用友T6餐饮酒店通行业实施方案.ppt

酒店通行业实施方案,小型事业部服务总部支持工程师刘博,【酒店通标准版】是一套专为酒店企业定制的信息管理系统，它集预订、接待、收银、VIP卡及客户管理、电话管理、门锁管理、经营分析等于一体，可广泛适用于各种规模的酒店使用，同时能和本公司旗下的餐饮通无缝整合使用。能全面的管理酒店的多种经营部门，可以非常有效地帮助酒店企业处理日常工作业务，规范管理各项业务工作和操作流程。,基本模块功能简介,酒店通由以下几个模块组成：客户化营业中心基础数据房务中心接待中心收银中心营销中心夜间审核会员中心报表中心,酒店通实现一些基本的功能：前台接待：预订入住收银房务夜审后台查询：营销应收客户关系营业报表决策分析报表,产品模块结构图,基本模块功能简介,酒店通从产品模块分，可以分为基础数据、前台营业、后台管理、报表查询四个部分。基础数据部分包括客户化的公司档案、权限设置、公共参数，酒店通部分的基础档案，主要由帐套主管管理使用。前台营业部分包括营业中心、房务中心、接待中心、收银中心，主要由前台收银员管理使用。后台管理部分包括营销中心、夜间审核、会员中心，主要由高级主管和财务人员管理使用。报表查询部分包括营业中心里的报表和报表中心，主要由务人员中负责和经理管理使用。,实施企业介绍,下面通过对用友软件园招待所酒店通项目实施的全过程，向大家介绍一下在实施过程中需要重点注意的地方软件园招待所是集团为了方便来软件园办理事务的我集团人员设立的，其主要营业对象为集团人员、分公司以及集团下子公司人员。整个软件园招待所共有9层楼167间房，6种房间类型。招待所日常经营特点是入住人员多以消费卡为抵押，以消费卡来进行结帐。目前还新推出了床位合租业务。在软件实施过程中比较突出的问题在基础档案的录入以及一些日常业务的处理方法上面，下面我就这几个需要特别注意的地方给大家进行讲解。,硬件环境规划及搭建,在这次招待所酒店通实施过程中，由于环境和要求不同，所以招待所没有需要门卡系统和身份证识别系统，在园区统一管理电话计费系统的情况下，也无需安装酒店通电话管理接口。环境搭建中需要注意的是，门卡系统、身份证识别系统和电话计费系统的软件接口在酒店通中预先设置了一部分，可以根据客户的要求来查看软件中是否预置了这种接口，如果没有，可以跟总部申请，需另行收取费用。由于酒店管理的要求，所以一般情况下客户端需要设立在财务或者经理房间，关于这点酒店通没有硬性要求，正常进行连接即可。门卡系统、身份证识别系统可以通过接口直接连接到服务器软件上，而电话接口需要从电话程控交换机中拉线到服务器上，再通过接口连接到软件中。,产品实施培训方案,我们根据客户情况的不同，可以设置不同的实施培训计划，如果客户的时间比较紧迫，要求我们在最短的时间内完成培训，我们可以根据客户的要求先进行与日常操作有关的集中培训，让客户在最短时间内完成对日常操作的使用，其他细节性操作和特殊操作可以在之后进行培训。而对于时间比较充裕的客户，我们可以从基础开始进行完整的培训。对于第一种情况，我们可以先与客户共同进行基础档案的录入和设置，然后重点进行对营业中心的操作指导。营业中心可以实现基本的预订、入住、押金支付、转账、关联账、费用录入以及结帐。我们可以通过一个正常的业务操作，从预订开始讲解一直到结帐，我们可以指导客户每一步操作所涉及的基础档案有哪些，在哪里进行设置，以便于客户在日后的工作中能够正确快速的找到对应的基础档案并进行相关的操作。,产品实施培训方案,产品实施培训方案,第二种情况，我们可以制定相应的详细的培训计划来实行。先从基础档案开始，然后逐步通过各种功能操作与基础档案之间的关系来说明软件的整个脉络。这样操作员可以更加系统的了解掌握软件中各种功能的作用以及相关联的基础档案的设置。最后可以给客户讲解一些特殊操作的用法。,培训文档,一、基础设置1、公共参数设置：在系统中客户化的基础数据，选择公共参数，出现如下界面：请注意，左边要选择GRM2，右边的参数设置中，在后面都有解释，其中需要注意的有：每日断帐时刻：每天夜审过租的时刻（建议为00:00:00）。是否启用关联结帐：指如果有关联账的时候如果主房结帐，是否所有有关联关系的客房都结帐。当前过账日期：指最后一次进行夜审过账的日期，如果是初始启用请选择为当日。,培训文档,2.设置折扣授权数据：可对操作员的最低折扣率和最大优惠金额进行设置，在接待处进行折扣授权。关联设置的建立，主要是为了在对房价打折时进行打折率和优惠金额的控制。系统默认各操作员的最低折扣率为100，优惠金额为0，当没有对这两个数据进行修改时，则不能进行任何授权操作；当只设置了其中一个数据时，按设置的进行授权控制；如两个数据都进行了设置，则按两个数据之间进行约束。,培训文档,3.快捷键的设置：可以在我的工作台中进行快捷方式的设定，系统提供了八种快捷方式、的定义，点击参照按钮，即可选择你想要定义快捷键的功能点。在表体下方的默认登陆中选择相应的快捷健，如勾选了自动登陆，则系统在登陆时会自动进入默认登陆所选择的界面，标识快捷方式的图标，可由用户按个人喜好修改。快捷方式设置完成，注销系统后，点击系统界面上的按钮，在树形列表中显示你设置的快捷方式。,培训文档,4.员工档案：在增加员工类别的时候，员工属性一定要选择正确，这样才不会影响使用，如果选择的不对，则有可能会造成在进行某些操作时提示该操作员无此权限。,培训文档,5.员工档案：在增加员工档案的时候，员工类别、部门档案和对应操作员要录入正确。否则也有可能引起权限问题。,培训文档,6.房间档案：房间类别：标单、标双、豪双、套房等，影响房间的基本价格。房间特性：主要完成对房间方位、风格、设施特性的设置，如朝南、浴缸、宽带上网等，便于按客人特性要求对同一类别的房间进行分配。房间档案：根据房间类别来区分，需要将所有类别的房间相关数据输入。需要注意的是，在栋号楼号一栏中前面添加楼栋号，后面添加楼层号,培训文档,7.营业班次：主要是对酒店在营业时间、收银班次进行的划分，查询报表时可按班次条件进行查询。需要注意的是在输入班次时间的时候，要注意时间的连接，比如早班为早8点到下午16点，则在设置的时候需要添加08：01：00到16：00：00，午班为16点到半夜12点的话，则是16：01：00到00：00：00，则晚班为半夜12点到凌晨8点，为00：01：00到08：00：00。如上图,培训文档,8.付款方式：新增付款方式的时候要对应正确的类型，否则在结帐的时候不能选择。注意：收入计算基数：收入计算基数与营业收入相关，计算公式：收入=收款金额*收款方式的收入计算基数%积分计算比例：积分计算基数与VIP卡积分相关，VIP卡积分时先计算消费值（消费值=VIP卡付款金额*积分计算比例%），再用消费值按积分方案进行VIP卡积分。,培训文档,9.付款方式对应科目：在增加付款方式对应科目的时候，首先要选择部门，然后选择对应科目，在操作员结帐的时候，如果该操作员的部门与这种付款对应的部门不一致，则会提示付款方式没有对应科目。,培训文档,10.夜审：夜审中心与营业中心里的夜审相同，在公共参数中设置了每日断账时刻之后，夜审就在这个时刻之后进行。,培训文档,二、日常操作日常操作是软件中重要的一部分，在进行过基础设置之后，我们可以在软件中进行日常业务操作，这里重点介绍一下日常操作中要注意的地方和一些典型业务的处理。酒店的基本业务流程是：预订接待押金处理结帐处理夜审数据查询,培训文档,1.营业中心酒店通的日常业务操作，都可以在营业中心中进行，如果需要由不同操作员进行操作，可以给与其不同的操作权限。营业中心分为宾客、团队、房态图、帐户、可用房、报表、房间计划和夜审八大部分房态图:前台人员的主工作界面。可实现前厅所有以房间为对象的功能，包括查询、房态配置和散客开房、散客预订、新建团队、设置清洁状态、设置封房状态、设置使用状态、快速清洁房间、快速设置封房、押金、消费录入、结账等常用功能。宾客：主要完成针对“客人”的查询和操作，相关联的功能有一部分与房态图相同。团队：是一类特殊宾客。团队其业务特殊性，针对团队宾客的预定、接待、入住、账务操作利用该界面进行更加方便快捷账户：查询或修改某一宾客的账务情况时，利用本界面工作更简洁，某些特别账务不是针对在店宾客或房间产生时，必须利用该界面进行操作。可用房：提供了不同日期可用房以及房间状态的统计功能，用户可根据时间段进行查询。报表：用户进行简单报表查询的主要界面房间计划：是酒店所有客房在指定时间段内，占用（预订、在住或封房）情况的统计列表，并可根据用户指定的日期、房间类型进行查询并显示在房间计划列表中。在房间计划列表中，系统以不同颜色色带代表不同房间状态的图形方式更直观的显示了客房的占用情况，用户可手动拖拉色带，更改占用的结束日期。夜审：夜审是酒店夜审人员进行夜审的主要界面。,培训文档,营业中心图示,培训文档,2.关联账设置关联账指的是散客入住之后，如果两个或两个以上房间的账统一由其中一个房间来支付，我们就需要设置关联账。设置关联账的过程是，在房态图中选择需要关联的房间A，右键点击选择关联账,培训文档,进入关联界面后，先点击刷新，然后在左面选择需关联的房间A，在右边选择要关联到的房间（也就是主账房间）B，这样A房间的账软件都会自动转到B房间,培训文档,关联账设置可以全部关联，也可以部分关联，操作方式是点开关联设置，选择关联详情，双击要设置的关联，选择关联项即可。如下图：,培训文档,3.结帐是酒店收银人员进行收银结帐的主要界面。可进行客人消费帐项、付款帐项的录入，帐项的分割、调整，多方式结帐，包括正常结帐、转城市帐、中期支付，恢复入住以及帐单的设置和打印我们重点介绍一下正常结账和转城市账方式：正常结帐：点击正常结帐之后，选择付款方式，点击确定。界面如下,培训文档,转城市账：点击转城市账，系统提示是否转城市账，点击确认后操作完成，请注意转城市帐即消费未结的情况下离店，用户需在日后对该类客人作结帐处理。转城市帐操作完成后，在该客人结帐帐单上城市帐复选框被勾选，如上图红色方框所示。转城市帐客人为离店客人，在夜审前可执行恢复入住操作关联目的客人和关联源客人均可单独转城市帐，操作完成后，关联自动取消。合住房客人均可进行转城市帐处理。,培训文档,请注意1.团队中团员房间可以单独结帐，在结帐时软件会自动把账项转到团队主账上面，关联账也是这样。而如果团队主账或关联主账结帐，则其下的所有房间都进行结帐。2.目前软件还不能支持团队入住过程中某些团员自费的情况。3.在结帐的时候，如果是现金一部分，消费卡一部分的话，可以先把现金以押金的方式录入到房间账中，然后在以消费卡的方式结帐。4.如果客人入住抵押的是卡的话，则需要在入住界面的备注中写明，不用录入押金。5.如果在结帐的时候提示付款方式没有对应科目，或操作员没有权限，原因是员工档案录入中对应的部门和操作员不对。,培训文档,三、典型业务操作1.差价房换房软件中对于差价房的换房是这样规定的，如果从高价房换到低价房，则当日房费收取低价房房费，如果从低价房换到高价房，则收取高价房房费，在自动滚入房费之前换房，则房费按这个规则收取，所以要注意房费差价的处理。如果需要补差，可以按照消费项目录入来处理。2.合租房的设置很多酒店有合租房的服务，对付合租房的设置，软件中是这样实现的。先在出租方式中增加合租方式，并将合住标志打勾,培训文档,然后在房价设置中设置，选择房间类型、出租方式，然后选择这种业务、的房间，点确定，最后点保存退出。,培训文档,在房价启用设置中将这种房价启用后保存退出。,培训文档,然后在客人登记入住的时候，选择出租方式为合租然后在第二个客人入住的时候，还是选择这个房间，然后点击修改，点增行右边的向下箭头，点合住即可。,培训文档,四、数据查询数据查询在酒店通中以报表为主，常用的报表有需要注意的是，查询日报的时候，选择的日期要是当日之前的一天。,典型财务、经营统计报表酒店收入晨报收银明细表冲减房费报表,典型实时业务统计报表可用房分析未来房态在店宾客报表在店生日宾客报表今日预离报表催交押金报表,总结,这次为软件园招待所实施酒店通软件，时间比较