实用英语综述和信封.ppt

PracticalEnglishWriting实用英语应用文写作,StylesandFeaturesinLanguageofEnglishPracticalWriting,ClassificationofPracticalEnglishWriting,英语应用文包括各国政府、民间团体、企事业单位或个人相互往来所使用的书信、商务文书、礼仪文书、契约文书、单据表格、会务文书等。,LanguageFeaturesandWritingWays,完整一篇好的涉外英语应用文，必须对读者（对方或公众）提供所有需要的信息，或者答复读者所提出的一切问题和要求，务必使所有的事情都得到阐明和论述，所有的问题都得到答复和解释。,为了检验你所写的应用文的完整性，我们可以使用5个W(Who,What,When,Where,Why)和一个H(How)。例如：NOTICEDec.31,2003AllthestaffofAccountsDepartmentarerequestedtobereadytoattendthemeetingintheconferenceroomonTuesday,at3:00pm,Jan6,2004,todiscussthefinancialstatementoflastyear.AccountsDept.,CelluloseTape1/2x3yds,withplasticdispenser700doz./ditto-but1/2“x5yds,1,000doz.”这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。,“纤素带（幅）宽半英寸，长码，带塑料包装容器0打；同上，但（幅）宽宽半英寸，长码，打。”问题是后半句不清楚。“ditto”在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但不能包括“带塑料包装容器”，因此，幅宽半英寸长码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。所以最好改成：CelluloseTape1/2x3yds,withplasticdispenser700doz.CelluloseTape1/2x5yds，withplasticdispenser1000doz.“这样既完整，又清楚明确，不引起误解。,2.具体任何一种英语应用文应当具体、明确和有说服力，而不应含糊、笼统和抽象。特别是合同、协议、通知、启事、招领、海报、广告和需要做出具体答复等的信函，必须强调具体使用的事实、数据和时间。,3清楚清楚，是英语应用文的主要语言特点之一。所谓清楚，就是要确保你所写的内容清楚，不被误解。要写得恰到好处，使读者不假思索就能理解你的要点为宜。要达到上述目的，必须注意下列几点：1)选择简明易懂的词语，尽量避免意义上模棱两可的词语和句子。例如：,AstothesteamersailingfromShanghaitoLosAngeles,wehavebimonthlydirectservices.,AstothesteamersailingfromShanghaitoLosAngeles,wehavebimonthlydirectservices.“bimonthly”hastwomeaningshere.Oneis“twiceamonth”,anotheris“onceeverytwomonths”.Revised:a)WehaveadirectsailingfromShanghaitoLosAngeleseverytwomonths.(从上海到洛杉矶，每两月一次直达船。),2)注意修饰词的位置，同一修饰词放到句中不同位置，会导致句子的含义不同。,3)注意代名词的指代对象和关系代词与先行词的关系。例如：TheyinformedMessrs.Smith又如：disgust,意味着hating有strongfeelingofdislikeordistaste之意，不应当使用，又如：mustrefuse,带有胁迫性的语调，wantyouto,带有傲慢和长者的口吻等，应改用其他方式表达。,(5)使用表示高兴、感谢和遗憾等词语。1）高兴和乐意的表达法有：Itiswithpleasurethatwehavereachedanagreementonalltheterms.(所有条款达成协议)Itisapleasureforustosignsuchasalescontract.(签订销售合同)2）感谢的表达法有：ThankyouforyourinquiryofJuly8.,几种常见的应用文,1.信及信封的写法2.祝贺信3.感谢信4.邀请信5.个人简历6.通知,便条等告启文,信封格式的一般规则收信人名称和地址应与信函封内名称和地址完全一致，封内地址的每一部分(尊称、头衔、工作部门、姓名、地址、邮编)应写在信封上。但信封上的写信人姓名前无需加头衔或者职称。寄信人与收信人的姓名和地址必须完整。给女士的信函，信封上其姓名前宜用Mrs.或Miss。若其本人有职称或头衔时，则无需同时用Mrs.或Miss。写给夫妇俩同时收的信函，信封上应写成：Mr.andMrs.xxx。,在信封上,发信人的地址和名称一般在左上角,收信人的地址,名称一般在中间偏右,地址要采取齐头式,门牌要与街道同一行,然后隔行打上城市,州/省和邮编.注意:如果地址一行写不下,第二行的时候要空2格.如:ZhejiangNativeProduct&AnimalBy-productsImport.&Exp.Corp,信封地址内容及顺序如下：,（1）收信人姓名（或商行名）；（2）收信人头衔、职务或职称；（3）公司（或所属单位、组织、学校）名称；（4）邮政地址（mailing/postaladdress）和街道地址（streetaddress）,即门牌和路名；（5）城市、邮编、省名或州名、国名。,平头式和缩进式,如果信函时写给公司而不是个人的话，则应先写公司名称,写公司地址，门牌等。如：,Messrs.VernonGregory&Co.,Ltd.72FlintStreetSYDNEYAustralia注：Messrs.是Mr.的复数，仅用于公司行号，而该公司行号的名称是由人的姓名所组成。如：Messrs.G.P.Glover&Co.Messrs.Brown,Clarke&Father,但Messrs.不用于下列情况：公司行号中没有人的姓名，即非人称行号，如UtilityFurnitureCo.以定冠词The开头的公司行号，如TheUnitedImportCo.Ltd.公司行号中包含有礼节尊称，SirWilliamDobson&Sons.写给个人的信函。如果不知道收信人姓名时，信函常寄给与讨论的问题有关的部门。该部门头衔一般被认为可以处理有关问题。如：,TheManagerBarminsterBankLtdLondonEC25BPEngland,几种特殊信封格式的写法当信函需要第三者收转时，则需在收信人的姓名下方写上收转人的姓名并在其姓名前面写上c/o(careof的缩写，相当于请转收)，如：Mr.VernBissellc/oMr.BillFry1912SW6thAvenue.Portland,OR97201U.S.A.,(2)托人面呈第三者的信，只需在收信人的姓名下方注明带信人的姓名并在其前加上“Politenessof”、“ByPolitenessof”、“kindnessof”、“PerKindnessof”、“Courtesyof”、“ByCourtesyof”、“Forwardby”、“Per/By/WithFavorof”(上述各短语均相当于“敬请某人转交”)即可。如：Mr.JohnAndersonPolitenessofDr.HenrySmith有时不必写带信人的姓名，只需在收信人姓名前写“PleaseForward”,如：,PleaseForwardMr.JonathanClaiborne(3)为了说明所发信函或邮件的类别，