秘书的素质能力提升培训(ppt 36页)

第二章秘书的素质能力第一节秘书的知识结构第二节秘书的道德修养第三节秘书的工作能力第四节秘书的心理和性格,第二章第一节秘书的知识结构本节主要介绍秘书应该建立的合理、科学的知识结构的具体内容。秘书工作的综合性、要求秘书人员横向上具有较宽广和知识面，秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员在纵向方面具有较深厚的专业知识。这样的纵横结合，可以用大写的英文字母“T”来表示，或是说秘书人才应该是“T”型人才。,基础知识秘书的知识结构专业知识相关知识一、基础知识秘书应具有的基础知识分为两方面：一方面是社会科学基础知识，即一定水平的语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然科学知识。即物理、化学、数学、生物等自然科学方面的知识，以及一些工农业生产和科技常识。,二、专业知识专业知识包括两个方面：一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，资料工作和信息科学知识，保密工作知识等。另一方面是秘书人员所在工作部门的专业知识，如在政府机关部门工作的必须具有行政管理知识，在工商企业部门工作的必须具有企业管理知识，其他处在文艺、体育、教育、军事、外事、科学、出版、医疗等等行业系统的秘书人员应分别具有各自的专业基础知识。,专业知识是秘书人员知识结构中的基本层次三、相关知识这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。有经济学、法学、社会学、心理学、公共关系学、传播学、领导科学、统计学、计算机科学等。,第二章第二节秘书的道德修养一、政治理论修养秘书的道德修养二、思想作风修养三、秘书的职业道德一、政治理论修养秘书人员必须认真学习和掌握马克思主义的基本理论，即哲学、政治经济学、科学社会主义学说。秘书人员还必须学习中国革命史，学习老一辈无产阶级革命家的著作。秘书人员必须坚持四项基本原则，坚持党的领导，坚持社会主义道路，坚持马列主义、毛泽东思想，坚持人民民主专政。,理论的具体化就是政策。秘书工作政策性很强，秘书人员必须熟悉和深入领会党的各项基本政策，才能正确贯彻执行各项方针政策，做好工作。这里说的政策主要有调整国民经济政策、农村经济政策、城市经济改革政策、政治体制改革政策、开放政策、知识分子政策、民族政策、宗教政策、统战政策、外交政策等等。,二、思想作风修养1、全心全意为人民服务秘书工作的特点是繁重、琐碎、常居幕后而又责任重大。这就要求秘书人员能任劳任怨，不为名、不为利，甘当无名英雄。,2、对党对人民负责。秘书人员做工作不仅要对组织、对领导负责，更重要的是对党、对人民负责。在领导意志和党的意志相抵触之时，要秉承党的意志；在集体利益、个人利益与国家利益、人民利益发生矛盾时，要服从国家利益、人民利益。本着这种精神，秘书人员对领导的错误行为或不正之风不能包庇、怂恿，而应敢于直谏、规劝。秘书不仅要当领导的助手，也要当领导的诤友。,3、密切联系群众。任何秘书人员，不论职位高低，归根到底都是人民的勤务员。秘书人员不能高高在上，自以为是。任何时候，秘书人员都不能脱离群众，而只能联系群众、依靠群众。4、谦虚谨慎。秘书人员常在领导身边工作，常有机会受领导委托，到下级单位传达领导指示，检查工作，听取汇报等等。,5、实事求是。秘书人员必须在任何场合、任何工作中都要做到实事求是：拟写文稿、引用材料要实事求是；到下面去检查工作要实事求是；向领导汇报情况要实事求是；总结工作成绩、缺点也要实事求是。秘书不能报喜不报忧，更不能弄虚作假。6、踏实细致，一丝不苟。秘书做工作必须脚踏实地、耐心细致、一丝不苟，否则容易酿成大错，后悔莫及。以拟制文件为例，大至文件精神，关系方针政策；小至标点符号，也涉及内容的理解。确实是差之毫厘，失之千里，是丝毫马虎不得的。,7、敏捷干练，讲究时效。秘书做工作往往处于被动地位，要等领导批示、等下面情况、等其他部门配合。秘书人员不能因此而造成工作拖拉、推诿，还心安理得。8、富于创造、勇于开拓。秘书人员还应富于创造性和开拓精神，既要善于发现新问题，及时提请领导考虑，又要动脑筋、钻研业务，敢于进行改革，提高工作效率，还要勇于去接受新的工作，探索新的工作领域。,三、秘书的职业道德1、忠于职守秘书应忠于职守，大而言之是忠于国家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益2、严守机密秘书人员接触机密文件多，参加重要会议多，在领导身边的机会多。秘书人员要严守党和国家机密，也不得泄露或出卖本单位的经济情报。,3、善于合作秘书工作头绪多、涉及面广，又往往环环相扣，程序紧密相接。秘书人员要善于同他人合作，密切配合，步调一致，才能顺利完成任务。4、恪守信用秘书工作严谨缜密，而又责任重大。秘书人员为忠于职守必须在工作中、人际交往中恪守信用。包括约定会晤、安排会议、组织会议、收发函件、传递文件都要准时；接受任务如不能按期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。,5、文明礼貌秘书在工作中待人接物一定要文明礼貌、举止大方、谈吐文雅、常带微笑6、廉洁奉公秘书应做到奉公守法、廉洁清白，不以权谋私，不按受贿赂。廉洁奉公的秘书既是单位中纠正不正之风的得力干部，又是帮助首长廉正清明的有力助手。,第二章第三节秘书的工作能力工作能力，就是从事某一职业必须具备的资格之一。本节主要学习掌握秘书工作能力的特点、构成及其培养要求。一、工作能力的特点一个人的能力，可分为一般能力、职业能力和特殊能力三种类型。秘书工作能力，是指秘书人员完成秘书活动的本领。它属于职业能力的范畴，由秘书工作的性质，地位和任务所决定，具有以下几个特点：,1、后天性秘书工作能力同其他工作能力一样，具有显著的后天性，即这种能力是在人的生理素质的基础上，经过后天的教育和培养，并在实践活动中形成和发展起来的。2、专业性具体表现是：秘书的工作主要是在秘书的业务活动中形成和发展起来，没有秘书职业活动，也就没有秘书工作能力；同时，秘书工作能力是为顺利、成功地完成秘书职业活动服务的。,3、通才性只具备单一工作能力的秘书，是不能成功地完成秘书职业活动的。这是因为：一方面，现代社会的许多职业活动一般都较为复杂，而且相互交错，只有将各种能力最完备的结合起来，才能发挥其较佳的整体效应；另一方面，秘书工作本身具有很强的综合性和多功能性，需要秘书人员具备多种才能，即人们常说的通才。4、可操作性秘书的任何一种工作能力，都必须在秘书职业活动的实际操作中发挥作用，产生效果。离开了实际操作，工作能力也就失去了价值。,二、秘书工作能力的结构1表达能力2办事能力3管理能力4应变能力5社交能力6操作能力,1、表达能力在秘书的工作能力结构中，表达能力占有重要的位置，发挥着重要的作用。秘书的表达能力主要有以下三种形式：（1）口头表达能力良好的口头表达能力表现为：目的明确、中心突出；语言规范、口齿清晰；语气温和、富有感情；话语得体、符合身份；节约时间、简明扼要。（2）书面表达能力它要求秘书人员不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般的写作理论，以及各种文体的写作技巧,而且还要具备一定的理论修养、政策水准、业务知识和思维能力，以及领会领导意图和获取信息的能力。（3）行为表达能力行为表达能力，就是运用表情、动作、姿势、声音等非语言手段，表达思想或情感的本领。在人际交往中，行为表达能力是对口头表达能力的重要补充，能起到强化口头表达的作用。,2、办事能力所谓办事能力，就是秘书人员有效地处理各种日常工作的本领。秘书人员办事的范围十分广泛，如文书事务、会议事务、信访事务、接待事务、值班事务、电话事务、查办事务、生活管理事务和领导者交办的其他事务。秘书人员要提高自己的办事能力，就必须做到以下几个方面：明白范围知晓程序区分缓急善于社交,3、管理能力决策与管理是领导者的基本职能。秘书作为领导者的参谋和助手，理应具备一定的辅助决策与管理能力。（1）辅助决策能力辅助决策，就是协助领导者做好决策过程中各项日常工作的本领。这种能力主要体现在秘书活动中,（2）辅助计划能力辅助计划能力，就是协助领导者做好计划工作的本领。这种能力体现以下各项秘书活动中：拟定计划，即根据领导工作的需要，拟制近期、中期、长期计划（规划）；执行计划，即根据计划的内容和要求，贯彻落实计划；检验计划，即对计划的执行进行监督和检查。（3）辅助沟通能力辅助沟通能力，就是协助领导者做好信息工作的本领。这种能力体现在以下秘书活动中：信息的获取，并对信息进行收储、汇总和整理等等。,（4）辅助协调能力辅助协调能力，就是协助领导者做好协调工作的本领。这种能力体现在以下秘书活动中：工作协调，即协调各项任务、活动和业务间的关系，使之和谐一致；组织协调，即协调各级、各类组织之间的关系，使之和谐一致；人际协调，即协调人与人之间的关系，使之和谐一致。（5）辅助控制能力辅助控制能力，就是协调领导得做好监督工作的本领。这种能力体现在以下秘书活动中；查办工作，即对公文和公务办理进行检查与督促；催办工作。,4、应变能力适应社会环境的变化，即现实社会发生了变动，秘书要尽快适应之；适应地域环境的变化，即当自然地域发生了变动，秘书要尽快适应之；适应职业环境的变化，即当从事的工作发生了变动，秘书要尽快适应之；适应岗位环境的变化，即当工作的分工发生了变动，秘书要尽快适应之；适应事物环境的变化，即当某一事态变化或出现突发性事件时，秘书要尽快适应之。,5、社交能力所谓社交能力，就是与他人进行社会交往的本领。正确认识自己，正确认识他人，学会理解、尊重、谦让和宽容；为了公务，与同事要彼此相互依赖，真诚合作，不要貌合神离，相互利用；讲究礼貌、礼节、礼仪，言谈、举止和服饰得体文雅，做到彬彬有礼；根据交往对象、场合和目的不同，运用不同的交际手段、方法和艺术；如果在交际中出现纠纷或冲突，要善于缓和、化解和消除矛盾。,6、操作能力所谓操作能力，就是掌握和使用与工作有关的设备、工具和技术的要领。秘书人员必须有较强的操作能力，这就是动手能力。秘书的操作能力主要是对于中（英）文打字机、电话机、电传机、复印机、录音机、照相机和电子计算机等设备的使用和保管，以及对于书法、速记、编辑、校对等技术的掌握和运用。,三、秘书工作能力的培养1、勤奋学习2、强化训练3、注重实践1，勤奋学习学习，特别是通过自学获取知识，是秘书人员培养能力的一条重要途径。要培养求知欲要养成自学习惯要制定学习计划要改进学习方法,2，强化训练学校训练学校教育，尤其是中等和高等学校的专业教育，是培养不同规格秘书人才的重要阵地，高等院校应当加强学员能力的训练，使传授知识与发展能力相统一。岗位训练社会教育是大教育的重要范围之一，也是造就各类人才，包括秘书人才的大学校，各级政府和社会组织，应重视对在职秘书人员的岗位训练。这种训练是学校教育的延伸和补充。自我训练,3，注重实践秘书的能力特别是工作能力的形成和发展，与实践活动密不可分。秘书的实践活动有以下四个方面：A，实践教学实践教学，就是教学计划规定的一系列实践环节，如实验、见习、实习、现场参观、社会调查、模拟活动、案例讨论等。,B，公务活动秘书的工作能力，主要是靠社会工作，特别是职业活动来培养的。C，科研活动对培养秘书人员的智力，能力和技能具有重要作用。秘书人员在做好工作的前提下，适度开展科研活动，是秘书人员成才的必要条件。4、学术活动对于培养秘书人员的能力，推动秘书队伍的建设，实现秘书工作的规范化、制度化和科学化，都起到了积极的作用。,第二章第四节秘书的心理和性格1、个性心理兴趣、意志、情绪、思维、记忆2、性格及素质要求：开朗、敏捷、稳健、幽默、自制、自信、诚实、认真、忍耐、谦逊、保守秘密3、心理调适秘书的性别特征1、性别与性格2、性别与职业3、女性与秘书4、女性秘书的自我保护,正确的认识和心态自我保护意识和方法女秘书自我保护的具体方法：