多媒体会议室使用管理办法.doc

多媒体会议室使用管理办法（暂行） 一、目的 为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现作如下规定：二、范围 本办法适用于公司多媒体会议室和视频会议室的使用。会议室用途分为：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈以及适合在会议室举办的小型文化活动、竞赛活动等。三、职责 会议室由后勤部管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理。四、内容1、 部门或个人需要使用会议室时，需向后勤部提出申请并填写会议室使用登记表，经后勤部准许后方可使用。紧急会议使用会议室，必须经后勤部经理同意后使用。若遇特殊情况需使用会议室超过一周或节假日使用，需提前半天提交会议室使用申请表或在企业微信账号线上审批板块填写会议室申请，同意申请后领用会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。2、 使用原则：会议室使用需遵循先申请、后使用；按申请的先后顺序使用；先紧急后一般、先全局后部门的原则。遇公司紧急或重大的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。3、 如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。4、 部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，后勤部有权对会议室的使用权另作安排。5、 部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知后勤部，如在紧急的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。6、 使用视频会议室时由申请部门参会人员检查视频设备并调试，自行组织和记录；集团会议或领导参加的会议由后勤部调试、记录。7、 部门或个人因会议需要拍照、摄像、录音等记录工作的须提前书面申请；需要与会人员席卡制作摆放的，须提前半天时间提供名单及座次顺序；如有特殊接待需要瓶装水、鲜花、水果，提供横幅、等制作类物资的须由分管领导签字，并给予综合门准备时间保证及时供应。8、 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。严禁私自调动设置音响、投影等多媒体设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。9、 未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到后勤部部门经理许可，借用完毕后，需及时归还。10、 会议室使用期间，使用部门或个人不能嬉戏打闹影响他人正常办公；不允许有吸烟、乱扔垃圾等不讲卫生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原；关闭投影仪、空调、门窗，确保各种电器断电，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知后勤部，以便及时修理。五、申请流程1、 部门或个人到后勤部查询会议室的使用状况；部门或个人向后勤部申请并提出使用会议室的相关要求，在会议室使用登记表登记；连续使用时间超过一周或周六日使用，提前半天提交会议室使用申请表，领取会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。2、 后勤部根据部门或个人的申请需求作出安排；3、 部门或个人按时间使用会议室。六、使用流程1、使用1) 部门或个人按本办法使用会议室；2) 部门会议自行安排会务工作，总经理办公会、重大决策会后勤部协助安排会务工作。2、交还1) 部门或个人使用完毕后，后勤部检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正；2) 如部门或个人拒绝改正，后勤部经理将作出出处罚通告，对部门或个人作出处罚。会议室使用流程图案：填写登记表一般流程：领取钥匙使用会议室检查清理归还确认特殊流程：填写会议室使用申请表部门经理签字综合部经理签字综合部登记使用会议室检查清理归还确认附件：a) 会议室使用申请表b) 会议室使用登记表会议室使用申请表申请部门使用时间会议主题拟用设备其它需求参加人数申请人申请部门经理后勤部意见会议室使用登记表使用