（行政管理专业论文）高校秘书队伍建设研究.pdf

硕士学位论文 m a s t e r si l f e s i s 内容摘要 本文认为，高校秘书队伍是高校管理队伍的一支特殊群体，在高校管理中 发挥重要作用。随着知识经济来临和高教管理体制改革的日趋深入，这支队伍 在高校管理中将面临前所未有的机遇和挑战，因此，研究高校秘书队伍建设具 有重要的理论价值和现实意义。 本文运用管理学、秘书学、高校管理学等学科的基本原理，理论与实际紧 密结合，阐述了高校秘书队伍在高校管理中的作用，揭示并分析了目前高校秘 书队伍的现状，进而对如何建设好高校秘书队伍提出了合理可行的对策。 本文结合实际，将高校秘书工作分为两大类：日常程序化工作、( 包括十 项具体工作) 和非程序化工作；阐述了高校秘书队伍在高校管理中的五大作用： 辅助决策的参谋作用、办理事务的助手作用、传递信息的耳目作用、沟通联结 的枢纽作用、领导机关的示范作用。 本文结合多年来从事高校秘书工作的实践，将现状概括为三大矛盾：一多 一少的矛盾，即学历层次较高与专业知识教育培训的比例偏低的矛盾；一强一 弱的矛盾，即个人的上进心较强与队伍合力较弱的矛盾；一多一少的矛盾，即 付出较多与回报较少的矛盾。本文还就产生这三大矛盾的原因进行了客观分 析。 本文得出的基本结论有三条：认清形势是队伍建设的先决条件，提高综合 素质是队伍建设的核心内容，加大管理力度是队伍建设的根本途径。 本文对加大高校秘书队伍组织管理力度进行了尝试性的探索，并针对性地 提出：加大秘书队伍组织管理力度的核心内容是要逐渐建立起一套符合本校实 际的有效的激励机制，而激励机制的建立关键是要发挥三大作用：高校领导的 主导作用、办公室主任的沟通作用、高校组织人事部门的整合作用。高校领导 的主导作用体现在三个方面：树立正确的秘书观，了解秘书人员的心理需要， 满足秘书人员合理的需要。高校办公室主任的沟通作用体现在三个方面：对上 沟通，即积极争取上级业务主管部门和校领导的支持；对内沟通，即激发秘书 硕士学位论文 h n s r f r s 1 i l e s i s 队伍凝聚力：对外沟通，即扩大与兄弟院校同行的交流和影响。高校组织人事 部门的整合作用体现在三个方面：合理设置秘书机构：把好“入口关”，即坚 持合适的选拔标准、合理的组合要求；把好“考评任用关”，即制定科学公正 的考评制度和合理可行的用人制度。只有三者各司其责、密切配合，才能激发 高校秘书队伍的合力和活力，从根本上改变目前秘书队伍中存在的三大矛盾， 从而为高校管理队伍接体建设以及学校跨越式发展提供优质的人力资源。p 户 烈丘 、 关键词：高等学校秘书7 、队伍建设， 、 巧树l a b s t r a c t t h i sp a p e rt h i n k st h es e c r e t a r yr a n ko fc o l l e g e sa n du n i v e r s i t i e si sas p e c i a l g r o u pi nt h ea d m i n i s t r a t i o n r a n k so f c o l l e g e sa n d u n i v e r s i t i e sa n d p l a y s a ni m p o t e n t p o l ei na d m i n i s t r a t i o no fc o l l e g e sa n d u n i v e r s i t i e s w i mc o m i n go ft h ei n t e l l i g e n c e e c o n o m y a n d g r a d u a l l yd e e p e n i n g o fh i g h e r e d u c a t i o na d m i n i s t r a t i o n s y s t e m r e f o r m ，s u c hr a n k w i l lf a c et h e u n p r e c e d e n t e do p p o r t u n i t y a n d c h a l l e n g e i n a d m i n i s t r a t i o no fc o l l e g e sa n du n i v e r s i t i e s t h u sr e s e a r c ho nc o n s t r u c t i o no f s e c r e t a r yr a n k so fc o l l e g e sa n du n i v e r s i t i e sh a st h ei m p o r t a n ta c a d e m i cv a l u ea n d p r a c t i c a ls i g n i f i c a n c e w i t hb a s i cp r i n c i p l e so fm a n a g e m e n ts c i e n c e ，s e c r e t a r ys t u d ya n dc o l l e g ea n d u n i v e r s i t ya d m i n i s t r a t i o ns c i e n c e ，b ym e a n so fc l o s ec o m b i n a t i o no ft h e o r ya n d p r a c t i c e ，t h i sp a p e r s d e s c r i b e st h e p o l e o f s e c r e t a r y r a n k so f c o l l e g e s a n d u n i v e r s i t i e si na d m i n i s t r a t i o no f c o l l e g e sa n du n i v e r s i t i e s ，r e v e a l sa n da n a l y z e st h e s t a t u sq u oo fs e c r e t a r yr a n k so fc o l l e g e sa n du n i v e r s i t i e s ，o nt h eb a s i so fw h i c ht h e r a t i o n a la n dp r a c t i c a lc o u n t e r m e a s u r e sa r ep u tf o r w a r df o rc o n s t r u c t i o no f s e c r e t a r y r a n k so f c o l l e g e sa n du n i v e r s i t i e s c o m b i n i n g t h ep r a c t i c eo f s e c r e t a r yw o r k o f c o l l e g e sa n d u n i v e r s i t i e sf o rm a n y y e a r s ，t h ew r i t e rs u m m a r i z e st h r e ec o n t r a d i c t i o n si nt h i sp a p e r ：c o n t r a d i c t i o no f t h e m a n ya n dt h ef e w , i e m o r eo n e sw i t hh i g h e re d u c a t i o n a lb a c k g r o u n da n dl o w e r p r o p o r t i o n o fo n e sw i t h p r o f e s s i o n a lk n o w l e d g e e d u c a t i o na n d t r a i n i n g ； c o n t r a d i c t i o no ft h es t r o n ga n dt h ew e a k ，i e s t r o n g e re n t e r p r i s i n go fi n d i v i d u a l s a n dw e a k e rp o o le f f o r t so ft h er a n k ；c o n t r a d i c t i o no ft h em u s ha n dt h ej i t t l e i e m o r ep a y m e n ta n dl e s sr e p a y m e n t t h i sp a p e ro b j e c t i v e l ya n a l y z e st h ec a u s e so f p r o d u c i n g s u c ht h e ec o n t r a d i c t i o n s t h i s p a p e r f i n d so u tt h r e e b a s i cc o n c l u s i o n s ：i ti st h e p r e c o n d i t i o n o f c o n s t r u c t i o no ft h er a n k st o g e tac l e a ru n d e r s t a n d i n go ft h es i t u a t i o n ；i ti st h e n u c l e a rc o n t e n t so fc o n s t r u c t i o no ft h er a n k st oi m p r o v ec o m p r e h e n s i v en a t u r e so f t h ep e r s o n n e l ；i ti st h eu l t i m a t ea p p r o a c ho fc o n s t r u c t i o no f t h er a n k st os t r e n g t h e n t h em a n a g e m e n t p o w e r t h i sp a p e rc o n d u c t st r i a le x p l o r a t i o nt os t r e n g t h e n i n gt h em a n a g e m e n tp o w e r o fs e c r e t a r yr a n k so fc o l l e g e sa n du n i v e r s i t i e sa n dp e r t i n e n t l yp r o p o s et h a t t h e n u c l e a rc o n t e n t so fs t r e n g t h e n i n gt h em a n a g e m e n tp o w e ro fs e c r e t a r yr a n k si st o g r a d u a l l ye s t a b l i s ht h ee f f e c t i v ee n c o u r a g i n gm e c h a n i s m t h a ti sc o n s i m e n tw i t ht h e r e a lc o n d i t i o n so ft h i ss c h 0 0 1 h o w e v e r , t h ek e yo fe s t a b l i s h i n gt h ee n c o u r a g i n g m e c h a n i s mi st ot a k ea d v a n t a g eo ft h r e ef u n c t i o n s ：l e a d i n gf u n c t i o no ft h el e a d e r s o fc o l l e g e sa n du n i v e r s i t i e s ，c o m m u n i c a t i o nf u n c t i o no ft h ed i r e c t o r so ft h e h e a d o f f i c ea n d c o n f o r m i t y f u n c t i o no ft h e o r g a n i z a t i o n a n dh u m a nr e s o u r c e d e p a r t m e n t o n l yt h ea b o v e - m e n t i o n e dt h r e e o n e sb e a rt h e i r r e s p o n s i b i l i t ya n d c l o s e l yc o o r d i n a t e sm u t u a l l yc a r lt h ep o o le f f o r t sa n dp o w e r o ft h es e c r e t a r yr a n k s o fc o l l e g e sa n du n i v e r s i t i e sb ei m p e l l e da n dc h a n g et h r e ec o n d i t i o n st h a te x i s t si n t h es e c r e t a r yr a n k sa tp r e s e n tf o r mt h er o o tt op r o v i d et h eq u a l i t yh u m a nr e s o u r c e f o rt h ei n t e g r a lc o n s t r u c t i o no f t h ea d m i n i s t r a t i o nr a n k so f c o l l e g e sa n d u n i v e r s i t i e s a n d l e a p t y p ed e v e l o p m e n t o f t h es c h 0 0 1 k e y w o r d ：c o l l e g e sa n d u n i v e r s i t i e s s e c r e t a r y c o n s t r u c t i o no f t h er a n k s 硕士学位论文 1 a s r r e r si 正s i s 引言 高校秘书队伍作为高校管理队伍的特殊群体，随着知识经济的来临和国家 教育创新战略的推进以及高教管理体制改革的日趋深入，这支队伍在高校管理 中将面临前所未有的机遇和挑战。本文结合实际，阐明了高校秘书队伍在高校 管理中的地位和作用，分析了目前高校秘书队伍的现状，提出了建设好这支队 伍的对策，以求高校领导者、管理者更多的重视和同行的商榷。 一、高校秘书队伍及其在高校管理中的作用 ( 一) 高校秘书队伍的内涵 1 、高校秘书队伍的界定 高校秘书队伍是高校管理队伍的特殊群体，专指高校秘书部门的工作人 员，具体说，就是指在学校( 学院) 领导身边，为领导工作服务，辅助决策， 承办文书、会务等日常程序化工作和交办事项的校( 院) 、系两级办公室工作 人员。 2 、高校秘书部门的设置 高校秘书部门特指在高校组织机构设置中的辅助领导从事秘书工作的综 合性办事机构。一艨来说，高校设有校( 院) 、院系两级秘书部门，即在学校 ( 学院) 机关一级设置党委办公室、校( 院) 长办公室或学校办公室；在学校 二级学院( 系) 中设置党政办公室或党委办公室、院长办公室、系办公室。由 于两级秘书部门的服务对象和职权范围存在差异，相应地，它们在编制形式和 人员配备等方面有不同之处。一级秘书部门较二级秘书部门层级高、分工细、 人员多。但不论是处在哪一个层次上的秘书部门，它在各自的管理系统中都处 在中心、靠近领导、沟通上下、协调左右、联系内外，起着枢纽作用。高校秘 书部门与其他职能部门不同，它具有辅助性、综合性和服务性的特点。 3 、高校秘书的分类 根据机关层级分，可分为学校( 院) 秘书、院系秘书。 根据工作职责分，可分为文字秘书、机要秘书和行政秘书三大类。文字秘 书是指以文字工作为主的秘书，负责起草、复核以学校( 院) 名义发出的公文、 调查研究、报送信息等工作。机要秘书负责学校机要通信和上级党政文件的处 理和保密管理工作。行政秘书负责对外接待、来信来访及领导生活服务。 根据职务和地位分，可分为高级、中级、初级三个等级。办公室主任( 副 主任) 属高级秘书，他们是校( 院) 领导的主要参谋和助手，行使辅助领导决 策的职责。科长( 副科长) 属中级秘书，他们是办公室主任的得力助手，协助 主任负责办公室某方面具体工作的管理。初级秘书在高、中级秘书的指导下就 办公室具体日常工作进行落实。 对于后两种分类，主要针对学校秘书而言。 ( 二) 高校秘书工作的主要内容和要求 尽管高校两级秘书部门存在差异，但它们所从事的工作，不外乎以下两大 类： l 、日常程序化工作 也称为经常性工作，它大致包括以下十项具体工作： ( 1 ) 文书档案工作 在高校秘书部门的工作活动中，文书工作是一项最主要、最大量也是最 重要的日常工作。文书工作是指运用科学的原则、程序和方法，完成对机关 公文的起草、校核、签发和印制；公文的办理和传递；公文的管理；公文的 立卷与归档；公文保密等一系列工作。文书是档案的前身，档案是文书的归 宿。档案工作就是指对已办理完毕的有价值的文书，按照一定的规律对其进 2 硕士学位论文 、n 盯e r sl i 正s i s 行保存利用的工作。 ( 2 ) 信息工作 信息是领导进行科学决策的基础，是领导机关指导工作、进行管理的重 要依据。信息工作是秘书部门发挥耳目作用的一项重要工作，它要求秘书部 门紧紧围绕学校党委中心工作，对党的路线、方针、政策在学校( 院) 的贯 彻落实情况，以及学校( 院) 在改革、建设和发展中的问题和建议等，及时 进行收集和筛选，全面、准确、有效地向学校领导反映动态性信息、经验性 信息、苗头性信息、前瞻性信息；还必须建立健全信息网络，开辟信息资源， 保持信息渠道的畅通，以适应工作需要。 ( 3 ) 调研工作 调查研究是一种科学的工作方法，是领导决策的依据和基础。调查研究 渗透于秘书部门的各项工作之中，它是一切秘书必须熟练掌握的基本功，是 实现领导决策科学化的要求。围绕高校领导工作的需要而开展的各项调查研 究，是秘书部门的一项重要的基础性、经常性的工作。 ( 4 ) 信访工作 信访工作是指秘书部门负责处理人民来信和接待人民来访的工作，高校 秘书部门一般内设专门机构或专人办理。高校信访工作涉及面广，内容繁杂， 是一项科学性、政策性很强的工作，同时它又是一项具体、琐碎、辛苦的工 作。它是学校领导体察民情的窗口，联系师生的桥梁。规范信访工作程序和 完善信访工作制度是做好信访工作的前提和基础。 ( 5 ) 会务工作 会议是领导决策的重要手段。所谓会务工作，就是会议组织工作，或称 会议事务工作。会务工作是一项时间性、组织性很强的秘书工作。协助机关 领导组织好各种会议，保证会议的顺利进行是秘书部门的重要职责。秘书部 门应根据会议类型、内容和要求按一定程序化进行全面周密的安排，大致分 硕士学位论文 、, i a s i f r si j i e s i s 为会前准备、会议进行、会议结束三个阶段。会议的成功与否，与会议的组 织工作密切相关，它直接影响会议的质量和效果。 ( 6 ) 印信管理工作 学校( 院) 机关印章代表学校( 院) 的权力与身份，具有立法性与有效 性。介绍信是学校对外联系工作的凭证。学校党政印章、学校党委书记、校 ( 院) 长印章、秘书部门印章、各种专用章及凭证等均由秘书部门负责。秘 书部门一般都建立有印信的使用、审批、登记等管理制度，并指定专人管理。 ( 7 ) 机要保密工作 高校机要通信和保密工作一般来说由秘书部门负责承担，这是由秘书部门 的政治性、机密性所决定的。秘书部门负责全校( 院) 机要件通信保密管理， 学校党政文件的打印和下发，负责对学校中涉及国家秘密人员进行保密观念、 保密法规的宣传教育，对机要保密技术设备进行改进和更新，完善学校内部的 各项保密制度和措施，不断适应形势的发展。 ( 8 ) 值班工作 值班工作是高校秘书部门的一项经常性的工作，是高校稳定工作的一个重 要环节。它在保证各个渠道的信息畅通，确保学校安全稳定以及受权处理一些 紧急事件等方面起重要作用。通常，每年的寒暑假、五一节、国庆节期间，两 级秘书部门都要负责安排有关人员值班，责任到人，做好值班记录，并进行督 促检查。 ( 9 ) 督办检查工作 此项工作包括交办、催办、自办、协办、回复和检查落实等内容和环节。 督办检查内容主要有：党和国家方针政策和法律法规关于学校教育、办学方向、 教育方针和政策等重要决策贯彻落实情况；上级党政领导机关或与学校办学有 关的中央和地方的其他企事业部门批办、交办的事项：学校党委常委会议和校 长办公会议重要决策部署的检查。对学院一级而言，对学校党政领导及职能部 4 门依据有关文件、领导批示会议决议，而做出的具体工作安排。 ( 1 0 ) 接待联络工作 秘书部门接待工作纷繁复杂，分为多种类型，秘书人员应根据不同的接待 类型，严格遵循接待的原则，掌握并熟练运用不同的接待方式和接待程序，在 来访者面前树立学校和秘书部门良好的形象，提高学校和秘书部门在社会上或 学校师生员工中的信任度。对外联络工作是关乎学校知名度、美誉度和凝聚力 的一项工作，下设在高校秘书部门的学校董事会、校友会承担着大量的对外联 络工作。 2 、非程序化的工作 也叫临时性或突击性的工作，这类工作具有偶发性、临时性、被动性的特 点，是对秘书人员应变能力、敬业精神和身心素质的考验。 ( 三) 高校秘书队伍的作用 高校秘书队伍的地位和作用取决于高校秘书部门和秘书工作的地位和作 用。高校秘书部门作为综合性办事机构处在高校领导机关的中心位置，是高校 领导层和学校各职能部门、广大师生员工之间的桥梁和枢纽。高校秘书工作的 重要作用主要表现在以下五个方面： 1 、辅助决策的参谋作用 高校秘书工作的参谋作用主要体现在辅助领导决策的活动中。 ( 1 ) 决策前，为领导决策提供多项可行性选择方案。秘书部门可充分利 用所处的地位和各种有利的条件，根据决策活动的需要积极参与调查研究、分 析论证，收集和综合资料信息，提供多项选择方案，供领导选择、利用和参考。 ( 2 ) 决策过程中，做好文稿的起草工作。文件材料是领导决策的书面形 式。撰写人员只有准确地反映了领导意图和客观实际情况，才能节省领导审核 文稿的时间和精力。 硕士学位论文 m a sjl ! r sl l i i s i s ( 3 ) 决策实施过程中，注意了解和收集情况，及时反馈信息，便于领导 掌握工作进程和动态，以保证决策的贯彻执行；还要帮助领导做好工作总结， 吸取经验教训，以利今后工作的开展。 辅助决策是一项参谋性工作，但它也是通过办文、办会、办事等具体事务 活动来实现的。 2 、办理事务的助手作用 高校秘书工作的助手作用体现了秘书部门办理事务的职能。秘书部门是机 关的综合性办事机构，办事是秘书工作的主体和基础。秘书工作的助手作用主 要体现在两个方面： ( 1 ) 对本校( 院) 的工作特点和基本情况的了解和熟悉程度。秘书人 员只有在注意研究了本校( 院) 的工作特点，全面了解与熟悉学校机关各职能 部门、各院系的基本情况，掌握了工作规律，才不至于一问三不知，使工作陷 入被动。 ( 2 ) 对日常事务性工作的科学管理程度。秘书部门的日常事务性工作繁 杂，要使工作忙而有序，必须加强科学管理，合理制定工作计划，安排工作程 序，采用先进的办公自动化系统和便利的交通、通信工具，提高办事效率。 3 、传递信息的耳目作用 高校秘书部门处于领导机关的中心位置，它“眼观六路、耳昕八方”，是 各方面信息的汇集点。秘书工作的耳目作用的发挥，就是通过各种渠道和方式 主动地获取国内外重大教育理论、政策信息，掌握本校及兄弟院校发展的各种 动态资料，随时刷新现有数据，充分发挥信息库、数据库的作用，对获取的信 息进行加工整理，去粗取精、去伪存真，及时传递给领导，以便领导全面掌握 学校及相关方面的动态并及时做出正确决策。秘书人员在收集信息时，既要想 领导之所想，也要想领导之未想，务求信息的真实性、时效性、实用性、前瞻 性。 硕士学位论文 m a s t e r si i 正s i s 4 、沟通联结的枢纽作用 枢纽，是指事物相互联系的中心环节。高校秘书机构在高校组织机构中处 在枢纽地位。从纵向来说，它要做好承上启下的工作，沟通上下级之间联系， 它是架在领导与师生员工之间的一座桥梁。从横向来说，就是加强与学校机关 各职能部门之间的联系，及时传递信息，做好协调工作，使秘书部门成为联结 与维系这些部门的纽带。秘书部门的沟通联结工作做得好，就能使领导机关的 工作通畅、协调，枢纽作用得以充分发挥：反之，如果秘书部门沟通联结工作 不力，甚至发生梗阻，那必然影响工作进度和效果。 5 、领导机关的示范作用 示范作用主要是指高校秘书部门是高校机关作风和机关形象的集中体 现。高校秘书部门是学校对内对外的“关口”与“窗口”。示范作用具体体现 在以下三方面： ( 1 ) 严格的工作制度和科学的工作程序。秘书人员能在复杂、繁重的工 作任务面前，始终是紧张而有秩序地工作，工作效率高。 ( 2 ) 饱满的工作热情和认真的办事态度。在尽力做好各项服务工作的同 时，要把好各个“关口”，办事质量高。 ( 3 ) 整洁有序的工作环境。办公室内外环境的布置、清洁卫生状况，从 一个侧面反映机关的精神风貌。 高校秘书部门和秘书工作的地位和作用，决定了高校秘书队伍在高校管理 中承担着重要的职责，这支队伍整体素质如何，直接关系到高校领导决策的贯 彻执行，影响高校领导机关的工作质量和工作效率。 二、目前高校秘书队伍现状分析 目前，虽然高校秘书队伍的总量仅占高校管理队伍罄量的2 0 左右，但其 作用却不可小觑。总的来看，高校秘书队伍在高校管理中较好地发挥了其特有 的职能和作用，但也普遍存在着制约这支队伍建设的诸多问题和矛盾，概括起 来，有以下三大矛盾： ( 一) 一高一低的矛盾，即学历层次较高与专业知识教育培讪 的比例偏低的矛盾 高校知识密集、人才济济的特点决定了高校秘书队伍相对于其他事业单 位的秘书队伍来说，学历层次普遍较高。本人在对武汉大学党委办公室1 3 位 工作人员进行调查中发现，本科以上学历的有1 1 人，其中双学位1 人，硕士 ( 含在读硕士) 有6 人，博士在读1 人。也就是说本科以上学历的就占了8 5 ， 这个比例是相当高的，体现了高校秘书部门的学历优势。但通过对这1 3 人的 专业背景和培训的调查中又发现，只有4 人学的专业( 中文、行政管理、秘书 学、新闻传播) 与目前所从事的秘书工作相关，仅占总数的3 0 。近两年来， 参加过各种层次、类型的秘书工作培训的仅有4 人，只占1 3 。学历层次较高 与受过专业知识教育比例偏低的矛盾在高校秘书队伍中普遍存在。事实证明， 在实际工作中，这对矛盾不仅给秘书个人也给学校各项工作的推进或多或少造 成了负面影响。产生此矛盾的原因主要有两个： 1 、高校领导认识上出现偏差 高校领导一般都知道有领导科学和行政管理学，但对秘书学这门新兴学科 却比较陌生。虽然高校领导每天与秘书部门、秘书人员打交道，但在他们看来， 秘书工作是综合性、服务性、辅助性很强的工作，没有什么专业性，不同于教 学、科研、人事等职能部门的管理工作具有相对独立性，专业性强。正由于高 校领导缺乏对秘书学这门学科的了解，才会导致认识上的偏差。而认识上的偏 差，又会带来一系列连锁反应，主要表现在只关心秘书人员学历层次是否提高， 而漠视了秘书人员学习进修培训的问题，也就是说，秘书工作与教学、科研、 8 硕士学位论文 n t , sr f r si f i e s i s 人事等管理工作一样，也有其独特的专业要求，秘书人员与其他管理人员一样， 需要经过严格训练和经常参加秘书专业知识的学习培训。事实证明，秘书人员 学历层次提高了，但如果长期不接受秘书专业知识的更新和培训，工作绩效也 很难提高，不利于学校整体工作顺利进行。 2 、高校组织人事部门的政策导向出现偏差 高校组织人事部门在对秘书人员进行选拔任用、考核评定、职务晋升方面， 只一味强调高学历，而忽视了对秘书人员专业技能的考核和评定，尤其在职务 晋升上，同样资历的人，首先考虑的是学历层次高的，而不是综合考虑其学历、 工作技能和群众评价。正因为有这样的政策导向，才会导致一方面秘书个人拼 命追求高学历，而另一方面，办公室主任对秘书队伍业务学习和培训的措旌考 虑得很少，对秘书队伍急需学习和更新专业知识和技能的现实仅停留在口头上 或每年的计划中，却难以有效实施。 ( 二) 一强一弱的矛盾，即个人的上进心较强与队伍合力较弱 的矛盾 由于高校秘书队伍整体文化素质比较高，因此，对于部分年轻的、文化层 次高的秘书来说，更注重自我价值的实现。面对中国已加入w t o 、高教管理体 制改革以及终身教育观念的深入人心，他们有强烈的进取意识和紧迫感，自觉 寻找各种学习途径和方式，通过在职自修专业知识或攻读成教本科学历、在职 硕士、博士等途径，进行自我加压、自我充电，以求更好地胜任本职工作和争 取更多的发展机会。 与高校秘书个人自我实现需要强烈的势头相比，目前高校秘书队伍整体 合力就显得比较弱。究其原因，主要受以下两方面因素影响： 9 1 、高校秘书机构的设置不合理 长期以来，学校秘书机构的设置基本上参照国家党政机关秘书机构分设模 式设置的。近几年来，随着高等教育管理体制改革的深入，高校秘书机构的设 置出现了两种模式并存的局面，一种是旧模式，即党政秘书部门分设，也就是 分别设党委办公室和校长办公室；另一种是新模式，即党政秘书部门合署办公， 即只设一个学校办公室或党政办公室，一个班子两块牌子，人员相对分工，打 通使用。目前，教育部在武汉的直属高校有7 所，实行旧模式的有3 所，实行 新模式的有4 所。虽然从总体上看，目前教育部7 1 所直属高校中实行新模式 的暂时少于旧模式，但从发展趋势上来看，合署办公是必然。无论从理论上说 还是实践证明，对工作性质相近或相似的党政秘书机构进行合并或合署办公， 有利于秘书机构进一步明确职能、协调关系、凝聚队伍、高效运转。 2 、学习培训工作制度不健全或不到位 有计划、有组织、有重点地对全校秘书人员进行学习培训是秘书工作的一 项重要制度，是增强秘书队伍合力、活力的有效途径，有助于学校、院系两级 秘书队伍之间的沟通。但由于学校高层秘书常常忙于为领导出谋划策和事务性 工作，虽然制定有学习培训计划，但由于无暇或无心考虑计划的实施，往往使 每年的计划走过场或流产，无实际效果。这种现象在合并时间不长的高校更突 出。长此以往，秘书队伍必定缺乏合力、活力，影响学校整体工作的推进。 ( 三) 一多一少的矛盾，即付出较多与回报较少的矛盾 由于高校秘书工作具有从属性、服务性、综合性强的特点。因此，客观上 决定了对高校秘书队伍基本的素质要求，那就是忠于职守、默默奉献。长期以 来，这支队伍默默无闻地“为人做嫁衣”，但得到的回报却不多。 回报包括两个方面：一方面指精神上的；另一方面指物质上的。精神上 的回报主要指领导的重视和支持，职能部门的理解和配合，个人的归宿感、成 1 0 就感等；物质上的回报主要指用于队伍建设的经费投入和个人劳动所得报酬。 由于这一多一少的矛盾存在，在与高校教学、科研等管理队伍横向比较中，一 些秘书人员难免会产生“自己权力不大、责任不小、待遇不高”的想法，产生 不公平感，这在一定程度上制约着这支队伍积极性、创造性的发挥，影响着这 支队伍的相对稳定。 至于产生这对矛盾的原因归结为一点就是：高校办公室主任沟通作用发 挥不够。高校办公室主任是联结高校领导和高校秘书队伍的一座桥梁和纽带， 应起着积极的沟通作用。如果对上不能经常地及时地向学校领导反映秘书工作 中存在的突出问题和难点问题以及秘书队伍的思想状况，那么，领导也无法从 认识上和政策上给予秘书队伍足够的重视和扶持；同样，如果对下不向秘书人 员做好经常性的思想沟通工作，强化他们的服务意识和奉献精神，也无法让秘 书人员真正安心本职工作，增强他们在秘书部门工作的荣誉感和责任感。通过 言传身教的方式，向秘书人员证明：在秘书部门工作，虽然从物质待遇来看， 是不如有些职能部门，但从长远的无形的回报来看，在秘书部门工作的经历是 一种难得的锻炼能力和学习提高的机会，是无法用有限的物质来衡量的。在与 职能部门的关系处理上，如果动不动就借领导名义发号施令，而不是与之保持 一种平等的协商、合作共事的姿态。积极疏通与职能部门的关系。主动寻求职 能部门对秘书工作的理解和配合，那么秘书人员在开展各项业务工作中难免遇 到阻碍，势必造成人际关系紧张和工作效率低下。 高校秘书队伍建设的对策 ( 一) 认清形势是队伍建设的先决条件 1 知识经济时代的客观要求 2 l 世纪是知识经济的时代，知识经济是一种全新的经济发展模式，是以不 断创新的知识为基础的经济。知识经济为高校赋予了新的使命和功能，知识经 济带来的高度信息化、网络化给高校秘书工作带来全方位、多层次的冲击。过 去那种以办公室为主要操作地点，以公文为主要操作对象，以笔和打字设备为 主要操作工具，以阅读和写作为主要操作手段。以纸张为主要载体的传统型秘 书工作和服务方式将彻底改变，而代之以信息化、智能化服务方式。信息技术 的发展，网络和办公自动化程度不断提高，高校秘书部门“无纸化办公”、“网 上办公”已经出现，也必将日益普及。这对高校秘书队伍的知识结构、专业技 能、思维和行为方式也相应地提出了新的更高的要求。高校秘书人员只有站在 知识经济的前沿，善于学习新知识并敢于和善于应用新知识，才能适应信息社 会和领导高效率、快节奏工作的需要，才能快捷地为领导搜集、整理有用的信 息，为领导的科学决策提供全面、及时、有效的依据。 2 、我国加入w t o 给高校带来的影响 在我国已加入w t o 的背景下，经济全球化的趋势将对高等学校提出新的 机遇和挑战。在学校对外合作办学、学术交流和科研合作中，学校秘书部门尤 其要保持高度的政治敏锐性和政治责任感，高度重视外来文化和西方价值观念 所带来的冲击和影响，警惕敌对势力利用学术交流、科研合作、互联网进行政 治、宗教、文化等意识形态的渗透，对学校中涉及国家秘密人员尤其是科技人 员进行保密意识和保密法制的宣传教育，加强网络管理、安全监控和主动引导， 使学校在开放办学的同时，又能确保学校大局的稳定。 3 高等教育管理体制改革的迫切需要 当前，我国高等教育管理体制改革与布局结构调整工作取得了突破性进 展，这是一场着眼于2 l 世纪长远发展的深刻变革，是一项事关我国现代化建 设的全局、培养高素质创新人才的战略措施。标志着我国原有的高等教育体制 和布局已经发生了历史性的变化。自1 9 9 9 2 0 0 1 年国家教育部按照“共建、调 整、合作、合并”的方针，连续三年三大步调整中央部委院校的管理体制，涉 及9 0 0 余所高校。截止2 0 0 1 年1 1 月底，已有6 2 2 所高校经合并调整为2 6 3 所， 并调整了5 0 9 所高校的管理体制，组建了一批新的综合性和多科性大学。对 于调整合并的高校面临着进一步深化校内管理体制改革，积极探索，加快促进 实质性融合，实现学校跨越式发展的重大任务。高等教育管理体制改革的日趋 深入，对于高校秘书机构的合理布局、职能的明确定位、队伍的精干高效提供 了富有挑战性的契机。 ( 二) 提高综合素质是队伍建设的核心内容 高校秘书综合素质如何直接关系到高校秘书队伍总体水平和工作效率。所 谓素质，是指在人的先天生理基础上，通过后天不断地学习和实践逐步形成和 发展起来的比较稳定的内在要素，包括人的品德、知识、能力、性格、气质等。 结合高校秘书队伍现状及形势发展要求，笔者认为高校秘书综合素质包括 以下三方面内容： 1 、政治思想要过硬 高校秘书的政治思想素质主要包括理论修养、政策水平、思想作风。 ( 1 )理论修养 理论指人们由实践概括出来的关于自然界和社会的知识的有系统的结论。 理论修养指一个人在学习理论的基础上，经过长期锻炼和培养所达到的一定水 平。高校处在意识形态领域的前沿阵地，各种政治观点、社会患潮在这里汇集、 冲撞。同时，高校又是知识经济时代的人才库、知识库，在国家创新体系中起 “动力源”和“辐射源”的重要作用，是教育创新和技术创新的重要基地。作 为高校秘书，只有用科学的理论武装自己，才能在纷繁复杂的现实面前，客观 地、全面地、本质地认识新情况、分析新问题，为高校领导当好“高参”。高 。摘引自救政法( 2 0 0 1 ) 1 号和教政法( 2 0 0 2 ) i 号妇牛 1 3 硕士学住论文 蜘1 r s ”心体 校秘书的理论修养来自对马列主义精髓的深刻理解和对高等教育理论的系统 掌握。 ( 2 )政策水平 政策是理论的具体化。高校秘书部门是政策性、综合性强的要害部门，秘 书的政策水平通过各项日常工作体现，反映其熟悉和实际运用各项政策的程度 和能力，决定其能否与校领导思想共振或起到拾遗补缺的作用。高校秘书政策 水平的提高要把握“三吃透”。一是吃透“上情”，即要熟悉党和国家的路线、 方针、政策，尤其是国家、地方教育行政部门制定的各项政策、规定；二是吃 透“内情”，即要对所在高校历史、现状、总体发展规划、建设目标和各阶段 的中心工作以及校内重大决策、规章制度了如指掌；三是吃透“外情”。即要 及时了解国内外高等院校的改革发展动态。高校秘书若能将这三者有机结合， 深入实际，在为高校领导出谋划策活动中就会得心应手。 ( 3 )思想作风 高校秘书良好的思想修养和工作作风是职业道德和心理品质的综合反映。 高校秘书的职业道德的核心是要有强烈的服务意识，这是由高校秘书工作的服 务性强的特点决定的。服务是秘书人员的天职，高校秘书的天职是做好“三服 务”。一是做好对内服务。这是高校日常秘书工作的重点，服务对象最直接、 工作量最大的是高校领导、各职能部门和校内广大师生员工；二是做好对上服 务。对上服务指为高校上级领导机关服务，即国家教育行政主管部门，如教育 部、教育厅：三是做好对外服务。对外服务指为兄弟院校、党政机关、企事业 单位服务。 心理品质包括认知、情感、意志、性格、气质等方面。心理，是人脑的 机能，是客观现实在人的头脑中的反映，它决定于人的内在需要和周围环境的 相互作用。人的心理活动又直接支配人的言语、行动。高校秘书服务意识强弱 与其心理品质健康与否成正比。高校秘书良好的思想作风修养正是通过强烈的 1 4 硕士学位论文 h 协s t e r s + r ii e s i s 服务意识和健康的心理品质表现出来的。 2 、知识结构要优化 知识结构，是指人类知识在个人头脑中的内化状况，它包括各种知识之间 的比例、相互作用以及由此而形成的整体功能。高校秘书知识结构合理与否， 决定其才能和工作效率的高低。 高校秘书的知识结构，根据知识经济的客观要求和高校秘书工作的性质内 容，包括以下三个方面： ( 1 )基础知识 这是高校秘书必备的基本知识，也是从事高校秘书工作的前提条件。“凡 操千曲而后知音，观千剑而后识器”。没有较宽的知识面，就不可能有秘书知识 的精深，即“单薄难高，窄狭难深”。尽管高校秘书的学历层次较高，有较好的 文化基础，但文理融通的秘书并不多。为了扩宽知识面，弥补缺陷，学文科的 秘书应有意识地多吸取些自然科学的养分，学理工科的秘书则应多涉猎人文社 会科学书籍。 ( 2 )专业知识 专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，这是高校秘书知识 结构的核心，缺少这个核心，则难以胜任秘书工作。高校秘书的专业知识包括 两个方面： a 秘书学专业知识。秘书学专业知识是一切从事秘书工作的人员都必须 具备的知识。它主要包括：秘书学概论、文书学、档案管理学、行政管理学、 应用写作、公共关系学、组织行为学、英语、计算机应用科学等高校秘书专业 设置的诸多课程。目前，高校秘书队伍中接受过系统的秘书学专业知识教育和 培训的比例偏低，为了尽快改变这一现状，当务之急应采取系统培训与分散自 学相结合的方式。全面而有重点地进行学习。 b 行业知识。行业知识主要指高校秘书人员所在高校( 院系) 所属类别 的专业知识。随着高等教育管理体制改革和调整取得突破性进展，综合性和多 科性大学的组建，对秘书人员行业知识的掌握程度提出了更高要求，尤其是对 在合并高校办公室工作的秘书人员来说，要求掌握的行业知识就更全面、更宽 泛。比如，在一所综合性大学里，学校办公室秘书应对学校基本情况、学校管 理机构的设置、各学院设置了如指掌，如数家珍；作为大学医学院办公室的秘 书，就应通晓医学专业的基础知识；而作为大学计算机科学学院办公室的秘书， 则应对计算机专业知识有更多了解。 ( 3 )相关知识 相关知识指与秘书工作有密切联系的知识。是秘书人员为适应时代需要， 胜任工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。对高 校秘书而言，主要包括高等教育管理学、法律、经济、社会学、统计学、领导 科学、心理学等知识。高校秘书应从知识结构整体性、综合性出发，尽可能多 地掌握与专业知识紧密联系的相关知识，力争成为“多面手”和“通才”。 高校秘书的知识结构是开放性的动态系统，在知识经济时代，高校秘书 应不断拓宽知识面，优化知识结构，唯有做到“博”、“专”、“新”，才能适应 电脑和高速信息网络给秘书工作带来的全新的理念和不同于以往任何时代的 工作环境。 3 、业务能力要精通 能力是指个人完成某种活动所必备的心理特征。任何一种活动都要求参 与者具备一定的能力。能力的强弱直接影响工作绩效的高低。高校秘书的业务 能力是其政治思想修养和知识结构的综合性表现。对高校秘书工作而言，依秘 书的类别、层次的不同，能力要求也有所不同，这里针对的是高校秘书应具备 的基本的业务能力，主要包括四个方面： ( 1 ) 表达能力 表达能力是高校秘书的基本功。表达能力包括写作能力和口头表达能力两 1 6 个方面。它是秘书人员顺利进行秘书工作的一项必不可少的工作本领。写作能 力是指公文和事务应用文的写作能力，它并不仅仅是单纯的文