用友U8培训第2章-账务处理系统.ppt

2.0.1账务处理系统概述,一、账务处理系统在会计核算系统中的地位和作用会计核算系统包括账务处理、报表处理、往来核销、材料核算、工资核算、固定资产管理与系统管理等。账务处理(也称总帐)是会计核算系统中最重要的处于核心位置的模块，是整个会计核算系统的控制中心，是其他各模块的传输中心、信息存储中心和汇总中心。账务处理模块的优劣是评价一套会计核算软件好坏的基础，它与其他模块间的控制方式和接口的好坏，直接影响会计信息系统的性能。,二、账务处理系统的主要内容各软件公司的产品略有差异，但主要内容和主要操作步骤类似系统初始化（即建账）（1）建立并启用新账套（2）财务分工，设置人员权限、编码规则、科目级次等（3）设置会计科目（4）设置凭证类别、结算方式（5）设置外汇汇率、各种档案设置（6）输入期初额,并试算平衡.日常账务制单、审核、记账、凭证汇总及各种查询账薄管理总账、明细账、多栏账以及日记账的查询与输出,辅助核算往来核算、项目、部门等辅助核算期末业务处理银行对账、编制调节表、转账、结账会计数据维护数据的备份与恢复、删除往年数据以及远程数据传输等,2.0.2建立账务系统的准备工作,一、会计资料的准备（1）结清手工账，完成手工账的整理、科目规范化、代码化、增减有关科目、凭证类别规范化等（2）会计资料的输入有速度和规范化要求，要进行人员培训（3）会计输出资料的规范化。内部报表满足内部管理的需要，外部报表必须符合财务法规和有关部门的要求。确定报表的种类、格式与内容，规范报表格式与计算公式。,二、计算机软硬件的准备现在通用的商品化财务软件一般都采用了SQLserver等大型数据库管理系统。一般对软硬件要求如下：操作系统：WIN2000或LINUX操作系统购买具有优良、稳定、可靠性能的财务软件、与软件提供商保持良好的接触，有条件的单位可进行二次开发。,2.0.3账务系统的初始建账,进行初始设置的意义：将核算单位的核算规则、核算方法、应用环境和基础数据输入计算机、实现手工核算向计算机核算的过渡，将通用软件变为适合本单位的专用软件1、确定系统管理员及其口令2、建立账套一般包括账套代码、核算单位名称，单位性质，所属行业、财务主管姓名、单位地址、邮政编码、税务登记证号等,3、设置账套启用年月、会计结账时间启用年月涉及到期初额录入的数据。如果是1月1日则只录入年初余额，若是年中某月，则还需录入累借、累贷数据。注意：每月的结账日也不一定是自然月底4、设置编码规则包括会计科目编码、以及部门、项目、往来客户等的编码,2.1.0用友软件介绍：,用友网络财务软件由进销存、财务处理、决策支持三大子系统，由多个产品模块组成，各模块互相联系、数据共享、完整地实现财务、业务一体化管理。,2.1.1系统管理,一功能概述用友软件的最大特点是：各模块都为同一主体的不同方面服务，模块间相互联系，数据共享。1具备公用的基础信息2拥有相同的账套和年度账3操作员及其权限集中管理4业务数据公用一个数据库若要满足上述要求，就要设立一个独立的产品模块-系统管理模块，进行统一的管理和系统维护，其功能如下：1账套管理:包括建立、修改，引入和输出等2年度账管理:3安全机制：角色用户权限管理，备份机制，上机日志等,二系统管理员与账套主管系统管理员（admin原始口令无)，负责整个系统的维护，可管理所有账套，包括账套的建立、引入、输出、设置操作员，指定账套主管，设置和修改操作员密码和权限。账套主管负责所管理账套的维护，包括修改，处理年度账，该账套操作员权限设置。,建立账套（1）账套信息：账套号、账套名、路径、启用会计期、会计期间设置。（2）单位信息：单位名称、简称、邮编、地址等（3）核算类型：本位币、企业类型、行业性质、会计主管、是否按行业性质预制科目等（4）基础信息：是否对存货、客户、供应商分类以及是否进行外币核算等。（5）编码方案：存货、客户和供应商分类编码以及科目编码规则等。（6）数据精度：指出保留的小数位数,二、财务分工例：001张三-财务主管具有系统全部模块的所有权限。002李四-软件操作员（会计）负责总账系统的凭证管理工作以及客户往来和供应商往来管理工作。具有总账系统的填制凭证、自动转账定义、自动转账生成、凭证查询权003王五-软件操作员（出纳）负责现金与银行账的管理工作。具有出纳签字、现金、银行存款日记账和资金日报表的查询及打印权、支票登记权以及银行对账操作权限角色管理:当多个操作员具有相同权限时,可以使用角色,三、帐套的输出和引入(本份与恢复),2.2科目设置,建立会计科目，包括所有科目的科目代码、科目名称、助记码、科目类别、账页格式、辅助账等。科目代码：一级科目代码及名称由财政部统一规定，以下各级科目用户根据本单位需要自行设定。,科目名称与助记码：科目名称即科目的汉语名称，助记码一般用汉语拼音的声母，科目性质（或称科目类别）：工业企业分为5类，分别为资产、负债、权益、成本、损益。科目代码的首位即为类别码。账页格式：常有三栏式、复币式、数量金额式、多栏式等。辅助账：包括银行账、数量账、个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等,现金R银行存款RY10201工行存款RY10202建行存款RY应收账款K原材料12301面粉S食用油S137产成品13701蛋糕13702饼干161固定资产165累计折旧,201短期借款203应付账款G211应付工资221应交税金301实收资本321本年利润322利润分配401生产成本405制造费用501产品销售收入502产品销售成本521管理费B,2.3设置凭证类型、外币汇率和结算方式,根据本单位的实际（业务的多少）选择凭证的类别，常有下面三种情况：1、只使用记账凭证2、使用收款凭证、付款凭证、转账凭证3种凭证3、使用现收、银收、现付、银付和转账5种凭证有的软件还设置了凭证、科目必有和科目必无科目。如转账凭证，其凭证必无科目是现金科目和银行存款科目如果有外币核算业务，还要设置汇率。根据本地实际，银行结算方式有几种也需要输入。,2.5辅助帐目录设置,客户档案部门档案供应商介绍”选项”的作用,2.3基础信息设置与企业门户,一基础设置的内容基本信息系统启用编码方案数据精度基础档案部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、科目档案、凭证类别、项目档案结算方式等,基础设置一个账套总是由若干子系统构成，这些子系统共享公用的基础信息。基础信息是系统运行的基石。基础信息有近30项，除了“编码方案”和“数据精度”必须在系统控制台的基础设置中定义以外，其他基础信息既可以在“系统控制台”的基础设置中完成，也可以在各子系统模块中进行设置。,4输入基础信息：包括部门档案、职员档案、客户分类、供应商分类、地区分类、付款条件、客户档案、供应商档案等,如果有外币核算业务，还要设置汇率。根据本地实际，银行结算方式有几种也需要输入。,1。增加王五作为出纳，更改李四作为总账会计，除了出纳的工作，具备总账系统的其他所有权限2。修改科目（以一个小型食品常为例）客户：01国棉一厂应收张款40元02七九五厂应收张款60元部门：01生产部门02销售部门03财务部门科目：,2.3.4录入初始余额,在首次使用账务系统时，必须将各科目的期初余额录入注意：1，注意初始设置的启用年月。以决定录入合适的数据。2。注意余额方向。（特别是累计折旧、坏账准备、本年利润等科目）3。有辅助账的科目，辅助账的余额也必须录入4。一般系统都提供了试算平衡功能。,现金R100银行存款RY200010201工行存款RY100010202农行存款RY1000应收账款K100原材料12301面粉S100(100kg)食用油S150(50kg)137产成品13701蛋糕13702饼干161固定资产100165累计折旧,201短期借款1000203应付账款211应付工资500221应交税金301实收资本1000321本年利润322利润分配401生产成本405制造费用501产品销售收入502产品销售成本521管理费,总结建账的过程：1。在系统管理中建账套等2。科目设置3。基础设置与企业门户4。凭证类型选择、外币汇率与结算方式设置5。辅助账设置部门、职员、供应商、客户设置等6。期初额录入,2.4凭证处理,2.4.1凭证处理和手工会计一样记账凭证是所有账务数据的来源和入口，不同核算软件凭证格式大同小异，基本格式是一样的。都是由凭证表头和凭证正文两部分组成，凭证头包括凭证的类别、编号、日期和附件张数等内容；正文包括摘要、科目、借贷方向和金额等组成。1、凭证头的输入方法如果只是用一种凭证则无需选择凭证类别、若使用几种凭证，必须先选择凭证类别；凭证编号一般是自动产生，不用人工干预；凭证日期可以小于系统日期；附件张数为实际的附件账数，日期随凭证号递增，不应出现日期倒流现象；,Six,2、凭证内容的输入摘要应简明扼要，一般软件都允许用户建立摘要库，使用摘要时调用参照录入功能，会计科目的录入，一般核算软件允许用户输入科目编码、科目名称、助记码均可，也可以采用参照录入，根据会计规定，只有最底层的科目才可以做会计分录当输入的科目有辅助核算要求时，系统自动提示输入辅助信息。(银行、数量、往来、部门等)在编辑状态的凭证可任意对分录进行、删、改，结束编辑时系统自动进行平衡检查，不符合会计规定的凭证系统拒绝保存,1。9月1日张三报销差旅费，10元2。9月1日到工行提取现金50元3。国棉一厂购食品10KG，200元挂帐4。购进面粉20KG，20元工行支票支付5。销售产成品10KG，200元收现金6。车间领原料，面粉20公斤，石油5公斤，用于生产7。提取人员工资1000元，其中车间工人工资100元8。买办公用品：车间10元，厂办10元9。产品完工，结转生产成本。10。结转销售成本11。结转销售收入、销售成本、管理费到本年利润,2.4.2凭证修改已记账的凭证只能查询、输出一般只允许修改本人填制的凭证、有的系统允许修改他人制作的凭证，修改后自动更新制单人。日期修改受限（在上一号凭证日期和下一号凭证日期间调整）生成常用凭证/调用常用凭证作废凭证/取消作废、凭证整理（删除凭证：只能删除作废的凭证，重新排号）红字冲销凭证,2.4.2凭证审核审核是具有审核权的人员进行的凭证合法性检查，审核无误的凭证，审核人员要签字：发现错误的凭证审核员无权修改，系统提供对已审核未入账的凭证取消审核功能。逐张审核、成批审核取消审核/成批取消审核、标错/取消，经审核的凭证不能修改，只能取消自己审核的凭证已记账的凭证无法修改。发现有错只能采用红字冲正法等进行弥补,2.4.3记账审核过的凭证记入日记账、总账、明细账。记账前系统自动查错。记账过程不能中途停止，一般为系统配备一台UPS电源记账工作一天可进行多次，也可以多天进行一次，视各单位的具体情况而定。一般系统提供“恢复记账前状态”（如：用友在期末对账画面Ctrl+h）2.4.4凭证的查询、汇总、输出与模拟记账一般系统都提供了非常方便的凭证查询功能，根据需要还可以对所选择的凭证产生记账凭证汇总表。模拟记账功能。在凭证尚未记账的情况下，显示记账后的信息。以利于发现问题。,2.5期末业务处理,期末业务处理包括：转账凭证定义、转账凭证生成、对账、结账1定义转账凭证每月末，有许多固定的会计业务处理，包括税费的计提、科目余额的结转等，这些工作方法固定，每月重复。可以将这些相对固定的业务预先定义好凭证模版和取数公式，需要时调用模版生成凭证。根据不同的转账业务，为了方便，一般系统提供几种转账定义功能（1）自定义转账设置：可定义所有转账凭证，一般主要用于费用分摊之类的结转。（2）对应结转：主要用于两个科目的下级科目完全相同的结转（3）期间损益结转：用于损益类科目结转到本年利润的结转,取账公式：QM()/WQM()/SQM()期末余额QC()/WQC()/SQM()期初余额JE()/WJE()/SJE()年净发生额JE()/WJE()/SJE()月净发生额FS()/WFS()/SFS()借方发生额FS()/WFS()/SFS()贷方发生额LFS()/WLFS()/SLFS()累计借方发生额LFS()/WLFS()/SLFS()累计贷方发生额取账函数基本格式：函数名（科目编码，会计期间，方向，辅助项1，辅助项2）科目编码：若与本行科目同，则可省略，不一定末级会计期间：年、月、或1，2，3。12方向：发生与累发生函数，借Jj、贷Dd,余额函数允许空，同选定的科目性质辅助项：当有辅助核算时输入。（见用友帮助：转账公式录入）,生成转账凭证每月末执行此功能可快速生成转账凭证，并将转账凭证自动追加到未记账凭证库中。由于自动转账凭证使用帐本数据，所以，生成转账凭证前，必须将所有未记账的凭证记账，然后再进行自动结转，否则，可能出现数据错误。对账与试算平衡对账薄数据进行核对，以检查和确保数据正确，计算机记账一般不会出错，但为了防止非法操作和病毒等造成的破坏，一般月末结账前进行对账,结账结账的条件：必须在月底，本月所有会计业务已进行完毕结账一月只能进行一次，结账后本月所有数据只能查询，不能修改。（有的软件提供反结账功能如：在结账向导一中，用鼠标选择要取消结账的月份上，按Ctrl+Shift+F6键即可进行反结账。）注意：如果上月未结账，本月不能记账，也不能结账，但可以填写、审核新的凭证；当本月还有未记账凭证时，不能进行结账；已经结账的月份不能再填制记账凭证。与其他系统连用时，其他系统结账后才能总账结账。,2.4.7账薄查询查询内容包括已记账的凭证查询、总账查询、明细查询、日记账查询、部门、往来账的查询等。可以查询以前已经结账的账薄资料和凭证资料，但不能查询跨系统登录年度以后的账薄资料和尚未记账的凭证资料（有的软件也是允许的）一般软件都提供了联查功能：即总账、明细账、凭证联查查询条件保存功能：,2.6银行对账,银行对账的必要性；对账后编制银行存款调节表。1.银行对账期初录入在首次使用对账功能前，必须将上月末银行存款调节表中的企业未达账和银行未达账分别输入计算机.内容包括：凭证日期、结算方式类、结算号、收入金额和支出金额。银行对账单输入计算机的内容：每一笔业务的银行入账时间、结算方式类、结算号、收入金额、支出金额、银行账户余额。即使没有未达账，也应将双方的余额录入。平衡条件：企业账余额+企业未达账借方-企业未达账贷方=银行账余额+银行未达账借方-银行未达账贷方,2.录入银行对账单（或引入）3.机器自动对账机器自动分别在企业银行日记账和对账单中查找有相同支票类、号、发生额的每一比业务，若找到即被认为是已达账，分别,在双方打上标记。对于未核对上的银行业务，需要通过手工继续核对。3、手工对账。自动核对失败的原因：以下四种情况只有第一中能自动对出（1）对账单中一条记录和银行账中的一条记录完全相同（2）对账单中一条记录和银行账中的多条记录完全相同（3）对账单中多条记录和银行账中的一条记录完全相同（4）对账单中多条记录和银行账中的多条记录完全相同4、取消对账、对账结果的查询与输出,2.7账务系统的维护与管理,2.7.1数据备份与恢复功能每次记账结账前系统自动硬盘备份，软盘备份由人工完成，月备份、周备份、日备份，一般设置A、B两套备份放在不同地方。当会计数据出现故障时，调用数据恢复功能。2.7.2数据整理重建索引：消除因排序混论引起的错误恢复记账前：满足因记账时出错或其他原因徐恢复到记账前状态情况删除往年数据：以节省磁盘空间，提高运行效率,2.7.3对操作人员的管理一般软件都有一个系统管理员（也称为超级用户），名称由系统设定，口令可修改，负责系统维护，建立账套，操作员管理，权限管理，系统管理员一般没有账务操作的权限普通用户根据分配给自己的权限进行财务处理，首次进入系统，要修改自己的口令，有的软件对普通用户还分个账套主管和一般操作员（账套主管具有所有账务操作权，还可为一般操作员分配权限，账套修改、年度账管理）2.7.4使用监测与工作日志的查询为了系统安全、一般系统都提供了工作日志查询功能，工作日志由系统自动管理，记录操作员姓名、进入时间、退出时间和调用的功能等，用户无法修改。,2.6如何建立新年度的账将12月份的所有业务处理完毕后，进行月底结账。账套主管进入系统管理模块执行“建立年