秘书基础知识教材

1 / 19 秘书基础知识教材 时间： 2016-06-13 来源：唯才教育网 本文已影响 人 秘书资格证考试教材提纲 第一章 文书基础 第一节 应用文书的概念与制发程序 一、应用文书的含义与分类 1、含义 2、分类： 行政公文。 13 种行政公文：命令、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 事务公文。传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议纪录、计划、总结、述职报告、讲话 稿等。 商务公文。意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。 二、通用公文的制发程序 1、草拟 主要要求： 符合国家的法律、法规及其他有关规定； 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；人名、地名、数字、引文准确； 2 / 19 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“”，第三层为“ 1、”，第四层为“”； 应当使用国家法定计量单位 ； 公文使用简称，应当先用全称，并注明简称； 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和字词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 2、审核 由办公厅进行审核； 审核重点：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合办法的规定等。 3、签发 以机关的名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文 或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 4、复核 复核重点：审核签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。复核是发文过程中的最后一道把关环节。 三、事务文书、商务文书的制发程序 3 / 19 草拟、审核、定稿、公布、操作 第二节 应用文书的格式 一、通用文书的格式 1、通用公文用纸和印装规格 公文用纸采用国际标准 A4型纸，其幅面尺寸为 210mm x 297mm. 公文页边与 版心尺寸：公文用纸天头为 37mm 1mm；版心尺寸为 156mm x 225mm)。 文字符号从左至右横写、横排。一般每面排 22 行，每行排 28 个字。 公文左侧骑马订或平定，不掉页；后背平整、不空。 2、 通用公文中各要素标识规则 眉首 包括要素： 公文分数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。应根据公文的份数来决定编几位数字，但至少应不低于两位，即“ 1”编为“ 01”。 秘密等级和保密期限：分为“绝密”“机密”“ 秘密”三级。 紧急程度：分为“特急”和“急件”两种。 发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。 4 / 19 发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。 签发人：上报的公文需标识签发人。 红色反线。 上报的公文需标识签发人。 主体 包括要素： 公文标题：标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。 主送机关：上行文、特指性下行文、平行文， 只写一个主送机关；普发性下行文写数个主送机关；普发性下行文写数个主送机关；周知性公文可以不写主送机关。 正文 附件 成文日期： 掌握原则： 机关领导人或秘书长、办公厅主任签发的，以签发日期为准。 联合行文时，以最后一个机关签字日期为准。 须经会议讨论通过的，以通过日期为准。 须经上级机关或立法机关批准的，以批准日期为准。 印章： 公文除“会议纪要”以外均应加盖印章。 5 / 19 单一机关制发的公文在正文右下方落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期右空 4 字。 加盖印章应上距正文 2mm4mm。如印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上；若印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。 两个机关联合行文时，落款处也不署发文机关名称，应将成文日期拉开，左右各空 7 字，主办机关印章在前，两印章均压成文日期。 附注 版记 包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。 公文版记部分包括 主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。 3、通用公文的特定格式 信函式格式 发文机关全称下 4mm 处为一条横线，线长 170mm。距下边 20mm 处为一条横线，线长亦为 170mm。发文机关名称及双线均印红色。 会议纪要式格式 国家标准中的会议纪要格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。 6 / 19 至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。 事务文书、商务文书的格式 灵活性、多样性 第三节、应用文书的要素 一、材料 1、 占有：时间部分古今；性质不分正反；类别不分点面。 途径： 亲身经历所得 调查阅读所获 2、 鉴别 3、 选择：原则： 围绕主题选择材料； 选择典型材料； 选择真实准确的材料； 选择生动新颖的材料。 4、 使用 恰当安排材料的先后顺序； 确定材料的详略程度； 根据主题的需要确定材料的详略； 根据文体的特点确定材料的详略。 7 / 19 二、主题 1、概念：作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。 2、确立主题的依据： 以写作目的为立意依据； 以材料本身的意义为立意依据。 3、对主题的要求： 正确、深刻、新颖、集中 三、结构 1、结构的内容： 标题： 公文标题：发文机关 +事由 +文种 一般文章标题： 单标题 双标题 开头 开头方式：概述式、目的式、开门见山式、引用来文式 层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式 段落：提行式、条款式、篇段合一式 8 / 19 过渡：过渡词、过渡句、过渡段 照应：首尾照应、文题照应、行文前后照应 结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾 2、对结构的要求： 严谨、自然、完整、统一 四、语言 1、运用语言的标准：准确、简洁、平实 2、应用文书专用语言 开头用语：为、为了、根据、按照、遵照、依照、鉴于、关于、由于、目前、当前、兹、兹介绍 承启用语： 根据 ?决定，根据 ?特通告如下，拟采取以下措施 引述用语： 计算机专业 秘书基础考试大纲考试说明 考试题型及分值比例 1.题型比例 选择题 15% 填空题 15% 问答题 20% 案例分析题 25% 综合题 25% 9 / 19 2.试卷难易比例： 较易题 占 40% 中等难度题 占 40% 较难题占 20% 一、 考试教材 中等职业教育系列教材 秘书基础 北京邮电大学出版社 本考试大纲对教学要求的层次表述： 对知识的教学要求分为了解、理解及掌握三个层次。 了解：秘书工作的核心及秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点。 理解：秘书信息工作的特点、原则和要求，秘书工作在决策 中的地位与作用。 掌握：秘书人员收集、处理、贮存和传递信息的方法，会议类型与秘书工作，会见会谈中的秘书工作。 二、 考试形式 采用闭卷书面考试，考试满分为 100 分，考试时间为 100 分钟。 三、 考纲要求 本部分内容要求考生理解秘书工作的性质、作用和职责，掌握秘书工作的基础理论和基本方法。 一、 秘书工作的基础知识 10 / 19 1、 理解秘书工作的基本属性和秘书工作的主要任务。 2、 了解秘书工作的核心及秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点。 3、 理解秘书与领导者相处的基本原则。 二、 信息与秘书工作 1、 理解秘书信息工作的特点、原则和要求。 2、 理解信息及其在秘书工作中的作用。 3、 掌握秘书人员收集、处理、贮存和传递信息的方法。 三、 辅佐决策 1、 理解科学决策和决策程序。 2、 理解秘书工作在决策中的地位与作用。 四、 沟通协调 1、 理解沟通协调的内容和范围以及秘书沟通协调的特 点。 2、 理解秘书沟通协调的原则、要求和方式、方法。 五、 调查研究 1、 理解调查研究是从事秘书工作的基本功。 2、 掌握秘书进行调查研究的方法。 3、 理解调查中的分析与研究。 11 / 19 六、 会议工作 1、 理解会议的性质、作用和会议组织工作。 2、 掌握会议类型与秘书工作，会见会谈中的秘书工作。 七、 办公室日常事务 1、 理解信访工作的意义及其基本原则。 2、 掌握处理一般信访的方法。 3、 掌握值班工作的基本内容和要求。 4、 掌握来客接待基本要求，接打电话的基本原则与方法。 5、 掌握秘书印信管理、编写大事记的要求与方法。 八、 保密工作 1、 了解保密的含义与意义，秘密的类型、范围与密级。 2、 掌握保密的原则与方法。 3、 理解保密的纪律和责任。 九、 秘书的基本素养、条件和职业道德 1、 了解秘书人员的素养。 2、 理解秘书人员的知识与能力结构要求。 3、 掌握秘 书人员的职业道德。 四、 考题建议： 鉴于本课程安排超前，实际课时少于，学生基础差12 / 19 等原因，请参考教材每节后的“思考与练习”。 六、教学中应注意的问题 教学方法：本课程实践性较强，建议根据录音课讲授的重点和难点进行面授辅导。面授辅导课要注重培养学生的动手能力和自学能力。 教学形式：以面授辅导为主 实践性环节教学要求：本课程内容具有较强的实践性，如信息、查办、私人秘书、机要秘书、信访、办公自动化等章节，都有较强的实践性和可操作性 。 第一篇 如何提升工作效率 一、高效率的档案管理技巧 1档案归档的方法 ?按性质内容分类 ?按名字分类 ?以顺序排列 ?以颜色分类 ?以编号分档 ?依地理位置分文件 ?依日期顺序归档 2档案管理的原则 理想的档案管理原则是：正确、简明、经济及富有弹性，兹分别简述如下： 13 / 19 正确： 良好的档案管理，是希望能做到调阅某一档案时，就能迅速地找 到，因此档案的分类及存放要正确，取用后归档也要正确地放回原处，不可紊乱。 简明： 档案管理须力求简单明了，其分类也要简明，放置的位置及使用的方法，让公司里的有关人员都能清楚与了解，使上司或其它同事也随时可取用参考。 经济： 档案管理人员的多寡，视实际需要而定，不宜太多，以节省开支；档案所占的位置愈小愈好，以免浪费空间，因此档案要确定。保存年限，适时的销毁 清理已失时效者。 富有弹性： 档案在分类上立案上要富有弹性，以商应业务的扩充或临 时的变动。如以人事的档案为例，若机关或公司规模小，人事十分单纯，分类就不必太精细，而公司扩充人员增加后便须详细划分，分为任用、训练、考核、薪资、升迁、请假、退休、辞职等类。 3档案的重要性 处理业务的参考： 一个机关或公司的档案，可以供业务承办人员在处理业务时作为了解案情及立意遣词 14 / 19 的参考或援引；以期在业务处理上不会发生矛盾分岐的现象，回复信件也不致于重复。 可作为法令的依据： 一个机关或公司业务的计划与施行，必定要牵涉到许多国家的法令 或公司本身的规章或会议的决议，而法令、规章、会议记录，都是公司档案的一种，所以档案可作为法令的依据。 可作为了解机关或公司历史的参考： 介绍一个机关或公司的概况，必须要叙述其沿革，以见其发展的轨迹与成就，而要真切地了解其沿革，惟有参考其档案，以获得正确的数据。 可作为研究时的参考： 一个机关或公司的档案，是研究时最直接最正确的原始资料，撰写公司有关的学术报告或业务报告，必须要运用档案。 此外，一个机关或公司的档案，其中必定有些秘密性的，如果档案的管 理妥善完美，就能达到保密的功用，否则管理失当，甚至发生丢失档等情事，因而泄漏了公司的秘密，使公司的业务遭遇到重大的障碍或损害。 4档案管理应注意之细节 待处理事项之文件在未归档前应如何整理 待办事项文件 15 / 19 A 今天 B 未来 a 特定日子 b 不特定日子 传统所谓档案之外一些特殊的档案： 待归档 A 初步分类 分大檔 B 分二类 - 百分之百确定需要归档 /不确定是否要归 档 C 分二类 - 紧急 / 不紧急 待读档 工作流程文件 参考档 : 依据 工作内容 / 行业 / 兴趣 名片檔 剪报档 如何追踪被调阅的文件 如何管理储存在计算机内的档案 二、如何为上司与自己管理时间 1如何提高效率 例行性工作与执行性工作处理程序 ?如何计划 ?优先级 16 / 19 ?追踪系统的建立 拆阅信件的程序 向上司报告的方法 交件呈送上司的方法 如何善用他人的时间 一心二用 PERT 提高工作效率的办公室文具 2一些建议 每日列出“应做事项”及排列优先级。 每星期做全周工作计划。 设定预计工作完成时间。 在工作空档，计划全日尚未过完时间 。 如发现自己在拖延，问自己逃避何事，将大计划分数个小工作，个个击破。 减少无生产力的活动，如闲聊等。 保持 座位整齐、有秩序。 每件物品及文件均有定位，可立即找到使用。 学习拒绝的技巧。 保持每日最有生产力的时间作有创意性的工作。 询问专家意见以减少时间的消耗。 学习说不 17 / 19 一日之计在于晨 3时间浪费到那里去了 突然来访的客人 没有目标或临时召开的会议 杂乱无章 过分投入 办公室的琐碎事务 不合作的人 拖拖拉拉 看 太多电视 赖床 完美主义 担忧 唠叨 犹豫不决 不必要的愧疚感 瞎忙 广告邮件 胡思乱想 为没作的事懊恼 抗拒改变 计算机游戏 18 / 19 看不必要的刊物或杂志 回避难题 事必躬亲而不委托别人 不必要的电话 4面对改变 分析自己如何花费时间时，不妨自问： 我的生活均衡吗 我是否让不必要的干扰占据我大量的时间呢 我必须接的电话有几通必须打的又有几通 我可以袪除那些活动，好为自己省下时间 我是否将事情分派给别人做如或不然，我该怎么作才能节省时间 我做那些事情必须更有效率，才能够有效的运用时间呢 我是不是看太多报