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档案学期末考试重点第一章 档案及档案工作概论第一节 档案的起源与沿革二、档案的沿革（一）载体的沿革：1.甲骨档案2.金文档案3.石刻档案4.简牍档案5.缣帛档案6.纸质档案7.音像档案8.电子文件（电子档案）（二）名称的沿革：(1)商：“册”、“典”(2)周：“中”(3)秦汉：“典籍”(4)魏晋：“文书”、“文案” (5)唐宋:“文卷”、“案卷”、“案牍”(6)明末清初：“档案”第二节 档案的定义及其涵义一、档案的定义档案定义大致有两种情况：以文件为属概念，在国际间比较通行；以历史记录或原始记录为属概念，在中国已较为通用档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录二、档案的涵义（一）档案的来源 从形成者看，来源有两类：社会组织 个人因此，档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。（二）档案的形成档案是保存备查的文件。档案是由文件转化而来的。转化条件有三：1.办理完毕的文件才能成为档案（办理完毕的情况有以下三种： （1）文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。 （2）文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种。 （3）不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕 。）2.具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。 3.按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案（三）档案的形式从档案的载体来看，有甲骨、金石、简牍、缣帛、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。 从表达方式来看，有文字、图像、声音； 从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。 从类型来看，有文书档案、科技档案、专门档案。 （四）档案的属性 1.一般属性：（1）知识性 档案是贮存和传播知识的一种形式。（2）信息性 档案是一种重要的信息资源2.本质属性：（1）记录性 （2）原始性 第三节档案与相关事物的比较 一、档案与图书的比较 （一）相似之处：（1）两者目前都以文字记录为主；（2）都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴； （3）在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补。 （二）不同之处：1.目的不同：档案并非是有意识地编写的、杜撰的。图书是作者为了某种目的，有意识地撰写的。 2.数量不同：档案往往是原稿原件，一般只保存几件或一件（孤本），失而不可复得；同一种图书往往印刷成千上万册3.作用不同：档案是历史的原始记录，绝大多数档案具有法律信证作用：图书一般没有法律信证作用，它的作用在于传播知识。 4.保密性不同：少部分档案含有一定的机密，不能向社会随意开放；图书基本上是公开发行，不需要保密二、档案与文物的比较 （一）相似之处 档案与文物都是历史活动中遗留下来的原始物证，都载有历史的真实信息带有文字的文物，在一定条件下也可能转化为档案，一些在载体上有特色的档案同样也具有文物的价值（二）不同之处 文物大部分是实用性物品，其所记录的历史事实的内容信息是不清晰、不明确的，需要进行考证和解读，其准确性还必须经过检验；档案是以文字记载或文字说明为特征的信息材料，由于信息清晰、确定，可明确说明历史事实。三、档案与资料的比较 （一）相似之处（相互转化） 档案经过加工可以编印成资料，如政策法规汇编；资料如被某个单位采用，也可以转化为单位的档案。（二）不同之处1.来源不同：资料一般是从外部搜集来的，如从情报部门、出版部门、兄弟单位获得的各种有参考价值的档案复制件、出版物、科技文件材料等；档案是其形成者在工作、生产和科研活动中的直接产物。2.作用不同：资料一般是供人们工作、学习参考的，不能作为工作凭证和依据；档案是第一手材料，具有依据和凭证作用3.机密程度不同：资料一般可以公开交流，机密程度较低；档案具有一定的机密性，特别是现行文书档案和尖端科技档案中机密程度较高的部分，一般在一定年限内是不能公开的。第四节档案的作用与价值 二、档案的价值 （一）凭证价值1.从档案的形成过程分析档案是由当时直接使用的文件转化而来的，客观地记录了当时的历史情况。这些文件是当时社会活动的一种原始记录，不是后来为了某种目的而编写的2.从档案的物质形态上分析档案文件上有着真实的历史标记，有当事人行为的痕迹。 有亲笔签字、批注、手稿，有个人或机关的印章，有照片、录音、录像等，这些都是历史的真迹（二）参考价值：1.材料的原始性和权威性2.材料来源内容的广泛性第二章 档案的收集第一节 档案收集工作概述一、档案收集工作的内容档案收集工作的内容，可以从档案业务机构和档案内容特征两个方面来认识。（一）从档案机构来看 1.档案室对本单位文书部门和业务部门形成的具有保存价值的档案的接收；2.档案室对与本单位业务工作有关资料的收集；3.档案馆对所辖区域内现行机关具有永久、长期保存价值的档案的接收；4.档案馆对所辖区域内撤销单位具有永久、长期保存价值的档案的接收5.档案馆对分散在各地的历史档案和保存在个人手中的有重要保存价值的历史档案的接收和征集工作（二）从档案内容特征来看1.文书档案（党务、行政）2.科技档案（工程设计技术、生产技术、设备、地质、水文、气象）3.专门档案（公安、诉讼、会计、军事、外交） 三、收集工作的要求（一）丰富馆（室）藏：1.数量充分2.质量优化3.门类齐全4.结构合理（二）提高收集档案的质量1.从档案材料的形成开始，规范公文的格式、签署、印信、书写材料等。2.规范文件的整理方法，包括组件或组卷，档案盒、案卷目录、卷皮等，确保所接收档案的标准化和规范化（三）保持全宗和全宗群的不可分散性1.把一个独立的机关、单位的全部档案作为一个全宗，集中在一个档案室或档案馆统一保管。2.保持全宗内档案之间的内在联系和各个全宗之间的相互关系第二节 机关档案收集工作一、机关文件的归档制度 各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为归档。在我国归档成为一种制度，称为归档制度。 （一）文件材料归档和不归档范围 1.机关文件材料归档范围（1）机关正式发出的具有保存价值的文电，包括公文正件、附件。（2）机关内部文件材料（3）未经机关发文登记的各种文件材料（4）登载于上级机关内部刊物上不另行文的指导性文件、有关本机关工作活动的记述、奖励、表扬或批评等而又无正式文件的材料，也应收集2.不归档文件材料范围（1）重份文件（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件（3）内容已被综合性文件包括了的专题文件（4）仅供参考、参阅、征求意见，不需要办理的文件（5）一般文件的修改稿（6）未经领导审批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效文件（7）一般的群众来信（二）文件材料的归档时间1.文书类：纸质文件材料现行归档时间定于次年六月底以前。 2.专门文件材料：如科研课题、基建项目、录音、录像、照片等，按现行规定的归档时间执行（三）文件材料归档质量要求1.基本要求：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用2.具体要求： （1）归档文件材料要齐全完整。（2）关系密切的文件材料要合并在一起归档。正件与附件、印件与定稿、请示（报告）与批复、转发件与被转发件、多种文字形成的同一份文件等。（3）不同年度的文件一般要分年度归档，但是有些跨年度的文件材料要按下列办法处理： 跨年度的请示与批复，放在批复年归档；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档；（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。 一般来说，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后。 （5）卷内文件应排列顺序，依次编写页号或件号。 装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。 （6）案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录和卷内备考表。（7）卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料进行修裱第三章 档案的整理第一节 档案整理工作的内容和原则二、档案整理工作的原则（一）充分利用原有基础 1.先前的整理基础；2.原来整理的成果 （二）保持文件之间的历史联系 1.来源（首要）；2.内容（最紧密 ）；3.时间（最广泛）；4.形式（内部、外部）（三）便于保管和利用 第二节 全宗一、全宗的概念及含义 （一）全宗的概念全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体（二）全宗的含义：1.全宗是一个有机整体 2.全宗是在一定历史活动中形成的 3.全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 二、立档单位的构成条件 （一）工作上，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文； （二）财务上，设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划； （三）人事上，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 三、区分全宗（一）立档单位发生根本性变化与全宗的划分 1.立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立的全宗予以保存。如果单位撤销后，其部分职能由其他立档单位接续，撤销之前形成的档案仍作为独立的全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案，作为接续该职能的立档单位全宗的一个组成部分 2.由几个立档单位合并组成的新的立档单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗。如果以其中的一个立档单位为中心，兼并若干其他立档单位，那么，中心立档单位兼并前后的档案则应作为同一个全宗，其他立档单位被兼并前的档案分别构成独立全宗 3.立档单位的某个内部机构或职能独立出来而形成新的立档单位时，其独立之前的档案作为其原所在单位全宗的一部分，独立后形成的档案构成新的全宗。原来是独立的立档单位，后来并入其他立档单位成为所并入单位的内部机构的，其并入前所形成的档案构成独立全宗，并入后形成的档案成为所并入立档单位全宗的一部分 4.某单位的某内部机构或职能直接并入其他立档单位时，该内部机构或职能并入前的档案是原所在立档单位全宗的一部分，并入后的档案成为所并入立档单位全宗的一部分 5.合署办公的立档单位，其档案如果能区分开，一般应分别构成全宗；如果档案确实难以区分，可以按照全宗的补充形式处理，组建联合全宗（二）立档单位非根本性变化与全宗的划分立档单位非根本性变化是指立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩大或缩小、工作地点的迁移等，这些变化均未引起立档单位实体独立性的改变，因此不会导致全宗的变化（三）临时机构和派出机构档案的全宗归属1.具有社会独立性的临时机构，其档案是否构成独立全宗，应作具体分析。 如果临时机构存在时间较短，职能性质不重要，档案数量不多，则可以作为其上级主管单位全宗的一部分，不构成独立全宗；如果临时机构存在时间较长，职责较重要，档案数量较多，其档案则可以构成独立全宗2.派出机构不具有社会独立性，所以其档案不能构成独立全宗，一般作为其所属立档单位全宗的一部分，实施统一管理或单独管理四、全宗的补充形式 （一）联合全宗 凡是两个以上的立档单位的档案混起来不能区分，可按照一个全宗的要求进行整理，建立联合全宗。必须组成联合全宗的情况有两种：1.密切继承关系的机关，文件彼此混杂；2.职能互有密切联系的机关，合署办公，“一套机构两块牌子”。（二）全宗汇集 全宗汇集是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。组成全宗汇集的情况有两种：1.从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗；2.由于立档单位的档案严重地散失，以致残缺不全的一些全宗（三）档案汇集档案汇集是由不同的立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案的混合体。组成档案汇集的情况有两种：1.对一些残缺不全，不知其所属全宗的零散档案，依其某些特征可组成机关档案汇集；2.由某一杰出人物在其一生活动中直接形成的有关档案以及从各方面收集的有关档案、资料组成的人物档案汇集。五、判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者，要区分两个概念：档案的形成者；文件的作者1.（1）对内部文件和发文，“档案的形成者”就是“文件的作者”。 （2）对收文，“档案的形成者”是“文件的实际收受者”。 2.判定的对象是案卷时，要注意卷皮上往往都标明了立档单位。 3.没有标明作者或收文者的，要分析和考证。 4.经几个立档单位办理，归入最后承办完毕的立档单位的全宗第三节 全宗内档案的分类二、常用复式分类法（一）年度组织机构保管期限适用于立档单位规模比较大，内部机构有变化但不频繁，每年形成档案的数量比较多优点：1.操作方便。 2.查找利用也比较方便。 3.节省库房面积。缺点：不同保管期限的文件分散不便于对重点档案重点保护、文件材料的鉴定销毁和档案移交进馆等工作。（二）年度保管期限组织机构适用于立档单位规模比较大，内部机构有变化但不频繁，每年形成档案的数量比较多。优点：能够使每一年中相同保存价值的档案相对集中。缺点：不能解决各年度中重要档案的相对集中问题，不便于今后按专题查找与利用档案。（三）保管期限年度组织机构适用于内部机构虽有变化但不复杂、需要向档案馆移交档案的立档单位。优点：1.各类档案按不同保管期限分别排架，便于加强对重要档案的重点保护，应对突发事故。 2.方便档案的鉴定、销毁与移交进馆。缺点：1.每种保管期限的档案需要预留空间，容易造成库房空间浪费或不足。 2.不便日后按专题查找和利用（四）组织机构年度保管期限适用于内部机构比较稳定的立档单位，多用于对撤销机构的档案和历史档案进行分类第四节 归档文件整理方法一、归档文件的整理单位归档文件的整理单位是“件”，一般以每份文件为一件。具体来说：1.文件正本与定稿为一件；2.正文与附件为一件；3.原件与复制件为一件；4.转发文与被转发文为一件；5.会议记录、介绍信存根等一本为一件；6.成套的会议材料各为一件；7.重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；8.计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；9.正文与文件处理单为一件；10.来文与复文可为一件；也可分别作为一件；11.报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件；12.未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。三、归档文件的装订 （一）排序 归档文件应按“件”装订，“件”内排序。 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后；中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，可放在最前面作为首页四、归档文件的排列和编号（一）归档文件的排列 是指在分类方案的最低一级类目内，根据事由原则确定归档文件先后次序的过程1.事由原则 事由是指一件具体的事，或一个具体的、一段紧密的工作过程。而不是指一类相同性质的事情，也不是指一方面的工作内容。 一次请示，批复收到后，就可视为事由办理完毕；一项工作、一次活动或一次会议，可以视为一个事由制定长远发展规划，任务从确定到完成，需要二三年时间，可分为筹备、调研、起草等事由2.关于事由内及事由间文件的排列方法同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，被装订为一件的归档文件排列顺序不变；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列3.关于零散文件的归档排序因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构(问题)的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件（二） 归档文件的编号五、归档文件的编目及装盒3.归档文件目录的填写要求（1）件号：用阿拉伯数字填写归档章上的室编件号（2）责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者（2.1）填写责任者项时一般应使用全称或通用简称（2.2）联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略（2.3）未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。（3）文号：即文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写时应照实抄录，不能省略（4）题名：即文件标题，是了解归档文件内容的起点，一般应照实抄录（4.1）文件只有一个题名（正题名）时照实抄录。另有并列题名时，与正题名一并抄录（4.2）有些题名含有发文机关，抄录题名时，可省略发文机关（4.3）有的文件没有题名，或题名含义不清，应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加“ ”号（4.4）正题名不能反映附件内容时，在正题名后抄录附件题目，外加（）（4.5）介绍信存根、会议记录、一定单位的表格等作为一件时，应注重二次检索（4.6）来文与复文作为一件时，在批复题名后加（附单位请示）（4.7）一些任免文件，本单位的人员未必列在题名中，此时应在后面的括号内将本单位人员列出（5）日期：文件的形成时间，即文件的签发时间、落款时间。以8位阿拉伯数字标注年月日，月日不足两位前加“0”（6）页数：有文字、图表、印章等标记的每个页面均应编页号（7）备注：注释归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等六、立卷 （二）立卷的方法 1.按问题立卷：就是将反映同一事件、人物、事物、问题、工作性质的文件组合在一起立卷2.按时间立卷：就是将属于同一时间的文件集中立卷3.按名称（文种）立卷：通常是在文件数量不多时，可以将命令、指示、决议、会议记录、计划、报告、合同、统计报表、通知等文件，按名称立卷4.按作者立卷：撰写和制发文件的机关、机关内的组织机构或者个人5.按地区立卷：就是把内容涉及同一地区的文件组合在一起6.按收发文机关立卷：就是将本机关与某一机关就某个问题或几个问题的来往文件组成案卷第四章 档案的鉴定一、档案鉴定工作的内容（一）档案鉴定的含义 档案鉴定有广义与狭义之分。广义上是指对档案真伪的鉴别和对档案价值的鉴定，狭义上是指在机关档案室和档案馆的业务工作中对档案价值的鉴定（二）档案鉴定工作的内容1.制定鉴定档案价值的原则、标准和方法；2.判定档案价值，确定其保管期限；3.剔除失去保存价值的档案予以销毁第五章 档案的保管第一节 档案保管工作概述一、档案保管工作的内容： 1.库房管理；2.档案流动过程中的保护； 3.保护档案的专门措施二、档案保管工作的任务维护档案的完整与安全：不乱不散不坏不丢第三节 档案库房管理档案的库房管理，包括进出库制度的制定、库房间温湿度的调控、库房防治工作、档案库的组织与档案装具的规范化、档案的排架一、进出库制度 ：1.只许档案工作人员进入；2.非工作时间不许进入；3.不许在库房中吸烟，喝水，吃东西，无人时必须关灯，关窗，库房门上锁二、档案库房温度调控档案库房温湿度的标准三、档案库房管理“八防”防火 防水 防潮 防霉 防虫 防光 防尘 防盗第六章 档案的检索二、档案著录：档案著录是指在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程著录标准格式：分类号 档案馆代号 档 号 电子文档号 缩微号 正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者+附件.稿本：文种.密级：保管期限.时间.载体类型：数量及单位：规格.附注 提要（空两格，回行时与一、二段齐头） 主题词或关键词（齐头著录、各词间空一格）三、档案标引在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案标引。其中赋予其分类号标识的过程称为分类标引，赋予其主题词标识的过程称为主题标引第七章 会计档案的管理一、会计档案概述（一）会计档案的含义会计档案是指企事业单位和机关团体在各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存下来的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料（二）会计档案的分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证2.会计账簿类：包括总账、日记账、明细账、辅助账、固定资产卡片等3.财务会计报告类：包括月度、季度、半年度、年度会计报告及相关附表、附注和文字分析材料等4.其他类：包括会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等（三）会计档案的特点：1.专业性2.广泛性3.严密性二、会计档案的归档（一）归档范围：1. 会计凭证；2. 会计账簿；3. 财务报告；4. 其它核算材料注意：（1）在财务会计各项管理活动中形成的其他文件材料，如有关政策法规、计划、总结、请示、批复、制度办法等均不是会计档案的范畴，而是文书档案。（2）会计报表、附表及相关的编制说明，文字补充材料，都应视为财务报告的组成部分，一并归档。（3）涉外凭证、涉外账簿永久保管（二）会计档案归档时间 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管第八章 声像档案第一节 声像档案概述一、声像档案的概念 声像档案是指以音响、图像方式记录各种信息的特殊形式载体的档案，又称音像档案、视听档案二、声像档案的特点：（一）形象生动；（二）时空感强烈；（三）便于复制和转换（四）携带使用方便；（五）保管要求高第二节 声像档案的收集归档一、声像档案的收集原则：（一）以我为主；