公文处理常见问题解析(PPT 136页)

公文处理常见问题解析,高管局办公室文秘科李秀珍2014年8月,机关公文处理一、公文格式二、行文规则程序三、收文办理四、发文办理,公文概述公文起源：公文历史悠久、源远流长。可以说，公文是随着阶级、国家的产生而产生，随着社会的发展而发展的。我国从汉代到清代，公文名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、状等，平行文有关、刺、咨、照会等，下行文有制、诏、敕、令、谕、旨等。辛亥革命废除了旧公文，1934年国民政府颁布了新公文程式。新中国成立后，1951年、83年、87年、88年、90年、93年、96年、2000、2012年先后多次对党政公文处理作出规定，党的机关和国家机关公文处理工作逐步走上了科学化、制度化、规范化的轨道,高管局公文处理工作的主要依据,1.党政机关公文处理工作条例（中办发201214号)2交通运输部公文处理办法（交办发201458号）3党政机关公文格式（GB/T9704-2012）4.河北省高速公路管路局公文处理规定（冀高办2011273号）5.关于印发进一步规范公文办理流程、提高公文办理效率的补充规定的通知（冀高办2012921号）,公文概念党政机关公文处理工作条例规定：党政机关公文：党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。,公文种类有广义和狭义之分：广义的公文包括：党委机关公文、政府行政公文、经济公文、司法公文、外交公文、军事公文、科技公文。今天着重讲的是狭义的公文：指党政机关公文。,一、公文格式,公文一般由眉首、主体、版记三部分要素组成。眉首：包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人；主体：包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、附注；版记：包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。,（一）份号份号：指的是公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。,正确示例:,（二）密级和保密期限,1、格式：如需标识密级，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第2行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第2行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。,错误示例:,正确示例:,2、秘密等级划分保密法第九条规定，我国的国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三个等级。,（三）紧急程度,1、格式：如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，两字之间空1字；如需同时标注份号、密级与紧急程度，按照份号、密级与紧急程度的顺序自上而下分行排列。,2、紧急程度的划分,紧急公文根据紧急程度分为：特急、加急电报根据紧急程度分为：特提、特急、加急、平急。,3、反映的问题主要有：对公文随意加急。有的单位办文前松后紧，造成办理时限很紧。高管局规定：各单位部门报送需局审批的公文，要加强与业务部室沟通，要给局留出足够的审批时间。上报一般事项不少于10个工作日，紧急事项不少于5个工作日（紧急突发事件除外），对特别紧急的事项，事先要与局办公室沟通说明。,4、电子公文报送时间安排,目前各单位报送公文（密件除外）必须通过高管局电子公文交换系统，报文时间为：上午8：30下午16：30，除了紧急重大情况，其余的一般事项公文16：30后电子公文系统将自动关闭报文通道。因此各单位一定要安排好每日的报文时间。另外：除了上报局的公文，抄报局的公文也必须通过公文交换系统报送。,5、电子公文接收时间安排,各单位要高度重视电子公文接收工作，每天安排专人定时查收。一般情况下,每天分四次查收，上午9:30、11:30，下午2:30、4:30.遇有紧急重大突发事件等特殊情况（如暴雨、雪等）时，必须安排24小时专人盯守，随时查收公文。,（四）发文机关标志,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称；发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用方正小标宋体字，用红色标识。字号以醒目美观为原则，一般不小于22mm15mm。,联合行文时，一般应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,正确示例：,1.常见问题,（1）字体不对，有的单位错用楷体，有的单位错用黑体字。（2）发文机关标识上边缘至版心的距离不符合规定。（3）联合行文的不规范。,2.联合行文时发文机关的排列顺序和发文字号行政机关联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号；行政机关与同级或相应的党的机关，军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。,3.联合发文中经常出现的问题：主办机关没有排列在前。有两种情况：（1）在排序上谦让，认为交通系统的事情需要其他单位大力协助，因此联合发文中不考虑自己是主办单位，主动把其他单位排列在前，但其他单位又不愿作为主办单位，致使发文字号标注困难。（2）在排序上互争，有的单位认为自己权力较大，有的单位认为自己的领导职位较高，不适当地要求排列在前。,4.局启用了局办公室文件,对于上级安排的一般性工作文件，经相关局领导批阅后，由主办部室起草转发文件，经办公室主任签字后，使用“河北省高速公路管理局办公室文件”红头转发至局属各单位、机关各部室。,（五）发文字号,1.格式：发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。发文机关标志下空2行，用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位，不加第字。下行文或者函居中排布；上行文居左空一字符。,2.发文字号方面的问题。（1）要素颠倒。党政机关公文处理工作条例明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。如：“2011冀高办35号”是错误的。规范化的用法应是“冀高办201135号”。（2）搭配虚字。如：“冀高办字2011第35号”，这里的“第”和“字”是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“冀高办200935号”（即高管局2009年度发的第35号文件，局主办部室是办公室）。,（3）错用括号。如：“冀高办（2011）35号”、“冀高办201135号”，这里的年份所用的括号“（）”、“”都是错误的。规范的用法应是六角括号“”，如：“冀高办201135号”。,（4）乱设虚位。发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如“冀高办2011005号”，这里的“005号”应改为“5号”。（5）摆放有误。一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中。发文字号的摆放有两种不同类型：下行文，发文字号一般居中；上行文需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空1字，签发人姓名居右安排，右空1字。,（六）红色分隔线,发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。问题：距离小于或者大于4mm；与版心不等宽。,（七）签发人,上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,联合发文签发人正确示例：如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。,（八）公文标题,标题是公文的“眼睛”，拟好标题是写好公文的基本要求。一个好的公文标题不仅能使读者迅速知悉公文的核心内容，对于公文的存档、检索、查询也大有裨益。公文在标题拟制方面存在文种使用不当、自造文种、介词叠用等不规范现象，在一定程度上影响了公文的阅读和运转效率。,1.标题格式红色分隔线下空2行，用方正小标宋体2号，可分一行或者多行居中排布；回行时，要词义完整，排列对称，标题排列应当使用梯形或菱形。,2.标题三要素制发机关名称(作者)、公文主题内容(事由)文种。正确示例：河北省高速公路管理局关于开展2011年度执法检查工作的通知,（1）三要素中制发机关名称用单位全称在标题中制发机关名称一般用全称。但是发文机关标志、主送机关、抄送机关可以使用全称或者规范化简称。例如：全称：河北省高速公路管理局简称：省高管局。,（2）涉及制发机关常见问题没有制发机关，直接写事由和文种，三要素缺少第一项。制发机关用的是单位的简称,（3）特殊情况下，可以省略作者和事由。,例如公告、通告这两种文件的标题，有固定版头的文件，可以省略作者和文种。如：局长办公会议纪要、政府令,示例：,党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）中公文种类主要有15种：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要,3.常用文种的选择（1）根据法律、法规、公文处理规定确定（2）根据行文单位级别和权限确定（3）根据作者与主送单位的隶属关系确定（4）根据公文内容、行文目的确定,报告：适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问.主要类型:工作报告、专题报告、情况报告、答复报告(信访件)、报送报告（招标文件）、建议报告。,请示：适用于向上级机关请求指示、批准。具体适用于：报送入库项目、计划、工可、施工图；请求审批人事、财物、机构等事项；请示政策上、认识上的问题；出现的新情况无章可循，需上级明确指示等。,通知：适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章、传达指示、布置工作、晓谕事项、任免人员，是机关使用频率最高，适用范围最广的文种。,请示与报告的区别,行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告要向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级询问，不需上级答复，重在呈报。行文时间不同。请示需要事前行文，报告一般在事后或者工作过程中行文。主送机关数量不同。请示只有一个主送；报告有时可以有多个主送。,涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。写作侧重点不同。报告侧重汇报工作，不能夹带请示事项。请示无论缘由阐述的篇幅再大，重点仍是请示事项。受文机关处理方式不同。请示属办件，必须及时批复；报告属阅件，收文机关可不行文作答。请示事项的数量。请示要求一事一请示。报告可以一文一事，也可以一文数事。,4.文种方面需注意问题(1)切忌自造文种拟制标题时容易出现的自造文种主要有汇报、申请等。错误示例：*关于2011年目标执行情况的汇报，“汇报”不属于公文文种，应改为“报告”；错误示例：*关于增加行政编制的申请，“申请”也不属于公文文种，应改为“请示”。）,在“报告”、“请示”的标题中切忌使用“申请”“请求”等报请性词语。错例：关于请求解决离退休干部医药费资金的请示，“请求”和“请示”重复，应将“请求”删去。,（2）如果公文内容十分重要，时间紧迫、或有所补充，一般可在标题中加入“重要、紧急、补充、预”等字样，以便引起受文机关注意。例1：河北省高速公路管理局关于认真做好2011年国庆节放假期间道路运输安全生产工作的紧急通知、例2：河北省高速公路管理局关于召开2011年全局安全生产工作会议的预通知,（3）“转发”应用要准确在拟制“转发”性通知标题时，一定要根据行文关系来确定，只有下级机关才能转发上级机关的文件。,转发性公文标题应把握的关键问题如果转发机关太多，层数太多，将造成公文标题重复冗长。为此，可以只抽取被转发文件标题的核心内容，采取自拟事由的方式拟制标题。,即直接转发第一个发文机关的文件，并把“转发”前的“关于”省略，如果转发或批转件的文种与主件相同，要省略主体文种。总之，在拟制批转性通知的标题时一定要掌握一个原则，层数太多时无论事由多么复杂，只出现1次“关于”和“通知”文种。,(5)公文标题中“关于”和“对”不能同时使用如果二者同时使用就形成了介词叠用，属语法错误。（正确示例：关于XX问题的请示，错误示例：关于对XX问题的请示）(6)拟制标题时不能直接写被转发文件的文号。（错误示例：河北省高速公路管理局转发冀交办2011212号文件的通知。）,5.标题中标点符号的使用要规范党政机关公文处理工作条例规定，公文“标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。不能将一般的文件混同于法规、规章，随意使用书名号。（错误示例：XXX处关于呈报收费站改扩建工程初步设计的请示，该文件标题中就不应使用书名号；正确应为：XXX处关于上报收费站改扩建工程初步设计的请示）,特殊情况应视情况特殊处理。（正确示例：河北省交通运输厅关于表彰“长城6号”国家处置多地域连环恐怖袭击演习参演单位的通报，考虑到“长城6号”是人们所不熟悉的简称和缩略语，这里用引号是必要的。）,（九）主送机关,1.概念：指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。2.格式：标题下空1行，居左顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多以致公文首页不能显示正文时，可以将主送机关名称移至版记中的抄送之上，标识方法同抄送。,3.常见问题,（1）请示类公文多头主送。（2）主送单位没有使用全称或者规范化简称，如：主送省高管局经常被外系统误写为：河北省交通厅高管局，厅高管局，河北省高速管理局，省高速管理局（3）主送党委公文，写为行政单位名称。（4）主送为单位的领导个人。,（十）正文,1.格式：公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空二字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。,2.常见问题（1）正文内引用公文不完整。引用公文应当先引标题，后加括号引用发文字号。只引用标题或只引用发文字号都是不完整的。有的先引用发文字号，后引用标题，也是不规范的。引用外文和国际组织外文名称时应标注中文含义，第一次出现时先用全称并注明简称和准确的中文译名。简称应不产生歧义为宜。如：ETC（不停车收费系统）,正确的引用：“根据厅公路局关于京沪高速公路东光收费站改扩建项目工可的批复（冀交公路2011799号）”不规范的引用：“根据国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知，”，或“根据国发200023号文件，”，或“根据国发200023号文件（国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知），”,（2）结构层次序数不统一正确的结构层次序数为：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”的结构层次序数标注，应注意统一格式，特别在同一个文件里一定要统一，不能前后不一。注意：第三层的“1、”应为“1.”。有的文稿在修改时可能成段删节，应及时调整结构层次序数，以免造成混乱。,文种结构层次序数用“一、”“（一）”“1.”“（1）”，字体也有相应规定：一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字,（3）数字书写形式不规范公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。文稿中数字大的一般都会用阿拉伯数字，如3200个；往往在只有个位数时，会使用汉字，如一个，两个等等。,正文其他方面错误示例,3.公文语言一、用词准确。二、句子简洁、规范。三、文章要庄重、流畅。四、文章语气。对上恭敬得体，对下准确到位，对平行单位要礼貌。,4、公文惯用语,（1）开端用语:正文全篇或段落开头表示行文目的、依据、原因、背景等的词语。如：关于、由于、奉、兹、为了、根据、据查、据反映、遵照、依照等。,（2）引叙用语：表示引述来文的词语。（贵+单位的行政职级称呼如:局、公司、处、单位等）收悉，敬悉、惊悉、欣闻、近闻、惊闻。（3）敬语：对行文对象表示敬重的公文语言，多用于开头或结尾处。请、呈送、报请、拟。,（4）称谓词语：表示对机关、单位、集体、个人不同人称的称呼。第一人称用“本”“我”如：本人、我部、本单位。第二人称用“你、您、贵”如：你单位、贵厅。第三人称用“该”如：该同志、该单位。,（5）表态用语：分明确表态：应该、同意、不同意、批准、准予备案、遵照执行、迅即办理，模糊表态：原则同意、拟同意、供参考、可借鉴、酌情处理。下行文用语。（6）综述用语：为此、据此、值此、鉴此、总之、综上所述等,（7）征询用语：如当否，是否妥当，是否可行，是否同意，如无不妥、如果可行。主要用于上行文和平行文结尾（8）结尾用语：妥否、请批示；特此报告；特此通知；特此函告、函复、此函；特此批复、此复；为盼（客气）、为荷（感谢），为要（平行）；顺颂商祺（商函）。,（十一）附件说明,1.格式：公文如有附件说明，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，多于1个，有序号时标识序号。,公文如有多个附件，应当注明附件顺序和名称。顺序号用阿拉伯数字序号，如：附件：1.2.,范例：,2.附件常见问题,（1）“附件：”简写为“附：”。（2）附件不在正文下空一行。（3）多个附件标示方式错写为：附件1：XXXXXXXXXXXXX附件2：XXXXXXXXXXXXXXXXXX（4）附件名称与后面附的材料不一致。（5）附件不应加书名号。（6）附件名称较长需回行时，没有与上一行附件名称的首字对齐。,3.附件报送：公文附件预审制各单位上报技术性公文，人事、财务请示类公文，如有附件，需先将附件送到主办业务部室审核，确认公文内容是否准确、资料是否完整，再向局办文秘科报送公文。先审附件，以免因为附件材料不全等原因半途退文，造成工作延误。,4.电子公文附件报送问题,（1）如有多个附件，要扫描成一个附件（2）如附件页数较少的，直接印制在正文之后版记之前；附件页数较多且便于扫描的，扫描后上传到电子公文系统附件栏，并在电子公文备注处，写明附件已送某某科某某人；附件页数较多且不便扫描上传的，直接送到主办部室，由主办部室按公文办理要求分送协办部室。,5.不用标注附件的几种情况用印发、转发、批转、发布等形式发出的内容，不用标注附件说明。,遇下列情形之一，文件通常应包括批语和主体两部分，其中批语极为简单，甚至只有三言两语，主体是文件的主要组成部分，在公文格式上不需要标注“附件”字样，而是直接附于批语之后。（1）报送工作总结、报表、经验材料、数据等，需要使用“函”（向平行机关或不相隶属机关）或“报告”（向上级），其中工作总结、报表、经验材料、数据为文件主体；（2）印发工作方案、管理办法、规定等或转发上级来文、批转下级来文时，需要使用“通知”，其中工作方案、管理办法、规定、被转发或批转的来文为文件主体。,（十二）发文机关署名1.署发文机关全称或者规范化简称。2.单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,（十三）成文日期,1.用阿拉伯数字将年、月、日标全；2.成文日期是以负责人签发的日期为准，上行文以报文当天的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。,（十四）加盖印章1.单一机关行文印章：印章端正、居中下压发文机关署名、成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文1行之内，印章用红色。,2.当联合向下行文需加盖两个印章时，一般将各发文机关署名按照发文顺序整齐排列在相应位置,主办机关在前，将印章一一对应下压发文机关署名,最后一个印章居中下压发文机关署名和成文日期,且两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。首排印章距正文一行之内。,联合行文需加盖两个印章示例,3.当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在成文日期和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。,联合行文需加盖多个印章示例,特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,错误示例：此页无正文,（十五）附注上行文应当有附注，居左空两字加括号注明联系人的姓名和电话，编排在成文日期下一行，以便于上级机关在公文审批和办理过程中随时与报文单位和有关人员联系和沟通情况，有利于加快公文办理进度。但应注意，这里所说的“联系人”是指拟稿人或者熟悉请示事项的人员，并非办公室负责印制或盖章的人员。,（十六）版记1.版记的标注位置问题。版记应置于公文（包括附件在内）的最后一页，版记的最后一个要素应置于公文的最后一行。（注：版记应位于偶数页。）,新条例去掉了主题词,2、抄送机关：一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，编排方法同抄送，但应将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。,3、印发机关和印发日期：一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年月日标全，后加“印发”二字。版记中如有其它要素，如抄送机关等要与印发日期行用一条细分隔线隔开。,版记标注范例：,（十七）页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字。,页码标注范例：,二行文规则程序方面问题,（一）不按机关隶属关系行文（二）不按机关职责范围行文（三）不能正确运用授权行文规则（四）联合行文的不规范（五）越级行文（六）上行文直接报送领导者个人（七）“请示”一文多事（八）“请示”多头主送（九）“请示”同时抄送下级机关（十）“报告”中夹带请示事项（十一）上报公文签发人为非主要负责人(十二)向上级机关报送非正式公文,（一）不按机关隶属关系行文,机关之间的工作关系常见有三种类型：1.领导与被领导关系(省高管局与服务管理中心)；2.平行关系（局属各管理处之间）；3.不相隶属关系（服务管理中心与石家庄市电力局）。,按机关隶属关系行文的规则：1.处于领导地位的上级机关可以向被领导的下级机关主送下行文（通知、批复、意见、通报、意见等）；2.被领导的下级机关应向上级领导机关主送上行文（请示、报告、意见）；3.具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文（函）。,常见问题主要有：1.有时向地方政府写请示和报告；（如地方电力局、税务局等需协调的事项）2.向不相隶属的机关和单位下批复（尤其对企事业单位更加普遍）。3.向上级单位发函。,（二）不按机关职责范围行文,按机关职责范围行文的规则：行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。,实际工作中问题主要有：1.行文中越权行使了属于其他单位的职权；2.行文中涉及与其他单位职责交叉的内容，但未经协商会签。,文稿会签,(1)以会签单位领导人签字有效。(2)单位内会签：由主办部门送转会签；有关部门如有不同意见，应当协商一致并会签后再送单位办公室核稿；如经充分协商仍不能取得一致意见，应如实报送单位领导协商裁定。,(3)单位外会签：由主办部门指定专人承办。会签单位对会签稿有重大修改，应重新送领导审批。（4）外单位送本单位会签稿：先由办公室交于主办部门提出意见，再按程序报领导审签。,（5）上报的公文，如与有关单位意见不能一致，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致意见时，各方应列明各方理据，报请单位分管领导或者主要领导裁定。,（6）各单位部门之间征求意见或会签文件时，除主办单位部门另有时限要求的，协办单位部门一般应在5个工作日内予以答复。如因特殊情况不能按期回复，协办单位部门应主动与主办单位部门沟通并商定回复时限及方式，否则主办单位部门可以视为无不同意见。但要在报送局办公室的公文、文稿和情况报告中说明情况。,高管局关于协商会签的有关规定,局机关、直属单位范围内所有公文、文稿和情况报告，凡涉及其他单位部门职责的，主办单位部门要主动与经办、协办单位部门协商。经协商一致的，由主办单位部门与相关单位部门主要负责同志共同会签后报局办公室。遇有分歧意见，经主办单位部门主要负责同志亲自出面协调仍未能取得一致意见时，主办单位部门要列明各方理据，提出办理建议，同时将相关单位部门有关负责人签署件，报局领导决定。不得把未经认真研究、协商会签的公文、文稿和情况报告报送局办公室。,授权行文的规则：单位内设机构不得向本单位机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替单位审批下达应当由单位审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以“函的形式”行文。,（三）不能正确运用授权行文规则,具体到高管局的规定如下：未经局同意，局属各单位、机关各部室不得擅自对局属各单位制发政策性和规范性文件，不得越权代替局审批下达应当由局审批下达的事项。局属各单位、机关各部室在业务范围内与有关单位商洽工作、询问和答复问题等，需以单位和处室函的形式处理。,关于“函的形式”：“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。,（四）联合行文的不规范,联合行文的规则：1.同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；2.政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；3.政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；4.政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过协商一致后可以联合行文。,5.联合行文，既可联合向上、也可联合向下行文。6.联合行文应当确有必要，单位不宜过多。7.联合行文时发文机关的排列顺序和发文字号：行政机关联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号；行政机关与同级或相应的党的机关，军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。,8.联合行文的会签：联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。9.联合行文的用印：行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。,联合发文中经常出现的问题：1.主办机关没有排列在前。有两种情况：(1)在排序上谦让，认为交通系统的事情需要其他单位大力协助，因此联合发文中不考虑自己是主办单位，主动把其他单位排列在前，但其他单位又不愿作为主办单位，致使发文字号标注困难。(2)在排序上互争，有的单位认为自己权力较大，有的单位认为自己的领导职位较高，不适当地要求排列在前。,联合发文签发人正确示例：如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。,（五）越级行文问题,通常情况下不能越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可特事特办，越级行文，但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈报机关，或可作为阅件处理，不予办理或答复。,（六）上行文直接报送领导者个人,上行文不直接报送领导者个人的规则:除上级领导交办事项和确需直接报送上级领导审批的敏感涉密事项、重大突发事件外，任何单位和个人不得将公文直接报送上级领导个人（包括信函、会议文件、情况报告等）。确需向上级领导个人报送公文时，应经文秘部门按程序办理。,上行文直接报送领导者个人的不良后果1.未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”；2.这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；3.现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。,（七）“请示”一文多事,“请示”应一文一事的规则:机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮，最后延误工作。因此，应把几件事项分开请示，一事一文。在这个问题上不能搞精简、压缩。这是依法行政的要求。,（八）“请示”多头主送,“请示”应只主送一个机关的规则:一些单位认为一件事情涉及多个上级主管机关时应同时主送，这样会加快问题的解决。恰恰相反，由于多头请示，不分主次，极易引起机关之间相互等待，互相推诿，造成延误。即使办理，也会使协调难度增加，影响工作效率。正确做法是：请示公文只主送一个机关，相关的机关或部门采用抄送形式，以便主办机关征求意见或会签。,（九）“请示”同时抄送下级机关,“请示”不得同时抄送下级机关的规则：请示内容是未决事项，在上级机关还没有批准前，向下级机关抄送透露，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后，再通知下级机关。（例如：局属单位主送为高管局的文件，不应该抄送局机关某部室、或者局3个直属单位，如需要其办理的文件，局会直接批到相关部门办理。）,（十）原文转报下级机关的请示事项下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文原封不动的转报上级机关。,（十一）“报告”中夹带请示事项,“报告”中不得夹带请示事项的规则：“报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，供上级机关决策参考。上级机关对“报告”一般不作答复，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。因此，“报告”中不得夹带请示事项。,如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般这样解决：以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面