（工商管理专业论文）进出口业务管理及软件开发.pdf

摘要 摘要 本文首先就进出口业务管理研究的背景进行了分析。随着目 前市 场竟争日益加剧，专业分工日益深入以及社会协作日益紧密，对于进 出口业务管理提出了新要求。良 好的进出口业务管理就是要就使现代 的管理理论与具体业务操作深入融合，从业务计划、组织、领导和协 调以及控制等环节充分体现管理的效能。本文以常见的进出口业务为 例，在对业务流程进行分解后，针对每个环节在工作性质和内容、管 理常见问题以 及管理方法几个方面进行研究，明确了每个环节关键的 管理要点，并针对实践中经常出现的管理问题提出具体的解决方法。 以上述内容为基础，本文对开发进出口业务管理软件进行了研 究。 在分析了 进出口 业务管理软件的 现状和实际需求之后，从软件工 程角度， 提出 管理软件应达到的基本目 标和为达到这一目 标的开发思 想。在这个基础上， 提出了基于we b的软件构架，并从前台内容和 后台内 容两个方面阐述了 软件的 基本功能 和内容.最后，对进出口 软 件开发的前景进行分析。 关键词:进出口 管理软件 开发 ab s t r a c t ab s t r a c t f i r s t l y , t h i s a n a l y z e s n o w a d a y s f e a t u r e s o f t h e i m p o rt另一方面在政府的引导下，与进出口企业密 切相关的服务类政府机构和企业服务功能进一步加强。比如金关、 金 税等大的服务系统逐渐发挥作用， 银行、 保险公司、货代公司等服务 内容也更加适合当前国际贸易的发展趋势。 所有这些对于开展进出口 贸易的机构都创造了便利的经营条件， 从宏观上看，国家的改革开放 政策的不断深入为加速发展外贸业务创造了良 好的大环境。 另一方面， 开展进出口 业务的企业也面临着新的挑战， 最现实的 压力来自 与进出口贸易自 身的管理也需要不断发展， 因为它直接关系 着整个业务能否顺利实施， 企业经营目 标能否顺利实现， 并且对于企 业的运营成本构成直接的影响。 这种挑战来自 于以下的几个方面: 1 . 1 . 在业务领域的分工日 趋细化 在企业开展进出口业务的领域分工进一步细化， 这种细化体现了 我国改革开放的成功， 也说明了 在外经贸领域日 益开放， 竞争日 益激 烈。以前由于拥有外经贸权的企业不多， 加之国家在外经贸业务所涉 及的各个环节高度管制， 外贸业务操作具有很强的技术性壁垒， 所以 开展外贸业务本身具有隐蔽的垄断性， 对于以进出口 业务操作牟利的 外贸公司来说， 垄断性带来了很大的利润空间， 因此忽略了业务自 身 管理的重要性， 粗放式的管理必然会导致业务成本增加。 这种成本最 终还是转嫁到消费者或是出口 企业上。 所产生的不良 后果就是高额的 运营管理费用直接增加了生产企业的经营成本， 对于有进出口 需求的 生产企业或商贸企业， 必然导致失去部分价格优势， 降低了企业的竞 争力。 从更大的意义上说， 这种垄断从整体上削弱了国家的在国际市 场上的 竞争能力，限 制了 进出口 贸易的 发展n 1 随着国家改革开放日 益深入，国家对于进出口 权的审批迅速放 开， 原先的市场格局迅速打破， 越来越多的生产和销售企业拥有了自 身的进出口 经营权，并直接开展进出口 业务， 力求降低了 运营成本， 提高了运营效率。 对于这类企业， 进出口业务是一个流通环节， 但从 财务上看是一个费用环节。 良 好的业务管理不仅能节省企业的运营成 本， 更重要的是与企业整体的业务运营保持协调一致。 对于外贸型企 北京交通大学硕士学位论文 业， 尤其是专业的外贸公司， 必须专注于特定的市场， 才有可能深入 了解客户的需求， 进而提供专业的服务。也就是说， 原来粗放的业务 管理模式已经不适应当前市场条件。 1 . 2 . 进出口业务自身专业化分工不断发展 进出口业务能否顺利开展，更多是取决与企业之外的很多因素， 比如政府行政审批机构、 银行、 外汇管理机构、 保险机构、 船运公司、 海关、 检验检疫、 认证机构、 税务部门 等等。 除了 企业内 部各相关部 门间的密切协作之外，更重要的是与这些机构完成顺畅的沟通和协 作，这是一项复杂而细致的工作，需要企业整体上强大的专业能力。 为实现这一点， 进出业务自 身同 样需要有专业的分工， 尤其是对于规 模较大的进出口企业， 为保证业务的顺利开展， 提高运营效率， 就要 根据业务的特点，安排人力资源进行合理的专业分工。 更为重要的是， 随着国家整体改革的不断推进， 与外贸业务相关 的各个职能部门也在迅速发展。 企业的进出口 业务必须与这些机构保 持同步， 这就要依靠良 好的分工和管理， 才能实现业务整体保持完整 性和专业性， 这是提升业务绩效的 必由 之路。 12 从这个角度看， 企业进出口 业务管理的重要内 容之一， 就是保证 企业自 身的业务运营与在复杂的外部环境保持协调。 企业要与外界的 政策性机构保持密切的联系， 并且要对于企业直接构成的影响的信息 保持高度的敏感性，并采取及时的行动。另外，由于外界的机构都有 自 身的运作机制和管理模式， 企业要依靠它们的协作来完成业务， 首 先就必须对它们有深入的了 解， 并要将这些因素纳入到企业自 身的业 务管理中来，这是企业进出口业务能否顺畅进行的必要条件之一。 1 . 3 . 进出口业务与企业资源深入融合 进出口 业务核心内容是实现企业产品或服务的跨国 流通。 业务的 上游是出口 商， 下游是进口 商， 只不过进口 和出口 业务关注的重点不 同。 进出口 业务的目 标与企业整体目 标应该是完全一致的， 从这个角 度看， 进出口 业务除了完成程序性的操作之外， 更重要的是通过业务 本身与企业的内部资源和外部资源深入融合，实现企业效益的最大 化。 这就要求进出口 业务管理包含更深一层的内 容， 即除了保证特定 的某一单业务顺利完成， 并且还要通过业务管理实现更深层次的企业 目 标. 最现实的一个作用就是业务自 身所积累的信息要为企业提供最 直接的市场资讯， 作为企业进行服务或产品调整的基础依据， 从而发 进出口业务管理研究的背景、目标和方法 挥企业自 身的竞争优势，形成在特定目 标市场的竟争优势。3 1 另外良好的业务管理也要能够为企业开辟更广阔的生存空间和 利润空间。 通过业务自身所反馈的信息可以更深入的了解合作伙伴的 需求和发展前景， 并努力将双方的目 标设置的更为贴切。 作为更实际 的行动， 就是要根据现实的需求不断完善进出口业务乃至整个企业的 经营管理， 这种良 性的循环将会带来两个方面的效益: 一是双方的合 作关系更为紧密， 能够起到稳定客户的目 的; 二是个性化的服务能够 更好的降低双方成本， 增加收益， 在目 前外贸业务， 尤其是专业进出 口 服务业务收益率普遍降低的情况下， 这对于大多数外贸公司来说， 都是最根本的出路所在。 而这一切， 都是要求更加完善的基础业务的 管理。 1 . 2 . 进出口业务管理研究的目 标和方法 本文对于进出口管理的研究将达成以下目 标: 1 )明确进出口 业务流程所涉及的管理问题 进出口 业务本身的复杂性是产生管理需求的根源， 它的复杂性表 现为业务环节多， 业务之间关联关系复杂以 及对于企业外部环境的高 度依赖性。 业务类型不同， 同一业务的不同环节都会产生不同的管理 问题。 业务研究的首要目 标， 就是对于业务所涉及的具体管理内 容的 性质及关联关系进行定性的结论。 2 ) 提出 系统的 解决方案 在明确了管理内容的性质和内 在的关系之后， 将从管理的角度提 出 切实可行的管理方法。 这些具体的管理方法集合起来， 就形成了 整 个业务体系的管理解决方案，并成为指导企业业务操作的管理工具。 3 ) 提出进出口 管理软件的开发方案 管理信息化是当前管理发展的潮流。 本文在达成第一、 二项目 标 的基础上， 探讨并形成一个进出口 管理软件开发的方案， 这个方案对 于企业开发进出口管理软件应具有现实的 应用意义。 为达到上述目 标， 本文将采用研究方法是: 通过实例分析， 分别 对于进口 业务和出口 业务的流程进行分析论证。 首先列出进出口 业务 的流程实例，并按照时间逻辑关系对于业务流程中各个环节分别研 究， 包括对于每个环节的工作特性进行分析， 并列出管理要点， 形成 应用型的结论。 北京交通大学硕士学位论文 2 . 进口 业务的管理研究 如同大多数复杂的业务一样，进口业务同样需要在计划、组织、 领导、 控制等几个基本的管理层面进行有效的管理。 但就进口业务来 说，它对于管理的需求又存在一些明显的特点: 与国内贸易业务相比， 进口业务的管理即有共性， 也有特性， 这 种特性是由进口 业务本身的性质决定的， 从管理的角度看， 就是对于 计划以及沟通和协调有特殊的要求: 首先， 进口业务本身环节多， 涉及企业外部的机构多， 并且环环 相扣，对于业务流程中各个环节的作业时间具有严格而苛刻的要求。 这种要求如果得不到满足， 轻者导致业务成本急剧上升， 重则导致整 个业务失败， 造成业务中极其被动， 或者导致货损、 索赔， 损失惨重。 在竟争激烈的情况下， 本身进出业务作为流通环节， 其业务利润率就 非常低， 如果因为缺乏计划性导致业务异常， 除了影响这个环节的收 益， 更重要的是对上游和下游厂商构成直接的影响， 对于企业今后的 生存和发展都产生消极的影响。 4 而很多问 题都是可以 通过周密的计 划避免的，管理思想和技术的引入，将直接产生明显的效益。 通常情况下，进口业务的计划着重在以下几个方面: 1 ) 成本收益计划 成本收益计划的目 标是对某笔业务的成本和收益进行测算。 由于 进口 业务发生费用的环节较多， 很多成本项目 会随着实际操作时的 情 况发生变化， 比如某些产品( 如农产品) 的市场价格会在短期内波动， 国际运费会随着季节不同而变化， 外汇汇率变动而造成的损益， 关税 税率、 退税税率等， 均要考虑在内。 而其他的临时发生的费用，比如 特别的认证费用， 资金占用利息等也要留出必要的成本空间。 进行一 个完整的成本收益计划的作用在于， 一是在业务启动之间进行全面评 估， 确定是否有必要进行这项业务， 二是如果确认进行， 可以今后在 业务操作中的基础参照， 便于有效的控制。 2 ) 资金计划 对于需要企业或外部资金介入的进口 业务， 良 好的资金计划尤为 重要。 资金计划包括对于资金需求总量的 计划、 资金调度计划以 及资 金成本及风险控制几个主要部分。 一个企业总是有自己总体的资金安 排， 作为企业一部分的进出口 业务， 一样受到企业整体资金情况的制 约。 对于所需资金数额较大的项目 ， 首先需要在时间上保证运用， 更 重要的是选择合适的资金介入时间。资金介入应与业务流程密切吻 合， 并不是越早越好。 在某些情况下，良 好的资金管理可以极大的降 进口业务的管理研究 低资金占 用并降低资金成本。 绝大多数企业对于使用自 身资金都要求 有一定的内部回报率， 因此对于资金成本的计划也要列入整个业务的 成本收益计划中来。 而资金风险是与业务本身的风险密切相关的， 规 避资金风险首要就是在业务操作中规避风险， 尤其是进出口业务中的 汇率变化而导致的风险。对于业务中可能发生的风险而造成的损失， 都将体现到资金的风险中来。 对于风险控制的这个环节进行有效的计 划，对于大多数的进出口企业都具有极为现实的意义。 3 ) 执行计划 这是进口 业务具体的实施计划。 即便一项很简单的进口业务都要 涉及到许多环节， 其中涉及的各种单证少则十几种， 多则数十种， 任 何一个环节出问题， 都可能导致整个业务的失败， 尤其信用证贸易中， 对单据的要求更为苛刻， 尤其是附加条款所涉及的内容， 更会对实际 操作带来很大的工作量。 面对比较复杂的业务时， 更需要有一个完整 的执行计划书， 罗列出所要完成的各项工作， 并在时间、 人力方面进 行统筹的安排。 执行计划是业务启动后共同的行动指南， 并且作为业 务控制的重要依据。 另外，进口业务头绪多， 往往同时并行几项工作， 信息量大， 并 且业务信息变化很快， 要求参与业务的各层人员保持信息的同步。 在 这种情况下， 有效的沟通和协调尤为重要， 并且更强调效率。良 好快 捷的沟通和协调， 基础是明确的分工。 这样就需要保证每个方面的信 息更新都有专人负责， 并且有义务把最新的 信息传递给整体。 其次是 严格的信息共享制度， 作为参与业务的每个人， 都应该把信息及时反 馈给主管， 而主管有义务把信息传递给相关的人员， 从而实现信息整 体同 步。 沟通和协调目 标是更快更有效的决策和行动， 这是顺利完成 整个 操作过程的 必要条 件5 下面从业务计划和合同执行管理两个方面探讨进口 业务的管理 问题。 2 . 1 进口 业务的业务计划管理 进口 业务的业务计划管理的实质， 就是在业务未发生前， 对于可 能出 现的问 题进行前瞻性的测算和安排。 这里主要包括三个部分: 第一是业务的成本收益计划。 由 于进口 业务涉及的 成本项目 多， 成本来源复杂。 另外费 用的 变 化往往是动态的， 例如如随着汇率变化可能造成额外的成本， 运费也 会在短期内波动等等， 所以 采用财务损益测算的手段对整个业务过程 进行测算， 并采用“ 宁大勿小” 的原则对于未来的成本进行预测， 形 北京交通人学硕士学位论文 成整个业务成本和收益的测算。 这项管理工作的重要作用在于: 首先 它是判定是否开展某项特定业务的前提， 其次是对于某些动态的成本 充分估计， 对于本项业务的潜在收益存在的风险有清晰的判定， 另外 还可以明确业务实际执行中关键的 成本控制环节。 6 进口业务所涉及的成本主要有以下几个方面: 货值:即货物离岸的价格，不含关税和增值税。之所以将货值独 立出来，是因为这样便于总体成本的核算。 运费: 包括国际运费以及国内运费。国际运费部分还包括港口部 分的费用。 国际运费的变动性很强， 不同的船公司不同的航线都会对 运输时间以及费用产生很大的影响。 总体说来， 在同一个时期， 这个 费用是基本透明的。 关税: 除了如军品、 救灾物品、 特别项目 所需物资等少量的物资 外， 绝大多数的产品都需要交纳关税。 在选择报关税目时， 如果有可 能，应尽量选择税率最低的税种。 增值税:在关税的基础上需要交纳增值税。 海关费用:包括报关、 报检和仓储费用。 通常情况下， 这项费用 是比较稳定的。 银行费用:包括银行开证费以及传递单据和相关的通知费用。 业务费用: 主要是预算为完成本单业务所需的差旅费等， 通常要 根据业务的实际情况进行预算控制。 汇率风险预算: 要为业务期间内汇率变动造成的损失留出一定的 空间，这样有利于业务的抗风险能力。 货损预算: 如果在发生正常货损的情况下可能增加的成本， 这一 项在大宗散货进口时尤为必要。 收益的计算就是销售价格扣除进口 成本、 增值税以及资金占 用费 用之后的 余额， 7 1 如果收益率达不到企业最低的要求， 则原则上应停 止业务。上述的内容可以形成如表2 - 1 的管理表格: 表2 - 1进口 业务成本收益测算表 进口业务的管理研究 进口 业务成本收益测算表 一、基本信息: 合同号: 货物品名: 合同金额: 执行日期: 出口 商名称: 装运地: _ 交易条件: 到达地: 成本收益测算 、货值部分额 货物离岸价 国际运费 保险费 港口 交货价格 运输种类: 险种: 税号: 税率:增值税 小计 、海关费用 三三尸一下注 报关报检费 仓储费 其他杂费 小计 三、银行费用 开证费 通知费 其他服务费用 小计: 四、业务费用 国内运费 差旅费 业务招待费 交通通讯费 其他费用 小计: 五、资金占用费费率 北京交通大学硕十学位论文 六、汇率损失预期费用汇率变动幅度:5 % 七、货损预期费用 j l 、 其他费用 国内 销售收入 ( 含税) 减第一项完税后货值 减应缴增值税 减二至八项费用 利润额为本单业务的毛利润， 未含各 项待摊管理费用 利润率 第二是资金计划。 在当前的市场条件下， 进出口企业往往需要动用自身的资金，以 求增加业务的收益。 之所以要有明确的资金计划， 首先是与企业自身 的经营计划相协调。由于大多数的企业的资金都并不是很充裕， 对于 需要占用资金的项目 往往都需要提前安排， 从这个角度看， 这项工作 是非常必要的。另外，由于资金的使用必然带来资金成本的问题， 这 项成本也应作为业务成本计算在内， 因此在资金计划明确后， 也方便 对于资金成本的总体核算。 在确定了合同后， 要对资金的来源和调度进行有效的控制。 在这 个环节，最为重要的主要是与财务部门进行协调，并明确几个问题: 1 )资金是否得到保障。 2 )如无保障， 制定后备方案。 3 ) 确定资金进入业务的时间， 通常就是开证时间。 4 )资金的回收期预测。 5 )资金的成本预测。 在明确上述几个问 题后， 应就资金使用问 题与财务部门 进行密切 协调，形成一致的行动步骤，并形成如表2 - 2 的资金计划单。 如果需 要紧急调整时，应尽早沟通，避免资金的短缺或闲置。 进口业务的管理研究 表2 - 2资金计划表 资金计划表 制单日 期: 年月日 lk*aw- a a w c c 0a r-i a-ts itli pas . 1fr3)-,a*a z i1h 11 f1k 业务主管:财务主管:总经理: 业务类型进口 出口转口合同号 货物名称 进/ 出口国 数量单价总价 交易条欲装运地到岸地 使用日期使用金额资金用途 划拨银行及帐号 第三是业务执行计划。 由于进口 业务涉及业务环节多， 业务环节之间密切相关， 并且很 多时候是多项业务由 多个人并行进行， 任何一个环节出 现问 题或是各 个环节衔接不好， 都会导致整个业务的拖延， 甚至造成无法履行合同。 制定业务执行计划， 就是要在实际工作开始之前， 将所要完成的工作 列出明确的清单， 并进行工作顺序上的优化排序， 合理安排人力， 形 成具体的工作时间表。 这项工作是进口 业务， 同时也是出口 业务的核 心工作， 它的重要作用首先在于避免工作内 容的遗漏， 其次它能保证 业务的协调进行， 避免出现业务冲突， 另外通过明确规定每项工作的 负责人，可以明确权利和责任，作为业务绩效考核的重要依据。 执行计划将直接指导业务人员进行实际操作， 是参与业务人员共 同的行动指南， 并且应作为考核个人绩效的最直接依据。 制定执行计 划时， 需要做到周密细致， 切实可行。 执行计划制定的核心， 就是对 与业务环节 优化排序和单证管理。 在进口业务中，比 较常见的流程如图2 - 1 北京交通大学硕士学位论文 进口资质确认 图2 - 1进口 流程示意图 由于信用证业务属于单证业务， 实际的物流和单证流是相对独立 而又相互影响的. 在开立信用证后， 通常要求业务人员立即租船定舱， 办理保险， 并由出口 商安排装运。 在装运完毕后，出口 商将信用证所 规定的文件提交银行。 在收到单据后，由 进出口 公司进行审单， 确认 无误后银行付款。 付款完成后， 货物有可能还未抵达进口 国， 业务人 员则需准备港口 接货以 及海关手续. 如果到货后发现问题， 则应立即 安排相应的索赔事宜。 进口业务的管理研究 在上述过程中 需要对整个业务中的各项上作进行统筹安排， 优 化排序，井具体落实到业务人员，最终形成如表2 一 3 的进口业务执行 计划表 表2 一 3进口业务执行计划表 对方名称 1 贸 易 方 式 开比日期 开证金额 日的港 一 装运港 装船期 到 岸弱一 增 值 税 税 率. 关税税率 数 址单 价一总 价 一 一 合计 1 作内容 开证内容审核 银行开证 完成时闷 一 租船定舱，签定货代协议 信) ij 证抵达跟踪 衍装 一 沙理保险一 议付单据审核 海运跟踪 一 海 关 备 案-一 协调货代接货 趁 丝 鉴 三 竺 些 缈 检 些 于堕 丛 匕 一 一一 . 一 验货及取训一 一一 一 玉干 下 国 内 运 输一 北京交通大学硕士学位论文 2 . 2 进口业务的单证管理 业务执行计划的主要目标就是在确保企业在合理的时间取得正 确的单证， 进口 合同履行过程中的装运、 保险、 审单付款、 报关接货、 货物验收以及索赔等各个业务环节，都要涉及单证的缮制、处理、交 接和传递，以满足商业、运输、 银行、保险、检验检疫、海关以及政 府有关机构管理进出日贸易等多方面的要求。 因而单证工作贯穿整个 进出口 履行的全过程，也是整个管理活动的重要目 标之一。 从总体上看， 进出口 业务中涉及的各种单证具有不同的含义和功 能，大体分为两类:一类具有商品属性，或代表商品的价值、包装、 品质，或代表商品的数量、 产地等;一类具有货币 属性， 或直接充当 货币的支付职能， 或作为货币的支付作出承诺和保证等。 进出口合同 的履行就是通过单据的签发和使用来完成的。 单证工作反映了买卖合 同履行的过程， 也反映了进出口 双方责权利的发生， 终止和转移，因 此对于单证的管理也具有特别重要的意义。 从管理的角度看， 单证的管理要求可以 简单的用“ 三一致” 和“ 四 个要求” 。 “ 三一致”是指单据内容管理要做到 “ 单证一致” ， “ 单单一致” 和 “ 单货一致” 。由于信用证业务是纯单据业务，银行对信用证受益 人的付款承诺是以其提交单据的完整性和表面真实性为前提的。 银行 只考虑单据的表面真实性， 而不考虑货物的实际交付情况， 这就要求 各类单据必须严格与信用证相符。即使是跟单托收业务， 虽对单据的 要求不如信用证业务严格， 但仍需与买 卖合同 相符。 在开立信用证的 时候，必须保证所规定的单证内容符合所需货物的要求。 “ 单证一致” 是指单据必须表面上与信用证规定的相关条款内 容 一致。 信用证与各类单据中共同载明的货物名称、 数量、 标记、 单价、 包装材料与包装方式等应严格一致。 信用证规定需在单据中显示的内 容， 单据中也应原句照录。 进口 商所开立的 信用证所描述的货物以 及 交易条款，将作为资金偿付的依据。 “ 单单一致” 是指同一笔业务， 全套单据中各种单据之间对应的 栏目 内 容应互相一致。除少数特殊情况外， 各类单据中的货物名称、 数量、 麦头、 金额、 买卖双方的 名称等都应保持一致。 这不仅是对出 口 商的要求， 同样也是对进口 商的要求. 在对出口 商所签定的合同和 开立的信用证，必须遵循一致的原则，否则容易被恶意的利用。 “ 单货一致”是指单据上记载的内容应与实际货物内容相一致。 虽然信用证业务是单据业务， 银行仅凭单据付款， 而不管货物的实际 进口业务的管理研究 交付情况， 但信用证是依据买卖合同开立的。 单货不一致， 则极易造 成所交货物与合同不相符合， 虽然从进口商的角度看没有付款， 防止 了损失， 但另一方面，也延误了业务整体运作时间，并可能造成不必 要的成本，严重的甚至造成对企业正常业务的影响。 在单据管理中，还要求做到 “ 正确、 完整、及时” 。 “ 正确” 是要求单据制作做到准确无误， 不仅要做到“ 单证一致、 单单一致、单货一致” ，而且也要符合有关惯例和进口国有关法规。 目 前， 各国银行开立的信用证绝大多数均在证内 注明按照u c p 5 0 0 解 释和审核单证。 进口 方在开具信用证时， 通常可以 采用银行的格式化 的信用证， 并谨慎添加附加条款， 以免形成出口 方无法实际完成的条 款。 “ 完整” 首先是指单据内容完整。 每种单证都具有其特定的功能 和作用， 并通过单据本身的格式、 栏目内 容、 文字、 签章等得以体现， 因而制单时应保持其栏目内容的完整。 尤其是填制政府机构签发的格 式化的单证时，要避免漏填、漏注、漏签。 其次，单据种类完整。对 于出口人提交的议付单据， 进口 人应严格的按信用证所规定的内容进 行审核。以信用证c i f 条件为例， 全套单据至少应包括商业发票、 运 输单据和保险单， 如果有要求， 则还须提供装箱单、 重量单、 检验检 疫证书、 产地证明书、 船公司证明、收益人证明等。 尤其是对于信用 证中附加条款的审核， 更是应该作为审核的重点。 第三、 单据份数完 整。即出口 商 跟单的 每种单 据应按 相关规定 和要求提供。 8 l 由于进出口业务中各个环节是按时间顺序环环相扣，一个环节 如果无法按时完成， 会导致后面的环节滞后， 从而导致延误整个业务 运转， 这非常容易导致企业增加额外的成本，比如邮寄、 送货以 及不 必要的加班等。 所以 在办理各种单据时， 应严格的 遵循计划完成。 2 . 3 . 进口 业务流程管 理分析 对于进口 业务每一个环节的管理，都应体现上面的基本管理要 求。下面对一个较常见的业务流程进行具体的管理分析: 1 )申 请开立信用证 工作分析: 进口 人填写 “ 开证申 请书” ， 根据合同内 容详细列明货物名称、 品质、规格、数量、包装、价格、交货期限、装运条件、付款期限、 货运单据、 检验检疫证书等信用证条款内 容， 并向开证银行交付开证 押金及有关手续费。 开证行根据开证申 请书的内容开立信用证一份或 北京交通大学硕士学位论文 两份以 上， 并将正本通过相关银行通知或转递信用证受益人， 副本交 开证人留存。 管理要点: a .取得对方货己备妥的确认: b 安排资金按时到位，以免延误开证时间导致合同修改; 。 严格审核信用证与合同的一致性，并谨慎添加附加条款; d 确认信用证按时到达出口商银行，并取得书面确认口 e .在需要修改信用证时，对修改条款重新进行审核，确认不会对 最终收益有影响，并确认可操作性。 2 )安排装运 工作分析: 进口 业务通常采用f o b条件。 在开具信用证后，应及时向外运 公司办理租船订舱手续，并及时将船名、 船期、 拟载数量以及到港时 间等情况告之对方。 货物装船后， 卖方应按惯例向买方发送装运通知， 以便买方办理保险和接货事宜。 管理要点: a .进行综合比较，合理选择船公司和货运代理企业; b 确认船期，以保证与出口商计划的装运时间一致; 。 .在装船后尽快获得装船的货物信息，并安排目 的港的货代公司 做好接货准备。 3 ) 办理保险 工作分析: 首先应根据货物的实际情况确定是否有必要办理保险。如需办 理， 在接到对方的装运通知后， 将货物名称， 数量、 装运港， 目 的 港， 船名、开船日 期， 提单号等通知保险公司， 交纳费用， 并取得保险单 据。 管理要点: a .确定是否有必要投保; b . 审核并选择合适特定业务的 保险类型，降低成本; c . 保证保险内 容与信用证内 容完全符合。 4 ) 审 单付款 工作分析: 这个环节是进口 业务中最为关键的管理环节， 也是维护企业自 身 权益的一项关键性内容。 在出口 商发出 货物并取得提单后， 通常会立 即通过银行传递信用证规定的单据， 向进口 方提出 议付。 在这个环节， 买方应根据单证的管理原则对卖方所提供的议付单据进行审核。 审核 进口业务的管理研究 的内容包括单据的种类、 份数、 显示内 容是否与信用证相符。 若出 现 单证不符的情形， 应根据具体情况做出适当处理， 通常可以扣不符点 款， 或是依据货物与合同标的相符程度进行协调处理， 最严重的情况 则是拒付并且索赔。 管理要点: a . 审核对方是否按时交单， 即卖方是否在信用证的有效期内交单; b . 审核对方所提供的单据，为避免疏漏，通常应由两个以上的专 业人员独立审核; c .对于信用证中出现的不符点，尽快提出处理方案; d . 及时获取银行议付信息，并掌握自 身资金状况: 5 )报关，报检 工作分析: 从银行取得货运提单及报关所需的其他文件后，在货物到港后， 立即办理报关报检等通关手续， 并交纳关税和增值税。由于通常是委 托专业的报关公司办理，因 此在这个环节要求与协作机构密切配合。 管理要点: a . 确认取得所有报关所需的证明文件和单据; b . 密切掌握到港信息，及时报关; c .如为异地报关，确认己 经办理异地海关备案手续; d . 如有可能， 选择税率低的 税目 报关; e . 取得报关单核销联后，及时到外汇管理部门核销。 6 ) 验货和索赔 工作分析: 在收货后，尽快对货物的数量、 质量、包装、配件、证书等项目 进行检验， 如果发现与合同不符， 应保留证据并尽快与出口商交涉， 并妥善保留各种往来文件，必要时提出索赔。 管理要点: a 收货后应尽快对货物进行检验; b .如发现不符，应保留照片、 证明等证据: c . 快速制定处理方案，并以书面形式迅速通知出口方。 北京交通大学硕士学位论文 3 . 出口 业务的管理研究 与进口业务类似，出口业务中同样存在着计划、组织、 领导和协 调、 控制几个基本的管理内容，内容侧重有所不同， 并且形式和内容 更为复杂。 相对于进口 业务， 出口 业务在业务类型方面更为灵活多变， 在业务流程方面也更为烦琐， 对企业外部环境的依赖更大。 整个出口 业务是由出口企业来组织诸多的管理机构、 厂商和服务机构共同完成 的， 企业在业务运作中是作为组织者出 现的。 从这个角度看， 业务管 理中存在着有大量的组织和协调工作，并且要求很强的计划性。 3 . 1 出口业务的计划管理 与进口 业务类似，出口 业务的计划管理同样包括成本收益计划、 资金计划和执行计划三个基本部分。 出口 业务的成本收益计划中， 进口 业务所涉及的 成本主要有以 下 几个方面: 货值: 这个货值指未出口 前的货值， 计算基准应以国内厂商的出 库价， 这是因为在成本核算中应对每个增加成本的环节， 如国内运费、 国际运费、 办理相关认证等都要明确， 即 便有些环节可以由国内供货 商统一办理， 但也要对价格情况进行掌握。 国内运费: 通常是由国内仓库到港口的集港运输的费用， 对于公 路运输来说， 价格相对透明， 而对于国内 铁路运输方面， 在运输计划 短缺的情况下， 运费会有很大的变化。 尤其是对于几千吨的大宗货物 运用铁路运输分批次集港时， 更要强调运输计划和运输成本控制的重 要性。 港口费用: 大宗货物需要相当 长货物集港时间， 这必然产生在港 口的仓储费用以 及相应的管理费用。 安排合理的到货时间， 并选取比 较经济的仓储方式，对于 减少成本有至关重要的作用。 国际 运费: 无论是 海运还是空运， 价格变动随机性强， 并不受企 业控制控制。 对于大宗货物的运输，良 好的成本控制措施会产生非常 明显的效果。 海关费用: 主要是报关、 商检的费用， 这部分的费用相对比较固 定，因此比较容易掌握和控制。 认证费用: 通常进口 商会要求出口商进行各种官方认证， 如商检 机构，使馆认证，商会认证等。这些认证过程通常都有标准的程序， 往往时间慢，并且费用高， 容易产生额外的成本，比如加急办理、 修 出口业务的管理研究 改费用等。 银行费用:在信用证业务中，银行对其所提供的服务如通知、结 汇等环节均会收取相关的费用， 与合同额度有直接的关系，费用基本 是透明的。 财务费用: 对于专业进出口公司来说， 通常要有国内采购的环节。 在这个环节需要动用自 身的资金， 并产生占 用资金的费用， 费用的大 小取决与收汇和结汇的时间。 所以结汇时间越快，占用资金的成本就 越小。 但对于如六个月或是更长的信用证业务来说， 这部分费用同样 会对整个业务的赢利构成明显的影响。 汇率风险预算: 要为业务期间内汇率变动造成的损失留出一定的 空间， 这样有利于业务的抗风险能力。 这项预算对于远期业务尤其必 要。 业务费用: 主要是预算为完成本单业务所需的差旅费等， 通常要 根据业务的实际情况进行预算控制。 风险费用: 对于远期信用证业务， 应按经验对于业务各个环节可 能产生的风险进行评估，并最终形成相应的成本风险溢价。 整体收益的计算就是合同收汇额度按银行买入价折算为人民币 后， 加上企业退税额之后， 扣除上述费用之后的余额， 上述的内 容同 样可以形成如表3 - 1 的出口 业务成本收益测算表。 表3 - 1出口业务成本收益测算表 北京交通大学硕士学位论文 港口仓储费 货检费用 货损预期费用 其他费用 小计: 三、国际运费 运输费用 保险费用 其他费用 小计: 四、 海关费用 报关报检费用 商品 检验费用 其他费用 小计: 五、银行费用 通知费 其他服务费 小计: 六、 业务费用 差旅费 业务招待费 交通通讯费 其他费用 小计: 七、资金占 用费 费率: 八、 汇率损失预期汇率 变动幅度: 5 % 九、其他费用 出口 梢告收入 ( r ms ) 减一至九项成本 加出口 退税 加政府出口 补贴 总利润 为本单业务的毛利润， 未核算 出口 业务的管理研究 待摊的管理费用 利润率 在出口业务中对于资金计划的要求更高。 对于出口商来说， 很多 情况下， 在备货阶段就需要自 身或外部资金介入， 并且要求对于风险 进行有效的控制。 资金的成本也取决于占用的时间。 在确定了合同后， 首先要对资金的来源和调度进行有效的计划和控制。 在这个环节在管 理方面要明确几个管理问题: 1 )资金是否得到保障; 2 ) 如无保障， 制定后备方案; 3 )确定资金进入业务的时间; 4 )资金的回收期预测; 5 )资金的成本预测; 在明确上述几个问题后，形成一个与进口业务类似的资金计划 表，并与财务部门进行密切协调，形成一致的行动步骤。 出口业务的执行计划将直接指导业务人员进行实际操作， 是参与 业务人员共同的 行动指南， 并且应作为考核个人绩效的 最直接依据。 制定执行计划时，需要做到周密细致， 切实可行。 执行计划制定的核 心，就是对与业务环节优化排序和单证管理。 业务环节优化排序针对与于出口业务复杂的流程的要求而必须 的一项工作。 通过一个如图3 - 1 所示的常见的出口业务流程图， 我们 可以看到业务各个环节之间的复杂关系。 北京交通大学硕十学位论文 信用证审核 核销单， 海关备案 一- 二 - - 一 办理相关许可证 备货包装 叔 钾 a盼 去 日a 县; tp 杏 ， 热 哄 燎 瘩 十 一 五 万 万 一 。 、 、 _1 一一 上 一 一 保险单 汇集议付单据 单据的二次处理 退税单据汇总提示银行 申 请税务局退税 收汇、结汇 图3 - 1出口 业务流程示意图。 出业务的管理研究 从图示可以石到出口业务的基木环节和业务流f n 。 对于出日各业 务环节的优化安排土要包括两个为面的工作: 第是明f i z 列出所有需 要进行的丁作， 包括各种需要办理的台批手续， 需要完成的沟通和协 调工作，需要完成的各种单据， 要做到周到细致，小能漏项。这种工 作， 可以通过一个工作小组预先模拟整个业务流程来完成。 第 一 就足 按照各项工作的内在顺序，合理安排人力，部署行动，跟踪考核 _ 二 述管理内容形成如表 3 - 2 所示的管理表格 表3 - 2出口业务执行计划单 北京交通大学硕士学位论文 报关报检及商检 装运通知 商业发票及汇票制作 单据认证 单据汇总及审核 交单后单据跟踪 收汇后核销 供货商尾款处理 核销单据的汇总 核销进程跟踪 3 . 2 . 出口业务的单证管理 出口 业务的外在体现就是单据的管理。 单证管理的基本原则与进 口 业务的单证管理是相同的，所不同的是，出口 业务单据类型不同， 单证之间的 逻辑关系更为复杂。 总体来看，出口 单据主要包括资金单据和商业单据以 及凭证三部 分。 资金单据主要指信用证项下的跟单汇票。 由于信用证下的跟单汇 票与其他结汇票据一样， 必须符合信用证的有关规定， 因而跟单汇票 也就成为一种支付凭证，被视为结汇单据的一部分。 商业单据分基本单据和附属单据两类， 基本单据主要是与货物密 切相关的单据， 一般的出口 业务中 基本单据都是类似的， 如商业发票 和运输单据，保险单据等。 附属单据是应进口人的请求和特别提供的单据或凭证这类单据 又分为两类: 一类是进口国官方要求的单据， 如领事发票、 海关发票、 检验检疫证书及普惠制证明书等; 另一类是进口 人要求的， 用以说明 货物情况或作为买方履行有关义务证明的单据，如装箱单、重量单、 规格单、装运通知、船公司证明、受益人证明、电抄及电 传副本等。 这些单据一旦被列入信用证的文件清单， 则必须保证它们完全符合信 用证条款的要求，否则将直接造成无法顺利结汇。 凭证虽不是结汇单据， 但其签发和使用却与结汇单据的获取以及 合同的履行有直接的关系。出口 业务中涉及的业务凭证主要包括: 联 系单、出口 货物报告单、出口 货物报关单、出口许可证、出口 货物明 出口业务的管理研究 细单、托运单、出境货物通关单等。 3 . 3 . 出口 业务流程管理分析 下面就一个比较标准的出口业务流程为例， 对各个环节所涉及的 管理问题进行分析。 1 )业务资质 工作分析: 我国目前在专控产品出口方面对于进出口企业有严格的限制， 同 时由于进口国同样有各种贸易限制措施，造成了不同形式的贸易壁 垒， 如配额， 进口国自 身的各种强制性认证及技术标准等。 对于企业 来说， 在进入新的出口产品或服务领域时， 要确认是否拥有开展业务 的资质。 管理要点: a . 查阅中国及外国政府对于特定产品或服务经营资质的官方文 件。 b以法律形式保证供货方的货物符合出口 要求; c .在情况不明确时，确认由进口 方承担市场准入责任。 2 )审核信用证 工作分析: 合同对交易的内容进行了详细的描述， 但决定企业间贸易结算的 是信用证。 因此， 信用证所载列的内 容就是出口 方实现贸易结算所应 当完成的工作。 通常信用证上所载明的 各种文件要求在合同中 并不能 完全体现， 进口方往往通过在信用证中添加附加条款的方式隐蔽的增 加出口方的义务， 从另外一个角度看， 就是增加了出口方的成本和风 险。 因此在信用证的审核中， 除了审核合同所明确载明的品名、 数量、 质量要求、 到货期限、 付款方式以 及索赔条件等条款外， 还要审查那 些合同所未载明的项目 ，即在附 加条款里出 现的内 容。 管理要点: a . 确认信用证的真实性; b .确认信用证与合同 相同的 部分完全相符; 。 对信用证所列出但合同中并未列出的出口方义务进行严格审 核， 确认不违反双方各自 的 权利义务关系， 确认各项要求都是合理且 必要的，并且出口 方所能做到，并这些要求有利于合同的 顺利执行， 确认附加条款所提出的要求对出口 方的成本不会构成重大影响。 d .如需要改证，则应对合同的 执行时间进行重新排定和审核。凡 要求修改的各项内 容应尽可能一次性提出， 以 避免由于考虑不周全而 北京交通大学硕士学位论文 数次要求改证，从而造成不良 影响和增加不必要的手续费。 e .信用证修改通知书应通过原通知行传递，以防作伪。 3 ) 备货集港 工作分析: 备货集港主要包括两项工作， 一是对采购所需资金进行调度， 保 证按时到达供货商。 定金应按计划准时到位， 对于港口 货到付款的方 式， 则应在验货无误后付款， 否则容易造成在发生数量和质量纠纷时 的被动。另一项工作是对国内集港运输做周密安排， 尤其是对于大宗 货物运输， 要安排合理的时间抵达， 减少仓储费用以及货物存放的风 险。 管理要点: a .详细掌握集结地的存储条件，确认货物的安全性，并确认适合 货物存放; b .与供货商密切沟通，形成统一的行动方案，并控制供货商按预 定的方案严格执行; c .对于数量和质量的验收要严格， 并由出口 方主导的检验机构进行 审验，在发生纠纷时要保留充分的证据，并严格遵循签认手续。 d 如需退税，则应提前办理 “ 专用缴款书， 。 4 )办理与货物相关的证明 工作分析: 进口 方往往对货物的数量、 质量、 卫生检疫、 原产地等要求官方 机构出具证明文件，并作为信用证议付的必要条件.有些证明文件， 如原产地证明， 需要供货商在当地办理， 对于某些证明则需在集港后 办理。 要求出口 企业按照执行计划书统筹安排这项工作， 并争取在第 一时间取得符合要求的证明，便于下一步的操作. 管理要点: a .根据执行计划的要求，无遗漏， 及时取得全部证明; b .如果出现无法取得的证明，则应立即通知进口 方，要求改证， 或由 进口 方书面承诺不因此项而拒付货款. 5 )国际运输 工作分析: 装船的最后期限在信用证中 进行了规定， 在具体实施时， 则取决 于两个方面， 一是船期， 二是集港时间， 因此要求装船期与集港日 期 尽量协调， 以降低仓储费用和货物存放风险。 如果由出口 方负责租船 定舱，主动性相对要大一点。除了时间的协调之外， 尽量选择知名的 船公司，虽然成本略高， 但从整体效益来看更为经济。 出口 业务的管理研究 管理要点: a . 与备货集港日 期协调，选定船期，并监控装船情况; b .确认船公司符合进口 方要求的资质，并保证航线以及海运提单 符合合同以及信用证的要求; 。 .在装船后应安合同规定向进口方提示有关信息。 6 )办理保险 工作分析: 如果货物以c i f 交易， 则应由出口 方办理保险。 出口 方应根据货 物的实际状况选择不同的险种， 通常是咨询专业的保险公司。 在取得 保险单据时， 要确认单据所载明内容符合信用证的条款规定， 否则将 导致无法正常结汇。 管理要点: a .在合同未明确规定的情况下，选择合适的险种; b . 确认保险单所载内容符合信用证规定; 7 )办理报关报检手续 工作分析: 我国电子口 岸申 报系统对于出口 业务操作具有明确的规定。 这项 工作的前提条件是出口 企业已经在出口 港所在海关备案， 并在网上提 前申 请。 报关工作通常由 专业的报关公司完成， 出口 企业通常需要准 备如下文件:出口 许可证或其他批准文件; 报关报检委托书;发票; 装箱单; 重量单; 按规定交验的货物证明文件 ( 如品质证明书， 数量 证书、