征。 30、分析法 分析法就是将复杂的事物进行分解，联系其他有关因至少，从而辨析、认识事物的本质和规律。 31、演绎法 也是逻辑推理的方法之一。它以公理为大前提， 以求证的事物为小前提，如果小前提符合大前提的前项，那么小前提的结论必然符合大前提的后项。 32、文书处理 通常所说的文书工作，是指机关、12 / 35 单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。 33、拟办 文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。 34、承办 指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。 35、催办 指必须办理答复的文件，依据承办时限的要求，及时地对文 件承办的情况进行督促和检查。 36、注办 指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简要注明，也称办复。 37、公文立卷 公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。 38、案卷 也称卷宗，指有关某一问题或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料的组合体。 39、立卷类目 是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的 文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目。 40、调整立卷 是指在平时归卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适当地调整，并且13 / 35 最后确定组合案卷的一项工作。 41、会议 指的是三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决。 42、会址 即会议地点，既指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。 43、日程表 指的是将会议的全部内容分解安排在会期几天的各单元或时数内，以简短的文字表达，制成表格。 44、 闭幕词 是会议结束时会议主席的讲话稿，内容主要有对会议的成果作概要的总结，对会议决定、决议的执行提出要求或希望，对会议的来宾表示感谢，对与会人员返回表示良好的祝愿等。 45、信访工作 信访的受理者，尤其是信访内容的直接关系者在接到交办或转办的事项后，都应由信访部门、信访接待人员按照一定的原则、制度、进行受理，登记、立案、报批、承办、交办、转办、调查、催办、回告、审查、结案、答复、督查、总结、综合研究等等。这一系列过程就是信访工作。 46、沟通 指的是政务和业务信息的传递和交流，是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一。 47、协调 指的是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、14 / 35 彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。 秘书资格证书专题 1-1 一、填空题 1、叙述、描写、议论。 2、地点、人物、事件、结果。 3、说明、表达方式。 4、硬件、软件。 5、通信子网、资源子网。 6、知识产权、专利权、发现权。 7、合同法。 8、合同。 二、名词解释 1、应用文书：指日常应用、运用的一些文章体裁，其概念小于实用文体，但包含在实用文体之内。 2、主题：将公文内容作高度概括并经规范化和优化处理的词和词组，是为计算机进行公文信息处理提供标识。 3、沟通：就是双发或者双发为了达到目的的不断博弈的过程和结果。 4、速记：是一门用特殊符号系统记录语音的快写实用技术。 5、企业文化：或称组织文化，是一个组织由其价值观 、信念、仪式、符号、处事等方式组成的其特有的文化形15 / 35 象。 三、简答题 1、应用文书选择材料的原则有哪些？ 围绕主题的选择材料选择典型材料选择真是准确的材料选择主动新颖的材料 2、企业公共关系的几本特征有哪些？ 公共关系是一定社会组织与相关的社会公众之间的相互关系公共关系的目标是为企业广结良缘，在社会公众中创造良好的企业形象和社会声誉公共关系的活动以真诚合作、平等互利、共同发展为几本原则公共关系是一种信息沟通，是创造“人和”的艺术公共关系是一种长期活动 四、论述题 会议的主要类型有哪些？ 答：年会：某一特定主题展开讨论的聚会，议题设计政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。 专业会议：的议题通常是具体问题并就其展开讨论。 代表会议：指由代表某一礼仪群体的与会者参加的会议。 论坛：反复深入的讨论，一般由小组组长或由演讲者来主持。 座谈会：专题讨论会，比论坛要正式严谨一些。 讲座：更正式更具有组织性。 16 / 35 研讨会、专家讨论会、讨论会：可以平等交换意见，分享知识 和经验。 专题讨论会：专门处理问题而进行的小组会议。 培训会议：一般至少要用一天的时间，多则几周。 奖励会议：是企业或公司一中重要的激励手段。 其他特殊会议：如茶话会、晚餐会及一些娱乐活动等。 五、拟写题 根据通知的格式和写作要求，拟写一份会议通知。 要求：字数不限，题目自拟，格式正确，几本结构完备，内容明确具体，文字流畅。 通知 县区林业局： *市林业局决定于 XX 年 3 月 20 日召开 *市“三县两区” 林业系统“ XX 年度先进个人和先进工作单位表彰”大会，表扬先进，弘扬正气，以利于 07 年更好的工作。各县区林业局派一名副局长带队，随带先进经验介绍材料一式三十份。报道日期 07 年 3 月 19 日，地点： *市林业局办公室三楼会议室。 *市林业局办公室 07 年 3 月 19 日 秘书资格证书专题 1-2 一、填空题 17 / 35 1、论点、论据、论证。 2、材料。 3、语言。 4、仪态、站姿、坐姿、风度。 5、信息储存、登记、编码、存放排列。 6、物质循环、信息传递。 7、观察法 、询访法、问卷法、量表法。 8、气质。 二、名词解释 1、网络：就是一群通过一定形式连接起来的计算机。 2、邀请信：是由机构、团体、公司、学校等单位或个人举办某些活动时，发予目标单位成员前来参加的邀请性质信件。 3、观察法：指研究者根据一定的研究目的，研究提纲或观察表，用自己的感官和辅助工具区直接观察被研究对象，从而获得资料的一种方法。 4、感谢信：是一种礼仪之书，用于商务活动中的许多协议的合同中，一方受惠于另一方，应及时地表达热忱，使对方在付出劳动 后得到心理上的收益，它是一种不可缺少的公关手段。 5、交换法：通过熟悉情况的人员座谈讨论，交换意见，提出预测方案的一种定性预测法。 三、简答题 1、秘书接电话的方法有哪些？ “响铃不过三”接电话的问候语如果来电要找的人18 / 35 不在或因开会不能接电话的多种选择记录并引用对方的名字排除干扰要做好电话记录 2、值班工作的内容有哪些方面？ 打字速度接待计划安排 四、论述题 秘书在接听电话，正好有客人来访，这种情况下，秘书改怎么办？ 答：看情况，是电话重要还是客人重要。如果是电话重要，客人来了，你可以用目光或者手势，示意客人坐下。如果是客人重要，客人来了，在用目光和手势和客人打招呼的时候，尽快结束通话。 五、拟写题 根据邀请的格式和写作要求，拟写一份邀请信。 要求：字数不限，题目自拟，格式正确，基本结构完备，内容明确具体，文字流畅。 洛阳前进礼仪公司年终客户答谢会邀请函 尊敬的 *先生 /女士： 经过的一年，我们用心搭建平台。您是我们关注和支持的财富主 角。 新年即将来临，我们倾情实现公司客户大家庭的快乐相聚。为了感谢您一年来对前进公司的大力支持，我们特于 2016年 12月 26日 12时在奥都大酒店一楼 *殿举办 201619 / 35 年度前进公司客户答谢会，届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您。期待您的光临！ 让我们同叙友谊。共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐！ 洛阳前进礼仪公司 2016 年 12 月 20 日 秘书资格证书专题 1-3 一、填空题 1、硬环境、软环境。 2、凭证作用、管理作用。 3、签收、拆封、登记。 4、档案鉴定工作。 5、归档文件分类、来源、内容、形成。 6、高规格、对等接待。 7、信源、信道、信宿。 8、坚守值班岗位、认真处理事务、热情接待来客。 二、名词解释 1、贺信：指在各种喜庆场合向他人表示祝福，贺的电文和信函。 2、询问法：指将所拟调查的事项，以当面或电话或书面向被调查者提出询问，以获得所需资料的调查方法。 2016 秘书学名词解释 1秘书活动：秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取的辅助 行为。 20 / 35 2秘书人员：泛指从事秘书工作或秘书工作性的各类人员。如领导者的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专门秘书人员。 3秘书方法：是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式、手段和程序。 4广义领导意图：是指领导者在引导他人实现组织目标的过程中所产生和形成的意见、倾向及企图。 5狭义领导意图：是指领导者对完成某项任务的意见、倾向和企图。 6秘书环境：包括秘书活动的地 域环境、人文环境、组织环境和办公环境等内外部环境。 7组织环境：是秘书活动赖以运行的、由组织目标、组织机构、组织职能和组织关系共同组成的工作空间。 8秘书业务：是指秘书人员或秘书部门的专业工作。 9秘书技术：是秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。 10秘书工作方法：是秘书人员处理日常工作采用的工作方式、工作程序和工作技巧等的总称。 11秘书办公手段：是秘书人员为达到某种办公目的而采用的办公设备、操作技术和操作规程等统称。 12秘书办公场所：是秘书人员按照一定的制度，21 / 35 并借助于一定的手段以处理事务的地方。 13秘书学：是一门研究秘书活动及其规律的综合学科。 14综合学科：是指以特定的社会客体作为研究对象，运用多学科的理论和方法进行研究的某一学科。 15狭义的秘书：是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员。 16广义的秘书：是指在领导者身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导者交办之事为主要辅助任务的专门人员。 17公务秘书：就是在国家机关、国营 或集体企事业单位，以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。 18私人秘书：是指在私营企业、外资企业、民办社团、专业户和个体户，以及社会各名流那里担任秘书工作的雇佣人员。 19通用秘书：就是在我国党政机关办公厅担任秘书工作的公职人员。 20行业秘书：就是在不同行业中担任专业秘书工作的人员。 21综合秘书：就是承担全局性秘书的人员。 22专项秘书：就是专门承但某项秘书工作的人员。 23集体秘书：就是辅助领导群众的秘书，而不是22 / 35 辅助某 一位领导人的秘书。 24个人秘书：就是辅助某位领导人的秘书，而不是辅助领导群体的秘书。 25狭义的秘书工作：是指秘书人员为完成辅助领导工作的任务而在一定业务范围内的劳动。 26广义的秘书工作：是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务而在一定业务范围内的劳动。 27组织：是指为实现共同目标，按照一定原则、程序和形式组织的有机群体。 28机构：是组织的组成部分，一般为组织中的内设单位。 29秘书机构：是指担负文牍性工作 ,并 直接为领导工作服务的办事部门 ,如办公厅中的秘书、文书、机要等业务部门。 30秘书机构：是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公厅中的秘书、文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待和值班等业务部门。 31中枢机关：是在决策管理系统中起总的主导作用的机关，在一级组织中能够统揽一切。 32制度：是指组织成员共同遵守的、按一定程序办事的规程。 23 / 35 33制度：是指在一定的历史条件下形成的政治、经济、文化等方面的 体系。 34秘书制度：是指秘书工作制度和秘书管理制度。其中有成文的，也有不成文的秘书制度。 35秘书职能：是秘书活动的任务、职责、作用和效能的总称。 36决策：是指人们为达到一定目标，而决定行动方案并付诸实施的过程。 37决策：是指人们确定未来行动。并从两个以上实现目的的可行方案中，选择一个最佳方案的分析、判断过程。 38辅助决策：是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。它包含决策前、决策中和决策后的秘书工作，即决 策过程中的各项辅助行为。 39管理：就是管理者有效地利用人力和财力去实现组织目标的过程。 40管理职能：就是管理人员在完成管理任务的过程中所具有的职责与功能。 41沟通信息：即秘书机构同有关组织或领导者之间的信息传递与反馈，以求得共同的理解和认识。 42协调：是指秘书人员在其职责范围内，或在领导者的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际之间24 / 35 的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。 43受托：就是秘书机构接受他人委 托的协调任务。 44审理：就是对受托事项进行审议，以新局面定是否受理和如何受理。 45核查：就是对已受理的协调事项进行调查、核实和研究，以便统一认识和行动。 46协商：就是将处理问题的方案同协调各方见面，并通过共同商量以取得一致的意见。 47处理：就是在充分协商的基础上，对协商各方一致接受的处理意见作出决定并付诸实施。 48广义的秘密：是泛指不能公开的一切事项。 49狭义的秘密：是指已为某人所知，但不准或不宜公开的事项。 50保密：就是人们把不让外界知悉的秘密加以保守和保护，使之不外泄的行为。 51秘书资格：是秘书人员从事秘书职业活动的条件和身价。 52道德：是一定社会为了调整人们之间以及个人与社会之间的关系所提倡的行为规范的总和。 53职业道德：是对从事一定职业的人的特殊道德要求 25 / 35 54秘书职业道德：则是在秘书职业活动中所必须遵循的、与秘书这一特定职业相适应的行为规范，它是社会道德在秘书职业活动中的具体表现，是长期秘书职业实践的产物。 55知识 ：是人们在改造客观的实践中所获得的认识成果。 56能力：是指一个人掌握了知识并运用知识解决问题、完成本职工作的本领。 57知识结构：是指个人为实现一定的目标，在对人类知识进行学习和选择后，在自己头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统， 58表达能力：是人们运用语言、动作、表情等来表现客观事物或主观感受的能力。 59调研能力：是对调查得来的材料，进行分析研究，得出正确结构的能力。 60组织实施能力：指能够亲自组织人力、物力、财力等，按 预定的计划和规范去实现既定目标的能力。 61秘书的素质体系：是秘书的德、才、学、识等构成的一个相互联系、相互制约、相互渗透的辩证统一体。 62秘书的心理素质：是指秘书在心理过程和个性心理特征方面表现出来的稳定心理特点的总和。 63秘书的动机：是促使秘书行动的原因，是产生26 / 35 和维持行动的个性心理倾向，是秘书心理活动中的重要机能。 64秘书的兴趣：是秘书积极探究某种事物或从事某项活动的意识倾向，即人们通常所说的爱好。 65秘书的情感：是秘书对客观事 物是否符合其需要而产生的内心体验。 66秘书的意志：是秘书自觉地确定目标、支配行动、克服困难、实现预定目标的心理过程。 67秘书的气质：是指一个秘书比较稳定的心理活动的动力特征，可理解为“脾气”、“秉性”、“性情。 68秘书的性格：是秘书在个体生活过程中所形成的，对现实稳定的态度以及与之相适应的习惯化的行为方式。是表现在态度和行为上比较稳定的心理特征。 69心理健康：是个体在各个环境中能保持一种良好的心理效应状态。 70秘书工作方法：是 秘书人员在执行工作任务时所采用的途径、方式和手段的总称。 71调查：是人们通过各种方法和手段了解客观实际情况获得感性认识的活动。调查是研究的前提和基础，是秘书工作最基本的方法之一。 72典型调查法：也称之为“解剖麻雀”。就是有意识地选择某个或几个具有代表性的单位或个人，进行深入细27 / 35 致的调查，从中得出具有普遍意义的结论和规律。 73普遍调查法：就是对有关范围内的全部调查对象逐一进行调查的方法，又称为全面调查或整体调查。 74抽样调查法：就是从全体调查对象中 随机地抽取部分样本进行调查，并以结果推断总体的一般情况。其组织形式有简单随机抽样、类型随机抽样、等距随机抽样、整群随机抽样、阶段随机抽样等多种。 75个案调查法：是从事物或现象的全体中认定单一个体作为调查对象，对其作深入的调查分析，以求解释现象，探明原因，给出明确的诊断和解决办法。 76直接调查法：就是调查者与调查对象面对面接触，直接了解情况。它是传统的调查方法。 77间接调查法：是调查者采用间接的方式获取调查对象有关材料的方法。 78研究：是用理性 方法整理感性材料，探求事物的本质和规律的活动。研究是调查的发展和深化。秘书工作属于脑力劳动，因此，研究方法是秘书工作的基本方法之一。 79比较方法：就是对彼此有某种联系的事物加以对照，从而揭示它们之间的共同点和差异点的一种研究方法。 80类比方法：是根据两个或两类对象之间在某些方面的相似或相同，从而推出它们在其他方面也可能相似或28 / 35 相同的一种研究方法。 81分析方法：就是把研究对象分解为各个方面、部分、阶段、属性或层次，并分别加以考察，从而认识这些要素的本质及其在整体中 的地位和作用的一种研究方法。 82综合方法：就是把研究对象的各个方面、部分、阶段、属性和层次联系起来进行考察，形成对研究对象整体认识的研究方法。 83参谋方法：就是代人出主意。 84随机参谋法：就是根据领导工作发展变化的情况随时向领导者提出意见和建议。运用这一方法，关键在于秘书要善于把握时机。 85预测性参谋法：就是对未来的发展趋势作出预测，提出有远见、有对策的意见和建议。它是最大特点是超前性。 86比较式参谋法：就是参谋者对两种以上解决 同一问题的策略方案的优缺点进行比较，提出最佳方案的意见和建议。比较式参谋法分纵向比较、横向比较、局部比较、整体比较等不同类型。 87完善式参谋法：就是对已经选定初步方案但有局部缺陷，或因环境条件变化，需要对执行中的方案进行补充而提出的意见和建议。 88求同式参谋法：就是参谋者采取与领导者相同29 / 35 的思路，拟定出多种具体方案，将领导者的总体设想变为具体实施的计划和措施，并估算出各种方案的实施效果，供领导者选择。 89求异式参谋法：就是参谋者向着领导者总体设想相反的思路，提出 反向的总体设想，并制定具体的执行方案，估算出执行效果，供领导者选择。 90鉴戒式参谋法：就是在已经发生了问题，造成了不良后果，或者发生了重大事故之后，对其发生的原因、危害、对策提出意见和建议，以作为今后工作中的鉴戒。 91受意：是指秘书接受和领会领导意图。 92请示：是指秘书在工作中有疑难无法处置时，向领导者请求指示；无权处理时，向领导者请求批准。 93报告：是指秘书向上级领导反映情况，提出建议，或应领导要求作出汇报。 94挡驾：是指对领 导者不必要参与和处理的事务性活动由秘书出面阻挡或谢绝。 95文书：是指能表达某种意思，用于处理各种事务，并具有一定体式的书面材料。 96公文：是指能表达某种意思，用于处理公共事务，其体式由国家统一规定的文书。 97文件：是指具有法规性、指导性和知识性，并印有固定版头的那一部分公文。 30 / 35 98广义的文书管理：是指对文书制发、传递、办理和保管等全过程的管辖与处理。 99狭义的文书管理：是指对文书在保管阶段的管辖与处理。秘书学所研究的，应是广义上的 文书管理。 100会议：指有组织、有领导的召集人们商议事情的行为过程。 101会议预案：是会议的筹备方案。 102会间调度：指会议进行时间对会议程序、内容及会场服务等所作的调整和安排。 103谈判：是人们为了改变相互关系、交换意见、取得一致而相互磋商的一种行为，也是一个直接影响各种人际关系、对参与谈判的各方产生持久利益的过程。 104广义的谈判：指一切场合下协商、交涉、磋商等行为。 105狭义的谈判：指正式场合之下的谈判。 106商务：亦称商事，是指一切有形与无形资产的交换或买卖事宜。并非任何一种买卖行为都可以成为商务行为，它必须是经法律认可，以社会分工为基础，以提供商品或劳务为内容的盈利性的经济活动。 107商务谈判：是买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议与争端，取得各自经济利益而进行的磋商活动。 108文献调查法：是通过查阅各种文献资料来了解31 / 35 对方的有关情况，如查阅各类档案、报刊杂志、报表年鉴、历史资料等。 109直接调查法：指由谈判人员通过直接接触来搜集有关情况。 110购买法：是通过付费方式从有关咨询机构购买所需信息。 111谈判方案：亦即谈判计划，它是谈判者在谈判前对谈判的目标、内容、步骤等所作的预想性的安排。 112谈判主题：是参加谈判要达到的目的。 谈判目的：是谈判主题的具体化。 113谈判议程：是指谈判的程序，这是影响谈判效率高低的重要一环。 114谈判策略：是指谈判者在谈判过程中，为了达到某个预定的目标，根据形势所采取的行动方针和方式。 115信访：是人民来信和来 访的简称。具体指公民、法人和其他组织采用书信、电话、走访等形式，向行政机关或其他社会组织反映情况，提出意见、建议和要求，依法应当由有关行政机关或组织处理