档案管理借阅制度.doc

公司档案管理及保密制度第一条：总则本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、销售合同、音像资料。包括：国家政府部门重要公文、销售合同、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他档案（人事档案由人事部自行管理）。公司对档案实行集中管理。第二条：档案管理架构公司档案管理由办公室主管，并设有档案室档案室由办公室档案管理员负责管理。档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职档案保管员负责档案的收集、整理和移交工作。第三条：档案分类文书类档案政府部门各类文件公司对外、对内各类正式发文法律公文项目文件工程技术类工程档案销售档案开发档案财务类档案公司各类证照第四条：归档工作流程一、档案工作分为七个环节：收集、整理、鉴定、保管、 编目、检索、统计。各部门以工程项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司档案室归档。二、各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，及时交送公司档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司档案室。如部门确需留存原件的，应与公司档案室办理借阅手续。第五条、归档要求一、归档文件必须完整齐全。归档文件必须按规定分类整理、编目。档案编目 文书类档案：年度+（项目）部门+案卷号二、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，就先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第六条、档案借阅、移交一、档案借阅者必须做到：1. 爱护档案、保持整洁、严禁涂改。2. 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。二、内部借阅程序1. 各部门经办人根据业务需要借阅档案时，就填写档案申请借阅单，经其部门主管、办公室主任、副总核准后向主管档案人员借阅。2. 档案管理人员接到档案申请借阅单，经核查后取出该项档案，并于档案申请借阅单上注明其借阅时间，将档案交于借阅人员，档案申请借阅单由按归还日期先后整理以备催还。3. 在档案室当场借阅者，免填档案申请借阅单。4. 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案归入档案夹。档案申请借阅单由档案管理人员留存备查。5. 档案申请借阅单以一案一号为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情况就延长借阅期限时，应按借阅程序重新办理。6. 借阅人员对于所借档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管理档案人员负责处理。7. 借阅人员借阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自接受。8. 借阅档案限与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之案件，应经相关部门主管同意。9. 各部门只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经各主管部门负责人批准。三、外部借阅程序1. 公司档案室档案原则上不得外借其他单位，如确需外借，需经公司主管总经理批准。借阅档案、证照一律办理借阅手续，档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。四、移交公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主作负责监督办理档案交接工作，将档案移交表填写清楚。第七条、保管和保密制度1. 存放档案的档案柜排放整齐：采用统一档案盒，且要求标识明确。档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。2. 档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监督，防止泄密。3. 节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。4. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案原则上禁止借阅。5. 档案保管期限，分为长期，指15年以上，较长期，指10年，分为短期，指3年以上。6. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记，并归档，登记表要永久保存。7. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或副总或办公室主任指定专人监督销毁。第八条、附件 公司档案资料销毁审批表，公司档案资料销毁登记表， 公司档案资料归档登记表，档案借阅申请表。附件一：档案资料借阅流程图外单位人员借阅档案应持单位介绍信写借记表检查是否完好，资料归档做好借阅登记，方可借阅借阅期限内，按时归还本公司借阅人员应填写借阅登记表主管领导签字批准附件二： 合同档案资料归档登记表日期合同编号合作单位签约内容份数原件复印件转交人签字接收人签字备注附件三：档案借阅申请表部门借阅人时间借阅事由：预计归还时间借阅部门负责人意见： 部门负责人（签字）：办公室领导意见： 签字：档案室负责人签字档