（会计学专业论文）商业企业财务业务信息集成研究.pdf

商业企业财务业务信息集成研究 摘要 随着竞争的曰益激烈，如何加强对进销存环节的信息管理从而降低成本越来 越成为商业企业迫切要解决的问题之一。而在对进销存的管理中比较突出的一个 问题就是实现财务信息与业务信息的集成管理。 以分析金蝶商业企业k 3 系统为例，指出当前软件对财务业务信息的集成处 理仍不完整，可以在此基础上实施再集成管理，并分别讨论了财务业务信息再集 成的必要性、意义以及其实现途径，且利用v i s u a lf o x p r o 编程技术设计了一套 旨在解决财务业务信息再集成问题的进销存管理系统，从实践的角度证实了这一 想法的可行性。 本文共分为五部分，第一部分主要以金蝶商业企业k 3 系统为代表分析了当 前软件对财务业务信息的处理现状，并对其进行了进一步的分析与总结；接着在 第二部分说明了企业对财务业务信息进行再集成的必要性；然后，在第三部分详 细的介绍了对财务业务信息进行再集成的研究思路，即实时提供应收账款平衡表 与存货平衡表信息，以及这一过程中涉及到的相关数据库、单据等；最后，根据 对财务业务信息实施再集成后的系统，分别介绍了系统各个模块的功能。 关键词：集成；再集成；实时；平衡表 t h es t u d yo ni n t e g r a t i o no ff i n a n c i a ia n db u s i n e s s i n f o r m a t i o no fm e r c h a n d i s i n gc o m p a n y a b s t r a o t 、 h t h c o m p e t i t i o nb e i n g f i e r c e d a yb yd a y , h o wt os t r e n g t h e n t h ei n f o r m a t i o n m a n a g e m e n to ft h e l i n ka b o u tp u r c h a s i n g , s e l l i n g , i n v e n t o r ya n dl o w e rc o s t si s b e c o m i n g o n eo ft h eq u e s t i o n st h a tt h em e r c h a n d i s i n gc o m p a n ys h o u l ds o l v eu r g e n t l y m o r ea n dm o r ea n dt h em o r eo u t s t a n d i n gq u e s t i o no f t h a ti st or e a l i z et h ei n t e g r a t i o n o ff i n a n c i a la n db u s i n e s si n f o r m a t i o n r e g a r d i n ga n a l y z i n gk i n g d e e sm e r c h a n d i s i n gc o m p a n y 1 ( 3 s y s t e ma se x a m p l e ，t h e 仕l e s i sp o i n t so u ta tp r e s e n tt h ei n t e g r a t i o no ff i n a n e i a la n db u s i n e s si n f o r i l l a t i o ns t i l li s n o tc o m p l e t e ，s ow ec a nm a n a g et oi n t e g r a t et oi m p l e m e n to nt h i sb a s i s a n dt h e t h e s i sd i s c u s s e st h e n e c e s s i t y , s i g n i f i c a n c e ，r e a l i z i n gw a yo ft h ei n t e g r a t i o n o f f i n a n c i a la n db u s i n e s si n f o r m a t i o nr e s p e c t i v e l y w h a t sm o r e i tu t i l i z e sv i s u a l f o x p r o p r o g r a m m i n g t o d e s i g n as y s t e ma b o u t p u r c h a s i n g , s e l l i n g ，i n v e n t o r y m a n a g e m e n tw h i c ha i m s a t s o l v i n g t h e r e i n t e g r a t i o n o ff i n a n c i a la n db u s i n e s s i n f o r m a t i o na n dv e r i f y i n gt h ef e a s i b i l i t yo f t h i si d e ai nt e r mo f p r a c t i c e t h i st h e s i si sd i v i d e di n t of i v ep a r t sa l t o g e t h e r , f i r s tp a r ta n a l y s e st h ec u r r e n ts i t u a t i o n o ft r e a t m e n tt of i n a n c i a la n db u s i n e s si n f o r m a t i o no fc u r r e n tf i n a n c i a ls o f t w a r e r e p r e s e n t e db yk i n g d e c sm e r c h a n d i s i n gc o m p a n y k 3s y s t e mm a i n l y ，a n dc a r r i e so n f u r t h e ra n a l y s i sa n ds u m m a r yt oi t ；t h e ni nt h es e c o n dp a r tt h et h e s i sd i s c u s s c st h e n e c e s s i t yo ft h er e i n t e g r a t i o no ff i n a n c i a la n db u s i n e s si n f o r m a t i o n ；t h e ng o e so n r e s e a r c ha b o u tt h er e a l i z i n go nt h er e i n t e g r a t i o no ff i n a n c i a la n db u s i n e s si n f o r m a t i o n i nt h et h i r dp a r ti nd e t a i l n a m e l yo f f e r st h eb a l a n c ef o r i l l so fa c c o u n tr e c e i v a b l ea n d i n v e n t o r yl nr e a lt i m e ，a n d t h er e l e v a n td a t a b a s e ，d o c u m e n t si n v o l v e di nt h i sc o u r s e ， e t c ；f i n a l l y ，a c c o r d i n gt ot h es y s t e ma f t e rr e i n t e g r a t e dt h ef i n a n c i a la n db u s i n e s s i n f o r m a t i o n i n t r o d u c e st h ef u n c t i o no f s y s t e r ne a c hm o d u l e r e s p e c t i v e l y k e y w o r d s ：i n t e g r a t e ：r e i n t e g r a t e ：r e a i t i m e ：b a i a n c ef o r m s 商业企业财务业务信息集成研究 0 前言 随着竞争的日益激烈，如何加强对进销存环节的管理从而降低成本越来越成 为商业企业迫切要解决的问题之一。而在对进销存的管理中比较突出的一个问题 就是实现财务信息与业务信息的集成管理。 虽然越来越多的企业管理者认识到财务信息与业务信息分离的弊端以及将 财务信息与业务信息进行再集成的重要意义，但在实践中，无论从对软件设计的 分析上，还是从对实务管理与操作的调查中，我们都可以发现理论与实践对这一 问题的解决都不是很彻底。 一方面，在软件的设计上，当前的财务软件都是采用传统手工会计思维模式 ( “原始凭证卜记账凭证账簿卜报表”) 来进行会计循环过程中的数据处 理，将财务信息与业务信息分别存储在不同的模块或是系统中并分别进行数据处 理与管理，缺乏对财务信息与业务信息完整有效的集成管理，除了在制作凭证入 账、结转存货成本时将业务信息与财务信息进行了衔接外，没有将财务信息与业 务信息糅合在一起，将本部门对数据信息的处理轨迹实时的通过系统反馈给对方 部门或是糅合在一个新的数据库中。 另一方面，在实务的管理与操作中，会计部门与业务部门的信息，其中主要 是对应收账款信息的管理，会计部门不能通过提供的应收账款数据集成信息实时 将应收账款业务账与应收账款会计账进行核对，及时查询与分析未达账项：另外， 会计部门与仓库部门的信息，主要是对存货结存数量信息的管理，会计部门不能 通过提供的存货数据集成信息实时将仓库保管账与商品明细账进行核对，及时查 询与分析未达账项。 正是由于上述原因，笔者在本文中从理论的角度提出财务业务信息实施再集 成的必要性、意义以及其实现途径，通过实时提供应收账款平衡表与存货平衡表 信息来解决上述问题，加强会计部门对内部业务部门与仓库的控制；并且利用 v i s u a f o x p r o 编程技术设计了一套旨在解决上述问题的进销存管理系统，从实 践的角度证实了这一想法的可行性。 第1 页共5 0 页 商业企业财务业务信息集成研究 1 当前软件对财务业务信息处理的现状及分析 当前，财务软件中大部分都有对迸销存环节进行处理的模块，每个系统都有 其自身的特点及实用性。但总起来说，这些系统对财务业务信息的集成管理并不 是很彻底。在这里，笔者将重点以金蝶财务软件商业企业列3 系统为对象对 当前软件中财务业务信息的处理进行分析。在此考虑用金蝶k 3 系统来进行比较 分析，一是其在财务软件领域具有一定代表性；二是论文在研究财务业务信息集 成时，其结果的输出要求财务与业务必须是一体化的，否则很难作到部门间关键 控制点数据标识的相互反馈，同时试图不将财务软件与商务软件进行严格的区 分，而是尽量的将二者一体化。 1 1 金蝶商业企业i ( 3 系统简介 i 系统的总体设计思路是：以库存为中心，以单据为基础，通过各种接口 ( 包括财务接口) 把整个系统有机的联系起来。以独立于商业企业物流的单据流 作为纽带，代替业务中无形的商品流通轨迹、将整个迸销存业务流程的统一为一 个有机整体。其主要的构成部分包括采购管理、销售管理、仓库管理、存货核算 等。 l - 1 1 采购管理 采购系统按业务处理、单据核销、报表分析、系统维护设置模块，分别完成 采购单据的录入、修改、删除、审核、打印等、实现购进业务的处理。 该模块主要进行各种采购单据的新增、修改、删除、浏览、打印及预览等操 作，采购系统单据有采购订单、采购发票、采购收货单、采购退货单。其中主要 的单据就是采购收货单，也就是入库单、验收单等，是确认商品入库的原始单据， 财务人员据以记账的重要原始凭证之一，具有非常重要的作用。 1 1 2 销售管理 销售系统按业务处理、单据核销、报表分析、资料维护设置模块，分别完成 完成销售单据的确良录入、修改、删除、审核、打印等，实现对商品销售的处理。 业务处理模块主要进行各种销售单据的新增、修改、删除、审核等操作，销 售系统单据有销售订单、销售发票、销售出库单、销售退库单。 系统提供一系列符合业务处理规范的销售报表，用户可以根据自身需要，设 置报表生成条件以自动生成清单、报表、汇总表，也可根据用户权限查询、分析、 打印预览并打印报表。系统提供的销售报表主要有销售明细表、销售汇总表、多 级销售汇总表、销售订单跟踪表、委托代销清单、受托代销清单、分批收款清单、 销售类型统计表、销售透视表、辅助属性统计表。 1 1 3 仓库管理 仓存管理提供单据数据自动传递、增加、修改、删除、查询、排序、分类、 汇总、关联、打印及打印预览等多项功能。 业务处理模块主要进行各种出入库单据及调拨单据的录入、修改、删除等操 作，仓库系统入库单据有采购入库单、销售退回入库单、委托代销退回入库单、 其它入库单、盘盈单：涉及的出库单据有销售出库单、采购退库单、委托代销商 品出库单、其它出库单、盘亏单。 l - 入库单 入库单处理所有的入库事务，除采购入库、受托代销入库、代管物资入库、 销售退库、委托代销退库等业务利用专门的单据进行处理外，象投资入库、赠品 第2 页共5 口页 商业企业财务业务信息集成研究 入库等其它业务都利用其它入库单进行处理。单击“业务处理”模块中的“入库 单”图标，系统弹出“过滤框”，在过滤框中录入相应的过滤条件或选取已保存 的过滤方案，进入单据序时簿，可由此进行单据的新增、修改、删除、审核、打 印等操作。 2 出库单 出库单处理所有的出库事务，包括销售出库、采购退库、受托代销退库、代 管物资出库、委托代销出库、分期收款商品发出等业务利用专门的单据进行处理 外，象投资出库、捐赠出库等其它业务都利用其它出库单进行处理。单击“业务 处理”模块中的“出库单”图标，系统弹出“过滤框”，在过滤框中录入相应的 过滤条件或选取己保存的过滤方案，进入单据序时簿，可由此进行单据的新增、 修改、删除、审核、打印等操作。 3 库存报表 系统提供了一系列具有标准格式的库存报表，主要有商品收发汇总表、商品 收发明细表、收发单据汇总表、商品存量比较表、商品调拨清单、商品批次余额 表、商品保质期清单、库龄分析汇总表、库存透视分析表、辅助属性统计表等报 表。 1 1 4 存货核算 核算系统按凭证处理、暂估处理、结转成本、系统维护设置模板，完成凭证 的生成，商品成本的结转等功能，是业务系统与财务系统联接的系统。 凭证处理模块主要进行凭证模板设置和凭证制作，生成的凭证能自动传到总 账系统，具有将业务财务系统连接起来的功能。凭证制作就是将购销存系统的单 据制成凭证并传到总账。 存货核算主要是指按照选取的成本计算方法，计算商品的发出成本。系统 中提供了五种成本计价方法：先进先出法、后进先出法、加权平均法、移动平均 法、分批认定法，根据需要不同的商品允许选取不同的计价方法，另外系统还提 供了灵活的出、入库成本调整和自动结转暂估入库差价的功能。存货核算系统不 具有独立使用的意义，它与仓存系统结合使用。 1 2 对金蝶k 3 系统的分析 从上面对金蝶k 3 系统的简单介绍以及该系统的整个流程处理、单据的传递 以及数据的处理与导入导出关系来分析、总结，可以看出： 1 2 1 金蝶k 3 系统中对财务业务信息的集成不彻底 在对该系统进行分析之前，笔者认为有必要先说明一下“集成”这个概念。 集成( i n t e g r a t i o n ) 有集中、综合、集合、整合、一体化的含义，是把各种不同 的元素集合起来并加以人为调度和调试，组合成为全新功能的、高效和统一的有 机整体。本文中所谈到的进销存系统中财务业务信息集成中所指的集成概念实际 上是特指的信息集成，是指以加强会计部门对内部业务部门与仓库的控制作为出 发点与目标，利用计算机技术将会计部门、业务部门、仓库部门等部门的管理衔 接起来，实现对业务数据的采集、记录、凭证制作与登记账簿、财务核算、统计 报表等工作流程统一到一个系统之中集中处理，实时报告。 在金蝶k 3 系统中，系统对财务业务信息进行了定程度的集成，比如，将 业务事项进行处理制作凭证，凭证自动转到财务核算模块中；选择一定的成本计 算方法结转商品成本，该操作所产生的结转凭证自动转到财务核算模块中。但是， 通过分别分析k 3 系统中会计部门与业务部门，会计部门与仓库之间数据的传 第3 页共5 0 页 商业企业财务业务信息集成研究 递、流向以及会计部门从数据上对业务部门、仓库所能做的控制，笔者认为，金 蝶k 3 系统对财务业务信息的集成缺乏一定的完整性。 1 、会计部门与业务部门 笔者认为，会计部门与业务部门之间数据的集成应主要体现在对相关销售信 息尤其是应收账款信息的提供与管理上。在k 3 系统中，业务部门在进行销售管 理的时候，所进行的操作是生成相关销售单据，所提供的表信息主要是销售明细 账等业务部门的明细、汇总信息，比如上面提到的销售明细表、销售汇总表、多 级销售汇总表。而这些表所提供的信息反映的仅仅是业务部门的相关信息，不能 在这些表信息中体现出会计部门对相关业务所做数据处理的轨迹。会计部门的应 收账款信息则是由制作凭证所形成的应收账款明细账、总账信息，这些信息与凭 证库中相关业务的凭证是同源的，提供的只是一个汇总与归类的信息，并没有进 行实质的改变数据源的信息处理。可见，业务部门与会计部门之间关于应收账款 的信息是独立进行管理与核算的，业务部门与会计部门对应收账款信息进行相关 处理时，其相应的数据处理轨迹并没有实时的集成在一起，不能实时的将信息反 馈给对方部门。这就使得会计部门很难站在会计的角度更好的从数据控制的角度 的来实现对内部业务部门的有效控制。 笔者认为，将会计部门与业务部门之间的应收账款信息进行再集成是完全有 必要，也是完全可以实现的。比如，在下文中笔者所设计的应收账款业务账( 见 图3 3 ) 就可以实现对同一业务事项业务部门的业务信息能实时体现会计部门对 该业务所做数据处理的轨迹，如会计部门是否对该业务事项进行了制作凭证的操 作( 通过“凭证号码”与“凭证日期”字段内容来反映与判断) 、会计部门是否 收到了该笔业务所产生的款项( 通过“收款日期”与“收款单号”字段内容来反 映与判断) 。 2 、会计部门与仓库 笔者认为，会计部门与仓库之间数据的集成则主要体现在对存货信息尤其是 结存数量信息的提供与管理上。在k 3 系统中，仓库在进行增加入库单、出库单 等操作，会计部门在根据入库单、出库单或是在商品未入库、出库时根据其他有 效单据进行制作凭证操作时，在将本部门的信息与对方部门的信息进行集成的操 作中缺乏完整性。比如说，当会计部门根据入库单等有效单据对商品的入库进行 了凭证制作操作，仓库部门并不能通过系统的入库单信息来了解到该批商品的此 次入库业务是否已经生成了凭证。此外，站在会计部门的角度，会计人员在了解 或是分析存货信息尤其是结存信息的时候，除了会计账上的书面信息( 一部分原 始凭证来源于仓库) 外，所依据的全部都是仓库单方所提供的信息，做不到通过 集成的信息来实时的了解仓库存货结存信息，对会计部门存货信息与仓库存货信 息之间的差异不能实时的确定到底是什么原因造成的，如果是未达账项，具体又 是哪一未达账项所影响的。这样，会计部门难以及时、准确的了解与分析存货的 结存信息及其未达情况，也就很难站在会计的角度从会计数据上来实现对内部仓 库管理的有效控制。 而上面所提及这些信息问题是完全可以解决的，比如笔者在下文中所设计的 验收单( 也就是k 3 系统中的入库单，见图3 - 6 ) ，就可以实现仓库通过“凭证号 码”与“凭证日期”字段内容来实时的了解会计部门是否对该入库事项进行了凭 证制作操作：存货平衡表( 见图3 - 1 1 ) 则可以实现实时的核对会计部门与仓库之 间存货数量是否存在差异( 通过“差额”字段内容来反映与判断) 以及确认未达 账项( 通过“入库会计未计出库会计未计未入库会计已计未出库会 第4 页共5 0 页 商业企业财务业务信息集成研究 计己计已确认会计未计未确认会计已计”字段内容来反映与判断) 。 1 2 2 金蝶k 3 系统信息的管理缺乏实时性 在对这个问题进行分析之前，笔者仍是先对实时会计信息这个概念进行了一 些解释与分析。 虽然当前许多的文章都谈及实时会计信息，并且也以实时会计信息为中心进 行了不少的探讨，但到目前为止还没有形成一个对实时会计信息具体涵义的一致 认识，也就是说，大家都是各抒己见，各有各自的看法与认识。 笔者认为实时会计信息是指具有定时特性或显式的定时限制的会计信息，其 可靠性与相关性不仅依赖于逻辑结果，而且还依赖于逻辑结果产生的时间。它不 应该仅仅由于在技术上应用了计算机，提高了计算以及提供信息的速度就可以被 认为是实时会计信息了，而应该是从技术到思维模式的根本的改变。比如说，现 在的通用会计软件仍然采用手工会计思维模式( “原始凭证 记账凭证账 簿 报表”) ，这样提供出来的会计信息并不能称为是实时会计信息。正如 有关专家所说【1 ，当前电算化会计系统的发展是以现代技术来适应传统会计的系 统规则，而不是根据现代技术所提供的功能来改造传统会计。因此，当前大部分 的电算化软件所提供的会计信息不能认为是实时会计信息，而要提供实时会计信 息就要实现在根据原始凭证制作记账凭证的时候系统会在制作凭证的同时登记 账簿并将相应的科目以及其金额计入相应的报表项目中。另一方愿，在界定或是 使用实时会计信息时，还要注意考虑企业内部控制与会计控制的因素。也就是说， 为了加强企业的内部控制与会计控制需要实时会计信息的提供，但是，实时会计 信息的提供不能只考虑其技术性，还应该考虑所提供出来的实时会计信息对企业 的内部控制与会计控制的作用。这样，所提供的实时会计信息就可能是实时性与 有用性的折中。 笔者之所以认为金蝶刚3 系统会计信息的管理缺乏实时性，主要是站在对数 据进行处理时数据的导出以及部分数据的导出时间这两个角度来考虑的。在k 3 系统中，对所有信息的处理所依据的思维模式仍然是手工会计思维模式，即“原 始凭证卜记账凭证 账簿报表”，没有实现会计循环过程中会计数据信 息的实时性：此外，所提供的业务信息、仓库信息( 主要是应收账款信息和存货 结存数量信息) 缺乏实时性。也就是说，会计部门与业务部门不能在对应收账款 进行了某项数据处理操作的同时，将数据信息处理的轨迹实时的通过系统定时的 传递给对方部门；当然，会计部门与仓库也是不能在本部门对存货进行了某项数 据处理操作的同时，将数据信息处理的轨迹实时的通过系统定时的传递给对方部 门。这就使得会计部门不能实时的了解本部门与业务部门、仓库之间信息的一致 性( 主要是会计部门应收账款信息与业务部门应收账款信息的一致性以及会计部 门存货结存信息与仓库存货结存信息之间的一致性) 。 本文中，笔者就试图对这两个方面的实时性问题提出解决的方法。首先，在 对信息进行处理时，打破了传统手工会计思维模式，在选择制作凭证选项时，系 统除了自动编制凭证外，还自动的根据凭证登记更新会计明细账以及其他所有相 关的账表信息，而不必先汇总、再分别记账。再者，在实时反映会计部门应收账 款信息与业务部门应收账款信息的一致性以及会计部门存货结存信息与仓库存 货结存信息之间的一致性的问题上，则是设计了应收账款平衡表( 见图3 5 ) 和 存货平衡表( 见图3 - 1 1 ) 来进行实时的反映。 1 李松青刍议e r p 会计软件设计模式上海会计2 0 0 3 1 1 ：4 2 第5 贞共5 0 页 商业企业财务业务信息集成研究 2 财务业务信息实施再集成的必要性 从实务的操作以及管理来看，对企业的财务业务信息进行笔者在上面所提及 的信息再集成是非常有必要的。而且，不论是从理论的角度来分析，还是从实务 中对企业整个进销存流程管理的有效性角度来看，对企业的财务业务信息进行再 集成也是非常有意义的。 2 1 对会计部门与业务部门的信息实旅再集成的必要性 在对会计部门与业务部门的信息实旌再集成管理进行分析时，笔者主要是从 对应收账款信息的分析入手的，因为应收账款是企业流动资产中重要的项目。在 市场经济的条件下，存在着激烈的商业竞争，企业出于扩大销售、占有市场，不 得不以赊销或其他优惠方式招揽顾客，由此作为一种主要销售方式所产生的应收 账款，往往在公司总资产中占有较大的比例。但如超过一定的限度，就会出现较 大的财务风险。所以，在赊销行为发生后，尤其是在当前我国的信用制度不健全、 信用市场混乱的环境下，对应收账款进行必要的管理并实时披露，是十分必要的， 对广大投资者是有益的。因此，对应收账歙的管理尤其是对它的收回问题也就成 为企业财务管理工作中的一项重要的工作，尤其是由会计部门站在会计的角度依 据会计部门与业务部门集成的应收账款数据信息来加强对业务部门以及应收账 款的管理更是有必要、有意义的。 当前对应收账款信息的管理仍然存在着很多的不足，主要体现在下面几个方 面： 首先，企业会计部门与业务部门之间不能实时的核对应收账款余额信息是否 一致，以做到实时查对不符的原因。 会计部门与业务部门分别提供本部门关于应收账款的信息，只能将两个部 门各自的应收账款信息提供出来，再利用程序、软件等工具协助核对或者只是人 为的进行核对，以此来完成核对的操作。由于在核对之前需要两个部门先提供各 自的信息，应收账款信息的核对操作不能做到实时，如果存在不符，则对不符原 因的分析与追查也就缺乏及时性，使会计部门对内部业务部门的控制缺乏一定的 有效性。 其次，会计部门与业务部门不能较好的实时将本部门对同一业务事项的应收 账款数据信息处理的轨迹反馈给对方部门。 这主要体现在当前企业会计部门所了解并据以进行相关分析的应收账款信 息主要就是会计账上的应收账款总账和明细账信息。应收账款总账提供的是关于 应收账款账户的总括信息，即企业总共的应收账款余额；而应收账款明细账提供 的则是账户的明细分类信息，比如说，往来单位a 的应收账款余额、往来单位b 的应收账款余额，等等。而具体反映一项余额到底是哪一批产品所产生的货款的 信息则可能是业务部门来记录的，或是没有相关记录，而会计部门则很难实时的 查阅或是反映这方面的信息。举例来讲，假如企业销售给往来单位a 有两批产 品，货款分别为5 万元和1 5 万元，共形成往来单位a 应收账款明细账2 0 万元。 当往来单位a 支付5 万元给销售企业，则企业核销应收账款往来单位a 明细 账5 万元，明细余额变为1 5 万元。这种情况下，会计部门很难实时的查阅数据 来确定往来单位支付的5 万元到底是第一批产品的货款还是第二批产品的货款。 如此，当双方企业交易频繁时就更难正确确定往来单位到底有哪几批产品的货 款未支付。同时，会计人员站在会计部门的角度利用相关数据对内部业务员收回 第6 页共5 0 页 商业企业财务业务信息集成研究 应收账款责任的控制也不够完善、有效。也就是说，企业的业务人员只是负责收 款而并不知道收回的款项到底是哪个业务员负责的哪一批商品所形成的。这样， 就难以分清收回的应收账款到底是由哪一名业务员负责的，而账上的应收账款收 回的责任到底应该由哪一名业务员来负。 此外，由于会计部门与业务部门对应收账款的管理之间的衔接存在缝隙，形 成了应收账款信息实时提供的障碍。也就是说，应收账款的相关信息缺乏实时性， 这主要是由业务部门与会计部门的信息集成不够完整以及在对信息的提供与管 理过程中还是以传统的会计思维模式来考虑这两方面原因造成的。 由此可见，对会计部门与业务部门的应收账款信息进行再集成，将两个部门 之间对业务处理的轨迹集成到一个数据库信息表中并实时的提供出来，使得这些 轨迹能实时的反馈给对方部门，以加强内部控制与管理，是非常有必要的。 2 2 对会计部门与仓库的信息实施再集成的必要性 在对会计部门与仓库的信息实时再集成做分析时，笔者主要是从对存货信息 的分析入手的。因为存货是一项重要的流动资产，尤其是在商业企业里，存货的 流动数量大并且交易频繁，其管理、利用情况如何，直接关系到企业的管理效率 和效益。在不同的存货管理水平下，企业的管理水平和盈利能力的差别是很大的。 通过对企业存货管理现实情况的了解和分析，当前，我国企业存货的管理仍 存在着一定的问题。总结、归纳一下，商业企业比较严重、比较明显的存货管理 问题主要有以下两个方面： 1 、账与账难相符 这里的账与账指的是仓库账与会计账。一方面，经济业务的灵活性、复杂 性与多变性经常会让仓库人员与会计人员对存货进销存的登记产生差异；另一方 面，单据传递或是记账上的时间差也会产生一方已登记入账，而另一方尚未入账 的情况，也即未达账项的情况。此外，还有可能存在非正常的故意篡改数据的现 象。这些情况混杂在一起，就极易造成企业存货账账不符，即会计账上的存货账 面数量与仓库保管人员账上的存货数量不一致，并且难以实时的弄清不符到底是 由哪一具体的事项所造成的。 2 、账与实难相符 当前，大部分企业在存货管理这一环节中的单据设计不合理，单据管理比较 乱，单据传递不及时。主要表现在存货出库、入库所需单据种类不全，领用人、 验收人、保管人签字手续不健全，内部牵制不完善。例如，对己入库存货，没有 及时开具相关验收单据，送至会计手中，加上个别会计人员责任心不强，只凭购 货发票即给采购人员报账；反之，对有些已出库的存货，没有开具或开具出库单 据不及时，使得会计漏记或延迟记账。此外，在传统的手工管理模式或是电算化 管理模式下，对存货的统计一般是由仓库管理人员担任，而且通过实地盘点的方 法来确定存货的数量，既费时、费力又容易出错。这样就极易在一定的时期内造 成信息的不对称以及局部信息的滞后，为仓库人员或其他人员的盗用企业资源行 为提供了机会，易造成企业存货信息失真。在这种环境下，就使企业的存货管 理与控制出现漏洞，造成了企业的存货账实不符，即会计账上的存货账面数量与 仓库里的存货实际数量不一致。 而分析上述这两方面的原因则可以归为会计部门与仓库的存货信息之间的 集成仍不够彻底，不能提供有效的信息，尤其是实时的存货末达情况，以至于会 计部门做- f n n 用有效的数据信息来对会计部门与仓库的存货账面信息以及账 第7 页共5 0 页 商业企业财务业务信息集成研究 面存货数量与仓库存货的实物数量进行有效的控制。因此，对会计部门与仓库的 存货信息进行再集成，将两个部门之间对业务处理的轨迹集成到一个数据库信息 表中并实时的提供出来，使得这些轨迹能实时的反馈给对方部门，以加强内部控 制与管理，是非常有必要的。 第8 页共5 0 页 商业企业财务业务信息集成研究 3 财务业务信息再集成研究 无庸讳言，财务管理与业务管理截然分开是我国很多企业的普遍现状，这也 是造成我国软件在发展初期财务与业务分离的主要原因。从企业实际出发，满足 用户需求无可厚非，但积极引导企业提高管理水平，规范商务管理，更应是商务 软件不容推脱的责任。在激烈的市场竞争环境下，越来越多的企业管理者认识到 财务管理与业务管理分离的弊端。如果财务核算不能及时的、动态的反映业务经 营状况的实际，就不可能及时的、动态的管理业务数据，对商品的进、销、存信 息难于把握，诸如商品库存、应收账款、财务结算、从业人员业绩及部门考核等 信息的管理很难做到实时追踪、准确监控，导致企业管理者难于对业务经营进行 有效的调控以及对相关人员进行有效的激励与控制，严重的阻碍着企业的发展。 因此，随若理论研究以及实务的不断要求，商务软件只管进销存，财务软件只管 财务核算的传统划分已被打破，财务业务一体化将逐步成为软件市场的主旋律。 而解决这个问题的方法就是采用计算机集中处理财务与业务信息，打破财务 核算软件与商务软件的分工界限，解放思想，不要因为刻意的区分财务核算软件 与商务软件、业务部门与会计部门而造成信息提供的障碍。要从信息管理的角度， 以提供有用、利于管理与决策的信息作为出发点与目标，将会计部门、业务部门、 仓库部门等部门的管理衔接起来，实现对业务数据的采集、记录、凭证制作与财 务核算、统计报表等工作流程统一到一个系统之中集中处理，也就是对将会计部 门与业务部门、仓库之间的信息进行集成处理。 在本文中，笔者从信息管理的角度出发，围绕着应收账款信息与存货信息来 解决这一问题，力求更好的将会计部门、业务部门与仓库部门统一在一起，实现 财务业务信息再集成，实时提供应收账款平衡表与存货平衡表信息。 在提供应收账款平衡表信息的过程中，所依据的会计学原理主要是账账相 符，即销售部门的应收账款业务账与会计部门的应收账款会计账相符，实现的是 会计部门与业务部门信息的再集成；在提供存货平衡表信息的过程中，所依据的 会计学原理是账账相符、账实相符，即存货的仓库保管账与会计的商品明细账相 符、存货账上的存货账面数量与仓库存货的实际数量相符，在管理过程中应用的 手段有抽样方法，实现的是会计部门与仓库管理部门信息的再集成。 3 1 财务业务信息再集成研究中的单据及传递过程 要对会计部门与业务部门、会计部门与仓库的信息进行再集成，首先要弄清 楚在这些过程中涉及的一系列单据以及传递流程，并对其进行有效的管理。本文 在提供应收账款平衡表与存货平衡表信息的过程中主要设计了验收单、送货单、 提货单、销售发票、收款单、欠款单等单据，它们的传递过程如图3 1 所示。 第9 页共5 0 页 商业企业财务业务信息集成研究 采 图3 一l ：进销存管理中主要单据的传递过程 注释：当企业采购商品之后，就由仓库负责人对商品进行验收并入库，此时由 仓库负责人输入信息生成验收单并将其中一联交由财务据以入账。 当企业销售商品的时候，就要由销售部门输入信息生成送货单也即销货 单。 一般情况下，当会计部门对送货单进行确认后，就根据送货单自动生成 提货单，以便从仓库提取商品。 在货物送出，购货商要求开具发票时，就根据送货单生成销售发票，包 括普通发票和增值税专用发票。 第1 0 页共5 0 页 商业企业财务业务信息集成研究 当收到货款的时候，会计人员就要根据相关信息输入收款单信息并生成 收款单。 在生成收款单的同时，系统会自动根据发票金额与实收金额进行会计判 断，如果发票金额大于实收金额，则需要生成欠款单；反之，如果发票金额小于 实收金额，则可以生成红字欠款单，其意义等同于应收账款的贷方或是预收账款 的贷方，不过实务中这种情况很少出现。 3 2 会计部门与业务部门信息再集成研究 同在分析必要性时相一致，在进行会计部门与业务部门信息再集成研究时， 笔者也是主要以应收账款作为分析的对象。 3 2 1 应收账款信息管理中的单据管理 针对上述应收账款信息管理的现状，笔者认为，企业应该也完全可以实现对 会计部门与业务部门信息的再集成，即会计部门可以实时查阅往来单位所欠货款 分别是哪一批或哪几批产品的货款，是由哪一个业务员负责的等有利于应收账款 回收以及对业务员进行业绩评价的信息，也可以实时的核对应收账款业务账与应 收账款会计账之间的一致性。 本文在考虑对应收账款进行信息再集成时，所依据的基本会计原理是“账账 相符”，基本思想是业务部门记录应收账款业务账，而会计部门则记录应收账款 会计账，二者之间的差异应该是未达账项或是其他差错。对应收账款信息进行再 集成就是要实时的对应收账款业务账与应收账款会计账进行核对并提供应收账 款平衡表，找出二者不一致的原因并进行分析，以此加强会计部门对内部业务部 门的控制。 在电算化条件下，要实现对会计部门与业务部门应收账款信息的再集成并不 困难。只是，这需要对销售环节的几个重要文件、单据的结构内容稍加增加与修 改并加强对单据的管理尤其是关键控制点的控制。 1 、销货单 销货单，也即下文中涉及到的送货单，它主要是销售人员或送货人员据以将 货物送至购货单位的凭据。当需要出具发票时，点击进销存系统菜单栏中的“生 成发票”项目，系统即可根据输入的送货单号自动的完成生成发票操作。这里的 销货单号可以是一个，也可以是从m 号到n 号的一个连续的区间。如果销货单 号是一个区间，则系统会自动将所有区间内的销货单进行汇总，并输入到销售发 票上，发票上有生成发票内容的提货单号，以便以后检索、查询相关信息。 2 、销售发票 一般情况下，销售发票的格式是由税务机关统一规定的，不可自己任意设置。 但是，采用税务机关提供的固定格式，不便于企业根据自己的特殊情况进行信息 的检索与查询，如固定格式的销售发票中没有“送货单号”这一项信息内容，就 不便于企业将销售发票与送货单号进行连接，根据数据库的连接关系互相查询、 核对或调用信息。鉴于此，笔者在本系统中对销售发票的设置只是从便于信息的 加工以及检索的角度来考虑的。选择系统中“生成发票”菜单栏系统就自动根据 销货单生成发票，添加为销售发票数据库中的新记录，这里的销售发票字段内容 是根据企业进销存信息管理需要而设计的。其字段内容，可以参照图3 2 所示内 容。而在需要提供销售发票的时候，可以根据税务机关的要求和标准来提供。 3 、收款单 当收到货款时，就要生成收款单。进入应收账款子模块，点击“输入收款” 第1 】页共5 0 页 商业企业慰务业务信息集成研究 命令按钮，按照系统的提示完成操作即可完成生成收款单的操作。同时，系统会 自动将应收金额和实收金额进行比较，如果应收金额合计与实收金额合计恰好相 符，则可以直接冲销实收账款往来账；反之，如果应收金额合计数与实收金额合 计不相符，则需要在冲销应收账款往来账的同时，生成欠款单。这里可能出现两 图3 - 2 ：销售发票字段内容 种不一致的情况：第一就是应收金额大于实收金额，就是说往来单位有一部分货 款仍未付清。这种情况下，在冲销应收账款往来账的同时，生成一份欠款单，并 且一式两联，让往来单位负责人签字以确认欠款单的真实性，交业务员一份，以 便其及时收回欠款。 4 、欠款单 如前所述，如果应收金额合计数与实收金额合计不相符，则需要在冲销应收 账款往来账的同时，就会生成欠款单。欠款单的基本字段包括：欠款单号、日期、 对方负责人签字、采购商编码、采购商名称、发票号码、收款单号。 3 2 2 应收账款再集成信息提供的实现 要实现会计部门与业务部门应收账款信息的再集成以及实时提供与管理，需 要建立应收账款明细账与其他数据库信息之间的连接与检索，增加应收账款的明 细科目，如商品代码、收款单号等。为了简便起见，在下面的讨论中，笔者在会 计分录中并没有附带应收账款的明细科目。 如果应收金额合计数等于实收金额合计数，那么系统就会直接编制如下会计 分录将应收账款科目冲销掉，摘要为“收款”。 借：银行存款 贷：应收账款 如果应收金额合计数大于实收金额合计数，那么系统在冲销应收账款的同 时，会生成欠款单并编制一个形成新的应收账款的会计分录，如下，其中第一笔 分录的摘要为“收款”，第二笔分录的摘要为“欠款”。 借：银行存款 贷：应收账款 借：应收账款 贷：银行存款 如果应收金额合计数小于实收金额合计数，那么系统在冲销应收账款的同 时，会生成一张红字欠款单并编制一个形成新的应收账款( 预收账款) 的会计分 录，如下，其中第一笔分录的摘要为“收款”，第二笔分录的摘要为“预收”。 借：银行存款 第1 2 页共5 0 页 商业企业财务业务信息集成研究 贷：应收账款 借：银行存款 贷：应收账款( 预收账款) 在业务部门实现销售进行收款时，业务员让购货方负责人确认款项支付的是 哪一批产品的货款，由此，明细账上提供的明细余额本身就提供了应收账款余额 是哪一批或哪几批产品的货款；另一方面，由于应收账款明细账与其他数据库信 息如商品代码、收款单号、业务员编码之间建立了关联关系，在形成应收账款明 细账的同时会自动的更新明细账中关于商品代码、收款单号、业务员编码等字段 的内容，这样，应收账款业务账就可以实时提供各项应收账款是由哪一个业务员 负责的，什么时间形成的等有利于管理与决策的信息。而由于会计部门与业务部 门实现了再集成管理，则会计人员就可以实时的进入系统浏览应收账款业务账的 信息，当然从内部控制的角度来说会计人员在此的权限只能是浏览，而不能有任 何写操作。 在经过相应的处理之后，系统可以同时生成应收账款业务账与应收账款会计 账。其中，应收账款业务账是业务部门在实现销售管理时，进行一系列操作时所 形成的业务数据信息，其相关字段内容如图3 3 所示；而应收账款会计账则是由 会计部门在制作凭证时系统自动实时生成的明细账信息所形成的，其相关字段内 容如图3 4 所示。 图3 - 3 ：应收账款业务账 应收账款会计账 图3 - 4 ； 应收账款会计账 第1 3 页共5 0 页 商业企业财务业务信息集成研究 3 3 3 应收账款平衡表的设计及生成 在将会计部门的应收账款余额与业务部门的应收账款余额相核对时，两者的 余额有可能会产生不符，但是，由于在笔者的程序设计思路中，进行应收账款形 成的操作与收到款项核销应收账款的操作时，应收账款业务账与应收账款会计账 的数据更新是同步的( 即，更新应收账款业务账与应收账款会计账的程序段是在 同一命令按钮里的，点击此按钮时这两段程序同时运行) ，二者之间应该不存在 末达账项的问题，所以其原因可能是下面两个方面：一是由于企业会计人员或是 业务人员的登记有差错，这是偶然的，发现后可由记错的一方更正错账：二是由 于特殊原因，比如业务人员出于侵吞账款或挪用账款等的动机而故意不登记应收 账款的增加。 应收账款平衡表的基本字段内容包括年月，明细科目一，业务余额，会计余 额，差额。其基本作用是核对会计账上的应收账款余额与业务账上的应收账款余 额是否相符，关键字段为业务余额，会计余额，最后根据公式“业务余额会计 余额”计算的差额登记到应收账款平衡表的“差额”字段中。 图3 5 ：应收账款平衡表 “差额”字段表示业务账与会计账的相符程度，如果差额为0 ，则表示相符； 否则就要以明细科目一，也就是采购商明细为线依次将应收账款业务账和应收账 款会计账进行核对，从而查清业务应收账款余额与会计应收账款余额出现差额的 原因，及时调整差错或是追究相关人员的相应责任。 3 3 4 会计部门与业务部门实施再集成的意义 会计部门与业务部门实现再集成，提供应收账款业务账与应收账款会计账信 息，并实时生成应收账款平衡表信息，既有利于其