公司办公秩序管理规定.docx

办公秩序管理办法为进一步规范集团公司管理，维护良好的办公秩序，营造良好的办公环境，特制定本办法。第一章 出入管理第一条 为确保集团公司办公区域的安全有序，集团公司实行严格的出入管理。员工凭门禁卡刷卡后进入公司办公区域，不得擅自携带无关人员进入集团公司办公区域。第二条 外来人员到访集团公司，应先在#前台登记。前台工作人员明确访客身份后，联系接待领导或接待部室，经同意后，引导至相应办公室。第三条 接待部室应保证来访人员事毕后离开集团公司办公区域，不得在办公区域逗留、闲逛。第四条 前台工作人员应礼貌拒绝无具体接待部门的外来人员进入公司办公区域。 第五条 员工凭本人门禁卡出入#办公楼，门禁卡的开通由集团公司办公室根据人力资源部提供的人员清册和系统各单位领导班子名册，统一到#物业管理处办理。 第六条 门卡禁原则上一年一审，每年末由集团公司办公室统一办理年审手续。 第七条 新调入集团公司的人员（含挂职、借用人员），由集团公司办公室根据人力资源部出具的，到大厦物业管理处办理。 第八条 公司所有房间钥匙由集团公司办公室统筹管理，根据各部门上报的清册进行复制，并登记发放；部门的钥匙由部门内勤管理。第九条 员工个人未经许可不得擅自配制钥匙，员工确实需要配制钥匙的，应提交书面申请经部门负责人审签同意后，由集团办公室统一配发钥匙。第十条 员工丢失办公室钥匙的，相关责任人应在24小时内提交书面说明，写明丢失原因，交集团公司办公室备案。第二章 环境和卫生管理 第十一条 集团公司实行专人负责与分片包干相结合的清洁卫生责任制度。第十二条 包干区的划分：1、集团公司楼道、走廊、活动室、休息区、吸烟区、卫生间等公共区域以及办公区域的地毯由集团公司委托#物业管理处负责日常保洁工作，由集团公司办公室负责联系和协调。2、集团公司领导办公区域以及会议场所的日常清洁和保洁工作，由集团公司与#物业管理处衔接落实专职工勤人员负责。3、集团公司各部室负责本部室办公区域范围内清洁和保洁工作。4、集团公司员工负责个人办公区域范围内清洁和保洁工作。第十三条 环境卫生工作要求：1、保持地面、墙面、门窗、灯具、办公家具、办公设备、办公器具、绿化日常清洁，整齐有序。2、切实做到无卫生死角，垃圾日产日清，办公区域无痰迹、纸屑、积尘、蜘蛛网。3、办公桌面整洁，不放置与工作无关的物品。文件柜里的资料排放整齐，逾期或废弃文件定期按规定处理，避免多余物品占用文件柜的使用空间，箱橱顶上及柜台上不堆置文件。4、办公设施的放置应符合工作要求，办公桌椅的摆放应整齐美观，由公司办公室统一筹划确定后，任何部门或个人不得擅自调换、变动或用作其他用途。5、爱护办公设施，不乱写、乱画、乱磕、乱碰,确保办公台面、会议桌、文件柜等设施不受污损。6、不在墙壁、门窗上乱贴、钉、挂各种纸张、物品，不得私自搬移、拆卸固定物品。7、公共过道不乱堆杂物，保持通道顺畅。第十四条 未经许可，办公室内不乱接临时电线、插头，确有需要时应由专业人员进行处理。除公司统一配制的电热器具外，任何人不得私自使用电炉及其它电热器具。 第十五条 员工每天下班前应清理自己的工作区域，关闭电脑，最后一人应关闭门窗，切断空调、风扇等用电设备的电源，确保安全。第十六条 严格执行有害垃圾、可回收物、厨房垃圾、其它垃圾分类投放规定。由办公室会同#物业管理处在办公室、会议室内统一应配发纸篓、茶具、果壳盘，在办公楼的消防过道上设置可回收物桶、其它垃圾桶，在每层茶水间设置餐厨垃圾桶，而有害垃圾箱由物业公司统一设置一楼大厅。第十七条 各部室和员工落实好以下垃圾分类投放规定：1、纸篓一般投放废纸、餐巾纸，不应混放食品、电池等垃圾；使用后的书报、纸张在确认无秘密内容后由各部室集中收集交办公室统一作可回收物处理。2、果皮、剩余饭菜、糕点、茶叶残渣等餐厨垃圾投放在各楼层茶水间餐厨垃圾桶；饭菜盒、塑料袋必须与剩菜分离分别投放。3、电池、打印机墨盒、硒鼓、废弃灯泡等有害垃圾必须投放到大厦一楼有害垃圾桶内。4、公务接待尽可能采用陶瓷茶杯，减少或不再使用一次性纸质或塑料茶杯，内部会议一般由与会者自带茶杯。第三章 控烟管理 第十八条 根据控烟管理相关规定，集团公司在以下区域禁止吸烟： 1、集团公司各办公室、会议室、活动室、休息区、走廊过道等公共区域； 2、集团公司公务用交通工具内； 3、法律、法规、规章规定的其他禁止吸烟的场所。 第十九条 根据文明机关创建要求，集团公司在每楼层设置吸烟室（区），在非吸烟区放置禁烟标志，不在非吸烟区内摆放烟具。 第二十条 来访人员在非吸烟区吸烟，接待人员应主动劝阻，或引导其进入吸烟区域。 第二十一条 集团公司办公室负责公共场合禁烟的监督管理工作，各部室负责人负责对本部门人员和各自办公区域内禁烟的监督和管理。第四章 会议室管理第二十二条 集团公司会议室由办公室负责管理，由集团公司前台工作人员统筹安排使用和落实具体会务事项。第二十三条 会议室是召开会议、研究工作的场所，任何部室或个人，未经允许不得将会议室挪作它用。 第二十四条 主办部室应通过OA办公系统申请使用会议室，并详细注明会议名称、召集人、参会人数、时间、会场布置要求等。第二十五条 会议室应优先用于召开董事会、党委会、经理办公会议、系统干部会议，因处置突发事件而召集的紧急会议，经审批后可不受上述限制。第二十六条 按照“谁使用、谁负责”的原则，会议主办部室须遵守以下规定：1、负责会议室使用期间的管理和安全工作。维护会议秩序，落实控烟规定，保持会议室的整洁。2、会议签到、记录、纪要等会务工作，由主办部室落实人员自行解决。3、会议结束后，使用部室应负责把会议室内设施还原，切断会议室内电灯、空调以及所有设备的电源，并及时通知办公室前台工作人员，做好会议室交接工作。第二十七条 会议室内部的卫生保洁由工勤人员负责。第五章 文印室管理第二十八条 集团公司办公室是本部文印室的归口管理部室。第二十九条 文印室属机要重地，严禁无关人员进入。第三十条 为切实推进公司本部无纸化办公工作，用于公司各部室及公司与系统内各单位传递的文件资料，原则上使用公司OA办公系统传递，不予复印。第三十一条 以集团公司名义对外传递的文件资料以及经审批同意批量复印制作的资料，在文印室复印制作。少量文件资料的复印，由各部室使用配置到部室打印一体机自行复印解决。部室自行复印所需的纸张，由各部室按照办公用品管理办法办理领用手续。第二十九条 各部室应落实专人负责本部室复印工作，并负责对本部室复印资料的保管和登记。除文印室操作人员和各部室指定的复印工作责任人，任何人未经许可不得擅自操作使用复印、油印设备。若出现私自操作或文印室操作人员违章操作造成机件损坏，将追究当事人责任，并负责全价赔偿维修费用。第三十条 落实定时开放制度。为合理安排复印任务，文印室每日定时向部室开放，开放时间为每天上午11：00-12：00或下午16：00-17：00，其他工作时间原则上不受理各部室提交的复印任务。紧急资料，经办公室主任审核同意后可另行处理。第三十一条 落实复印登记制度。文印室管理人员应加强复印耗材的管理，严控复印用纸。未经许可，任何部室和个人不得将复印耗材带出文印室，各部室办公所需的纸张，应根据公司办公用品管理办法，办理领用手续。文印室管理人员对各部室每次复印使用用纸张的规格、数量、类别、用途等进行登记，每季度对各部室复印量进行一次统计和通报。 第三十二条 严格执行保密制度。重要稿件、涉密材料及保密管理办法中规定的保密资料，一律不得复印。若发现违规复印保密资料的事件，一经查实，将按集团公司相关规定追究当事人及相关部室责任。第三十三条 文印室管理人员要注意对复印设备进行日常保养，保持机器及其所在房间的清洁，保障复印设备正常运行；对机器在使用过程中出现的问题、故障要有详细记录，并及时处理、修复。第三十四条 加强文印室安全管理，树立防火安全意识，文印室