（管理科学与工程专业论文）研究生教育信息的系统化管理研究.pdf

摘要 摘要 研究生教育是在大学本科教育后进行的培养高层次专门人才的教育，属高等 教育的最高阶段。研究生教育信息管理是研究生教育工作的重要组成部分。随着 现代管理科学和计算机技术的发展，基于系统客户端c s ( 客户机n 务器) 与系 统浏览器b s ( 浏览器服务器) 体系结构的信息管理方式逐渐成为主流，系统化 管理数据信息已广泛运用予现代企事业单位，研究生教育信息管理也不例外。近 几年，我国研究生教育发展迅速，研究生教育管理工作的效率在很大程度上则依 赖于系统而科学的信息管理系统。实施系统化管理既是教育发展的必然趋势，也 是提高管理水平的客观要求。 本文运用系统论的“世界的万事万物都是系统的，系统性是自然界和人类社 会的根本属性”的观点。分析了研究生教育信息管理工作的系统特征、元素、功 能，以及近年来研究生教育信息管理实际工作中存在“各自为政、短期效应、重 复开发”等弊端，提出了研究生管理部门和培养单位必须规范数据信息，优化管 理模式，搭建共享平台，建立系统化的研究生教育信息管理系统。 本文对研究生教育信息的标准化进行了研究，指出：为了保证信息在采集、 处理、交换、传输的过程中有统一的规范，最大限度地实现信息资源共享，必须 建设信息化标准的管理体系，使研究生教育信息管理各部门进一步明白使用规范 信息的重要性。 本文在分析研究生教育管理特点和信息管理系统现状的基础上，提出：用系 统科学理论来处理研究生管理中产生信息流，提高信息传递的速度和准确率，以 减少信息流的堵塞、中断、停顿对研究生管理工作造成的影响。 本文从研究生教育信息管理的要求出发，根据研究生教育信息管理系统的基 本特点，提出了对研究生教育信息进行系统化管理的优点，开展系统化设计，对 时间、空间和功能上的要求，以及实现系统化管理后，管理权限分配和应急预案 制定等方面的问题。最后，本文通过对广州某高校学位与研究生教育信息管理 系统设计中引进系统化管理思想的实践，展现了系统化管理可以提高部门管理 效率这对研究生教育信息管理的系统化研究将产生积极推进作用。 广东工业大学硕上学位论文 关键字：研究生教育；信息；系统；管理 i i a b s t r a c t a b s t r a c t p o s t g r a d u a t ee d u c a t i o ni st h eu n d e r g r a d u a t ee d u c a t i o na tt h eu n i v e r s i t ya f t e rt h e c u l t i v a t i o no fh i 曲- l e v e le x p e r t i s ei nt h ee d u c a t i o n ，i st h eh i g h e s ts t a g eo fh i g h e r e d u c a t i o n p o s t g r a d u a t ee d u c a t i o ni n f o r m a t i o nm a n a g e m e n ti sa ni m p o r t a n tp a r to ft h e w o r k w i t hm o d e mm a n a g e m e n ts c i e n c ea n dc o m p u t e rt e c h n o l o g y , t h ew a yo f i n f o r m a t i o nm a n a g e m e n th a sg r a d u a l l yb e c o m et h em a i n s t r e a mb a s e do nc l i e n tc s ( c l i e n t s e r v e ob r o w s e ra n ds y s t e mb s ( b r o w s e r s e r v e oa r c h i t e c t u r e 。t h ed a t aa n d i n f o r m a t i o no fs y s t e m a t i cm a n a g e m e n td a t aa n di n f o r m a t i o nh a v eb e e nw i d e l yu s e di n m o d e me n t e r p r i s e s ，t h ei n f o r m a t i o nm a n a g e m e n to fp o s t g r a d u a t ee d u c a t i o ni sn o e x c e p t i o n i nr e c e n ty e a r s ，c h i n a sp o s t g r a d u a t ee d u c a t i o nd e v e l o p sr a p i d l y t h e m a n a g e m e n to fp o s t g r a d u a t ee d u c a t i o nt oal a r g ee x t e n td e p e n d so nt h ee f f i c i e n c yo ft h e s y s t e m a n ds c i e n t i f i ci n f o r m a t i o nm a n a g e m e n ts y s t e m t h ei m p l e m e n t a t i o no f s y s t e m a t i cm a n a g e m e n ti sn o to n l ya ni n e v i t a b l et r e n do fd e v e l o p m e n to fe d u c a t i o n ， r a i s et h el e v e lo fm a n a g e m e n ti sa l s oa no b je c t i v er e q u i r e m e n t t h i sp a p e ru s e st h et h e o r yo fs y s t e m ：a l lt h i n g si nt h ew o r l da r es y s t e m ，s y s t e m i c i st h ef u n d a m e n t a la t t r i b u t e so fh u m a ns o c i e t ya n dn a t u r e ，a n a l y s e ss y s t e m i cf e a t u r e s ， e l e m e n t s ，f u n c t i o n so fp o s t g r a d u a t ee d u c a t i o ni n f o r m a t i o nm a n a g e m e n t ，a sw e l la st h e d r a w b a c k so ft h e a c t u a le x i s t e n c eo ft h e i ro w nw o r k ，s h o r t t e r me f f e c to fr e p e a t e d d e v e l o p m e n to fp o s t g r a d u a t ee d u c a t i o ni n f o r m a t i o nm a n a g e m e n ti nr e c e n ty e a r s ，p o i n t s o u tt h a tt r a i n i n go fp o s t g r a d u a t es t u d e n t sa n dm a n a g e m e n tu n i t sm u s tn o r m a t i v ed a t a ， o p t i m i z et h em a n a g e m e n tm o d e l ，s t r u c t u r es h a r i n gp l a t f o r m ，e s t a b l i s hs y s t e m a t i c p o s t g r a d u a t ee d u c a t i o ni n f o r m a t i o nm a n a g e m e n ts y s t e m t h i sp a p e rc a r r i e so u ts t a n d a r d i z a t i o nr e s e a r c ho fp o s t g r a d u a t ee d u c a t i o n i n f o r m a t i o n ，p o i n t e do u tt h a tb u i l d i n gs t a n d a r d si n f o r m a t i o nm a n a g e m e n ts y s t e m ，i st o e n s u r et h a tt h ei n f o r m a t i o ni nt h ec o l l e c t i o n ，p r o c e s s i n g ，e x c h a n g e ，t r a n s f e ro ft h e p r o c e s so fs t a n d a r d i z i n ga l l ，m a x i m i z et h es h a r i n go fi n f o r m a t i o n r e s o u r c e s b a s e do nt h e a n a l y s i s o ft h ec h a r a c t e r i s t i c so fp o s t g r a d u a t ee d u c a t i o na n d i 广东工业大学硕一卜学位论文 p o s t g r a d u a t em a n a g e m e n te d u c a t i o nm a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m ，t h i sp a p e ru s e s t h et h e o r yo fs y s t e mt od e a lw i t hs c i e n t i f i ct h e o r i e sh a v eap o s t - g r a d u a t em a n a g e m e n t i n f o r m a t i o nf l o w , i m p r o v et h ei n f o r m a t i o nt r a n s m i s s i o ns p e e da n da c c u r a c y , r e d u c i n g t h ep l u gf l o wo fi n f o r m a t i o n ，i n t e r r u p t i o n ，p a u s ef o rg r a d u a t em a n a g e m e n to ft h e i m p a c t t h r o u g hau n i v e r s i t yi ng u a n g _ z h o u ，”d e g r e e sa n dg r a d u a t ee d u c a t i o ni n f o r m a t i o n m a n a g e m e n ts y s t e m d e s i g n e dt oi n t r o d u c et h ep r a c t i c eo fs y s t e m a t i cm a n a g e m e n t i d e o l o g y i tp r o v e st h a ti m p l e m e n t a t i o no fs y s t e m a t i cm a n a g e m e n tc a ni m p r o v et h e e f f i c i e n c yo fm a n a g e m e n t , c h a n g em a n a g e m e n tc o n c e p t s ，t h er e a li z a t i o no fi n f o r m a t i o n s h a r i n g i nt h i s p a p e r , p o s t g r a d u a t e e d u c a t i o nf r o mt h ei n f o r m a t i o nm a n a g e m e n t r e q u i r e m e n t s ，i na c c o r d a n c ew i t ht h ei n f o r m a t i o nm a n a g e m e n ts y s t e mf o rp o s t g r a d u a t e e d u c a t i o no ft h eb a s i cc h a r a c t e r i s t i c s ，c o m b i n e dw i t hs y s t e m a t i ct h e o r y i tp o i n t so u tt h e a d v a n t a g e so fs y s t e m a t i cm a n a g e m e n t , r e q u i r e m e n t so ft i m e s p a c ea n df u n c t i o n 嬲 w e l la st h er e a l i z a t i o no fas y s t e m a t i cd i s t r i b u t i o no fc o m p e t e n c i e sa n dt od e v e l o p c o n t i n g e n c yp l a n sf o ri s s u e s t h i sw i l lh a v eap o s i t i v er o l ei nt h es y s t e m a t i cs t u d yo f p o s t g r a d u a t ee d u c a t i o ni n f o r m a t i o nm a n a g e m e n t ，h a v eac e r t a i nr e f e r e n c ev a l u ei n s y s t e m a t i cs t u d yo fi n f o r m a t i o nm a n a g e m e n t b u tt h e r ei s s t i l lt h ei s s u eo fn e t w o r k s e c u r i t ym a n a g e r su n d e r s t a n dt h ep r o b l e m s ，m e c h a n i s m st ob es t u d i e df u r t h e r k e y w o r d s ：p o s t g r a d u a t ee d u c a t i o n ；i n f o r m a t i o n ；s y s t e m ；m a n a g e m e n t 广东工业大学硕上学位论文 独创性声明 秉承学校严谨的学风与优良的科学道德，本人声明所呈交的论文是我个人在 导师的指导下进行的研究工作及取得的研究成果。尽我所知，除了文中特别加以 标注和致谢的地方外，论文中不包含其他人已经发表或撰写过的研究成果，不包 含本人或其他用途使用过的成果。 本学位论文成果是本人在广东工业大学读书期间在导师的指导下取得的，论 文成果归广东工业大学所有。 申请学位论文与资料若有不实之处，本人承担一切相关责任，特此声明。 论文作者签字： 谢菜阳 指导教师签字礅 7 年百月2 日 第一章绪论 第一章绪论弟一早珀下匕 随着研究生教育规模的扩大，特别是远程教育技术的成熟和推广，研究生教 育的管理模式正在发生深刻的变化，研究生教育信息管理的覆盖面不断扩大，研 究生教育管理工作的科学化、现代化需求将日益迫切。计算机技术、信息管理技 术和网络技术的飞速发展，既对研究生教育管理提出了严峻的挑战，同时也给改 善我们的管理工作提供了良好的工具和手段，必将进一步推动研究生教育管理的 信息化进程。 1 1 相关概念 科学研究的一个基本要求是：把研究对象界定在一定范围之中，不遵循这一个 规则，要么研究的问题目的不明，解决不了任何实际问题；要么研究界限模糊、 枝叶蔓生，得不出科学的结论。因此。首先对本文涉及到的基本概念进行界定和 梳理。 1 、信息 信息是一种广泛的概念，它也是人们经常接触和频繁使用的词语。“信息一 词来源于拉丁文“i n f o r m a t i o n ，随着人们对信息概念的深入认识，信息概念的 含义也不断的在演变。现在“信息一词已经成为了一个涵义非常深刻、包括内 容相当丰富的概念。首先从信息的内涵来讲，信息的获得与“知道”这一概念有 关。所谓知道，实质上就是人们获得了某种事物的相关信息。知道的过程实际上 就是获得信息的过程。其次信息在表现形式上，通常又指的是某种消息、指令、 情报、密码、信号等。然而日常生活中将信息、信号、消息、情报、密码、信号 等混为一谈的理解方式又是不确切的，甚至是一种对信息的错误理解。由于人们 的认识不同，更由于不同学科自身的特殊性和局限性，因此，关于信息的定义有 很多种，例如： ( 1 ) 信息是人们在适应外部世界并且使这种适应反作用于外部世界过程中同 外部世界进行交换的内容的总称； ( 2 ) 信息是用以消除随机不确定性的东西，是人与环境相互交换的内容的总 称； 广东工业大学硕 ：学位论文 源。 ( 3 ) 信息是物质属性的表征，是客观事物的本质反映，是自然和社会生命之 一般地，从质的方面讲，信息是物质系统运动的本质特征，是物质系统运动的 方式，运动的状态及运动的有序性。它的基本涵义是：信息是客观存在的事实， 是物质系统运动轨迹的真实反映。通俗地说，信息一般泛指包含于消息、情报、 指令、数据、图像、信号等形式之中的新的知识和内容，抑或说，信息是指能够 使信息的接收者通过信息的接收而获得一些有用的知识，认识客观事物存在的本 质。 2 、信息管理 什么是信息管理，目前没有完全一致的说法，有两种基本的理解旧3 。 一种意见认为，信息管理就是对信息的收集、整理、存储、传播和利用的过程。 也就是信息从分散到集中，从无序到有序，从存储倒传播，从传播到利用的过程。 这种说法把信息管理局限于对信息本身的管理。 另一种意见认为，信息管理不只是对信息的管理，而是对涉及信息活动的各种 要素，如信息、人员、技术、机构等进行管理，实现各种资源的合理配置，满足 社会对信息需求的过程。 两种说法一种是狭义的，一种是广义的，是发展过程中不同阶段的认识，两者 没有本质区别，根据目前发展的状况，很多情况下采取广义的说法，但本文由于 研究的需要，采用的是狭义的说法。 3 、系统化管理 系统是一个活的、运转的系统，它必然在它所处的环境中运转，与外界必定有 相互的交流和影响，从一般意义上讲，一个完备的系统由输入、处理、输出以及 反馈四个部分组成，可以用如下的框图来表示： 反馈 图3 - i 系统的组成 f i g 3 - 1c o m p o s i t i o no fs y s t e m 2 第一章绪论 系统从外界接收各种输入，并向外界发送各种输出，其中一部分输出作为控制 与反馈再次输入，用来不断地调节自己使系统保持一种平衡状态，因此系统本身 就是一个把输入转变为输出的处理机构。 所谓系统化就是由两个或者两个以上的要素所组成的相互联系、相互制约并且 实现特定功能的整体特性。 系统化管理就是以系统为对象，把要组织和管理的事物经过系统分析的过程， 运用系统工程的各种方法、技术、手段，以求得系统最佳工作状态和最优效果， 使系统达到技术上先进、经济上合理、时间上节省，能在协调运转的状态下，取 得最优的输出效剁5 1 。 1 2 我国研究生教育信息管理现状 1 2 1 概况 随着我国社会主义现代化建设和科学技术的迅猛发展，高等教育改革的不断深 化，以及近年来研究生招生数量的大幅度攀升，对高校教管质量提出更高的要求， 如何加强和提高研究生的教育和管理成为许多研究者者不断思考的问题。 我国高校信息化建设在近几年取得了快速的发展，不仅在硬件和软件配置方面 有了长足的进步，接近甚至达到国际先进水平，在规模上也已经开始超越在各部 门、各职能领域内部独立推进信息技术应用的初级阶段，开始向整合教学科研、 管理决策、生活服务等大学全部职能的信息化高级阶段发展，信息化的重点由最 初的提高工作效率逐渐深化为建成和完善信息化管理体制，提高管理核心竞争力。 随着数据库技术和网络技术的发展，各高校也开始研制新型的研究生教育管理 信息系统，该系统一般基于客户服务器体系结构，数据信息开始步入标准化，一 般采用国家和主管部委的信息标准数据管理一般是以系统的观点将招生、培养、 学位、学籍等部门综合考虑，统筹规划，实现了信息共享。运用信息化管理手段 提高了各高校研究生教育管理水平。 信息化管理在推进研究生教育管理过程中所起的作用： 首先，信息化的发展带动研究生教育管理规范化、一体化，提高研究生教育各 部门正确决策的能力。随着信息化技术在高校中的广泛应用，高校内部及与研究 广东t 业大学硕士学位论文 生、合作院校的信息交流及业务处理过程实现了网络一体化，管理流程更加简化、 规范化，信息应用与更新更加快速化。决策层获得信息的能力日益提高，监控能 力越来越大。各部门按各自权限通过局域网可以查询到即时的信息，了解每个研 究生的学习及科研情况。研究生教育管理部门通过对优化集成后的信息进行分析、 判断，准确而迅速地作出正确的决策，大大提高了正确决策能力。 其次，信息化管理的实施，能使部门结构更加优化、联系更加紧密，加强信息 传递的及时性和有效性。在信息化管理过程中，由于院校领导可以直接从信息管 理系统中获取所需信息，使得各部门管理权限有向决策层转移的趋势，再加上管 理工具的电子化、网络化，使不必要的管理岗位大量消亡，从而促使组织结构由 垂直型向扁平型优化，更有利于加强院校领导对物流、信息流、资金流的监控力 度，保证了信息的应用的及时性和有效性。信息化管理的集成性改变了传统管理 方式的松散性，对信息传递的每个环节都能进行分析和加工处理并向其他环节反 馈。最重要的一点是信息化管理使多数高校的管理理念发生根本性的变化，原来 的条块分割变为院校上下紧密联系的集体，每个部门的工作都与信息系统的运作 紧密相连。信息系统的透明性、及时性、准确性使部门工作既相互关联又相互监 督，而信息的共享性又使相关工作可以不依赖任何个人，改变了传统的工作方式、 用人方式，加强了部门与部门、人与人之间的沟通和合作，有利于发挥各研究生 教育部门的团队协作精神，对深化、细化研究生教育管理起到重要的推动作用， 有效地提高了信息传递的及时性和有效性。 第三，运用信息化管理手段，能够有效提高生产效率。对于制造企业而言，成 本控制和生产效率是最为关注的问题。企业从接受订单开始，信息不断地生成、 传递、转化、交换与存储，成本消耗也不断产生，传统企业信息的载体多为纸张， 为此要耗费大量的人力、物力和时间，而随着计算机与网络技术的广泛应用，信 息化处理向少纸化甚至无纸化方向发展，大大节约人力、物力和时问。 研究生教育管理信息系统涉及研究生招生、培养、学位等各个部门，系统所含 信息来源于各部门管理信息系统。由于各个部门操作系统不同，数据库种类繁多， 高校多采用浏览器服务器结构来解决这些问题。采用这种结构，用户访问数据库 中的数据时无需考虑数据库的存放位置、主机的操作系统和访问的计算机类型， 可以实现异构数据库的集成，满足研究生教育信息管理工作的需要。 随着数据库技术和网络技术的发展，各高校使用的研究生教育管理信息系系统 4 第章绪论 一般基于客户服务器体系结构，数据信息开始步入标准化，一般采用国家和主管 部委的信息标准。在一定程度上实现了信息共享。 1 2 2 有待解决的问题 近年以来，伴随着高校规模的日益扩大，研究生招生人数明显增长。但研究生 学习方式、生活方式在客观程度上存在一定的随意性，导致基层正式组织功能弱 化。而且现有的管理体系是在原有学科基础上形成的，已经不能适应研究生教育 管理的需要。 研究生扩招凸现学校管理压力加大。长期以来由于各实验室的研究生规模强， 学习生活偏重于学术活动，导师直接干预就实现了对学生群体的管理目标，而由 于现阶段研究生扩招，一个专业有几十个乃至上百名研究生的情况并不少见，导 师无法长期实施干预，客观上导致研究生的实验室归属感不强，按专业划分管理 单元也导致研究生所属群体范围模糊，学生管理出现混乱。虽然借助于计算机和 网络技术，可以对研究生教育信息进行信息化和自动化管理，在一定程度上缓解 了管理压力，但由于种种原因，研究生教育管理仍存在一些问题。 随着信息技术的不断发展，计算机和网络已成为了各行各业必备的工具，带动 力各个行业的发展，同时也为学校研究生教育事业的改革和发展注入了强劲活力。 随着研究生招生规模的扩大，研究生教育管理工作中需要处理的信息和数据成倍 增长，仅依靠手工或计算机单机处理各种信息和数据已远远不能满足要求，只有 将先进的网络技术、数据库技术相结合综合应用于研究生教育管理中，实现各种 信息和数据的网上交换和共享，才能有效地减少信息管理工作中的重复劳动，提 高研究生教育工作的效率和水平。但是，信息量的增多、管理理念的更新，对信 息共享、信息规范化管理和办公自动化等方面提出了越来越高的要求。目前的信 息化管理系统越来也不适应现代管理需要，存在一些突出问题。 研究生教育信息管理在一定程度上实现了信息共享和网络化。但是从系统实际 状况来看，仍存在一些问题，具体表现： ( 1 ) 信息系统重复开发，大部分院校受资金限制，使用的信息系统是由本校 教师自行研制的，重复开发造成人力、物力的极大浪费，而且由于力量分散，开 发的信息系统大多质量不高。 5 广东_ - 1 - _ q k 大学硕卜学位论文 ( 2 ) 信息标准不规范、不统一，目前研究生教育信息管理系统大部分是各个 学校根据需要自行设计的，其操作平台、数据库管理系统、开发工具、网络环境 等均没有统一标准。在教育部的信息标准颁布之前，各个学校自行设计的信息系 统的数据库是不相同的，数据库的字段名、类型、长度等也不相同，无法实现信 息共享即使在同一学校各自的主管部门为适应自身的需要自行开发管理信息系统 之间缺乏整体间的统一规划，很难实现各部门之间的信息共享与信息传递，造成了 系统内部信息大量冗余。同一种数据往往不同部门重复输入、重复处理。系统问 的信息一致性差，同样的字段有时内容不相同，同样的内容往往字段名不同。 ( 3 ) 信息不能实现适时处理，虽然信息系统实现了联网，但受技术条件限制 或安全方面的考虑，某些方面( 如学籍管理等) 仍是单机条件下的事务处理系统，研 究生信息还不能真正实现实时处理，例如学籍情况的变动，并不能立刻在其它部 门反映出来。 造成现阶段研究生教育信息管理存在一些问题的原因主要有两方面： ( 1 ) 研究生教育统涉及多个职能部门，不同职能的管理部门不同，学位是由 学位办负责，培养是归教育部管，就业是由就业指导中心提供就业信息等。管理 部门不同引起管理系统的不一致，各部门为了自身的利益，各自为政，使用不同 的开发工具，造成整个研究生教育信息管理系统兼容性差。 ( 2 ) 研究生教育信息管理各部门使用计算机管理的时间不同，最先使用的招 生部门，到后来培养部门，现在甚至饭卡、学生证的办理都是使用计算机，而早 期招生部门的数据库大多使用d b a s e 进行开发，随着数据库的发展，s q ls e r v e r 、 m y s q l 等新的、功能更强大、使用更方便的开发工具的出现，使得d b a s e 逐渐退 出历史的舞台。而招生部门的管理人员由于已习惯使用d b a s e 开发的数据库，不愿 意进行改变。因此，各部门开始使用数据库的时间不同也是造成研究生教育信息 管理存在问题的原因。 研究生教育信息管理是一项复杂的系统工程，影响和制约研究生教育信息管理 水平的因素很多，而且涉及到的部门也非常多，需要运用系统论的管理方法，根 据研究生教育信息管理本身的规律和特点，把管理过程中的各个环节、各个部门 的活动与职能围绕研究生教育信息管理的目标合理组织起来，形成各系统之间相 互联系、相互协调、相互促进、责权明确的有机整体。完善的、系统化的研究生 教育信息管理体系又是由若干个子系统组成的，如招生管理子系统、培养管理子 6 第一章绪论 系统等，而管理活动又是由教师、研究生和教学管理人员共同参加的多边活动。 因此，在研究生教育信息管理系统化运作过程中，只有充分发挥系统的协调作用， 才能使三方人员有效合理地配合，及时了解教师的科研和教学效果，反馈研究生 的学习和科研信息，提出新的管理目标，使教学、科研和管理工作始终处在一个 新起点和高水平的层次上运转。 1 3 研究目的和意义 首先，本文从研究生教育信息管理的要求出发，根据研究生教育信息管理系 统的基本特点，结合系统化的理论，提出了对研究生教育信息进行系统化管理的 优点，开展系统化设计，对时间、空间和功能上的要求，以及实现系统化管理后 面临的网络安全问题，这对研究生教育信息管理的系统化研究将产生积极推进作 用，对信息管理的系统化研究具有一定的参考价值。 其次，随着研究生教育规模的扩大，特别是远程教育技术的成熟和推广，研 究生教育的管理模式正在发生深刻的变化，研究生教育信息管理的覆盖面不断扩 大，研究生教育管理工作的科学化、现代化需求将日益迫切。计算机技术、信息 管理技术和网络技术的飞速发展，既对研究生教育管理提出了严峻的挑战，同时 也给改善我们的管理工作提供了良好的工具和手段，必将进一步推动研究生教育 管理的信息化进程。 本课题在分析研究生管理特点和研究生管理信息系统现状的基础上，运用管 理科学方法促进各管理层面从制度、工作流程到工作方法的规范化，有效地提高 工作效率，推动研究生教育管理水平的提高。用系统科学理论来处理研究生管理 中产生信息流，提高信息传递的速度和准确率，减少信息流的堵塞、中断、停顿 对研究生管理工作造成的影响。对研究生教育信息管理进行系统化设计，搭建共 享平台，解决上报信息不能直接传递，系统不能交叉应用，开发人员之间不能对话 等问题，也可以为各部门之间的信息交流提供一条高效便捷的通道。 纵观当前研究生教育信息管理的研究状况，大多是针对本院校、本部门的各 自情况进行研究和设计，容易造成各自为政，重复开发。本研究运用系统化的理 论，对研究生教育信息管理工作进行分析，指出对得出研究生教育信息管理系统 进行系统化设计的重要性，为相关决策部门提供参考性依据。关于研究生教育信 7 广东工业大学硕上学位论文 息管理系统的研究，目前在国内已有一些研究成果，有些研究侧重在系统软件的 开发。本研究不针对具体的系统设计与开发，而是从系统科学理论出发，对研究 生教育实行系统化管理，从而提高管理效率和管理水平，希望研究结果能为高校 研究生教育主管部门改进研究生教育信息管理政策提供一些理论依据。 1 4 主要研究内容和创新点 本文期待运用系统科学和管理科学理论，分析研究生教育信息管理中的系统 化问题各自为政、短期效应、重复开发，指出了解决这些问题的方法，建立 “管理系统”，搭建共享平台。并分析研究研究研究生教育信息管理的系统安全问 题。这些将对提高研究生管理水平产生积极推进作用。 1 、研究内容 ( 1 ) 研究生教育信息的标准化研究 对研究生教育信息进行分类，分析信息的作用，信息的规范，信息的维护。 ( 2 ) 研究生教育信息的系统化管理模式研究 分析研究生教育信息系统化管理的基本原理，提出系统化管理的理念和系统化 管理的方式及手段。 ( 3 ) 研究生教育信息管理的系统安全问题 设计研究生教育信息管理系统，分配管理权限，建立应急预案。 ( 4 ) 系统化管理的应用 以广州某高校的研究生教育信息系统化管理为例，对实施前后进行比较。并提 出实施系统化管理可能遇到的问题。 2 、创新点 ( 1 ) 本文把研究生教育信息管理作为是一项复杂的系统工程来研究； ( 2 ) 用系统科学理论研究研究生教育信息管理中的问题； ( 3 ) 提出了研究生教育信息管理的系统化管理方式和手段。 8 第二章研究十教育信息的标准化研究 第二章研究生教育信息的标准化研究 标准化，在g b 3 9 3 5 1 8 3 标准化基本术语第一部分中所定义的概念是：“在 经济、技术、科学及管理等社会实践中，对重复性事物和概念通过制订、发布和 实施标准，达到统一，以获得最佳秩序和社会效益。”由此我们可能看出，研究 生教育信息标准化即是在研究生教育信息管理领域的实践中，通过制订、发布和 实施各项研究生教育的信息标准，使整个现代研究生教育达到统一，获得最佳秩 序和效益。 研究生教育信息标准化主要包括：教育信息分类编码与文件格式标准化、教育 信息处理过程标准化、教育信息交换标准化等多个方面。 2 1 信息的作用 由于通信技术的极大进步和互联网络的普及，人类社会正在逐渐跨人信息时 代，信息在社会生活和经济生活中的地位都越来越重要，关于信息的作用的研究 也日益深入。关于信息，不同的人从不同的角度有着不同的定义。但总的说来， 可以从两个方面支讨论信息的概念【9 1 。 信息的本质：信息是关于客观事物及其运行过程的内在规律。它是不以人的意 志为转移的，是客观存在的。 信息的表现形式：信息是接收者得到的关于客观事物及其运行的特征描述。它 是在主观世界的反应，它的主观表现形式不是唯一的，也可能是不正确的，因为 它依赖于传播过程的方式选择和准确性，还依赖于接收者的先验知识( 即对接收到 的信息的解释系统) 。 因此，我们在讨论信息的作用时，既要考虑信息的客观性，又要注意信息的主 观性。 研究生教育信息就是关于研究生受教育现况和内在规律及趋势的信息。它的主 要特点有：具有使用价值、可消费、可处理；时间性、对象性、反馈性、可扩充 性、可浓缩性、可光速传送性、可扩散性、可分享性、可再生性、可储存性、滞 后性、可预见性等等。 9 广东工业大学硕士学位论文 信息的主要作用就是表征属性和表征类别。 属性是对控件特征的描述。比如冰箱的高度、颜色、价格、产地等等是用来描 述这台冰箱特征的，这些都是冰箱的属性；例如对于按钮控件的名称、显示的文 字、背景色，背景图片等等。大多数控件都具有的属性称为公共属性：名称、标 题、背景色、前景色等等。 对象( 事物) 的属性有的是特有属性，有的是共有属性。对象的特有属性是指 为一类对象独有而为别类对象所不具有的属性。人们就是通过对象的特有属性来 区别和认识事物的。如两足、无毛、直立行走、能思维、会说话、能制造和使用 生产工具进行劳动是“人”的特有属性，从而将“人”与其他高等动物区分开。而有五 官、四肢、有内脏和血液循环等则不仅为人所具有，也为其他高等动物所具有， 我们称为共有属性。公有属性没有区别性。 研究生教育信息的属性是对研究生个体特征的描述，比如学号、姓名、性别、 院系、入学年度等基本情况的描述。属性可以通过信息本身所蕴涵的事实表述出 来。 分类是将被说明的对象，按照一定的标准划分成不同的种类，一类一类地加以 说明。研究教育信息按照不同的标准可以划分成：基本信息、教学信息、导师信 息，教辅信息等等。这种分类方式也是通过信息本身来划分的。 2 2 信息的规范 在研究生教育蓬勃发展的今天，高校各部门需要进行信息的共享与交换，如何 统一、科学、规范地分类和描述信息，使信息能有序流通、发挥信息资源的综合 效益是当前的重要工作。信息化标准的研究和制定，目前在于满足研究生教育信 息系统建设的需要，加强信息化建设的统一领导，建设信息化标准的管理体系， 保证信息在采集、处理、交换、传输的过程中有统一的规范，最大限度地实现信 息资源共享。 2 2 1 信息标准 信息标准在全校范围内为数据库设计提供了类似数据字典的作用，为信息交 换、资源共享提供基础性条件。信息标准在信息化建设中至关重要，在新的形式 1 0 第二章研究生教育信息的标准化研究 下应该有新的拓展。 图2 1 所示是高校信息标准中的一种模式结构图。按照学校的特点可分为多个 信息标准集。信息标准集下分信息类，信息类是相关信息项的集合。信息标准集 中最基本描述的信息项( 数据字段) 的属性( 字段名，类型，宽度等) 。对信息项 名称增加“关键信息项 等的说明，为数据关联提供了必要条件。 图2 - 1 高校信息标准的结构 f i g 2 - 1s t r u c t u r eo fc o l l e g e sa n du n i v e r s i t i e si n f o r m a t i o ns t a n d a r d s 信息标准集的层次如图2 2 所示。由图2 中可以看出，增加了应用规范和用户 角色表。 图2 2 信息标准的层次结构 f i g 2 - 2h i e r a r c h i c a ls t r u c t u r eo fi n f o r m a t i o ns t a n d a r d s 2 2 2 基础信息编码 信息编码是为方便信息的存储、检索和使用，在进行信息处理时赋予信息元素 广东工业大学硕上学位论文 以代码的过程。设计合理的编码系统是关系信息管理系统的重要因素。信息编码 的设计原则是在逻辑上要达到使用者的要求，又要适合于处理的需要；结构易于 理解和掌握；要有广泛的适用性，易于扩充。 1 信息编码设计原则 ( 1 ) 唯一性：即每一个编码对象仅有一个代码。 有的编码对象可能有多个不同描述( 例如研究生教育管理各部门，可有部门号、 部门全称、部门简称、英文全称、英文缩写等) ，可以按不同方式对其进行分类编 码，但在一个分类编码中，每一个对象只有一个代码，一个代码唯一标识一个编 码对象。例如，部门号基础信息的编码是描述对象基本属性的唯一标识；学号是 在校学生的唯一标识，一个学生只有一个学号。单位数字编码的唯一标识，一个 部门只有一个部门号。 ( 2 ) 合理性：代码结构要与分类体系相适应。 ( 3 ) 可扩充性：须留有适当的后备容量，以便日后不断扩充。 基础信息编码设计要考虑到长远使用，能满足今后相当长一段时间的使用。在 各类基础信息编码中要留有适当的空间，以保证随着研究生教育的发展而进行扩 充和调整，但不打乱原有的体系和合理的顺序。 ( 4 ) 简单性：结构应尽量简单，代码长度尽量短一些。 ( 5 ) 适用性：要尽可能反映编码对象的特点，有助于记忆，便于填好。 ( 6 ) 规范性：在一个代码标准中，代码的类型机构及编码格式必须统一。 ( 7 ) 稳定性：基础信息编码要反映对象最本质的属性或特征，要有相对的稳 定性。例如学号一般只包含研究生入学年份，这样可以保证研究生从入学到离校 的几年时问里学号保持不变。如果学号中包含专业或院系等信息，则会因为学生 转专业或转院系这些正常的变动而更改学号，造成信息管理上的不延续。 2 代码表 代码表是规范信息项的填写内容，为应用系统便于数据录入和查询统计而设计 的。 代码制订原则： 第一，应优先使用国家标准代码： 第二，首先制订好学校管理的重点代码，如院所号、教工号、学号、课程号、 专业号等； 1 2 第二章研究生教育信息的标准化研究 第三，统一制订其它方面的通用代码表。 原国家教育委员会、国务院学位委员会1 9 9 5 年下发了“关于公布高等学校 和科研机构研究生管理基本信息集的通知( 教研 1 9 9 5 1 4 号) 文件，并由清华大 学出版社出版了王忠烈主编的高等学校和科研机构研究生管理基本信息集，为 学位与研究生教育管理信息的标准化迈出了可喜的一步，2 0 0 4 年3 月，由国务院 学位委员会办公室主编，北京大学出版社出版了高等学校和科研机构学位与研 究生教育管理信息标准一书，为研究生教育信息标准体系奠定了基础。表2 1 中列举了近年来颁布和使用的高等学校和科研机构学位与研究生教育管理信息代 码集( 文件) 部分目录【1 1 1 。 表2 1 近年来颁布和使用的高等学校和研究机构学位与研究生教育管理信息代码集( 文 件) 部分目录 t a b l e 2 - 1i nr e c e n ty e a r s ，t h eu s eo ft h ep r o m u l g a t i o no ft h ec o l l e g e sa n du n i v e r s i t i e sa n d r e s e a r c hi n s t i t u t i o n sw i t hg r a d u a t ee d u c a t i o nd e g r e ec o d es e tm a n a g e m e n ti n f o r m a t i o n ( d o c u m e n t s ) o ft h ed i r e c t o r y 颁布或修 文件编号文件名称订年份编制单位 g b t 1 2 4 0 2 经济类型分类与代码 2 0 0 0 国家信息中心 g b t 1 2 4 0 3 干部职务名称代码 1 9 9 0 国家信息中心 g b t 1 2 4 0 7 干部职务名称代码 1 9 9 0 国家信息中心 g b t 1 2 4 0 8社会兼职代码1 9 9 0 国家信息中心 g b t 1 3 7 4 5学科分类与代码 1 9 9 2 国家信息中心 g b t 2 2 6 0中华人民共和国行政区域划分码 1 9 9 9 国家信息中心 g b t 6 5 6 5 职业分类与代码 1 9 9 9 国家信息中心 g b t 6 8 6 4中华人民共和国学位代码2 0 0 3 国家信息中心 g b t 8 5 6l专业技术职务代码 2 0 0 l 国