【培训课件】会计电算化(上篇)—财务软件应用课程.ppt

2019/12/2,1,会计电算化(上篇)财务软件应用课程,2019/12/2,2,目录,第一章：系统安装第二章：系统管理第三章：基础信息设置第四章：总账系统第五章：UFO报表系统第六章：工资管理系统第七章：固定资产管理系统,2019/12/2,3,UFO报表系统,教学目的：通过本章教学，使学生掌握UFO报表系统中自定义报表格式定义、公式定义及数据计算生成和利用报表模板生成报表的操作技能。教学重点：报表模板生成报表；自定义生成报表。教学难点：自定义生成报表,2019/12/2,4,UFO报表系统,UFO报表是一个电子表格软件，类似EXECL表，与账务系统同时使用，可以作为通用的财经报表系统，适用于各个行业。是一个三维的立体表。一、主要功能文件管理功能、格式管理功能、数据处理功能、图形功能、打印功能、二次开发功能。,2019/12/2,5,UFO报表系统,二、基本概念（一）格式状态和数据状态UFO报表的二种状态。1、格式状态设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、组合单元等。报表的单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下录入。在格式状态下所做的操作对所有的表页都有效，在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。只能看到报表的格式，报表的数据全部都被隐藏了，并且不能得到。,2019/12/2,6,UFO报表系统,2、数据状态管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、关键字的录入、审核、舍位平衡、做图形、汇总等，在数据状态下不能从根本上修改报表的格式。在数据状态下看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。在数据状态下所做的操作只对本表页有效。二种状态间的切换：左下角的数据/格式按钮。,2019/12/2,7,UFO报表系统,（二）单元1、单元单元是组成报表的最小的单位。单元由所在行、列表示。行号用数字：1-9999表示列号用字母：A-IU来表示单元的完整表示：（表名、表页号、列、行）,2019/12/2,8,UFO报表系统,2、单元的三种类型1）数值单元是报表的数据，在数据状态下录入，录入的内容必须是数字（可以参与计算），建立一个新UFO表时，所有的单元默认是数值单元。2）字符单元是报表的数据，在数据状态下录入，录入的内容必须是汉字、字母、数字（不可以参与计算）、以及键盘上能够敲入的一联串字符。一个单元最多可以输入63个字符或31个汉字，字符单元的内容可以由公式生成。,2019/12/2,9,UFO报表系统,2、单元的三种类型3）表样单元是报表的格式，在格式状态下录入，是定义一个没有数据的空表所需的所有的文字、符号、或数字。一旦单元被定义为表样，输入的内容对所有的表页都有效。录入的内容必须是汉字、字母、数字（不可以参与计算）、以及键盘上能够敲入的一联串字符。在数据状态下只能显示而无法修改。,2019/12/2,10,UFO报表系统,3、组合单元1）涵义由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型，UFO在处理报表时将其视为一个单元。2）组合单元的表示可以是组成组合单元中的任何一个单元。在UFO报表中采用：（起点单元：终点单元）,2019/12/2,11,UFO报表系统,3、组合单元3）组合单元的设定a、选定欲组合的单元。b、格式-组合单元c、选择整体组合或按列组合、按行组合等一旦设定组合单元不允许再插入行或列。4）组合单元的取消a、选定欲组合的单元。b、格式-组合单元c、选择取消组合。,2019/12/2,12,UFO报表系统,（三）表页一个相同的格式可以产生不同的表页。一张报表最多可以容纳99999张表页。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。,2019/12/2,13,UFO报表系统,（四）关键字1、涵义在结构相同的报表中准确的确定一张报表，对其进行定位，需要为每张报表设立一个定位标志，这个定位标志称为关键字。2、作用唯一标识一个表页；是报表计算的依据；用于在大量的报表中选择表页。3、关键字的种类单位名称（最大30个字符）、单位编号（最大10个字符）、年、月、日。,2019/12/2,14,UFO报表系统,三、报表制作（一）画表流程1：在格式状态下新建一个报表文件-新建打开一个空白的报表2：设计报表的表尺寸格式-表尺寸编辑-插入、追加、交换、删除格式-行高、列宽,2019/12/2,15,UFO报表系统,（一）画表流程3：设计标题：1）选中第一行的所有单元格2）格式-组合单元选择整体组合3）录入标题4）设置单元风格格式-单元风格调整字体、字型、字号、对齐方式、前景色、背景色,2019/12/2,16,UFO报表系统,（一）画表流程4：设置关键字关键字的设置在格式状态下定义，在数据状态下录入。1）选中欲设置关键字单元格2）数据-关键字-设置选择关键字，关键字一次只能设置一个，一种关键字在一个报表中只能在一个地方使用,2019/12/2,17,UFO报表系统,（一）画表流程4：设置关键字3）取消关键字数据-关键字-取消4）关键字的偏移数据-关键字-偏移偏移时：向左移录入负数向右移录入正数偏移单位按毫米设置。,2019/12/2,18,UFO报表系统,（一）画表流程5：区域划线1）选中划线区域格式-区域划线一般选择网线（细实线）2）擦线格式-区域划线样式为空,2019/12/2,19,UFO报表系统,（一）画表流程6：调整标题结构7：录入标题内容及进行调整格式-单元属性8：公式9：保存文件-保存文件类型为*.REP文件10：关闭文件文件-关闭,2019/12/2,20,UFO报表系统,三、报表制作（二）设置报表计算公式1、账务函数基本格式函数名（科目编码，会计期间，方向，帐套号，会计年度，编码1，编码22、主要的帐务取数函数期初额函数：QC（）期末额函数：QM（）发生额函数：FS（）累计发生额函数：LFS()对方科目发生额函数：DFS()净额函数：JE(),2019/12/2,21,UFO报表系统,三、报表制作（三）套用模板UFO报表系统提供了标准财务报表模板。1：新建一个报表：文件-新建2：套用模板：格式-报表模板3：选择所在行业、报表4：进行修改5：保存,2019/12/2,22,UFO报表系统,四、报表管理（一）设置报表文件口令1、报表建完之后2、文件-文件口令限制报表访问权限口令设置完之后，必须要保存报表。（二）设置报表格式加锁1、报表建完之后2、格式-保护-格式加锁,2019/12/2,23,UFO报表系统,五、每月出表流程1、打开报表文件-打开(数据状态)2、追加或插入表页3、点击新的页面号4、录入关键字数据-关键字-录入5、计算数据-表页重算6、设为表页不计算状态7、保存报表Esc,2019/12/2,24,工资管理系统,教学目的：通过本章教学，使学生掌握工资管理系统的相关内容，掌握工资管理系统初始化、日常业务处理、工资分摊和处理的操作。教学重点：工资分摊和处理；工资项目设置。教学难点：工资分摊和处理,2019/12/2,25,工资管理系统,工资管理系统概述工资管理系统的初始设置工资数据处理Esc,2019/12/2,26,工资管理系统概述,一、工资核算与管理的特点1、及时性、准确性要求高。用户单位必须严格按照规定的时间完成工资的计算和发放工作。2、工资涉及面广泛。工资核算和管理不仅涉及到单位的每个职员，而且涉及到单位所面对的多个组织机构。同时又是企业成本的重要组成部分。3、工资数据采集要求高。工资数据的原始资料来源分散，必须建立健全完善的数据采集管理制度，保证原始资料及时、准确地集中到数据处理部门。,2019/12/2,27,工资管理系统概述,二、工资管理系统的主要任务正确计算职员工资，并按一定的分配原则进行费用的计提和分配，同时登记有关的总账和明细账。工资管理系统应包括以下主要功能1）进行工资项目设置与工资运算公式的编辑。对工资核算项目的名称、属性等进行必要的设置，对工资项目进行包括算术运算和关系运算在内的运算关系的设置。2）正确计算职员工资。按项目设置逐项录入与编辑工资数据资料，形成各种工资计算数据。3）正确分摊工资费用。汇总工资费用并按规定比例计提福利费和工会经费，形成工资费用分配表。4）输出工资报表。正确输出工资表、工资条、工资汇总表、工资费用分配表等工资报表。Esc,2019/12/2,28,工资管理系统初始设置,工资系统也可以进行多套数据管理。工资系统可以与会计软件的账务处理系统中已经存在的账套相对应，也可以独立设置工资处理账套。各套工资数据资料相对独立，分别处理，自成体系。设置工资账套主要有增加核算单位工资核算与管理系统、删除核算单位、修改核算单位基本资料、指定关联的账务处理系统等操作项目。,2019/12/2,29,工资管理系统初始设置,一、工资项目定义工资项目是指工资结算表或工资结算单上所列的各个项目，包括工资构成项目、计算工资的原始数据项目和中间过渡项目。不同单位的工资项目不尽相同。有些工资项目的名称与数据性质可能长期不会改变，属于固定项目；有的项目名称不变但其数据每月都有可能变动，属于变动项目。工资项目一般由用户根据需要自行增加和修改。这使得工资管理系统既具有操作上的方便性，又具有广泛的适用性。,2019/12/2,30,工资管理系统初始设置,有关项目属性及设置方法说明（1）项目名称。系统对项目名称的定义没有特别的规范，用户可以使用通用或方便的名称定义工资项目。（2）项目类型。一般提供“字符型”和“数值型”两种属性。一般将不参加工资运算和工资编辑的项目设置为字符型，而将需要对数据进行编辑或需要参与工资计算的项目定义为数值型。（3）项目长度。指项目数据在系统数据库内所占用的空间数。对于数据型项目来讲，长度是指其数值的位数，总长度中包含小数点和小数点后面的位数，如“基本工资”项目的长度是12位，则去掉小数点和小数点后的2位后，整数部分最长可录入9位数字。（4）小数位数。指数值型数据的小点后需要保留的位数。在工资项目设置的操作中，一般会涉及以下几项（1）增加一个工资项目。（2）删除一个工资项目。,2019/12/2,31,工资管理系统初始设置,二、工资计算方法设置部分项目的数据来源于对其他工资项目的数据运算。例如，“实发工资”等于“应发工资”减去“扣款合计”的差额。因此，需要根据各项目的运算关系定义工资项目间的运算公式。,2019/12/2,32,工资管理系统初始设置,（一）基本工资运算公式的设置工资运算公式是指各工资项目相互间数据运算关系的表达式，一般由工资项目名称与“+”、“”、“*”、“/”、“=”等数学符号构成。按照821中例举的某企业所设置的工资项目，其基本的工资项目运算公式设置如下：应发工资=基本工资+岗位津贴+交通补贴+物价补贴+地区补贴+通信补贴扣款合计=扣住房公积+扣养老金+扣水电费+代扣所得税实发工资=应发工资扣款合计,2019/12/2,33,工资管理系统初始设置,（二）注意问题1、如果工资项目发生了改变，则需要重新定义工资运算公式。2、定义工资项目和运算公式时要认真审核，杜绝因工资数据资料计算错误而导致错误的核算结果。3、要注意所定义公式的运算顺序，前一步骤的公式中不应包括需在后一步骤中获得数据的工资项目。4、工资项目及项目运算公式定义修改后，要重新计算工资数据。,2019/12/2,34,工资管理系统初始设置,三、工资项目其他属性的设置（一）部门编码设置工资管理系统中强调对部门进行综合管理，即需要对单位各部门设定部门编号。部门编码可以采用分级设置的办法，所分级次可以根据单位的具体情况而定。部门编码一般在账务处理系统中设置，工资管理系统中可任意调用。,2019/12/2,35,工资管理系统初始设置,（二）职员类型设置职员类型是根据单位内部管理的需要而对全部职员所作的分类。可以将职员区分为经营人员、管理人员、生产人员、福利人员、退休退职人员等多种类型。设置职员类型的直接目的是在工资费用分配中自动设置工资及福利费的分配结转对象。将不同人员的工资费用结转至不同的会计科目或辅助核算项目。对职员类型进行设置时，系统一般提供以下几种作：1、增加一个职员类型。2、删除一个职员类型。,2019/12/2,36,工资管理系统初始设置,（三）工资报表定义工资系统允许用户对各种工资报表的表头或报表结构进行设置。可设置的报表包括工资发放表、工资发放条、按部门汇总表、按类型汇总表、个人所得税申报表等。工资系统输出的各类报表的结构通常是由系统根据用户输入的初始数据自动设置，必要时也可由用户定义表头或表体结构内容。Esc,2019/12/2,37,工资管理系统数据处理,一、工资数据编辑工资系统中需要再补充设置一些账务系统中不完整的信息，或对相关信息进行全面的校核。这些信息中主要包括部门编码、职员类别以及每个职员的工资基础数据。（一）编辑工资数据通用工资管理系统一般都提供给用户比较完善的工资数据的编辑功能，系统列示所有工资数据的编辑区间，由用户顺序录入初始工资数据。一部分只是作为不同职员的资料列示，以便用户参照或辨别，如职员编码、职员姓名、职员类别、所属部门等，这些项目的具体内容将显示在屏幕上，但不允许用户对其进行修改。编辑工资数据的常用方法是在适当位置直接录入或修改每一职员的各项目工资额。,2019/12/2,38,工资管理系统数据处理,常用的操作方法1）定位。这是使用户很快寻找到需要编辑的满足指定条件的第一个工资记录位置的方法。2）过滤。这是一种根据所输入的条件对当前窗口所显示的内容进行删减的方法。过滤操作中最主要的是对过滤条件的设置，一般允许用户直接输入过滤条件，也可以根据系统提供的引导功能选择输入过滤条件。3）查询。这是为用户提供的在当前界面寻找适配职员记录的方法。查询与过滤是两种不同的处理功能，查询将定位于满足条件的第一条记录，过滤是将满足条件的全部记录都显示在当前窗口。4）替换。用户通过替换操作对指定范围内的记录中的某一工资项目作规律性的运算，从而一次性更改多个记录数据。替换操作适用于对多个职员的某一工资项目作规律性的更改。例如，自本期起所有职员的“地区补贴”在原数据基础上增加50元，则在输入内容为“地区补贴=地区补贴+50”的替换条件后，系统自动在每一职员的“地区补贴”项目中加上50元。,2019/12/2,39,工资管理系统数据处理,（二）工资数据扣零处理工资数据的扣零是指将本月工资尾数留待下月处理的一种数据处理方式。扣零处理的要点是将上月扣零数加上本月工资尾数后将整数部分合并到本月实发工资中，而将尾数部分作为本月扣零保存到下月处理。（三）查询工资数据资料与数据的编辑操作相类似，查询时也可以借助于系统的基本功能实现定位、过滤、查看、打印等操作。,2019/12/2,40,工资管理系统数据处理,二、工资计算对当前会计期间的工资数据进行计算，从而形成完整的工资数据，并按部门或类别分别汇总工资数据资料，以生成工资发放表、工资发放条、部门汇总表、职员类别汇总表以及所得税申报表等基本工资报表和表单。工资计算是形成工资发放表单和输出各类工资报表以及向账务处理系统传递工资费用分配凭证的基础。在计算工资前，应确保当前工资数据的正确性。,2019/12/2,41,工资管理系统数据处理,工资计算过程通常有以下操作（1）选择会计期间。（2）选择计算范围。（3）计算工资。（4）输出工资报告表。系统输出各种工资相关的报表，如工资汇总表、工资结算单、工资条等。工资数据计算完毕，可使用系统提供的“月末结转”功能将当前工资库中的数据过渡到下一会计期间。,2019/12/2,42,工资管理系统数据处理,三、工资报表输出工资数据资料可由屏幕和打印机两种途径输出。（一）工资报表的种类1、工资发放表。用于在发放工资时提供给职员进行核对和签领，它是从基础工资数据资料按工资发放表的定义格式生成的报表。2、工资条。是发放工资时提供给每位职员用于核对工资项目数额的报表。3、部门汇总表。用于统计各部门的工资费用的发生情况。4、工资票面分解表。用于从银行正确提取所需的不同面额的人民币，以便于分发工资。5、所得税申报表。根据个人所得税的计算结果形成职员个人所得税申报表或所得税计算表。,2019/12/2,43,工资管理系统数据处理,（二）工资报表输出的操作1、工资项目排序。是指操作员通过设置而重新排列工资报表中各工资项目的排列顺序。2、职员排序。对职员排序时也可按照某一工资项目数据的升序或降序来排列。3、工资项目筛选。可由用户对需要反映的工资项目进行挑选，剔除不需要或不便于反映的工资项目。,2019/12/2,44,工资管理系统数据处理,四、工资凭证编制（一）自动转账凭证的定义工资费用自动转账凭证的定义中需要对凭证涉及的各个要素逐一进行设置，可以采取系统默认设置和系统引导设置等方便用户操作的方式。通常需要对工资费用结转凭证的以下要素进行设置：1、凭证类型。用于指定工资费用结转业务所生成的转账凭证的类别。通常分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。工资费用结转凭证通常被定义为转账凭证。,2019/12/2,45,工资管理系统数据处理,2、摘要。记账凭证的每一行均有一个摘要。而在设置自动转账凭证时，一般只要求用户设置一个摘要内容，这个摘要将被这一凭证的每一行共同使用。比如：“分配本期工资费用”、“结转工资费用至各成本费用项目”等。3、会计科目代码。在设置工资费用科目时，需要直接指定每一类职员的工资费用应结转的会计科目。按照科目操作的一般规律，输入科目时可以输入科目代码或科目助记码，也可输入科目名称。4、借/贷符号。表示凭证中某项目所涉及金额的方向。5、工资费用栏目。用来表示当前会计科目中所记入的工资费用金额所依据的工资栏目名称。,2019/12/2,46,工资管理系统数据处理,（二）自动转账凭证的编制根据定义的工资费用分配凭证生成当月的记账凭证，并将凭证传递至账务处理系统。工资凭证生成过程中可能涉及以下基本操作：1、分录显示。显示已定义的自动转账凭证的会计分录。2、编制凭证。系统根据当前选定的自动转账凭证模型生成会计凭证。3、生成（或传递）凭证。即向账务处理系统传递已生成的记账凭证.Esc,2019/12/2,47,固定资产管理系统,教学目的：通过本章教学，使学生掌握固定资产管理系统的相关内容，掌握固定资产管理系统初始化、日常业务处理和月末处理的操作。教学重点：原始卡片录入；月末处理。教学难点：月末处理,2019/12/2,48,固定资产管理系统,固定资产管理系统概述固定资产管理系统的初始设置固定资产变动资料输入与处理计提折旧与凭证传递固定资产账表输出Esc,2019/12/2,49,固定资产管理系统概述,固定资产是指使用期限较长，单位价值较高，并在使用过程中保持原有实物形态的资产。固定资产管理系统的主要任务是，正确反映固定资产的分类、计价以及增减变动等情况，做好对固定资产的总分类核算和明细分类核算，保护公共财产的安全与完整；正确计提固定资产折旧，编制固定资产折旧报告表。,2019/12/2,50,固定资产管理系统概述,一、固定资产管理系统的特点固定资产日常增减业务相对较少；折旧核算是固定资产管理中最具特色的一项内容。固定资产的核算与管理通常有以下几个明显特点：1、固定资产卡片是对固定资产进行管理的一种独有的方式，对固定资产的日常管理表现为对固定资产卡片的管理和维护。2、固定资产核算过程中日常数据的输入与输出的工作量相对较少，但存储数据的量较大。3、固定资产核算中资产价值转移以折旧方式来进行，折旧计算方法较为复杂，对成本费用的影响较大。,2019/12/2,51,固定资产管理系统概述,二、固定资产管理系统的功能1、管理固定资产卡片。对固定资产卡片进行录入、增减、删除等管理。2、管理固定资产的增减变动情况。随时更新固定资产卡片内容。3、计提折旧、分配折旧费用。支持对使用年限法、工作量法、双倍余额递减法和年数总和法等基本折旧方法，具备分配折旧费用和计算固定资产净值等功能。,2019/12/2,52,固定资产管理系统概述,三、固定资产核算业务处理流程（一）固定资产的核算与管理主要包括两方面的内容第一，固定资产卡片管理及固定资产的增减变动处理。固定资产的明细分类核算是通过设置固定资产卡片和固定资产登记簿进行的。发生增减变动时，首先要填制凭证，然后将凭证的内容登记到预先为每项固定资产设置的卡片中。要根据固定资产的增减变动凭证，登记各项固定资产的增减金额，月末结出余额。第二，固定资产折旧核算。固定资产折旧是指固定资产由于磨损而转移到产品成本和费用中去的价值。它以折旧费的形式计入产品成本，通过销售从货款中收回。,2019/12/2,53,固定资产管理系统概述,（二）固定资产进行核算与管理的业务流程可确定为1、根据验收单、领用单、报废单等基本原始资料，设置、调整或登记固定资产卡片内容，形成固定资产增加、减少、价值调整等明细数据。2、根据固定资产的特性，选择或设置折旧方法。3、根据固定资产卡片资料，按月计提固定资产折旧，并编制折旧凭证传递至账务处理系统。4、按需输出固定资产卡片、固定资产明细账（表）、固定资产登记簿等表单。Esc,2019/12/2,54,固定资产管理系统初始设置,一、固定资产核算账套设置固定资产管理软件可同时管理多个单位的固定资产。每个核算单位均可独立进行卡片设置、凭证输入、账表输出、自动转账等功能的运用。有关固定资产账套管理的操作通常有以下几项1、增加核算单位，即设置账套。是指在固定资产管理系统中增加一个新的核算单位。运行时可以分别输入新增核算单位的代码、名称、启用日期，以及如单位性质、会计主管等特征信息。,2019/12/2,55,固定资产管理系统初始设置,2、固定资产代码级数设置。指定义核算单位固定资产管理的级数以及每级编码的长度。例如，将固定资产代码级数设置为“2-2-2”结构，即固定资产代码共分3级，一级代码、二级代码和三级代码的位数均为2位，则对于生产用机床，可按以下方式来核算：10生产用固定资产1010机床类资产101001车床101002磨床3、部门分级设置。即定义该核算单位所使用的部门代码共有几个级次以及每级部门代码的长度。4、删除核算单位，即删除账套。删除该单位的所有固定资产数据。5、修改核算单位信息。修改指定核算单位的有关设置或数据内容。,2019/12/2,56,固定资产管理系统初始设置,二、固定资产卡片结构定义固定资产卡片结构是指固定资产卡片中包含的项目以及每一个项目的类型、长度等属性。对于固定资产卡片项目中的自定义项目，必须在装入卡片之前设置完成，一旦开始录入卡片后即不允许再作修改。定义卡片项目时，要求输入项目类型，比如文字型、数值型、日期型、逻辑型等。有的软件预置了对固定资产核算与管理时所需要的所有的项目，因而不需要或不允许用户再增加新的项目。在允许用户自定义卡片项目的固定资产管理系统中，对固定资产卡片项目的操作内容有：1、增加卡片项目。增加一个自定义的卡片项目。2、删除卡片项目。删除一个不再使用的自定义卡片项目。3、保存定义的卡片项目。保存当前增加或修改的卡片项目。,2019/12/2,57,固定资产管理系统初始设置,三、初始卡片录入初次使用固定资产系统时需要从手工资料转入软件系统的卡片称为初始卡片。系统正式使用后需新增的卡片则不再是初始卡片，而是作为变动资料处理。固定资产的初始卡片应在系统提供的录入窗口逐项输入。主要录入项目的录入方法及注意事项说明如下1、固定资产卡片代码。又称固定资产代码，是不同卡片、不同固定资产相互区别的惟一标识。,2019/12/2,58,固定资产管理系统初始设置,2、启用日期。表示固定资产管理系统开始使用的日期，也就是固定资产从手工过渡到计算机管理的日期。3、折旧方法。表示该项固定资产采用哪一种折旧方法计提折旧。一般除了要求用户选择折旧方法外，还要求用户选择（确认）或输入折旧计算公式。固定资产管理系统中，一般采用个别折旧法计提折旧，通常有如下几种折旧方法：平均年限法。工作量法。双倍余额递减法。年数总和法。,2019/12/2,59,固定资产管理系统初始设置,4、累计折旧。表示该固定资产至目前为止累计计提的折旧额。对于初始卡片，是指到开始使用固定资产管理系统时的累计已提折旧。5、原值。指固定资产的入账价值。原值应与账务系统中“固定资产”科目的账面价值一致。6、预计残值。指本项固定资产的预计净残值。7、累计工作量。表示该固定资产至目前为止累计工作总量。录入固定资产卡片的主要操作有：增加卡片、删除卡片、保存编辑的卡片、取消对卡片的编辑等。Esc,2019/12/2,60,固定资产管理系统变动资料,一、变动资料输入与修改固定资产变动资料是记录固定资产变动的各种凭证、文件的统称。如：发票、购进合同、验收报告、入库单等。固定资产因购建、报废、增减等事项往往引起固定资产卡片的变动。固定资产的变动资料属于固定资产的日常核算资料，这些资料是对固定资产进行登账、折旧、报废核销等会计处理的依据。录入固定资产变动资料表现为固定资产卡片的新增或修改。固定资产变动资料录入的项目与新建固定资产卡片时录入的项目大致相同极少数区别于初始卡片的项目，这些项目的处理方法如下：（l）凭证号（或业务号）。是固定资产变动业务的标识。通常由系统自动递增编号。（2）凭证日期。系统默认为进入固定资产管理系统进行操作的日期。（3）摘要。说明固定资产变动的原因。,2019/12/2,61,固定资产管理系统变动资料,在对固定资产变动资料进行操作时，系统一般提供以下操作功能：1、新增一项固定资产。2、减少一项固定资产。3、保存当前操作。4、取消当前操作。,2019/12/2,62,固定资产管理系统变动资料,二、改变固定资产折旧方法当用户单位需要改变折旧方法时，可以调用这一功能来进行针对性的处理。也有的软件提供给用户修改卡片内容的操作命令，而修改卡片内容通常是针对固定资产的折旧方法的。,2019/12/2,63,固定资产管理系统变动资料,三、变动资料审核凡是新输入或修改的变动资料，需经过审核人员的审核后才能正式更新卡片内容并据以记账。变动资料的审核和输入应由不同操作员担任，以便于更好地发挥审查作用。有些业务需要生成记账凭证，如固定资产的增加、减少等，而有些业务则不需要生成记账凭证，如折旧方法变更、预计残值调整等。通用软件一般提供生成记账凭证的选项命令。系统