【IT行业分析】中文版word基础教程.doc

Word2003基础教程编 撰 花 椒 文 刀版权归属：中国盲文出版社信息无障碍中心盲人挚友聊天室前 言结合阳光读屏软件强大的Word朗读功能，由中国盲文出版社信息无障碍中心开办的盲人挚友聊天室于2008年11月至2009年3月，推出在线Word2003基础讲座。同期，我们将讲座内容编纂成册，免费提供给阳光软件的广大用户，以便查阅。本教程用Word2003编写，您可以通过单击目录快速跳转到需要查阅的文本，具体操作方法是：用上下光标逐行朗读目录，听到您想查阅的条目后，按下Ctrl+小键盘的斜杠键，这样，光标会自动跳转到目录对应的文本，以方便您的查阅，同时，在阅读过程中，教程所提及的所有操作，您均可在当前窗口尝试，当然，为了保持教程的完整，建议您在关闭本教程时选择不保存修改。本教程由阳光软件免费提供，版权归属中国盲文出版社信息无障碍中心盲人挚友聊天室，请勿用于商业用途，违者必究。目录第一章初识中文版Word2003第一节安装、启动和退出程序一、安装程序二、启动程序三、退出程序第二节浏览程序窗口一、标题栏二、菜单栏三、工具栏四、文档窗口五、任务窗格六、状态栏第二章 文档的基本操作第一节 新建和保存文档一、新建文档二、保存文档方法一、保存一个普通文档方法二、保存一个加密文档第二节 打开和关闭文档一、打开文档方法一、从“资源管理器”打开文档方法二、使用菜单命令打开文档方法三、打开最近使用过的文档。二、关闭文档方法一、关闭当前文档而不退出word程序方法二、关闭当前文档同时退出word程序第三节 定位和拆分窗口一、定位二、拆分窗口第四节 文档视图一、普通视图二、Web版式视图三、页面视图四、阅读版式视图五、大纲视图六、打印预览七、网页预览第五节 查看文档属性第三章 编辑文本第一节输入文本一、输入文字二、插入符号三、插入当前日期和时间第二节选中文本一、选中文本第一、选中光标当前指向的字符第二、选中光标当前所在的行第三、选中文档中的任意区域第四、选中整篇文档二、取消选中方法一、使用阳光软件的快捷键取消选中方法二、使用Word程序的功能取消选中第三节复制和移动文本一、复制文本二、剪切文本三、粘贴文本第四节查找与替换文本一、普通查找二、普通替换三、高级查找和替换第五节撤消和恢复撤消一、撤消二、恢复撤消第六节关于自动更正一、自动更正二、自动套用格式三、自动图文集第七节检查拼写和语法错误一、检查拼写错误二、检查语法错误第四章 格式化文本第一节 格式化字符一、使用格式工具栏格式化字符二、使用“字体”对话框格式化字符三、使用快捷键格式化字符四、设置字符间距五、设置动态文字效果六、设置首字下沉七、更改文字的方向第二节格式化段落一、设置段落对齐方式第一、设置段落的水平对齐方式：方法一、使用工具栏按钮设置水平对齐方式方法二、使用菜单命令设置水平对齐方式方法三、使用快捷键设置水平对齐方式第二、设置段落的垂直对齐方式二、设置段落缩进三、设置行距、段前和段后间距第三节项目符号和编号列表一、在输入文本时创建项目符号和编号列表二、为现有文档添加项目符号或编号三、更改项目符号和编号列表的格式四、添加自定义项目符号和编号五、重新设置编号的起始点六、创建多级列表七、删除项目符号和编号第四节脚注和尾注一、插入脚注二、插入尾注三、删除脚注和尾注四、脚注和尾注相互转换第五节 插入题注一、为文档设置自动添加题注二、为文档中现有图表、表格、公式或其他项目添加题注三、修改题注第六节 插入书签一、插入书签二、显示书签三、定位到指定书签四、删除书签第五章 文档的排版与打印第一节 设置页面一、选择纸张类型和来源二、设置页边距和纸张方向三、设置每页的字数第二节页眉、页脚和页码一、浏览、编辑页眉和页脚二、插入页码第三节边框和底纹一、文字、表格、图形边框二、页面边框三、添加底纹四、删除边框和底纹第五节设置文档背景和水印一、设置和删除文档背景二、其他背景第六节使用中文版式一、拼音指南二、合并字符三、带圈字符四、双行合一五、纵横混排六、简体中文和繁体中文的转换第七节 打印文档一、打印预览二、打印文档的一般操作三、其他打印设置第六章 文档表格第一节创建和删除表格一、创建表格方法一、使用工具栏创建表格方法二、使用键盘输入创建表格方法三、使用菜单命令创建表格方法四、绘制表格实例二、表格嵌套三、添加数据四、删除表格第二节 修改表格一、在表格中插入行、列或单元格二、在表格中删除行、列或单元格三、合并、拆分单元格或表格第一、合并单元格：第二、拆分单元格：第三、拆分合并表格：第三节 设置表格格式一、表格自动套用格式二、表格中的文字格式第一、表格中的字体：第二、表格中的文字方向：第三、表格中文字的对齐方式：三、设置表格中的文字至表格边线的距离四、表格的分页设置第一、设置表格标题行重复：第二、取消跨页断行设置：五、自动调整表格六、改变表格的位置和环绕方式第一、表格对齐方式：第二、文字环绕方式：七、表格的边框和底纹八、插入斜线表头九、制作具有单元格间距的表格第四节使用排序和公式一、使用排序二、使用公式第一、简单的行列运算第二、单元格引用：第五节表格和文本间的转换一、将表格转换成文本二、文本转换为表格第七章 使用图形对象第一节 插入图片一、插入来自文件的图形二、以对象的方式插入图片三、直接从剪贴板插入图片第二节 设置图片或图形对象格式一、设置图片或图片对象的版式二、设置图片大小三、设置图片属性四、给图片添加边框第三节 插入剪贴画第四节 插入艺术字一、插入艺术字二、编辑艺术字第五节 插入图示、绘制图形一、插入图示二、绘制图形第六节 插入文本框一、插入文本框二、编辑文本框三、图文框第八章 使用宏、域和窗体第一节使用宏一、录制宏二、宏的运行、重命名、编辑和删除第一、运行宏：第二、重命名宏：第三、编辑宏：第三、删除宏：第二节使用域一、域的分类二、插入域三、查看域四、更新域五、锁定域第一、锁定域：第二、解除域链接：六、编辑域七、嵌套域八、合并邮件第三节窗体的创建和使用一、显示窗体域工具栏二、插入窗体域第一、插入和设置文字型窗体域：第二、插入和设置复选框型窗体域：第三、插入和设置下拉型窗体域：三、插入表格和图文框四、保护窗体和域：五、更改窗体格式：六、实例：第九章 大纲、目录和索引第一节大纲一、使用大纲视图二、创建和修改大纲第二节 目录一、创建目录二、查看目录三、替换和更新目录四、创建图表目录五、交叉引用第三节 索引一、标记索引项二、创建和更新索引第十章 样式和模板第一节样式一、应用Word2003的内置样式方法一、通过任务窗格应用样式方法二、为样式指定快捷键方法三、使用格式刷二、新建样式方法一、通过对话框创建样式方法二、使用示例创建新样式三、修改样式方法一、利用对话框进行修改方法二、利用示例修改样式四、复制、删除和重命名样式第二节模板一、创建模板方法一、根据现有文档创建模板方法二、根据现有模板创建模板二、更改模板第十一 章其他常用功能第一节使用修订标记一、设置修订标记二、编辑时标记修订三、审阅修订第二节使用批注一、插入批注二、查看、编辑和删除批注第三节使用主控文档一、创建主控文档二、在主控文档中插入现有的Word文档三、锁定子文档四、删除子文档五、合并子文档将多个子文档合并为一个子文档：将子文档合并到主控文档：六、拆分子文档第四节字数统计第五节自定义工具栏、菜单和快捷键第一章 初识中文版Word2003中文版word2003是微软公司推出的中文版office2003软件套装中的重要组成部分，它具有强大的文本编辑和文件处理功能，是实现无纸化办公和网络办公不可或缺的应用软件之一。第一节 安装、启动和退出程序一、安装程序安装word2003和安装其它软件并无二致，需要说明一下的是光盘版的安装。当您将中文版office2003光盘放入光驱后，请不要自动播放，因为自动播放会弹出图形化的安装界面，读屏软件无法操作。您可以在插入光盘后，打开“我的电脑”找到CD驱动器，application键弹出快捷菜单，通过“打开(O)菜单”来打开光盘，然后在列表中选中office文件夹，打开以后，列表中出现几个文件夹，由于版本不同，文件夹数量和名称可能会略有区别，不过没关系，在这些文件夹中寻找setup.exe并回车执行，您就能顺利地用键盘完成安装操作了。二、启动程序按下Windows键弹出“开始菜单”，展开“所有程序(P)菜单”后。上下光标到“MicrosoftOffice子菜单”，右光标展开该子菜单后，上下光标找到“MicrosoftOfficeWord2003菜单”回车即可启动Word程序。另外，当您在资源管理器中选择任意一个后缀名为.doc的文档回车时，计算机也会为您启动word程序，同时打开您选中的文档。三、退出程序在程序窗口按下快捷键：“Alt+F4”是退出程序最简便的方法。当然您还可以在程序窗口按下Alt键激活菜单栏，下光标展开“文件(F)子菜单”并找到到“退出(X)菜单”回车，或在程序窗口按下“Alt+空格”弹出控件菜单，上下光标找到“关闭(c)菜单”回车即可退出程序。第二节 浏览程序窗口Word2003的程序窗口主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、文档窗口、任务窗格和状态栏。请熟练掌握本小节中讲解的关于菜单栏、工具栏和任务窗格的浏览方式，这对您今后的学习非常重要。一、标题栏标题栏主要包括“控制菜单”按钮、文件名称、程序名称和窗口控制按钮。Windows的快捷键：“Alt+空格”用于弹出控制菜单。阳光软件快捷键:Ctrl+小键盘2用于朗读当前窗口标题。至于窗口控制按钮，键盘无法访问，不过它们的功能完全可以通过控制菜单来实现。二、菜单栏菜单栏包括九个子菜单和一个组合框。Windows快捷键“Alt”激活菜单栏，听到“文件(F)子菜单”后，即可用左右光标或者“Tab”、“Shit+Tab”访问相邻的子菜单以及“提出问题组合框”，上下光标可以展开子菜单。特别说明：您可以在“提出问题组合框”中键入帮助主题，但必需用Tab键切到该框，因为光标无法激活它。三、工具栏Word软件以工具按钮的形式将常用的菜单命令显示在工具栏，通过对工具按钮的操作，可以快速地执行菜单命令，从而提高工作效率。在默认情况下，工具栏显示常用工具按钮和格式工具按钮，当然您可以通过“工具(T)子菜单”下的“自定义(C).菜单”来配置个性化的工具栏。键盘访问工具栏的方法是：Alt激活菜单后，用word提供的快捷键“Ctrl+Tab”跳转到工具栏，然后就可以用Tab键或左右光标来访问工具按钮了，如果听到有“下拉”提示，请用上下光标展开，执行命令当然是“Ender”键啦。四、文档窗口文档窗口是您创建、编辑、修改和查阅文档的地方，默认情况下，在文档窗口四周分布着标尺和滚动条以及上下翻页按钮，它们只适合鼠标操作，不过，其功能都是可以通过键盘来完成的。下面罗列一下阳光软件朗读文档窗口的快捷键：朗读前一个字符快捷键:左光标朗读后一个字符快捷键:右光标朗读前一个单词快捷键:Ctrl+左光标朗读后一个单词快捷键:Ctrl+右光标朗读上一行快捷键:上光标朗读下一行快捷键:下光标朗读上一段快捷键:Ctrl+上光标朗读下一段快捷键:Ctrl+下光标从文档起始处朗读到光标所在处快捷键:Shift+小键盘减号自动朗读快捷键小键盘减号设置块首快捷键:Shift+小键盘4设置块尾快捷键:Shift+小键盘6朗读选中区域内容快捷键:Shift+小键盘5取消选中快捷键:Shift+小键盘0朗读剪切板快捷键:Shift+小键盘8浏览式朗读快捷键:Ctrl+小键盘减浏览式朗读设置快捷键:Shift+小键盘7浏览式朗读（从光标处开始朗读）快捷键:Ctrl+Alt+小键盘减上一页快捷键:Ctrl+上翻页下一页快捷键:Ctrl+下翻页关闭office助手快捷键:Ctrl+Shift+F4五、任务窗格任务窗格是word2003程序中提供常用命令的窗口。它的位置默认在文档窗口的右侧，您可以一边使用这些命令，一边继续处理文件。在需要的时候，任务窗格会自动显示，当然您也可以随时打开和关闭它。打开或关闭任务窗格快捷键Ctrl+F1在任务窗格和文档窗口之间跳转快捷键F6下一选项快捷键Tab上一选项快捷键Shift+Tab返回上一任务窗格Alt+左光标跳到下一任务窗格Alt+右光标六、状态栏状态栏位于word窗口的底部，它提供文档当前位置的诸多信息，如页码、行列数、光标到页顶端距离等，另外它还显示一些特定命令的工作状态，如：录制、改写、修订、扩展以及当前使用的语言种类等。阳光软件相关快捷键如下：读光标所指字符的字号及类型快捷键:插入+F描述光标所在行，列，段落，页信息快捷键:插入+删除查询当前字符的语言快捷键:Alt+Ctrl+Shift+A第二章 文档的基本操作第一节 新建和保存文档一、新建文档启动word程序，它就会为您自动创建一个空白文档，但这并不意味着，要创建一个新文档，就要启动一次程序，word为您提供了多种创建新文档的方法。在程序窗口直接按下快捷键Ctrl+N或按下常用工具栏上的“新建空白文档按钮”就能新建一个最常用的空白文档。除此之外，您还可以执行“文件(F)子菜单”，下的“新建(N).菜单”回车打开“新建文档”任务窗格，此时焦点自动跳转到任务窗格，这里提供了多个选项链接，用Tab键切到需要的选项回车，就能创建一个新文档了。特别提示：“根据现有文档.链接”，这个选项实际上是打开一个当前文档的附本，编辑此文档，不会影响到原有文档的内容。二、保存文档方法一、保存一个普通文档当您新建一个文档后，在文档窗口，按下快捷键“Ctrl+S”或工具栏上的“保存”按钮，也可以执行“文件(F)子菜单”下的“保存(S)菜单”，弹出“另存为”对话框，请在“保存位置(I):组合框”中选择保存路径，在“文件名(N):可编辑文字”处键入文件名，然后按下“保存(S)按钮”或直接回车就完成文档保存了。 当您打开一个现有的文档并对其进行编辑修改后，按下“Ctrl+S”或工具栏上的“保存”按钮，也可以执行“文件(F)子菜单”下的“保存(S)菜单”，程序将自动为您把该文档的最新内容以原有的路径和文件名保存下来，不过，这样一来，原有的内容就不复存在了。有时候，您可能既想保存自己修改编辑后的结果，又想保留一份原有的文档，这时，我们建议您执行“文件(F)子菜单”下的“另存为(A). 菜单”，然后在弹出的“另存为”对话框中，为您编辑修改过的文档键入一个新的文件名，或者使用原有文件名，但改变一下存放路径，这样，您就达成愿望了。方法二、保存一个加密文档有时候，您可能不希望电脑中的文档被人随便查看或修改，那么，我们建议您在保存文档时顺便为文档设置密码，这样，只有知道密码的阅读者才能打开或修改您的文档。具体做法如下：打开“另存为”对话框后，用Tab切到“返回下拉不可用”，然后用左右光标到“工具菜单按钮”，上下光标找到“安全措施选项(C).菜单”回车，弹出“安全性对话框”，在“打开文件时的密码(O):可编辑文字”处键入一个密码，这个密码将用于打开文档，另外，您还可以在“修改文件时的密码(M):可编辑文字”处再键入一个密码，这个密码将用于修改文档。密码可以包含字母、数字、空格和符号的任意组合，并且最长可达15个字符。如果需要更长的密码，请按下“高级(A).按钮”弹出“加密类型”对话框，在该对话框中，可以选择加密类型和密钥长度。完成设置和编辑后，依次按下确定按钮，当弹出“确认密码对话框”时，请按提示再次键入修改文件时的密码，在这里还会听到另一个提示“请注意:密码一旦丢失或遗忘，则无法恢复。(请记住:密码需区分大小写)。”如果想保存刚才的操作，请依次在打开的对话框中按下确定按钮。特别提示，如果忘记了打开文件时的密码，文件将无法打开，如果只是忘记了修改文件时的密码，那么请在修改后选用“另存为”的方式来保存修改后的文档。第二节 打开和关闭文档一、打开文档方法一、从“资源管理器”打开文档在资源管理器中找到.doc文档，直接回车打开。Word支持同时打开多个文档，所以您可以在文件列表中按住Shift键，用光标选择多个相邻的文档回车打开，如果要打开的多个文档并不相邻，那么请在文件列表里按住Ctrl键，然后用光标浏览文件名，当听到需要打开的文件名时，放开Ctrl键，并空格一下，该文件就会被选中，再按住Ctrl去浏览文件列表，如再听到想打开的文件名，请重复上述操作，直到选中所有需要打开的.doc文档。当然，阳光软件还为您提供了另外一种选择不相邻文件的方法，在文件列表里，您可以用模拟鼠标去逐一朗读，当听到想要选中的文件名时，按下列表项加入选中快捷键ALT+小键盘加号，反复操作，直到选中所有需要打开的.doc文档，完成选择后，回车即可打开刚才选中的所有文件了。方法二、使用菜单命令打开文档在程序窗口，Alt激活菜单时听到“文件(F)子菜单”，下光标到“打开(O).菜单”回车弹出“打开对话框”，您可以通过“查找范围(I)组合框”找到想打开的文档，Tab切到“打开(O)按钮”，特别提示，word在这里提供了多种选择，所以请不要急于按下按钮，先用上下光标来听一听“工具坛出式菜单”中可用的菜单，找到您想要的然后再回车执行。菜单用途说明如下：“以副本方式打开”：执行此菜单命令时，Word程序会在被选中文档的相同目录下创建一份完全相同的文档，同时打开这个新创建的文档供您阅读和编辑。例如您选中一个名为“123.doc”的文件，然后执行“以副本方式打开(C)菜单”命令，那么程序就会自动创建一个名为“副本(1)属于.123.doc”的文件并打开它，即使在您退出时不保存，这个新创建的文档也会被自动保留下来。“以只读方式打开”：所谓只读，就是只能读取，不能更改，选中文件并执行“以只读方式打开(R)菜单”命令后，Word文档会禁止您对打开的Word文档进行编辑和修改，从而有效保护该文档的原始状态。当然，在只读模式下打开的文档，您可以通过“另存为”操作，将其另存为一份全新的可以编辑的Word文档。“打开并修复”：当word文档发生损坏，不能正常打开时，您可以执行“打开并修复(E)菜单”命令，这样，word程序也许能修复一些损坏并不严重的文档并且打开它们。方法三、打开最近使用过的文档。首先，您需要做一下设置，Alt激活菜单后，右光标找到“工具(T)子菜单”，上下光标找到“选项(O).菜单”回车打开“选项对话框”，在“选项卡列表”中找到“常规选项卡”，然后Tab切到“列出最近所用文件(R):复选框”，并选中它，再用Tab切到“个(E)5数字显示框”，在这个组合框里可以用上下光标来选择数字，这里的数字，定义的是在您的word程序的“文件(F)子菜单”中显示最近打开过的.doc文档的个数，做过上述设置后就可以象访问“文件(F)子菜单”中的其他菜单一样，访问到您最近打开过的doc文档名并在“文件(F)子菜单”中直接回车打开文档。二、关闭文档方法一、关闭当前文档而不退出word程序在程序窗口按下快捷键ctrl+w或ctrl+F4,当然也可以执行“文件(F)子菜单”下的“关闭(C)菜单”命令，此时关闭的只是当前文档，而并不退出应用程序，您还可以在程序窗口进行其他操作。方法二、关闭当前文档同时退出word程序直接按下快捷键Alt+f4；当然也可以通过执行“系统(空间)子菜单”下的“关闭(c)菜单”命令或“文件(F)子菜单”下的“退出(X)菜单”命令，这个操作是同时关闭当前文档和Word程序。第三节 定位和拆分窗口一、定位在程序窗口按下快捷键Ctrl+G或在“编辑(E)子菜单”下找到“定位(G).菜单”回车弹出“查找和替换”对话框，此时焦点自动落在“定位选项卡”上，在“定位目标(O):”列表框里选中目标，例如“页”，然后Tab切到“输入页号(E):可编辑文字”这里需要键入定位条件，比如您键入数字“2”回车，此时光标已经到文档第2页的第一行行首了，不过焦点还停留在刚才打开的“查找和替换对话框”中，按下Esc键退出“查找替换”对话框，焦点自动回到文档中的光标处。当然在定位目标列表框中有多个可选项，您可以根据自己的需要来选择。Word中的定位功能使得您无需考虑文档内容而迅速定位到想要查找的页、节、书签等处。二、拆分窗口有时候需要在一个长文档的两个不同区域来回编辑，为了免除反复的上下翻页的麻烦，我们就要应用到拆分窗口。在菜单栏找到“窗口(W)子菜单”下光标到“拆分(S)菜单”回车，此时屏幕上出现一条较粗的深灰色横线和上下两端带箭头的光标，用键盘上的上下光标，可以上下移动这条横线，回车后，文档窗口就被这条横线分成了上下两个。用F6可以在这两个窗口间来回切换。两个窗口分别完整地显示了当前文档，这样您就可以在两个窗口分别用上下光标找到需要编辑不同位置，待编辑完成后，再次回到“窗口(W)子菜单”，上下光标到“取消拆分(S)菜单”回车，被拆分的窗口就恢复原貌了。第四节 文档视图Word2003为您提供了七种视图方式：普通、Web版式、页面、阅读版式、大纲、页面预览和打印预览。一、普通视图普通视图是word文档的基本视图，也是默认视图。它简化了页面版式，隐藏了页面边缘、页眉、页脚、图形对象及文档背景，同时在状态栏显示光标所在位置的行、列、页、节等信息，它适用于大多数情况下的文档编辑和排版。要使用普通视图，请在“视图(V)子菜单”下的“普通(N)菜单”上回车，当听到“普通(N)菜单打钩”时，说明当前文档视图为普通视图。当然也可以在常用工具栏按下“普通按钮”。二、Web版式视图Web版式视图方式是Word几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），除此之外，Web版式还显示文档背景和图形对象。“视图(V)子菜单”下“Web版式菜单打钩”或直接按下常用工具栏上的“Web版式按钮”便可以应用该视图方式来查看文档。三、页面视图页面视图是直接按照您设置的页面大小进行显示的视图方式，您可以通过该视图方式查看到页面中的文字、图片和其他元素的准确位置。因而它是排版时的首选视图方式。要选择该视图方式，请进入“视图(V)子菜单”执行“页面(P)菜单”命令或直接点击常用工具栏相应图标。四、阅读版式视图在阅读版式视图中，文档中的字号变大了，文档窗口被纵向分为了左右两个小窗口，看起来象一本打开的书，显示左右两页。这样每一行变得短些，阅读起来比较贴近于自然习惯，不过在“阅读版式”下，所有的排版格式都会被打乱，并且不显示页眉页脚。要使用该视图请在“视图(V)子菜单”下将“阅读版式(R)菜单”打钩，或按下常用工具栏相应按钮。五、大纲视图大纲视图方式是按照标题的层次来显示文档的，您可以折叠文档，只查看主标题，从而使得查看和修改文档的结构变得十分容易。不过，大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。要选用大纲视图，请将“视图(V)子菜单”下“大纲(O)菜单打钩”或点击常用任务栏相应图标。六、打印预览打印预览是用于显示打印效果的（也称“模拟显示”）它也是Word文档视图方式中的一种，打印预览是在页面视图方式的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，更有利于您检查文档的布局，当然，在打印预览视图下，您不能编辑文档。要查看打印预览，请执行“文件(F)子菜单”下的“打印预览(V)菜单”命令或点击工具栏上的“打印预览按钮”。七、网页预览执行“文件(F)子菜单”下的“网页预览(B)菜单”命令，word程序会打开IE浏览器并将当前文档显示在IE窗口中，以此向您展示文档在IE中的最终外观，该视图方式不允许编辑。第五节 查看文档属性通过“文件(F)子菜单”下的“属性(I)菜单”可以打开当前文档的“属性对话框”，对话框中有常规、摘要、统计、内容和自定义等五个选项卡，这些数据由程序自动彩集供您查阅。第三章 编辑文本文档编辑是word应用中最基础的操作，它包括文字、符号的输入，日期和时间的插入，文本的复制、移动、删除、查找、替换，以及文本的自动更改、拼写和语法检查等。第一节 输入文本启动word程序，它会为您自动创建一个名为“文档1”的新文档，有了这个新文档，就可以开始输入了。一、输入文字输入文字，当然就是在word文档窗口打字啦。新建的文档里，有一个不停闪烁的光标，您只有在光标的指示下，才能按部就班地完成编辑、删改和阅读。所以当务之急是了解光标当前位置，按下阳光软件提供的“描述光标所在行，列，段落，页信息快捷键:插入+删除”听到“第1行1列。第1段。第-1页。”这就是当前文档的光标位置，也就是您键入的文字将要显示的位置。在整个输入过程中，光标会自动随着文字的不断写入而向后移动，它永远指向下一个文字的键入位置。在word中，有两种输入模式，一是插入模式，一是改写模式。默认是插入模式的。在插入模式下输入一个字符，那么它将显示在光标当前指向字符之前，而光标将和它指向的字符一起后移一个字符的位置。改写模式则是另外一种情况，在改写模式下，键入的字符将覆盖光标当前指向的字符，同时光标后移指向下一个字符。特别提示：按下键盘上的insert键，插入模式将转换为改写模式，再次按下insert键时，又能回到插入模式。当然我们也可以在“工具(T)子菜单”中找到“选项(O).菜单”回车打开“选项对话框”在“选项卡列表”中找到“改写模式(V)复选框”，用空格改变该复选框的状态，就可以在编辑和改写模式间切换了。Word有自动换行的功能，写满一行后，光标会自动移向下一行，所以您在输入过程中，不必为换行做任何操作。若需另起一段，请按下回车键。在输入过程中，难免有错字，这样我们就要用到backspace（退格键）和delete（删除键）了，按下delete键，删除光标当前指向的字符，按下backspace键，光标当前指向的字符会覆盖前一个文字，也就是说光标当前指向字符的前一个文字被删除掉了。特别提示：当我们用左右光标在文档里逐字朗读时，按下一次光标键，读屏软件朗读的字符就是当前光标指向的字符，牢记这一点，我们就能在编辑文档时自如地使用insert、backspace和delete键了。二、插入符号在输入文档过程中，您会碰到一些无法用键盘键入的符号，这时就需要使用word的插入符号和插入特殊符号功能来完成工作了。在菜单栏找到“插入(I)子菜单”，执行其下的“符号(S).菜单”打开“符号对话框”或者执行“特殊符号(Y).菜单”打开“插入特殊符号”对话框，不过，这两个对话框中的符号都是图形，读屏软件无法识别，所以完全依靠键盘操作的朋友只能通过键入字符代码来完成此项工作。三、插入当前日期和时间执行“插入(I)子菜单”下的“日期和时间(T).菜单”，打开“日期和时间”对话框，在“语言(国家/地区)(L):”列表中选择地区语言，然后在“可用格式(A):”列表中选择各种当前时间的格式，特别提示，在列表中用上下光标整句听读后，一定要用windows键加小键盘的4、5、6键逐字听读一下，这样您才能准确地选择想要的格式。如果您想让现在插入的时间能在下一次打开文档时与计算机时间同步，那么请把“日期和时间”对话框中的“自动更新(U)复选框”选中，否则就不用选中这个复选框。第二节 选中文本选中文本是编辑文档的先决条件，准确的选中所需文本是word应用中的一个基本操作，在这一节里，我们将向您细致地讲述选中文本和取消选中的方法。一、选中文本在文档中选中文本会有以下四种情况：第一、选中光标当前指向的字符左右光标逐字朗读时，听到需要选中的字符，按下Shift+右光标即可选中。第二、选中光标当前所在的行上下光标逐行朗读，当光标来到需要选中的行时，按下Home键将光标移到行首，然后再按下Shift+End键，这样就可以选中整行了。第三、选中文档中的任意区域利用阳光软件的“设置块首快捷键:Shift+小键盘4”和“设置块尾快捷键:Shift+小键盘6”可以在文档中随心所欲的选中任意区域。光标指向希望选中的第一个字符，按下Shift+小键盘4，然后光标到希望结束选择的字符，特别提示，此时光标一定要指向结束字符的下一个字符，然后再按下Shift+小键盘6，这样才不会有遗漏。第四、选中整篇文档按下快捷键Ctrl+A或者执行“编辑(E)子菜单”下的“全选(L)菜单”均可选中整篇文档。二、取消选中方法一、使用阳光软件的快捷键取消选中按下阳光软件“取消选中快捷键:Shift+小键盘0”，取消选中的同时，光标回到刚才开始选中的块首处。方法二、使用Word程序的功能取消选中在选中状态下，按下任意一个能移动光标的键都能取消选中，只不过，按下不同的键，取消选中后，光标指向的位置有所不同。按下左光标，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块首；按下右光标，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块尾；按下上光标，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块首的上一行；按下下光标，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块尾的下一行。按下Home键，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块首所在行的行首；按下End键，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块尾所在行的行尾；按下PageUp和PageDown也能取消选中，不过取消选中后光标指向刚才被选中文档的上一屏或下一屏，不太方便我们继续编辑。第三节 复制和移动文本复制和移动文本都是以选中文本为前提的！复制文本是通过执行复制和粘贴操作来实现的，而移动文本则是通过执行剪切和粘贴操作来完成。两者的区别在于，执行复制和粘贴操作后，被复制的文本仍然保留在原处，而执行剪切和粘贴操作后，被剪切的文本不再保留在原处。当您执行复制操作或剪切操作后，其内容都将被暂时存放在剪贴板，word2003为您准备了24个子剪贴板，因此您可以同时复制、剪切、粘贴多项内容。一、复制文本选中要复制的文本，按下快捷键Ctrl+C或者按下常用工具栏上的“复制按钮”即可完成文本复制。当然您还可以通过执行“编辑(E)子菜单”下的“复制(C)菜单”，或者按下Application键并执行弹出的快捷菜单中的“复制(C)菜单”来完成复制。二、剪切文本选中要剪切的文本，按下快捷键Ctrl+X或者按下常用工具栏上的“剪切按钮”都是剪切文本的方法，当然程序也允许您通过菜单来完成剪切操作，选中要剪切的文本，执行“编辑(E)子菜单”下的“剪切(T)菜单”或者按下Application键弹出快捷菜单，找到并执行“剪切(T)菜单”即可。三、粘贴文本粘贴文本是复制或剪切文本的目的，而复制或剪切文本则是粘贴文本的前提，在Word程序中，您既可以使用Windows操作系统通用的粘贴方式，也可以应用Office剪贴板功能来完成粘贴。将光标移到需要插入剪贴板内容的位置，按下快捷键Ctrl+V或常用工具栏上的“粘贴按钮”即可完成文本的粘贴。当然，使用菜单命令粘贴文本也是一个不错的选择，将光标移到需要插入剪贴板内容的位置，执行“编辑(E)子菜单”下的“粘贴(P)菜单”，或者按下Application键弹出快捷菜单并执行“粘贴(P)菜单”即可完成文本粘贴。特别提示：当您在插入模式下执行粘贴操作时，粘贴内容会出现在光标当前指向字符之前；当您在改写模式下执行粘贴操作时，粘贴内容将覆盖光标当前指向的字符。连续按下两次“Ctrl+C”或执行“编辑(E)子菜单”下的“Office剪贴板(B).菜单”，可以打开office的剪贴板，打开剪贴板后，您可以用F6在文档窗口和剪贴板之间切换，在剪贴板中用Tab和光标键找到需要的项目，直接回车就能将其粘贴到文档中。要关闭剪贴板，请按下快捷键“Ctrl+F1”。第四节 查找与替换文本在校对或审阅过程中，查找和替换文本可以帮助您在文档中快速查找或删改多个分散在文档中的相同内容，默认情况下，替换和查找是从光标当前位置开始，向下到文档结尾处结束的。另外有一点需要说明一下，其实无论是查找还是替换，打开的都是同一个对话框，只不过执行查找时，焦点在对话框中的“查找”选项卡，而执行替换时，焦点在对话框中的“替换”选项卡。一、普通查找按下快捷键Ctrl+F，或执行“编辑(E)子菜单”下的“查找(F).菜单”，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容(N):可编辑文字”处键入要查找的文本回车后，按下Esc键退出“查找和替换”对话框，此时焦点自动回到文档窗口，特别提示：被查找到的内容会处于选中状态，所以退出“查找和替换”对话框后，操作一定要仔细。如果在退出“查找和替换”对话框后，还想继续向下查找相同内容，可以直接按下快捷键Alt+Ctrl+Y而无需再打开“查找和替换”对话框。二、普通替换按下快捷键“Ctrl+H”或执行“编辑(E)子菜单”下的“替换(E).菜单”，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容(N):可编辑文字”处键入文档中需要删改的文本，然后Tab切到“替换为(I):可编辑文字”处，键入用以替换的文本，填写好两个编辑框后，如果只需要替换一个查找对象，请按下“替换(R)按钮”如果需要替换所有查找到的对象，请按下“全部替换(A)按钮”。三、高级查找和替换您可能注意到了，“查找和替换”对话框中的查找选项卡和替换选项卡下都有“高级(M)按钮”按下该按钮后，“查找和替换”对话框会多出一些选项和按钮供您更进一步地详细设置查找和替换的条件。下面简述一下相关选项的功能：“搜索:组合框”是帮助您设定搜索范围的，在这里，可以用上下光标读到“向上”、“向下”和“全部”三个选项，其中“向下”表示搜索范围是从光标当前位置到文档末尾，“向上”表示搜索范围是从光标当前位置到文档开头，而“全部”则表示搜索范围是整个文档。“区分大小写(H)复选框”选中，表示搜索结果将与“查找内容(N):可编辑文字”处键入的单词完全相符，否则搜索结果可以忽略大小写。“全字匹配（Y）复选框”选中，表示搜索结果将与“查找内容(N):可编辑文字”处键入的单词完全相符，否则搜索结果可以是键入单词中的一部分字母。“使用通配符(U)复选框”选中，表示可以在“查找内容(N):可编辑文字”和“替换为(I):可编辑文字”处键入通配符，否则不允许。“格式菜单按钮”，下有字体、段落、制表位、语言、样式、图文框、突出显示等菜单，您可以通过执行这些菜单来具体设置搜索条件。按下“特殊字符菜单按钮”，上下光标选中某个菜单回车，可以直接在“查找内容(N):可编辑文字”和“替换为(I):可编辑文字”处键入特殊字符。若要撤消刚才设置的格式条件，请按下“不限定格式(T)按钮”。第五节 撤消和恢复撤消当您在编辑中出现误操作或者对编辑效果不满意的时候，可以应用“撤消”功能来取消这些操作，而当您需要取消“撤消操作”时，则可以应用“恢复”功能。一、撤消发现操作失误后，按下快捷键“Ctrl+Z”可以一步一步的撤消刚才的操作。按下一次，撤消一个操作步骤。执行“编辑(E)子菜单”下的“撤消键入(U)菜单”也可以完成撤消操作，和使用快捷键一样，执行一次撤消一个操作步骤。当您需要一次撤消多个操作时，应用工具栏按钮是最佳的选择，在常用工具栏上找到“撤消下拉”，上下光标展开下拉框，这里罗列着您最近的操作步骤，只要同时选中这些步骤，您就可以一次撤消多个操作了。在这个列表中，选中用下光标，取消选中用上光标，需要注意的是，下光标选中时，当前朗读条目处于选中状态，而上光标取消选中时，当前朗读条目仍然处于选中状态，只有继续按上光标读到新的条目时，刚才读过的条目才会被取消选中，完成选中后，按下回车键，这样，刚才选中的所有操作都被撤消了。二、恢复撤消当您对自己刚才做的撤消后悔的时候，可以按下快捷键“Ctrl+Y”来恢复被撤消的操作，按下一次，恢复一个步骤。当然，执行“编辑(E)子菜单”下的“恢复(R)菜单”也可以恢复撤消操作，和快捷键一样，执行一次，恢复一个步骤。另外您还可以在常用工具栏找到“恢复下拉”，上下光标展开下拉框，在这里罗列着您最近的撤消操作，只要同时选中这些步骤，您就可以一次恢复多个撤消操作。这里的选中方法和前面的“撤消下拉”完全一样。第六节 关于自动更正Word中的自动更正功能，会主动关注您在输入时出现的一些常见错误，并自动修正它们。一、自动更正执行“工具(T)子菜单”下的“自动更正选项(A).菜单”，弹出“自动更正”对话框，焦点默认停留在“自动更正选项卡”，在这里有两个选项需要稍加说明：一个是显示“自动更正选项”按钮(H)复选框，选中复选框，鼠标指向文档中的拼写或语法错误时，会显示“自动更正选项”按钮，清空复选框则不显示该按钮。另一个是“键入时自动替换(T)复选框”，选中复选框后，您可以通过编辑任意添加词条，方法是在其中一个编辑矿里面输入关键词，在另外一个编辑框里面输入关联词条。例如，在“替换(R):可编辑文字”处键入“阳光”这个词，然后在“替换为(W):可编辑文字”处键入“阳光软件是中国盲文出版社开发的一款盲用读屏软件。”然后回车，经过这样的设置，今后您只要在文档中输入“阳光”这个词，它就会自动转换为“阳光软件是中国盲文出版社开发的一款盲用读屏软件。”这个与之关联的词条，用这样的方法，您可以用简单的词或字来替代冗长的使用频率高的句子，以提高文本输入的速度。要清除这个词条，请打开“自动更正”对话框，在“自动更正选项卡”中找到“替换(R):可编辑文字”，下光标找到“阳光”这个词，然后按下对话框中的“删除(D)按钮”即可。“自动更正”对话框里另外还有五个复选框，它们是帮助您以英文书写习惯来规范文档书写格式的，用于英文文档的编写。除此之外，您还可以按下“自动更正”对话框中的“例外项(E).按钮”，在弹出来的“自动更正例外项”对话框中，添加您不希望被更正的词条或文档书写格式。二、自动套用格式执行“工具(T)子菜单”下的“自动更正选项(A).菜单”，打开“自动更正”对话框，切到“键入时自动套用格式”选项卡，这里的框线列表分三个部分，第一部分是键入时自动替换。第二部分是键入时自动应用。第三部分是键入时自动实现。下面罗列该选项卡中全部十九个复选框，并简要说明其用途：“直引号替换为弯引号复选框”选中，会使您在西文输入状态下在文档中键入的引号都成为弯引号，当然，如果不在句首，键入左引号前需先空格。“序号(1st)替换为上标复选框”选中时，您:在文档中键入1st、2nd、3rd等表示序数的内容时，Word将自动设为如:1st、2nd、3rd的上标效果，但输入完毕后需回车或空格才能实现。“分数(1/2)替换为分数字符复选框”选中后，:键入1/2，1/4等分数时，Word自动将它们替换为单个字符。但如果不在段首，前面需加空格，输入完毕后需空格或回车才能实现。“连字符(-)替换为长划线()复选框”:选中后，Word将把两个连续的减号转换为长划线。键入两个连续的减号后回车即可实现。“*加粗*和_倾斜_替换为真正格式复选框”选中后，Word将把用一对星号括起来的文本加粗显示，把用一对下划线括起来的文本倾斜显示。但如果星号或者下划线不是位于段落开始，则需在前面加空格才能实现。“Internet及网络路径替换为超级链接复选框”:选中后，Word自动将网络路径和Internet路径自动转换为超级链接，使您可以在光标指向该路径时，按下回车键启动IE浏览器链接到指定的网页。特别提示：如果在超链接后紧接着要输入英文字母或阿拉伯数字，请先输入空格，否则输入的英文字母或阿拉伯数字会变成超链接的一部分，导致链接错误。“段落开头空格采用首行缩进复选框”:选中后，输入文档时在段首键入四个半角空格或两个全角空格，Word自动将这些空格应用为首行缩进格式。“自动项目符号列表复选框”选中后。输入文档时在文档中任何一行的行首键入星号，按下空格或Tab键，再键入项目标题回车，程序就会开始自动创建项目符号列表。“自动编号列表复选框”选中后，输入文档时在文档中任何一行的行首键入1，按下空格或Tab键，键入需要的文字后回车，程序就开始自动创建编号列表。“框线复选框”选中，输入文档时在段首连续输入三个以上的减号、等号、波浪号、下划线、井号或星号后回车，都将被替换为相应的边框线，键入不同的符号，会有不同的线型。“表格复选框”:选中后，输入文档时可用加号和减号来创建表格，如输入加号、减号、减号、加号、减号、加号，然后回车，就能创建一个表格。每个加号将创建为一列，两个加号间的减号代表列宽。“内置标题样式复选框”选中后，:输入文字后连续两次回车，刚才输入的文字被自动格式化为标题1样式。注意文字必须以中文开头，其中连续的半角空格不能超过两个，全角的不能多于1个，如果上面是正文，需要空出至少一行。“日期样式复选框”选中，在文档中:输入日期后按回车键，日期会自动移到文档靠右边的适当位置。“将列表项开始的格式设为与前一项相似复选框”选中，Word将自动重复列于列表项开始的字符格式。如:列表中的第一个单词或断语为倾斜格式，Word将自动把倾斜格式应用到下一列表中。“用Tab和Backspace设置左缩进和首行缩进复选框”选中，在编辑文档时就可以使用Tab键和Backspace键设置左缩进和首行缩进。“基于所用格式定义样式复选框”选中，程序会将您正在使用的样式应用到其后的段落中。“匹