电子表格软件Excel.ppt

Excel电子表格软件,内容提要,7.数据保护,1.建立基本概念,1.1基本功能1.2Excel工作窗口1.3基本概念,1.1基本功能,1.2Excel工作窗口,列号,名称框,行号,当前单元格,工作表标签,状态栏上单击右键可以进行快速运算,1.3基本概念,标题栏:当前编辑的工作薄名。名称框:显示当前活动单元格位置。还可以用名字对单元格或区域命名。工作表区域:占屏幕最大，记录数据的区域，所有数据都存放在这个区域中。工作表标签:sheet1-sheet3，单击可以激活相应工作表。,工作薄:是指Excel文件。每一个工作簿可由一张或多张工作表组成，一个新工作簿缺省含3张工作表，名为Sheet1、Sheet2、Sheet3。最多可有255张工作表。工作表:由行列组成的二维表，也称电子表格。一张工作表可有1,265536行和A,BIV(256)列。，单元格:行和列交叉处的矩形。输入的任何数据都将保存在这些“单元格”中。这些数据可以是一个字符串、一组数字、一个公式等。活动单元格:当前正在操作的单元格，被黑线框住。,基本概念续,2.工作表的操作与编辑,2.1新建、打开和保存工作薄2.2创建电子表格2.3区域选取与命名2.4工作表的操作2.5工作表的编辑,2.1新建、打开和保存工作薄,文件菜单或者常用工具栏新建工作薄打开工作薄保存工作薄(保存和另存为),2.2创建电子表格,输入数据(文本输入；数值输入；日期/时间输入；自动输入；有效性输入),输入:原始数据(中英文字符、数字)和公式,步骤1:明确内容输入的单元格当前活动单元格,步骤2:内容输入(注意观察编辑栏),确认操作,Enter,Tab,取消操作,Esc,文本输入,输入文字时，默认对齐方式是:左对齐。在一个单元格内最多可以存放32000个字符。对于全部由数字组成的字符串，为了避免被Excel认为是数字型数据，Excel提供了在这些输入项前添加单引号“”(单引号是英文输入法状态下的)的方法，来区分是“数字字符串”而非“数字”数据。编辑数据:双击单元格或按F2或单击编辑栏例如:在C1中输入电话号码:03518888888。在D1中输入邮政编码:030006。,数值输入,默认右对齐。当数字的长度超过单元格的宽度时，Excel将自动使用科学计数法来表示输入的数字。如果科学计数法的长度也超过单元格宽度。就会以“#”显示。输入分数:整数空格分数。如“01/2”；“023/56”；“61/2”,日期/时间输入,单元格中输入可识别的日期和时间数据时，单元格的格式就会自动从“常规”转换为相应的“日期”或者“时间”格式。可识别的日期格式“年/月/日”或者“年-月-日”。可识别的时间格式“年/月/日小时:分:秒”或者“年-月-日小时:分:秒”。日期和时间之间用空格。例如:2004/2/21、2004-2-21、2004-2-2112:23输入当前日期:Ctrl+“；”输入当前时间:Ctrl+Shift+“；”,自动输入(输入序列),使用命令在第一个单元格中输入起始值，选定要填充的区域。执行“编辑”“填充”“序列”。使用鼠标拖动将鼠标指向单元格右下角，出现填充柄(指针变成黑十字)，沿着要填充的方向拖动填充柄。自定义序列工具选项“自定义序列”标签。,有效性输入,选定一个单元格或区域数据菜单有效性命令,2.3区域选取与命名,(1)选定一个单元格:单击单元格。(2)选定整行:单击行号。(3)选定整列:单击列号。(4)选定连续区域:(直接拖动或按Shift键)选定左上角单元格，按Shift键单击右下角单元格。(5)选定不连续的区域(按Ctrl键)(如用图表比较不相邻同学的成绩)(6)选定整个工作表单击工作表的左上角的“选定整个工作表”按钮(A左边或1上边的按钮)(7)命名区域:选定区域插入名称,浏览工作表的方法用编辑键进行浏览(PageUp、PageDown)用F5功能键快速定位到某个单元格分割屏幕法(通过窗口菜单冻结拆分窗口)选取工作表:单个(单击)、连续多个(Shift)、不连续多个(Ctrl)插入工作表:插入菜单或单击右键注意:插入的新工作表在选定工作表之前。插入工作表的数量和选定工作表的数量相同。删除工作表:编辑菜单或单击右键重命名工作表:双击工作表标签或单击右键移动或复制:单击右键；或编辑菜单；或直接拖,2.4工作表的操作,2.5工作表的编辑,编辑数据单元格数据的查找与替换工作表的修饰,编辑数据,编辑单元格数据:(F2或双击或编辑栏内修改)移动或复制数据:拖动利用剪贴板使用填充柄复制选择性粘贴:编辑菜单插入单元格、行、列:插入菜单或单击右键删除单元格、行、列:编辑菜单或单击右键清除:编辑菜单,编辑数据(在工作表中更有效地工作),使用格式菜单中的条件格式来醒目显示重要数据使用数据菜单中的有效性为单元格添加注释信息,单元格数据的查找与替换,可以查找和替换指定的任何数值，包括文本、数字、日期，或者查找一个公式、一个附注。(1)查找:执行“编辑”菜单中的“查找”命令。(2)替换:执行“编辑”菜单中的“替换”命令,工作表的修饰,用工具栏中的按钮进行格式化用“格式”/“单元格”命令修饰工作表数字标签字体标签对齐标签:水平、垂直、任意角度边框标签图案(底纹)标签调整工作表的行高和列宽粗略改变:直接拖动精确改变:格式菜单隐藏:行高和列宽设置为0使用自动套用格式:选定区域格式自动套用格式,3.公式与函数的应用,3.1公式的创建3.2运算符3.3单元格地址在公式中的引用3.4函数3.5输入函数，编辑函数3.6常用函数,3.1公式的创建,输入公式时以“=”开头，由常量、单元格引用、函数、和运算符组成。例:=(A2+B2)/2=average(A2:D2)+$E$2,3.2运算符,算术运算符:+，-，*，/，%，(乘方)例如:=(23+89-23)*3/9运算结果是数值比较运算符:=，=，例:设E5是5，F5是3，在G5单元格输入=E5F5运算结果是逻辑值“True”文本运算符:&(连接)例:设:E8单元格是:山西F8单元格是:大学在G8单元格输入=E8&F8&”文学院”运算结果是文本:山西大学文学院,运算符续,引用运算符“:”(冒号)区域运算符:对包含两个单元格在内的连续区域进行引用。例:=sum(A1:B3)“，”(逗号)联合运算符:将多个引用合并为一个引用。不连续区域引用。例:=sum(A1:B2,D1:D2,D3)“”(空格)交叉运算符，引用两个或两个以上单元格区域的重叠部分。例:=sum(A1:C3C1:C3),运算符续(运算符的优先顺序),运算的优先顺序:当多个运算符同时出现在公式中时，优先顺序由高到低是:,3.3单元格地址在公式中的引用,相对引用:当把一个含有相对引用的公式复制到其他位置时，公式中的单元格地址也随之改变。表示:列坐标行坐标例:A3=sum(A4,B6,D4:E6)绝对引用:把公式复制到新位置时，绝对引用表示的单元格地址不会改变表示:$列坐标$行坐标例:A3=$A$4+$B$6混合引用:公式中引用的单元格地址在公式复制时绝对引用不变；相对引用改变。表示:$列坐标行坐标或列坐标$行坐标例:A3=A$4+$B6例:九九乘法表:=$A2*B$1,三维公式引用,例如：=Sale1.xls销售统计!$E$4+Sale2.xls销售统计!$E$4+Sale3.xls销售统计!$E$4+Sale4.xls销售统计!$E$4,不同工作表中的数据所在单元格地址的表示:工作表名称!单元格引用地址不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示:工作簿名称工作表名称!单元格引用地址,函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。,3.4函数,参数可以是常量、单元格、区域等。,=函数名(参数1，参数2，),代表函数功能,=(B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10)/9,=Average(B2:B10),3.5输入函数，编辑函数,输入函数:手工输入:在编辑框先输入一个“=”，然后直接输入函数。粘贴函数:插入函数编辑函数:直接在编辑栏中进行修改；或单击“常用”工具栏中的“粘贴函数”按钮或单击“插入”菜单中的“函数”命令,3.6常用函数,和函数:sum平均值函数:average最大值函数:max最小值函数:min条件函数:ifLen(字符串):返回字符串长度。=LEN(“thisisabook山西大学)Left(字符串,n)：返回从左边截取的N个字符。=LEFT(thisisabook,6)RIGHT(字符串,n)：返回从右边截取的N个字符。=RIGHT(thisisabook,6)Round(数字,n)：返回n个小数位的数字。=ROUND(5623.8459,2)Mid(字符串,m,n):从字符串第m个取n个字符。=MID(thisisabook,3,5)And和or：=AND(57)自动求和按钮:在最接近单元格的数据区域求和。自动产生一个公式；=sum(区域),4.打印工作表,工作表的打印设置(文件页面设置),设置页面:设置缩放比例、纸张大小、打印方向设置页边距:上、下、左、右页边距，水平、垂直居中方式等。设置页眉/页脚:设置页码、日期、时间、文件名、工作表名设置工作表的选项,设置打印区域,打印预览和打印,选定要打印的区域:文件打印区域设置打印区域,打印机的属性；范围设置；打印,5.图表,5.1图表相关名词术语5.2创建图表5.3编辑图表,5.1图表相关名词术语,图表:数值数据的图形化，更直观地显示数据。,创建步骤:选取数据插入图表独立图表嵌入图表编辑图表,数据表格,图表相关名词术语,图例,数据标记,分类轴(X),刻度线,数值轴(Y),5.2创建图表,利用图表向导(插入图表)图表类型数据源图表选项图表位置(嵌入式和独立式)利用“图表类型”按钮选定数据区域单击“图表”工具栏中的“图表类型”下拉按钮F11键,5.3编辑图表,改变图表类型增加或删除图表对象图表、坐标轴标题图表中的数据；直接拖可以增加；Del可以删除数据系列，刻度线图例数据表,选定图表:单击图表对象然后在图表工具栏或图表菜单中进行编辑,修饰图表样例,6.数据管理,6.1数据清单概念6.2排序数据6.3筛选数据6.4分类汇总,6.1数据清单概念,数据清单:一个数据清单（也称数据列表）是一个二维表。由表头及连续的数据区域组成。同列数据的数据类型和格式应完全相同。数据清单与其他数据间至少要有一个空行或空列，数据列表中不应包含空行和空列。使用记录单编辑数据清单:添加、修改、删除、查找记录。(数据记录单),6.2排序数据,排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段。数字从最小的负数到最大的正数进行排序。按字母先后顺序排序。逻辑值:在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。错误值:所有错误值的优先级相同。空格:空格始终排在最后。按一列数据排序选中要排序数据列中的任一单元格；单击升序/降序按钮根据两列或更多列中的内容进行排序单击数据列表中任一单元格；数据菜单排序命令,6.3筛选数据,快速选出所需数据。自动筛选单击数据列表中任一单元格数据筛选自动筛选取消筛选方法一:单击设定条件列旁边的箭头，然后从下拉式数据列表中选定“全部”，方法二:执行“数据”菜单上的“筛选”菜单中的“全部显示”命令。高级筛选输入条件区域(包括标题和条件)，该区域与数据区域要有一个空行或空列。数据筛选高级筛选,自动筛选数据,大表,明晰的小表,有条件的筛选,自动筛选高级筛选,使用“高级筛选”功能,“高级筛选”功能完成筛选那些需要匹配计算条件或筛选条件中含复杂的“与”和“或”关系的数据。,不同行表示或,同一行表示与,6.4分类汇总,按某关键字段进行分类汇总，在分类汇总前必须按该关键字段排序