《办公场所礼仪》PPT课件.ppt

,办公场所礼仪,如何提炼自己成为一个有知识、有修养、有品味、有智慧的菁英教师,课程目的,塑造良好的个人形象和学校形象，赢得大家好感,职业教师,办公场所礼仪：主要是指教师在办公场所中应当遵循的一系列礼仪规范。涉及教育工作者与办公环境的关系，也关系到教师内部人际关系合理协调问题。了解、掌握并恰当地应用办公场所礼仪不仅能树立教师和学校的良好形象，也会关系到个人前程和事业发展。,第一讲办公室基本礼仪规范,办公室同事个性各不相同，工作职责因岗而异，但又要相互配合，沟通交流必不可少，但其结果是要营造和谐的文化氛围，培育一种积极向上的团队精神。,第一要守时遵守上班、下班、午餐时间，不迟到早退，否则会给公司同事留下一个懒散、没有时间观念的坏印象。与此同时，要严格遵守工作时间，不允许在上班时间聊天、上网游戏、不打私人电话、不随便出去办私事。,第二问候、告知早晨同事之间要互相问候“早上好”，在半路上遇到同事也别一声不吭。外出时应把去处和回学校时间写出，也许在你不在时会出现什么急事。下班时应向上司打招呼。如自己比上司早下班时，一定要向上司告辞：“您辛苦了，我先走了”。也应向同事们高兴地话别。,第三不诿过如上班迟到。不要先为迟到辩解，而是直率地道歉：“我迟到了，真对不起”。然后如实说明原因。如缺勤。事先知道需要缺勤时，应在前一天得到上司的应允。突发事由缺勤也应在上班之前用电话进行联系，不能不打招呼就缺勤。如有些小的事情办错了。当上司询问起来时，这事与自己有关，即使别的同事都有一些责任，你也可以直接替大家解释或道歉，假如是自己做错了事，更要勇于承担责任，绝不可以诿过于别人。,第四“不妨碍他人”在一切公共场合都要讲究公德，自觉维护公共秩序，绝不能因自己的行为不慎影响到其他人。不要在公共场合习惯性地发生不顾及他人行为。“不妨碍他人”，要求我们处处保持谦恭沉静，在琐碎的小事上也应该循规蹈矩。,第五主动帮助别人上班主动打扫办公室卫生，有客来访主动泡一杯清茶，当看到同事有需要帮忙的事情，一定要热心地帮助解决。在任何一个工作环境里，自觉主动、热心助人总是职业素养的体现，也是会有好人缘的。,第六不要随便打电话办公时间不要拔打或接听私人电话，这是绝对不允许的。私人电话顾名思义是公务以外的私事，在办公室里打私人电话，有损于你的职业形象和职业道德。,第七不要随便打扰别人,在你已经将手头的活儿干完后，一定不要打扰别人，不要与没有干完活的人交谈，否则就是不礼貌的。尽量不要插手他人分管的工作。不要在背后张望。在背后张望别人在干什么是最大的不礼貌，西方人对此十分厌恶。,第八、不谈私人生活不谈反映个人不愉快的消极话题,不要谈论私人问题，不要在办公室讨论你遇到的不好事情和现在的不好心情，因为这会影响别人的情绪，或者引起别人对你不好的看法，不要将自己的私人生活全部暴露在同事的面前，保留一点神秘感对你是有好处的，让人认为你是一个有魅力的人，一个能处理好自己生活的人，因为一个连自己的生活都处理不好的人是没有可能将公司的重任担当起来的。如果不注意，不但会影响你的形象，也会影响你的前途。,第九、不评论别人在办公室里最忌讳的是谈论别人的是是非非当有人在评论别人时，你不要插嘴，也不要充当谣言的传播者。千万不要忘记交流沟通专家的忠告，“不要谈论共同相识的人的消极一面，尤其不要在背后对别人进行消极评论，那样会使你陷入危险境地”。,第十爱惜办公室公共用品,办公室的公用物品是大家在办公室的时候用的，不要随便把它拿回家去，也不要浪费公用物品。,最后，在谈论自己和别人时注意别人的反应。在谈论自己和别人时不要滔滔不绝，而要观察别人的反应来决定谈话是不是继续施行。因为当别人对你所谈论的话题不感兴趣时，就应该转向别的话题。否则，这样的谈话，就会成为大家的负担，而不是一种快乐。,第二讲办公环境礼仪,文明舒适的工作环境是办公室工作正常、顺利运转的重要保障。在办公区内，体现出整洁，明亮、舒适的工作环境，会使员工产生积极的情绪、充满活力，工作卓有成效。,1、提前15分钟到校为防止迟到，请提前15分钟到岗，避免造成他人认为你工作松懈、斤斤计较的不良印象。,第一工作前的准备,2、确认一天的工作内容好像是记住了，但因为工作太忙，有可能忘记。所以，先确认一下今天的工作内容。,3、自觉地清理办公场所,积极地、自觉地打扫办公环境，让同事、自己处在一个温馨舒适的环境中工作。,4、办公桌的整理为了不影响周围同事，避免给他人造成毛手毛脚的不良影响。请在开始工作前整理好你的办公桌。,办公室的桌椅及其他办公设施，都需要保持干净、整洁，井井有条。从办公桌的状态可以看到当事人的工作态度，会整理自己桌面的人，做起事来肯定也是干净爽快。办公桌抽屉柜的整理、归类、有序摆放非常重要，既可以提高工作效率，又可以节省精力和时间。是工作人员基本素质和责任心的体现，是必须具备的良好习惯。与业务有关的书籍、文件、需要保存的重要资料、包括办公文具、纸、笔都要分门别类一一保管、摆放。需要时取出使用非常方便、快捷。,5、主动打招呼,主动地、亲切地向同事、上司问候。以精神饱满地迎接一天的开始。,6、阅读工作邮件,养成工作开始前查阅工作邮件的好习惯，这样可以避免很多差错。,第二办公文件的整理,不知不觉中，你的文件材料会堆积如山。但是这些资料会防碍你的正常办公。作为教育工作者，管理好你的文件档案也是体现出你工作能力的一种表现。,第二办公文件的整理,1、清晰可见的文件档案按年度、内容等来管理文件档案，并详细注明标签，便于使用。,2、锁件处理电脑是保存文件的机器，因此必须养成锁件处理的好习惯，切记手提电脑不能敞开外出。,3、重要文件加锁摆放办公场所难免有他人进出，为了避免如重要教学文件密的泄漏，请把重要文件放进可以上锁的抽屉中。自觉保护学校机密，是非常重要的职业行为。,4、借用、使用完毕的资料要立刻放还原处同事之间共享的资料不能用完就随手摆放，因为其他同时也需要查阅，请用完后立刻放还原处。,第三部分公共环境礼仪,1.上洗手间,学校的洗手间是共用的，在使用时必须遵守规则，以免影响其他人的使用情绪，而且洗手间的使用礼仪是最能体现出文明程度的高低。,第三公共环境礼仪,洗手间禁忌：洗手间最忌讳肮脏，使用时尽量小心，如有污染也要加以清洁、善后，将用过的洗手台擦拭干净。不要殃及下一位使用者。女性卫生用品千万不要顺手扔入马桶，以免马桶堵塞。踩在马桶上使用，大量浪费卫生纸等都是不文明、不妥当的行为。原则上，用完洗手间必须洗手，洗手台上会有擦手纸与干手机。一般习惯是先用擦手纸巾擦干手，把用完的纸扔入垃圾桶后，再用干手机把手吹干。用完洗手间要把门关好。,清洁工在清洁时，有时会拖地板，此时就可能会停止使用洗手间，并会放上“WetFloor”等黄色的明显告示牌。如果遇到此情形，不可坚持使用，以免影响他人的正常工作。,洗手间的场合,在洗手间遇到熟人时，点头致意，如要交谈，请在离开洗手间后。,注：女士化妆应到化妆间,一般情况下，女士在长时间工作后，需要重整妆容。有些女士会在办公桌前摆弄头发、扑粉化妆或当着人面整理袜子等，这些是禁止的。这样会使别人认为你是个生活散慢的人，而且你的公司也会被人认为是纪律松驰的企业。因此，诸如此类之事应到专用化妆间或盥洗室。,2.乘电梯的礼仪,等电梯时，要主动面带微笑颔首问安；进电梯时不争先恐后；要尽量避免近靠他人，先进电梯要靠墙而站，看到双手抱满东西的人，可代为按钮。与领导、女士同行，应礼让他们先进，帮他们按下欲往的楼层。值得一提的是，如果您与女士同行，他人礼让，并不表示也礼让你，要避免大大咧咧地率先而行。有人按着电梯开门钮对他人交代事情，偶尔为之可以理解，但一定要简单明了，事后要注意向电梯内其他人道歉，如果一时不清楚，应搭下一班电梯，以免耽误他人时间。,3.吸烟之戒,在公共场所（包括马路上）、办公场所、大堂休息室，都是不允许吸烟的。其他有“请勿吸烟”警示牌的场所，无论是公开地还是偷偷地吸或是把烟灰弹在纸片里，或者更糟糕的是弹在地板上，都是不允许、也是不道德的。不能乱扔烟蒂，边走边吸烟，因为烟火星的高度正好是孩子脸部的高度，非常危险。特别是有女士在场的情况下，更不能随便地吸烟。,不在禁烟区吸烟,在与外国人打交道时，既不要让烟，也不要我行我素。在特定公共场所，如应邀出席会议或宴请，一定要征得周围人同意方可吸烟，如果听到有人咳嗽或有人因烟味而感到不适时，应马上意识到自己妨碍了他人，礼貌地问一声：“是不是我吸烟影响到您了？对不起”，并应即刻把烟灭掉。最为关键是，吸烟并不纯是你个人的私事，它也与周围的人有关。,第三讲办公室人际交往礼仪,人们在内心是根据一个人的举止和是否懂得礼仪来判断他的修养、品行、人格、为人和可交流的潜力。为人师表者更应该注重自己的言谈举止礼。,进入学校时进入学校时，应该精神饱满地向周围的同事问候：早！我来啦！,外出办事时外出办事时，应该跟同事说明回公司的时间，并留下关照的话。,1、办公室人际交往基本礼节,受人之托时当受人之托时，要看着对方的眼睛回答，让委托人放心。,委托他人时委托他人时，先要确认对方是否有时间。,下班时下班时，应该向周围的同事告辞并问候：“辛苦了，我先走了”。,外出归来时外出归来时，首先向上司报告，并且将事务内容作简短的汇报。,2、与上司相处的礼仪,与上司单独相处时如果上司心烦，一直专心深思的话，最好不要打扰他。假如对方答非所问，则表示他不想说话。上司主动问一些问题，下属回答的语气要简洁而诚恳。选择谈话主题时，下属应视上司之意决定谈公事还是私事。身为下属者，不但要诚恳有礼，而且要细心地了解上司的问题重点所在，这样，双方的谈话才能有礼而愉快。遇到上司接听电话时，要尽量回避，可以替上司关上办公室的门。,上司生病时电话问候带水果、鲜花或营养品到医院或家中慰问。在欧美国家，强调个人隐私和私人空间的神圣不可侵犯，不能随便到医院或家里探望生病的上司。如您和上司相当熟悉，可以电话表达希望他早日康复之意。除非他问及公事，否则不要对他诉说公司里的事情。特别注意：遇到棘手的问题，应首先去见你的顶头上司，不要越级去见别的上司。如果遇到上司无法解决的问题时，则可以要求相关部门主管领导帮助解决问题。,特别注意：遇到棘手的问题时，应首先去见你的顶头上司，不要越级去见别的上司。如果遇到上司无法解决的问题时，则可以要求相关部门主管领导帮助解决问题。,3、与下属相处的礼仪,对待每一位下属都应该和蔼可亲，这样，就会得到别人同样的反馈。威信不是建立在对别人的蛮横态度上，而是建立在对别人的友好和尊重上。权利是大家给的，所以，尊重下属就是尊重权利。适当表扬你的下属，这是获得她们配合的重要方法。,不要因为自己的过失去责怪别人，要勇于承担责任。在批评别人时，要注意就事论事，不要凸显自己的优势地位。要培养自己的优良风格，不论是着装还是其他方面，都要体现以身作则的态度。不要让一些生活细节丑化了自己的形象。,4、与男女同事相处的礼仪,在办公室里，男女之间相处的“度”往往很最把握。尤其是年轻女性，处理与男同事之间的关系、与男上司的关系更不容易。马林L罗斯曼的建议是，“以中性身份”出现，始终保持警惕，不做任何会被看成是轻浮的事，衣着朴实无华；避免可能引起亲呢的举止。语言交流时要注意用语恰当，要随和。,尽管男人在休闲的时候可以赞美一位女性的美丽、富有磁性和吸引力，但在工作时他们更愿意和喜欢整洁、私心不重而讲求工作效率的女同事合作。一位成功的职业女性，她的第一属性一定是工作效率而不是性感。注：马林L罗斯曼著：国际女性的成功之路，普雷格出版社，1986。,5、办公室接待礼仪,在办公室里，经常会遇到领导、同事、家长来访的情况，您的言谈举止展现的是学校风范和您个人的修养、品行和为人。办公室接待礼仪有以下步骤，这时候您应该这么做：面对来人先起立迎上前去示欢迎引座递上一杯茶询问事由听真情认真处理不怠慢客人走时送出门,6、在别人办公室的礼仪,第一，提前预约，准时赴约即使是在同一个办公楼里办公，在见面之前，也一定要提前预约，而且要准时赴约，如果见面的是比你的职位更高的同事，那就更不能迟到了。,进退房门的礼仪,进入领导或同事的办公室，不要直接进入。清脆地敲门（三声），但不要太响。听到“请进”后，再进入并说：“打扰了”。,轻轻地关上门。,退出时，在关门之前向对方行目光礼后再关上门。,如果约好的某人正好有事不在其办公室，你就不宜再进去。如果没有等候室的话，可在门外等候。进他的办公室之前先敲门进入（如上图。如果对方正在打电话，在门外等一会儿或过一会儿再来。,第二，尊重同事的办公室规则和爱护办公设备在别人的办公室里，要等人示意后才能入座。如果有电话打断了你们的谈话，可通过手势示意是否回避。不要把文件等随意放在桌子上，那是他人的领地，而应先征得同意。同样，需在主人同意后才能挪动椅子，并在离开前放回原处。,如果确实需要使用某人的办公室或设备，应事先征得同意。不要乱翻抽文件，不要偷看桌上的文件。如果需用什么东西，应及时完璧归赵，并向主人致谢。如果用坏别人的办公工具，应该向人家说明，并征求是否需代为修理或买一个新的。,第三，及时撤离在到别人办公室拜访时，无论是否达到拜访的目的，都不要停留过久，到了该走的时间就要离开，因为停留过久会影响被拜访人的工作。,第四讲办公室迎送礼仪,“迎来送往”是国际商务活动中的开始和结束两个部分。根据经验，当事者在这两个部分中是否举止得体，礼数到家往往会在很大程度上影响双方的交往关系。因为，商务社交的灵魂就在于相互的尊重、体贴关怀和理解、宽容。这是一切商业关系、人际关系的基石。,迎送宾客时应该注意的礼仪细节,安排迎宾员在一些重要活动中（如领导视察、校庆等），可安排一名工作人员在客方到达后迎接客人下车，并引至主方安排的场所，向宾客介绍主方主要人员，这个人被称为迎宾员。迎宾员可以是主方低级别的具体办事员，也可以是有一定职位的负责人，没有一定之规。当然，迎宾员本身的职位越高，对客人的礼遇就越高。,迎宾员在迎接贵宾时要注意两点：第一，要以主宾为主要接待对象，在欢迎贵宾到达后，应向其迅速说明主人正在等候，并尽快将主宾引导与主人见面。在引领贵宾时，要注意站在贵宾左前方，一米左右，侧面朝宾客，在交谈中前行，前行时注意左手臂前伸，手掌指向行进路线。在介绍主宾双方时，应尽量站在一个合适而不阻碍行动和视线的位置。第二，迎宾员在带领贵宾到达目的地时，应该有正确的引导方法和引导姿势。,在走廊的引导方法,迎宾员应在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。,在电梯的引导方法,引导来宾乘坐电梯时，如无门童开门、把门，您应先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，按住“开”的钮，先让主宾先行，随后再跑步超前引路。,客人优先上、下电梯时，客人优先。,不要背对客人您应该侧身站在电梯的按钮处，千万不要背对客人。,电梯内的上席判断即使操作是在电梯内，您也应该引导客人站在最里处，因为那里最安全。,在楼梯的引导方法,当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，迎宾员走在后面若是下楼时，应该由迎宾员走在前面，客人在后面上下楼梯时，迎宾员应该注意客人的安全。,客厅里的引导方法当客人走入客厅，迎宾员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。,作为宾客身份，去访问时要注意聆听迎宾员的介绍，跟随迎宾员的指引，要让迎宾员在前引路，不可抢行。进出门口以后，应让迎宾员超前引路。,送宾，特别是重要贵宾时，要特别注意目送贵宾远行离去，如果可能，要完全从视线中消失，这样才能达到送宾之意。不可马上抽身返回，或者立即从事其他事务，否则会被视为无礼或敷衍。作为宾客身份，在离去时，要注意回头招手示意，表示感谢。如果是乘车离去，应摇下车窗挥手示意。除非见面非常不愉快，或有意安排，否则不可扬长而去，不再回头。尽管不一定要依依不舍，但也要满怀谢意和一丝留恋。,第五讲办公会议礼仪,一般规则：会议的时间长短应事先定好。一般正式的会议都有预先制定好的议事日程，非正式的会议也要列出要研究和讨论的问题。可能的话，秘书应当将议事日程发给与会者。会议大都准时结束，以便与会者按照要求各司其职。,1、会议前日的准备,会议场所的布置和准备电脑投影设备的调试和正常使用,提前确认并掌握好开会内容,总结、归纳自己的意见便于会议的展开准备好发言材料,会议的时间非常宝贵因此提前5分钟出席,2、会议室的引导,工作人员先向来宾说：“这边请。”请来宾走在前面，引导至会议室门前，敲门进入，敲门进入时说“对不起，打扰了。”如果是拉门，把门全部打开后，先请客人进入；如果是推门，应推门先进入，然后请客人进入。没有总负责人的情况下，请客人坐入上席。“XX校长马上就到，请稍等。”然后礼貌地退出会议室。去请校长，并告知与会人员已经在会议室。,请与会者走在前面，引导至会议室门